Qual sua função na escola?  Atendimento ao aluno;  Controle do caixa;  Pagamento de contas;  Controle de apostilas;  Controle de cheques;  Retiradas.

Apresentação em tema: "Qual sua função na escola?  Atendimento ao aluno;  Controle do caixa;  Pagamento de contas;  Controle de apostilas;  Controle de cheques;  Retiradas."— Transcrição da apresentação:

1

2 Qual sua função na escola?  Atendimento ao aluno;  Controle do caixa;  Pagamento de contas;  Controle de apostilas;  Controle de cheques;  Retiradas de dinheiro;  Controle de protocolo de chaves;  Suporte nos problemas da escola em geral;  Fiscalização de uniformes;  Fiscalização do horário de funcionários;

3 Qual sua função na escola?  Arquivamento de contratos;  Arquivamento de recibos;  Notas fiscais;  Controle do almoço de funcionários;  Alarme;  Folhas de ponto;  Fornecedores;  Impressão de certificados;  Controle de entrega de Kits Pedagógicos;

4 Atendimento ao aluno  O aluno deve ser o centro das atenções na escola.  O atendimento deve ser cortês, amigável e com qualidade.  Deve-se ter agilidade na solução dos problemas.  Você, secretário, é responsável por um bom atendimento. Confiamos a você a tarefa de atender nosso aluno!!!

5 Atendimento ao aluno Na secretaria da escola fazemos diversos tipos de atendimentos:  Recebimento de matrículas;  Recebimento de parcelas;  Marcação de palestras e mini-cursos;  Atendimento por telefone;  Fornecimento de informações sobre a escola ao aluno;  Orientações para os outros colaboradores da unidade.

6 Atendimento ao aluno Nosso atendimento ao aluno deve ser feito com simpatia, e o secretário deve estar atento aos dados encontrados no sistema SPONTE, que é nosso sistema de gestão escolar. Nesse sistema são passadas todas as informações sobre o contrato, dados pessoais, cursos, pagamentos e a situação do aluno na escola. Portanto todos nossos alunos DEVEM estar lançados no SPONTE OBRIGATORIAMENTE e, o responsável por isso é o Gerente Comercial.

7 Recebimento de valores:  Pagamentos de matrículas, acordos de cobrança, parcelas e material didático:  Formas de recebimento: 1)Dinheiro => Importante o secretário ter cuidado com notas falsas. 2)Cheque 3)Cartão 4)Boleto => Pagamento efetuado, preferencialmente, em bancos e casas lotéricas.

8 Controle do Caixa 1.Saber controlar o caixa é uma função obrigatória de todos os secretários. 2.CAIXA DEVE SER ABERTO E FECHADO TODOS OS DIAS! SEM EXCESSÃO!!! 3.Apresentou problemas: Feche o caixa com o FURO e volte no dia seguinte CEDO para resolver!! É seu $ que está em jogo!!

9 Controle do Caixa  Como abrir o caixa: Antes de abrir ou receber o caixa do turno anterior DEVE- SE: 1) Conferir o caixa do dia ou do turno passado CHECANDO: Dinheiro, Cheques pré-datados, Cheques à vista, Cheques sem fundo, Promissórias, Cartões de crédito, etc. Obs: Qualquer erro nos valores recebidos deve ser COMUNICADO ao Secretário responsável pelo caixa passado, para que ele vá até a Escola e resolva a pendência. Após isso, a falha deve ser avisada aos líderes e Diretores. Num prazo de 24 horas o problema DEVE estar solucionado. Colocar observação no CAIXA referente ao “FURO”. E colocar adiantamento de salário para o referido colaborador.

10 Controle do Caixa  Na abertura do caixa deve constar: Abertura caixa dinheiro Abertura caixa cheque pré-datado Abertura caixa cheque à vista Abertura caixa cartão ABAIXO DISTO, DEVE-SE COLOCAR O CONTROLE DE ESTOQUE: Mochilas Agendas Apostilas Protetores auriculares Camisetas Etc.

