Repositórios: gestão, políticas, disseminação e boas práticas

Apresentação em tema: "Repositórios: gestão, políticas, disseminação e boas práticas"— Transcrição da apresentação:

1 Repositórios: gestão, políticas, disseminação e boas práticas
Da publicação científica ao acesso aberto na saúde pública Curso de formação de formadores. Braga, 15 a 17 de Junho de 2011 Repositórios: gestão, políticas, disseminação e boas práticas Clara Boavida (University of Nottingham) - Eloy Rodrigues (Universidade do Minho) –

2 Introdução - Definições e tipos de repositorios
Situação dos repositórios no mundo Criação, desenvolvimento e gestão de repositórios Criação de repositórios Advocacy – conceito e exemplos Políticas de gestão de repositórios Avaliação de repositórios

3 Repositório de Acesso Aberto
Um lugar, ou contentor onde se podem depositar e armazenar objectos (muitas vezes para segurança e preservação) Repositório digital Um sistema para armazenar, preservar e dar acesso a objectos digitais Repositório de Acesso Aberto Um repositório digital que recolhe, armazena e dá acesso a resultados (publicações e/ou dados) da investigação científica

4 Tipos de Repositórios de Acesso Aberto
Institucionais Disciplinares ou temáticos Repositório de dados Repositórios órfãos Agregadores

5 Repositórios institucionais
Armazenam, preservam, divulgam e dão acesso à produção intelectual dos membros de uma instituição (universidade, centro de investigação, etc.) Podem conter exclusivamente a produção intelectual/científica (artigos, teses e dissertações, working papers, dados, etc.) das instituições, ou reunir também documentos administrativos, colecções especiais (constituíndo-se como bibliotecas digitais)

6 Repositórios temáticos
Reúnem, preservam e dão acesso a conteúdos de uma disciplina ou área temática Podem ser estabelecidos e geridos por instituições académicas ou de investigação, ou por organismos governamentais Alguns dos repositórios mais conhecidos são repositórios temáticos como o PubMed na área das ciências da saúde, o RePEc na economia e o E-Lis na área das ciências da informação

7 Repositórios de dados científicos
Armazenam e preservam os dados científicos gerados num processo de investigação (e que podem originar, ou não, publicações científicas) Existem como repositórios independentes mas também podem estar integrados em repositórios institucionais Relatório de Estado da Arte sobre Repositórios de Dados Científicos (2010) da autoria da Universidade do Minho e da Universidade do Porto:

8 Repositórios órfãos Repositórios criados para o depósito de trabalhos de autores que não têm acesso a outro repositório (institucional ou temático) Em geral, são estabelecidos a nível nacional Exemplos: DEPOT - (UK, mas agora disponível para qualquer utilizador) Repositório Comum – (Portugal) OpenAIRE Orphan Record Repository – (para publicações financiadas pelo 7FP) Depot – le se dépo sem o T

9 Agregadores/Portais Agregadores ou portais que recolhem os seus conteúdos de repositórios institucionais e/ou disciplinares Estas agregações podem ser realizadas a nível geográfico (regional ou nacional), domínio temático ou tipo de documento (por exemplo, teses e dissertações) Exemplos: EThOS - (UK, Electronic Theses Online Service) RCAAP – (Portugal) British library, teses em acesso aberto e com texto integral de 29 instituicoes

10 Dados extraídos de OpenDOAR – Directory of Open Access Repositories
A situação dos repositórios no mundo Dados extraídos de OpenDOAR – Directory of Open Access Repositories

11 Os repositórios no mundo
A proporcao de repositorios na america do sul tem aumentado relativamente ao mapa anterior

12 Repositórios por continente

13 Repositórios na Europa

14 Tipos de Repositórios

15 Softwares dos Repositórios

16 Tipos de conteúdos dos Repositórios

17 Crescimento do número de Repositórios

18 Crescimento do número de Repositórios – Europa (Portugal)

19 Redes de Repositórios Rede de Repositórios da América Latina
REMERI – Red Mexicana de Repositorios Institucionales

20 Criação de repositórios institucionais
Definir objectivos e obter apoio e comprometimento institucional Seleccionar a solução tecnológica (infra-estrutura própria ou externa? Software do repositório, etc.) Estabelecer e executar uma estratégia e um plano de implementação e definir os responsáveis pelas diferentes tarefas

21 Implementação de repositórios institucionais
Apoio e comprometimento da direcção da instituição e dos investigadores Obtenção de conteúdos e promoção do depósito (preferencialmente auto-arquivo) Definição de políticas de gestão dos repositórios

22 Implementação de repositórios institucionais
Obter o apoio institucional Iniciar projectos de demonstração ou comunidades piloto Promover e apoiar a utilização do repositório e o auto-arquivo pelos investigadores/autores Divulgar e promover o repositório no interior e no exterior da instituição

