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SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO, DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação Julho 2012.

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1 SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO, DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação Julho 2012

2 Enquadramento Projeto desenvolvido no âmbito da disciplina de dissertação do MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP). Toma como caso de estudo o Serviço de Electromedicina e Equipamentos (SEE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E). Pretende a análise e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção de apoio ao serviço referido. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

3 Estrutura da Apresentação 1. Introdução Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia Serviço de Electromedicina e Equipamentos Necessidade Objetivos Metodologia 2. Conceitos 3. Análise de Processos Identificação de Processos (AS IS) Redesenho dos Processos (TO BE) 4. Análise do Domínio 5. Especificação das Interfaces da Aplicação 6. Conclusões Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

4 Introdução Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

5 Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho História Antigo Sanatório (início séc. XX); Reconvertido dos anos 70 a hospital geral de vocação pneumológica; Fusão em 2007 com o Hospital da Nossa Senhora da Ajuda de Espinho. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

6 Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho Estrutura Unidade I: Hospital Santos Silva Unidade II: Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros Unidade III: Hospital Nossa Senhora da Ajuda Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

7 Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho Cobertura Vila Nova de Gaia Espinho Entre Douro e Vouga Assistência População de 700 mil habitantes Mais de 2000 utentes diários Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Viana do Castelo Braga Porto Vila Real Bragança Aveiro Viseu Guarda Coimbra Castelo BrancoLeiria Lisboa Santarém Portalegre Évora Setúbal Beja Faro

8 Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho Organização Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

9 Serviço de Electromedicina e Equipamentos Missão Assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos do centro hospitalar; Assegurar o funcionamento dos equipamentos de acordo com as normas, regulamentos e legislação em vigor; Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

10 Serviço de Electromedicina e Equipamentos Estrutura Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

11 Serviço de Electromedicina e Equipamentos Volume de Ordens de Trabalho Aproximadamente 12 mil ordens de trabalho anuais; Média de 1030 ordens mensais. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP AnoJan.Fev.Mar.Abr.Mai.Jun.Jul.Ago.Set.Out.Nov.Dez.TotalMédia

12 Necessidade Sistema de gestão capaz de: Criar e gerir ordens de trabalho; Controlar o estado de cada OT a cada momento; Manter um histórico das ordens de trabalho; Manter uma base de dados de equipamentos; Interagir com os serviços ou fornecedores; Realizar gestão documental; Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

13 Objetivos Foi então proposto a realização do projeto no âmbito de tese de mestrado na FEUP com os principais objetivos: Estudo dos conceitos associados à gestão da manutenção e gestão por processos; Análise dos processos de trabalho, dos seus fluxos e documentação associada; Conceção e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção adequado às necessidades do caso de estudo; Implementação e teste da aplicação. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

14 Metodologia Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

15 Conceitos Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

16 Conceitos Processo de Negócio Conjunto de atividades que transformam entradas em saídas. A forma como são transformadas as entradas em saídas depende das características do trabalho a realizar. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

17 Conceitos Especificidade do Processo Processos de Workflow Processos Semi-Estruturados Processos Colaborativos Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Muito Específico Pouco Específico

18 Conceitos Processo de Workflow Atividades bem identificadas e definidas; Ordem de execução bem definida. Sistemas de informação rígidos, que controlam todas as etapas do processo. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

19 Conceitos Processos Colaborativos Pouca informação sobre as atividades; Pouco sistematizado, sem ordem de atividades aparente. Sistemas de informação para partilha de informação, ficheiros, etc., sem controlo predefinido do processo. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

20 Conceitos Processos Semiestruturados Identificadas algumas das atividades ou sequências de execução; Flexível e adaptável a várias soluções para o mesmo processo. Sistemas de informação baseados no conhecimento e poder de decisão do utilizador. Permitem o controlo de algumas atividades do processo sem lhe conferir rigidez de execução. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

21 Análise de Processos Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

22 Identificação de Processos (AS IS) O SEE atua sobre duas grandes áreas de trabalho: Gestão da Manutenção Gestão de Equipamentos Ambas as áreas são suportadas pela gestão de ordens de trabalho. As ordens de trabalho terão como finalidade registar e controlar o trabalho efetuado. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