11 Controle de estoque EQUIPAMENTOSSAIDAENTRADATOTAL Apostila Eletricista Apostila Inst. Hidráulico Apostila Pintor Paredes Apostila Inst. Pisos e Azulejos Camisa M: Camisa G: Camisa GG: Capacetes: Mochilas: Protetores auriculares:

12 Controle do Caixa  Como fechar o caixa: 1º Passo: Somar todas as entradas. 2º Passo: Somar todas as saídas. 3º Passo: Subtrair a entrada pela saída. TOTAL 1 = Entradas – Saídas 4º Passo: Somar todos os recebimentos em dinheiro 5º Passo: Somar todas as saídas em dinheiro 6º Passo: Subtrair a entrada em dinheiro pela saída em dinheiro. TOTAL 2 = Entradas $ - Saídas $

13 Controle do Caixa 7º Passo: Somar todos os recebimentos em cheque 8º Passo: Somar todas as saídas em cheque 9º Passo: Subtrair a entrada em cheque pela saída em cheque. TOTAL 3 = Entradas cheque - Saídas cheque 10º Passo: Somar todos os recebimentos em cartão 11º Passo: Somar todas as saídas de cartão 12º Passo: Subtrair a entrada em cartão pela saída em cartão. TOTAL 4 = Entradas cartão - Saídas cartão

14 Controle de apostilas É de fundamental importância controlar todas as saídas e entradas do kit didático. Bem como lançar todas as informações no follow up. Ex: “O aluno efetuou no dia 06/06 a retirada do kit didático.” Ou “O aluno efetuou no dia 06/06 a retirada de parte do kit, faltando entregar apenas a mochila.”

15 Controle do estoque no fechamento do caixa Não se esqueça de preencher o controle do estoque ao final do dia, durante o fechamento do seu caixa! PRONTO, SEU CAIXA ESTÁ FECHADO!

16 Controle do Caixa  Detalhes importantes: -Recibos: TODOS os recebimentos devem conter recibo e devem ser lançados no caixa. No recibo deve constar o nome do aluno, valor de pagamento, referência do que está sendo pago (matrícula, parcela, etc.) e o nome do secretário, por extenso. -Os recibos devem ser organizados de acordo com a ordem de lançamento no caixa. Secretário, CUIDADO com a organização dos recibos do caixa. É de sua responsabilidade a integridade, organização e PREENCHIMENTO ADEQUADO dos recibos. -Os caixas são fechados e conferidos pelos DIRETORES. -Ninguém na escola está autorizado a pegar LIVRO CAIXA. Ele deve estar guardado na gaveta com CHAVE. A única excessão para usar o caixa é a pessoa da COBRANÇA e, unicamente, no horário de trabalho, com a obigatoriedade de devolvê-lo no mesmo dia de uso.

17 Controle do caixa Informações importantes Manter sempre a gaveta com os recebimentos ( dinheiro, cheque e cartão) organizada e trancada. Nunca confira dinheiro na frente de pessoas ESTRANHAS. Sempre procure um lugar DISCRETO dentro da Secretaria a portas fechadas. Nunca conte nada com muito movimento na escola. Seja atento e desconfie de pessoas estranhas dentro da escola. É PROIBIDO a entrada de colaboradores ou alunos dentro da secretaria. Os únicos autorizados a estar neste ambiente da escola são vocês, SECRETÁRIO(A)S. Cuide do caixa! Não libre nenhum valor sem autorização expressa dos DIRETORES. Consulte por e-mail, ou telefone a liberação do valor. Todas as liberações de passagens devem ser assinadas no controle de passagens. Cuide do caixa,como se o dinheiro fosse seu! Nunca deixe ninguém mexer. Qualquer furo de caixa a responsabilidade é unicamente SUA. CONTAMOS COM SUA ORGANIZAÇÃO E DEDICAÇÃO NO CONTROLE DO CAIXA.

18 Pagamento de Contas Você é o responsável pelo pagamento das contas da escola. Você deve lançar os pagamentos no SPONTE e acompanhar, diariamente, todos os lançamentos pendentes. Uma boa forma de acompanhamento também pode ser feita por meio de uma pasta sanfonada, datada com os dias do mês. Em cada um dos dias, você pode inserir as contas a pagar. Contudo, não se esqueça de abri-la diariamente!

19 Pagamento de Contas -2 Apareceu nova conta regular com vários pagamentos todo mês? Inclua no SPONTE! Obs: Saiba o que está pagando. NÃO PAGUE nada sem saber do que se trata. Informe-se! PERGUNTE!