23 Obter o apoio institucional
Explicar/ demonstrar as vantagens dos repositórios: Para a visibilidade, posicionamento e prestígio da instituição Para a gestão da informação da instituição Para garantir a preservação da produção intelectual da instituição Para a reforma do sistema de comunicação científica

24 Começar projectos de demonstração o comunidades piloto
Recolher documentos de páginas dos autores ou dos departamentos; Recolher documentos de repositórios temáticos (PubMedCentral, Arxiv, RePEc); Estabelecer um programa com comunidades piloto (depósito de documentos em lote, digitalização de documentos, etc.)

25 Para que a participação seja voluntária e efectiva é necessário que:
Promover e apoiar a utilização do repositório e o auto-arquivo junto dos autores Para que a participação seja voluntária e efectiva é necessário que: as vantagens dos repositórios e do Open Access sejam comunicadas (e se possível demonstradas) de forma clara e frequente; as objecções e resistências potenciais ao repositório institucional devem ser antecipadas e compreendidas

26 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
Criar documentos e materiais de apresentação e divulgação do repositório Apresentar o repositório em reuniões de faculdade ou departamento, seminários e conferências, etc. Publicar artigos e notícias sobre o repositório em revistas, boletins e outros meios de comunicação da instituição (sítios Web, etc.) Identificar comunidades e pessoas “exemplos”, líderes de opinião Divulgar “casos de sucesso”

27 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
– Repositories Support Project ( Linhas de evolução dos repositórios (UK): REF – Research Excellence Framework Integração de repositórios Advocacy e aumento de conteúdos Estatísticas (relatórios) Outros tipos de conteúdos para além do texto Reutilização da informação dos repositórios The Repositories Support Project (RSP) is a 5.5 year JISC-funded initiative contributing to building repository capacity, knowledge and skills within UK higher education institutions.  RSP – desde 2006, financiado pelo JISC, promove visitas isntitucionais, consultoria, servico de helpdesk, recursos digitais, realiza conferencias e eventos. Common European Research Information Format (CERIF) International-standard data model which describes Research Entities and their relationships Developed originally with the support of the European Commission Development now under the custody of euroCRIS CERIF is neutral to architecture Outros tipos de conteúdos para além do texto: arts research KULTUR ePRints plug in UAL Research Online KULTIVATE Project

28 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
Reutilização da informação dos repositórios - por departamento RSP – desde 2006, financiado pelo JISC, promove visitas isntitucionais, consultoria, servico de helpdesk, recursos digitais, realiza conferencias e eventos. Common European Research Information Format (CERIF) International-standard data model which describes Research Entities and their relationships Developed originally with the support of the European Commission Development now under the custody of euroCRIS CERIF is neutral to architecture

29 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
CAIRSS – Caul Australian Institutional Repository Support Service ( Recursos para gerir repositórios RUBRIC Toolkit - The service commenced officially on March 16, 2009. The primary function of CAIRSS is to offer support for Repository Managers in the higher education sector in Australia and New Zealand Projecto RCAAP Le-se caesse

30 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
Projecto RCAAP – (Portugal) Como criar um repositório? Como gerir um repositório? Como auto-arquivar documentos? Recursos de apoio: kit de politicas AO; tutoriais; documentos; módulos de e-learning

31 Divulgar e promover o repositório - Advocacy
Repositórios nas Ciências da Saúde MIRAGE-2011: Repository Enrichment from Archiving to Creation - medical image repository – using ParaView to allow the construction of 3D images to improve the user experience images 2D and 100 3D PubDNA Finder: repositório online que liga documentos arquivados na PubMed Central com sequencias de ácidos nucleicos que esses documentos possam conter.

32 OpenDOAR Policies Tool - http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php
Políticas de gestão de repositórios Política de conteúdos Políticas e processos de depósito Licenciamento e políticas de copyright Políticas de preservação Políticas e mandatos de auto-arquivo OpenDOAR Policies Tool -

33 Politicas de conteúdo Que conteúdos podem existir nos repositórios?
Existem repositórios com políticas muito diferentes: Literatura científica Artigos de revistas (postprints, preprints) Outros tipos de documentos (literatura cinzenta) Materiais de ensino/Objectos de aprendizagem Publicações institucionais Trabalhos de alunos Definir que tipos de documentos podem ser depositados e eventuais restrições/recomendações quanto a formatos literatura cinzenta: patentes, relatorios tecnicos, relatorios de projectos, etc. Repositorios so com teses

34 Políticas e processos de depósito
Quem pode depositar? Regras de depósito (depósito de texto completo obrigatório?) Processos de aceitação/moderação e controlo de qualidade (os documentos depositados são verificados antes de ficarem visíveis?)

