Estudo de Caso de Gerência de Riscos Igor Cavalcanti Igor.cavalcanti@cesar.org.br 29 de março de 2007

Agenda Introdução Processo Fluxo de Gerenciamento de Riscos Identificar Riscos Analisar Riscos Planejar Ações de Resposta aos Riscos Monitorar e Controlar Riscos FeedBack

Introdução Estudo sobre o processo de Gerência de Riscos no C.E.S.A.R; CMMI-3 Processo

Processo Critérios de Entrada Artefatos de Entrada Gerente de projeto alocado formalmente; WBS criada ou refinada Artefatos de Entrada Proposta técnica; WBS; Plano de Qualidade (PDP);

Processo Identificar os riscos do projeto. Alguns riscos podem ter sido estabelecidos desde a proposta técnica, devendo ser revisados neste momento; Documentar (na Planilha de Riscos) e analisar os riscos de acordo com o impacto no projeto e a probabilidade de ocorrência; Priorizar os riscos analisados; Utilizar estratégias de gerenciamento dos riscos.

Fluxo de Gerenciamento de Riscos

Identificar Riscos Objetivo: Responsáveis: Determinar os riscos que possam vir a afetar negativamente o projeto de alguma forma e documentar as características destes riscos. Responsáveis: Gerente de Projeto; Membros da equipe de projeto; Cliente/Usuário finais do projeto (caso seja necessário).

Identificar Riscos Avaliação dos riscos iniciais definidos durante a elaboração da proposta comercial; Revisões da documentação relacionada ao projeto (planejamento, WBS, leis relacionadas, premissas e restrições conhecidas, documentos técnicos, dentre outros). A completude e a consistências das informações contidas nesta documentação podem ser utilizadas como indicadores de risco do projeto; Utilização de técnicas de coleta de informações como Brainstorming, Wideband Delphi, Crawford Slip Method, entrevistas, identificação de causa-raiz, análise SWOT ou qualquer outra técnica pertinente levantada pela equipe do projeto; Utilização de um checklist de identificação de riscos por categoria; Utilização de diagramas para estudo de riscos, tais como Diagramas de Causa e Efeito, fluxogramas, Diagramas de Influência, dentre outros; Pesquisa por riscos em lições aprendidas e projetos similares na base histórica; Premissas adotadas no planejamento do projeto.

Categorias de Classificação das Fontes de Riscos Pessoas Cliente; Usuário Final; Organização; Equipe; Processos Metas e Objetivos; Características do Projeto; Orçamento; Cronograma Tecnologia Não funcional; Funcional; Ambientes de desenvolvimento e de testes Ferramentas

Analisar Riscos Objetivos: Responsáveis: Analisar os riscos identificados em termos de sua probabilidade de ocorrência e impacto no projeto, determinando assim o grau de exposição de cada risco. Responsáveis: Gerente de Projeto; Membros da equipe de projeto; Cliente/Usuário finais do projeto (caso seja necessário).

Analisar Riscos Analisa: Prioridade de riscos de acordo com a probabilidade de acontecer; Impacto aos objetivos do projeto; Prazo; Tolerância; Análise de acordo com escalas de probabilidade; Freqüência de análise de riscos deve ser maior que a de identificação de riscos; Consulta a base histórica de projetos

Escalas de Riscos Baixa Média Alta Caso o risco de acordo com a avaliação da equipe seja de difícil materialização. Média Caso o risco de acordo com a avaliação da equipe precise de alguma ação preventiva. Alta Caso o risco de acordo com a avaliação da equipe tem uma probabilidade muito forte de acontecer.

Planejar Ações de Resposta aos Riscos Objetivos: O planejamento de ações de respostas aos riscos consiste fundamentalmente na elaboração de alternativas para reduzir a probabilidade de ocorrência e o impacto adverso aos objetivos do projeto. Responsáveis: Gerente de Projeto; Membros da equipe de projeto; Cliente/Usuário finais do projeto (caso seja necessário).