20 Pagamento de Contas Não deixe para pagar as contas na última hora. Se programe. Se tem dinheiro no caixa sobrando, confira a conta e peça autorização para efetuar o pagamento. ADIANTE! Caso não tenha $$ para pagar a conta 1 dia antes do vencimento, avise aos Diretores com uma certa antencedência, para que possam tomar as devidas providências. *Nota: Dias 10 e 20 são os dias de maior entrada de dinheiro na Unidade.

21 Pagamento de Contas Toda conta tem um valor mensal médio. ESTRANHE caso a conta venha muito acima do valor normal. Avise aos diretores e líderes. DESCONFIE! As empresas fornecedoras também erram. Contudo, pode ser que tenha acontecido algo ERRADO na escola. Nesse caso, é preciso que sejam tomadas as devidas providências.

22 Pagamento de Contas - EXERCÍCIO CONTA MUITO ALTAO que pode ser?O que fazer? ÁGUAVazamentoChecar se há algum vazameto e avisar aos líderes se tiver algo errado. ENERGIAGato ? Luzes ligadas em vão, ar esquecido ligado no fim de semana, fachadas ligadas à toa durante o dia ? Luzes das marquises ligadas o dia todo ? Verificar se existem esses problemas. Tomar provicência, avisar. Convocar reunião com líderes, diretores e com todos os colaboradores. Criar uma rotina – TODO DIA checar estes itens! TELEFONE FIXO E CELULARErro na conta, cobrança de serviço não pedido, ou ABUSO de colaboradores NÃO PAGAR – avisar aos líderes e diretores antes de efetuar o pagamento.

23 CONTA MUITO ALTAO que pode ser?O que fazer? ALUGUELRejuste INESPERADO ; ERRO DE LANÇAMENTO; Cobrança de multa e juros NÃO PAGAR – Verificar ANTES com líderes e Diretores. APOSTILAVeio vencida ?Verificar, antes de efetuar o pagamento, com líderes e Diretores, qual será o procedimento. APOSTILAEstá em dia mas ESTÁ ALTA? Verificou a Nota fiscal ? Tudo confere? Pague se estiver OK. Em caso de dúvida, pergunte. CONTA NOVA DESCONHECIDA Novos equipamentos, materiais de um novo fornecedor, etc. Verificar ANTES com líderes e Diretores a que se refere o material.

24 Pagamento de Contas Fique atento e NUNCA deixe atrasar uma conta. É de sua responsabilidade deixar o pagamento das contas em dia. Contas mais comuns são: Água, luz, telefone fixo, celular, Royalties, Fundo de Propaganda, Aluguel, Contador, Impostos, Boletos de apostilas e boleto de material de limpeza.

25 Pagamento de contas  Ter uma planilha com os vencimentos de todas as contas mensais, facilita o trabalho.  TEM ALGO ERRADO ? CONTA NÃO CHEGOU? VERIFIQUE, COM URGÊNCIA, O QUE HOUVE E AVISE AOS RESPONSÁVEIS.

26 Controle de Apostilas Em nossa escola, você é o responsável por entregar o material didático ao aluno. Fique atento aos procedimentos e não descumpra as regras. A responsabilidade da entrega do material é, exclusivamente, SUA!

27 Controle de Apostilas Para saber quantas apostilas foram entregues, deve ser feita uma contagem nos “Termos de entrega do material didático”. O aluno só RECEBE o material didático, se tiver pagado todo o valor correspondente ao kit. Após conferir o pagamento do aluno no SPONTE (nosso sistema), o aluno deve assinar o termo de recebimento e, este, deve ser anexado ao contrato do aluno, ou deve ser colocado em pasta separada por turmas. Após entregar o material, é de suma importância o lançamento da entrega no Follow Up do aluno. Mantendo corretamente o controle das apostilas, a contagem do estoque poderá ser feita, apenas, uma vez por mês.