35 Licenciamento e políticas de copyright
Licenciamento para depósito Licenciamento perpétuo Licença não exclusiva para dar acesso e preservar (incluindo migrar de suporte/formato) Embargos e restrições de acesso Política de copyright (quem é responsável pelo cumprimento?) Sherpa/Romeo - Dulcinea - Licenciamento para os utilizadores finais Licenças Creative Commons – As licencas sao uma ferramenta util para gerir o risco associado com a manutencao de um repositoiro. Devem ser definidas as licencas de deposito e a licenca de utilizacao com que os utilizadores devem estar de acordo

36 Políticas de preservação
Período de retenção Preservação funcional (migração de formatos, etc.) Preservação dos ficheiros (backups, etc.) Política de retirada (em que condições podem ser retirados os ficheiros) Controlo de versões (alteração de documentos, depósito de várias versões, etc.) Política de encerramento (o que acontece se o repositório for encerrado?) Retention Period How long do you undertake to retain items for? Indefinitely or not? Functional Preservation What are your intentions to ensure continued readability and usability of the items in your repository? What technical steps are you taking to fulfil your intentions, either by yourself or with partners? File Preservation How are you backing up your repository files, in what form, and how often? Withdrawal Policy Do you allow items to be withdrawn? If so, what reasons are acceptable? Withdrawn Items How are items withdrawn? Are they deleted entirely, or do you just remove them from public view? Do the original URLs remain valid, and if so, do they point to 'tombstone' citations or to replacement items? Version Control Do you allow items to be changed after they have been committed to the repository? Do you allow multiple versions? Can addenda and corrigenda be accommodated? Closure Policy What would happen to material in your repository, should it be closed down for some reason? Backup and File Restore It is important, at the very least, to ensure that regular backups are made of the repository. This is usually carried out by IT systems administrators; a full backup should be made at least every week, with daily 'sinces' in between. Repository managers should also ensure that effective file restore procedures are in place with acceptable turnaround times. Ideally verficiation of backups should also be carried out.

37 Avaliação de repositórios

38 Avaliação de repositórios
A avaliação pode ser útil sob vários pontos de vista: Avaliar a qualidade do trabalho realizado no repositório Monitorizar o progresso/ êxito Certificar a qualidade dos repositórios Benchmarking ou comparação entre repositórios

39 Avaliação de repositórios
Vários métodos e ferramentas de avaliação: Guias e directrizes Certificados Rankings

40 Avaliação de repositórios
Certificado DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation e. V): Guia para a configuração geral de um repositório com critérios mínimos de cumprimento, e recomendações adicionais Examina se estão a ser utilizadas as normas técnicas (servidor, interface, formatos, metadados, etc.) e as melhores praticas estabelecidas para os serviços de apoio (política, ajuda aos autores, indexação, depósito, etc.) Ao conceder um certificado, DINI efectua um controlo de qualidade sobre os repositórios e constitui uma ferramenta de avaliação e de melhoria

41 Avaliação de repositórios
Guia para a avaliação de repositórios institucionais de investigação Elaborado por REBIN-FECYT-RECOLECTA Baseado em Projectos e directrizes de referência (DINI, DRIVER)

42 Avaliação de repositórios
O guia está estruturado num total de sete sessões que definem um conjunto de 31 critérios de avaliação Visibilidade Políticas Aspectos legais Metadados Directrizes DRIVER Estatísticas Segurança, autenticidade e integridade dos dados

43 Avaliação de repositórios
Ranking Web of World Repositories Elaborado pelo Cybermetrics Lab do CSIS (Espanha) Metodologia:

44 Indicadores de sucesso de um repositório
Número de documentos com texto integral? Número de downloads do texto integral? Número de acessos a todos os depósitos? Volume das colecções? Rácio depósito/crescimento das colecções? Percentagem da investigação da instituição que está disponível no repositório?

45 Indicadores de sucesso de um repositório
Número de downloads do texto integral? >>> Cuidados: O texto integral pode conter apenas o resumo; Pode ser uma imagem ou um artigo digitalizado; Restrições de direitos de autor/ períodos de embargo; Indexação por robots (web crawling) Integração com sistemas CRIS O numero de downloads do texto integral ‘e uma metrica importante e amplamente representativa do sucesso de um repositoiro. No entanto devem existir alguns cuidados. Integração com sistemas CRIS – que podem levar para segundo plano o deposito do texto integral

46 Recursos adicionais DINI Certificate - DRIVER Support website - Institutional Repository Bibliography - Projeto repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal - Ranking Web of World Repositories - Recolecta - Repositories Case Studies - Repositories Support Project -