Carregar apresentação
A apresentação está carregando. Por favor, espere
1
Arquivo
2
Arquivo: É o local onde se guardam os documentos de interesse, depois de terem sido devidamente classificados.
3
Objectivos da classificação e ordenação dos documentos
Facilitar, quando necessário, a sua localização de forma rápida; Permitir, a todo o momento, o fornecimento de elementos necessários; Dar a conhecer um possível desaparecimento de um documento, que possa ter sido arquivado noutro lugar.
4
Sistema de classificação
A classificação e ordenação de documentos impõe que a pessoa a quem compete este tarefa, tenha conhecimentos suficientes das regras gerais para elaboração de um arquivo e as respeite rigorosamente.
5
Tipos Sistemas de classificação
Sistema alfabético Sistema numerário Sistema alfanumérico
6
Sistema alfabético: O sistema de classificação alfabético consiste na ordenação dos documentos de acordo com a ordem das letras do alfabeto.
7
Sistema numérico: O sistema de classificação numérico e também utilizado com frequência, consistindo na ordenação dos documentos por ordem crescente dos números neles inscritos.
8
Sistema alfanumérico:
Consiste na combinação do sistema alfabético com o sistema numérico. No sistema alfanumérico os documentos são classificados alfabeticamente e ordenados em classes por números.
9
Tipos de Arquivos
10
Quanto a forma de arquivar:
Arquivo horizontal - Os documentos são guardados uns sobre os outros. Arquivo vertical - Os documentos são guardados uns após os outros, assentando na superfície mais pequena.
11
Quanto a frequência de consulta
Arquivo activo Arquivo semi-activo Arquivo inactivo
12
Arquivo activo Abrange os documentos chegados à empresa, classificados e ordenados, mas que ainda aguardam um tratamento urgente (poderemos designar por «assuntos suspensos»).
13
Arquivo semi-activo Compreende todos os documentos de consulta frequente. Estes documentos provêm, normalmente, do arquivo activo e servem para fornecer elementos de controlo de operações já realizadas.
14
Arquivo inactivo Contem todos os documentos que perderam valor operativo, sendo a sua consulta pouco provável. Os documentos guardados nestes arquivos destinam-se a ser mais tarde destruídos, por já terem utilidade.
Apresentações semelhantes
© 2024 SlidePlayer.com.br Inc.
All rights reserved.