28 Controle de Cheque Outro controle de suma importância na secretaria, é o controle de nossos cheques. No nosso caixa existem os seguintes tipos de cheques: Cheques retirada : Cheques normais de alunos e que ainda vão ser depositados – PRÉ DATADOS Cheques resgate ( geralmente são cheques com problemas, e que o setor de cobrança deve ligar para o responsável vir resgatar o cheque): Estes cheques DEVEM SER COBRADOS regularmente pela Secretaria e COBRANÇA, dando prazo para virem buscar. Anotar em histórico grampeado ao cheque datas da ligações, nome com quem falou e dia que virá resgatar. Não vindo por duas vezes marcadas AVISAR aos lideres e Diretores para tomar novas providências! Cheque sem fundo: Deve ser ligado para o responsável por esses cheques e dar prazo de 24 horas para resgate dos mesmos. Caso não venha, o cheque deve ser passado para a cobrança, para que sejam tomadas as medidas judiciais cabíveis.

29 Controle de Cheque Itens Nome Assinatura Data Tarja magnética Valor expresso Valor por extenso Cruzamento ? Nominal ?

30 Controle de Cheque  Ao receber pagamentos em cheque, fique atento aos detalhes IMPORTANTES no cheque para que não tenhamos problema na compensação deles. São eles:  Carimbo frente e verso;  Conferir valor do cheque, valor por extenso e numeral;  Conferir assinatura do responsável do cheque. Se está de acordo com documento, ou contrato. Cheques pré-datados devem ter um controle das datas que o cheque vai entrar com a assinatura do responsável.

31 Controle de Cheque Ainda algumas observações:  Conhecer as contas BANCÁRIAS da empresa  SER CRITERIOSO NA CHECAGEM DOS CHEQUES, qualquer erro detectado nestes cheques de clientes, é de responsabilidade do secretário.

32 Controle de Cheque SEM FUNDOS Procedimentos - O que fazer ?  Saber TODOS os detalhes do cheque junto ao cliente: anotar tudo!  Quando foi entregue à escola, quando foi depositado? Cheque em nome de quem ? Banco, valor, conta, nome do aluno, motivo que retornou do banco, data de vencimento do cheque, etc.  Procurar no seu caixa físico se cheque esta lá. Importante verificar se já foi resgatado junto ao banco.  Informar ao cliente sobre a volta do cheque e reagendar pagamento.

33 Controle de cheque Depósito em custódia: 1)Manter o controle de datas de entrada e valores a serem recebidos. 2)Ter uma cópia de todos os cheques depositados. 3)Verificar entrada do valor na conta da empresa. 4)Quitar a devida parcela no Sponte.

34 Sobre retiradas de dinheiro, cartão e cheque Todo o dinheiro, cheque e comprovante de cartão que estiver em seu caixa, deve ser retirado. Essa retirada é feita pelo gestor de sua Escola. FIQUE ATENTO, não deixe acumular dinheiro no caixa, sempre avise à diretoria da escola!  Avise aos diretores da saída de cheques, dinheiro ou cartões que estiverem na unidade – Ideal não ficar um valor acima de R$ 300,00 no caixa da unidade.

35 Protocolo de Chaves Todas as chaves da escola ficam na secretaria. Logo, é super importante que você controle a retirada dessas chaves da secretaria. Por quê? Qual motivo deste controle ?

36 Protocolo de Chaves

37 Suporte na escola em geral  Sempre checar todo e qualquer material que chegar na unidade: apostilas, equipamentos, material para as aulas, material de escritório, etc.  ESTAR ATENTO A TUDO!!!  Após se certificar que a entrega PROCEDE, deve-se saber se a entrega está de acordo com a nota fiscal. Nunca deve-se assinar nada sem saber do que se trata e quem pediu.  DÚVIDAS ? Ligue para os diretores.

38 Suporte na escola em geral SEMPRE faça um checagem geral da escola: Checar se todos os funcionários estão na unidade; Checar uniforme dos funcionários; Checar se aulas estão sendo ministradas normalmente; Checar os ambientes da escola (cadeiras quebradas, pintura, lâmpadas, etc) SEJA DETALHISTA! * Qualquer anormalidade deve ser avisada ao líder, ou diretor de sua unidade.

39 Horário dos funcionários  Sempre fique atento aos horários de chegada dos colaboradores. Você deve saber se TODOS chegaram no horário correto e se tudo está no padrão.  TODO atraso deve ter uma justificativa válida. Controle isso e formalize tudo por e-mail.