Planejar Ações de Resposta aos Riscos Abordagem: Prioridade; Ações: Inserção de: Recursos; Atividades: Orçamento; Cronograma; Plano de Projeto Atividade iterativa realizada em conjunto com a atividade de Identificação de Riscos

Planejar Ações de Resposta aos Riscos Necessidade: Varia de acordo com o fator de exposição de cada risco; Necessidade de ações de contingência e de mitigação variam de acordo com o fator de exposição;

Fator de Exposição exposição = probabilidade X impacto Baixo: Planos de contingência e de mitigação são opcionais; Médio: o plano de mitigação é opcional enquanto que o plano de contingência é obrigatório Alto: Os planos de mitigação e de contingência são obrigatórios Impacto Baixo Médio Alto Probabilidade Baixa Média Alta

Estratégias de Resposta a Riscos Mitigar: Diz respeito às opções que poderão ser consideradas pela equipe na decisão sobre os planos para atenuar a probabilidade de ocorrência e/ou impacto dos riscos levantados. Contigência: Diz respeito às opções que poderão ser consideradas pela equipe na decisão sobre os planos para tratar os riscos após os mesmos se concretizarem.

Estratégias de Resposta a Riscos Aceitar A equipe aceita conviver com o risco. Esta estratégia indica que a equipe do projeto decidiu não mudar o plano do projeto para tratar um risco ou não consegue adotar nenhuma outra estratégia para respondê-lo.Um risco pode ser aceito passiva ou ativamente. No caso de uma aceitação passiva, nenhuma ação é tomada até que o risco se materialize. No caso de uma aceitação ativa, uma reserva de contingência deve ser estabelecida.

Estratégias de Resposta a Riscos Prevenir A prevenção envolve mudanças no plano do projeto de maneira que o risco seja eliminado. Estas mudanças podem envolver extensão do cronograma ou redução do escopo do projeto, por exemplo.Esta estratégia de resposta deve ser bem trabalhada com o cliente e com a gerência sênior para que todas as partes concordem com a mesma.

Estratégias de Resposta a Riscos Transferir A transferência de riscos envolve passar o impacto negativo do risco para terceiros, embora não elimine o risco. A transferência de riscos, geralmente, envolve a contratação de terceiros (ex: seguradora) e, portanto, deve ser considerado no orçamento do projeto.

Estratégias de Resposta a Riscos Mitigar Elaboram-se estratégias de modo a tentar diminuir a probabilidade e/ou impacto de um risco. A realização de mais testes, adoção de tecnologias mais estáveis ou construção de protótipos constituem exemplos de ações de mitigação de riscos.

Monitorar e Controlar Riscos Objetivos: O objetivo do monitoramento e controle dos riscos é identificar, analisar e planejar as respostas para novos riscos, acompanhar o status dos riscos identificados previamente, re-análise dos riscos existentes, monitoramento das condições de disparo dos planos de contingência e de riscos residuais, revisão das respostas adotadas anteriormente para os riscos e comunicação dos mesmos apropriadamente. Responsáveis: Gerente de Projeto; Membros da equipe de projeto.

Monitorar e Controlar Riscos Identificação, Análise e planejamento de resposta a novos riscos; Acompanhamento de status do risco; Re-analisar riscos existentes; Monitoramento de condições de disparo e de parada de planos de contingência; Revisão de planos de contingência e de mitigação; Registro dos resultados de execução de planos de contigência e de mitigação

Monitorar e Controlar Riscos Momentos de monitoração: Reunião de acompanhamento de progresso com a equipe e com o cliente Reunião executiva com a gerência sênior Quando um risco se concretizar Quando as circunstâncias do projeto mudarem significativamente (por exemplo, mudança de escopo) Qualquer outro momento pertinente considerado pela equipe do projeto e documentado no plano do projeto

Monitorar e Controlar Riscos Comunicação de status de riscos: Na reunião de kick-off do projeto; Ao longo da execução do projeto: Acompanhamento semanal dos riscos com a equipe do projeto Com o cliente através do relatório de acompanhamento do projeto. Os riscos mais críticos (com fator de exposição “Alto” de acordo com os critérios para priorização dos riscos) devem ser comunicados também para a gerência sênior a cada reunião executiva ou, pelo menos, mensalmente. A cada revisão formal do projeto, após a conclusão dos principais marcos, os riscos devem novamente ser tratados com a gerência sênior e com o cliente.

FeedBack Entrevista 1: Feedback: Gerente com mais de 6 anos de experiência; Gerencia dois projetos num total de 32 pessoas Projeto é escopo da avaliação do CMMI Feedback: Executa o processo, mas não é efetivo; Cliente não dá atenção ao processo; Diz que isso é geral no C.E.S.A.R, mas deve mudar com a prática

FeedBack Entrevista 2: Feedback: Gerente com menos de 2 anos de experiência; Gerencia um projeto de 7 pessoas Projeto não é escopo da avaliação do CMMI Feedback: Não executa o processo, e quando executa executa o processo antigo; Já se prejudicou por não executar o processo; Sente a necessidade de execução do processo;