40 Arquivamento de Contratos  Todos os contratos de nossos alunos devem ser arquivados nas suas respectivas turmas. Exceto os contratos de alunos devedores, que serão encaminhados ao setor de cobrança.  SEJA ORGANIZADO NESSE PROCESSO! Todos os dias, os contratos devem ser organizados.  É importante que se faça uma checagem mensal, para verificar se todos os contratos estão nas turmas certas e detectar os possíveis erros.  Contratos em que o aluno já finalizou e pagou todo o curso, ou cancelou, deverão ser colocados no arquivo morto. Precisamos manter organizados os arquivos da Escola e contamos com sua dedicação!

41 Arquivamento de Recibos  Os recibos dos caixas que já foram fechados devem ser guardados dentro dos respectivos contratos que estão dentro das pastas das turmas.  TODOS os recibos ou documentos emitidos pela escola deve ser guardados dentro do contrato do aluno. TAMBÉM DEVE SER FEITA CHECAGEM MENSAL da organização destes recibos.

42 Dúvidas  Como são emitidas as notas fiscais ?  Como faço no caso de reclamação de 1 aluno?  Como faço no caso de reclamação de 1 turma inteira?  Como faço no caso de falta de professor ?  Como faço no caso de fiscalização aparecer ?

43 Dúvidas  Como faço se faltar luz ?  Como faço se faltar água ?  Como faço se aparecer um ladrão ou “pivete” na escola ?  Como faço se o alarme disparar ?  Como faço para abrir a escola ?  Como faço para fechar a escola ?

44 Almoço  Têm direito a almoçar na escola TODOS os funcionários que passam o dia na escola (8 horas ou mais). Existe parceria com algum restaurante? - Em caso afirmativo é preciso controlar o número de refeições efetuadas durante o período. - O pagamento do restaurante é feito mediante conferência da quantidade de assinaturas, ou fichas que foram liberadas e o valor a ser pago. TODOS OS FUNCIONÁRIOS DEVEM ASSINAR O PROTOCOLO ANTES DE ALMOÇAR.

45 Almoço

46 Passagem  Tenha atenção com as passagens pagas diariamente! Se informe acerca de todos os colaboradores e do local onde residem.  Verifique quem são os funcionáios que recebem a passagem diariamente, semanalmente e mensalmente, e controle cada uma delas.  O lançamento dos valores deve ser colocado ao final do dia, no livro caixa e, a folha de controle deverá ser arquivada como forma de recibo.

47 Lista de passagem

48 Alarme  Se você abre ou fecha a escola, você deve possuir a senha de abertura e deve estar cadastrado na empresa responsável.  Se você ainda não possui a senha própria para abrir e fechar a escola, comunique a diretoria da escola e providencie uma.

49 FOLHAS DE PONTO  Verifique diariamente as folhas de ponto e note se estão sendo preenchidas corretamente.  Em caso de não preenchimento por parte de algum colaborador, favor pedir a regularização.

50 Fornecedores – USO DE AGENDA  Tenha todos os telefones de contato dos colaboradores, celular e fixo.  Tenha todos os telefones de contato dos fornecedores e prestadores de serviço anotados em uma agenda.  Mantenha essas informações de forma clara e organizada, para que sejam acessíveis a todos os colaboradores que necessitarem.

51 Impressão de boletos  Secretário, Fique atento, a impressão de boletos! -Procure manter os boletos impressos e separados por turma, antes de seu início. -Mantenha-os em ordem alfabética para agilizar o atendimento. -Boletos devem ser entregues, preferencialmente, no primeiro dia de aula, ou antes. -Sempre registre no histórico do aluno quando for feita a impressão do carnê. Pois, em caso de emissão de 2ª via, o valor deverá ser cobrado.

52 Material Didático Ressaltando:  Para receber o material didático o aluno deverá ter pago o valor total do kit didático.  Em caso de pagamentos parciais, apenas a camiseta é entregue.  Quando o aluno for efetuar o pagamento de parcelas e constar matrícula e/ou material em aberto no sistema, redirecione-o ao responsável pela cobrança de sua unidade. ***O que consta no kit?

53 Termo de recebimento do material didático

54 Fim!!! A partir de agora, Mãos à obra!!! Seja organizado, Seja dedicado, Seja detalhista, Sempre verifique e sempre cobre. Zele pela organização e patrimônio da escola. Esperamos isso de você! Faça um bom trabalho e alcançará sempre novas possibilidades em nossa equipe. Bom trabalho!