23 Identificação de Processos (AS IS) Foram identificados os seguintes processos de trabalho, divididos por área funcional: Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

24 Identificação de Processos (AS IS) Processo Tratar Requisição Interna (AS IS) Objetivo: Atendimento, triagem e priorização de pedidos de intervenção efetuados pelos serviços do CHVNG/E ou departamentos do SEE. Entradas Pedidos de Manutenção Manutenções Programadas Pedidos de Aquisição de Equipamentos Pedidos de Cedência de Equipamentos Pedidos de Abate de Equipamentos Saídas Ordens de Trabalho Requisições concluídas; Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

25 Modelo do Processo:

26 Identificação de Processos (AS IS) Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Processo de workflow, com sequência de atividades bem definida. Analisando o processo, foram identificadas algumas ineficiências do mesmo.

27 Modelo do Processo: Pedido por software é registado automaticamente; Pedido por telefone é mais demorado, e obriga a registo posterior do helpdesk no sistema. Técnicos dos Serviços de Saúde sem conhecimentos para avaliar necessidades de manutenção. Avaliação não suportada pelo sistema informático atual

28 Redesenho de Processos (TO BE) Para o desenvolvimento do sistema de gestão da manutenção, foi proposto o redesenho do processo de trabalho. Com base na interação com uma aplicação informática de suporte. Abordagem semiestruturada do processo, para maior flexibilidade. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

29 Redesenho de Processos (TO BE) Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Processo Tratar Requisição Interna (TO BE) 1) Criar Requisição 2) Receber e Avaliar Requisição 3) Realizar Diagnóstico 4) Receber e Avaliar Diagnóstico 5) Encerrar Requisição 6) Criar Ordem de Trabalho serviçoshelpdesk Técnico interno helpdesk 7) Criar Manutenção Periódica sistema 8)Confirmar Ordem de Trabalho Preventiva helpdesk Plano de Manutenção Necessidade de Manutenção Executar Ordem de Trabalho

30 Redesenho de Processos (TO BE) Identificadas as grandes atividades do processo: Execução de cada atividade depende da decisão do executante. Fluxo das atividades pode variar: Diferentes soluções possíveis para o processo. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

31 Redesenho de Processos (TO BE) Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Processo Tratar Requisição Interna (TO BE) 1) Criar Requisição 2) Receber e Avaliar Requisição 3) Realizar Diagnóstico 4) Receber e Avaliar Diagnóstico 5) Encerrar Requisição 6) Criar Ordem de Trabalho serviçoshelpdesk Técnico interno helpdesk 7) Criar Manutenção Periódica sistema 8)Confirmar Ordem de Trabalho Preventiva helpdesk Plano de Manutenção Necessidade de Manutenção Executar Ordem de Trabalho

32 Identificação de Processos (TO BE) Da mesma forma, foram redesenhados os restantes processos de trabalho. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

33 Análise do Domínio Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

34 Análise do Domínio Complementar à análise dos processos Objetivos: Identificar as entidades envolvidas; Identificar as relações entre as entidades; Elaborar o modelo de dados do sistema de gestão da manutenção. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

35 Modelo Concetual do Domínio Principais Entidades Principais Interações Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

36 Modelo de Dados Evolução do modelo conceptual. Identifica os dados envolvidos, os seus atributos e a cardinalidade das suas relações. Fundamento da Base de Dados da aplicação. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

37 Modelo de Dados Equipamento Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Exemplo: Um computador (tipo) da marca ACER, modelo ASPIRE, com o número de série 123 pertencerá à família da Informática. Esse computador terá como atributos únicos o número de série atribuído pelo fabricante e o número de inventário para identificação no centro hospitalar.

38 Modelo de Dados Serviço Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

39 Especificação de Interfaces Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

40 Especificação de Interfaces Com base nos processos identificados e no modelo de dados elaborado, foram especificadas as interfaces do sistema de gestão da manutenção. Correspondência aos processos propostos Tratar Requisição Interna (TO BE). Orçamentar Intervenção (TO BE). Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

41 Conclusões Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

42 Conclusões Os objetivos deste trabalho foram cumpridos com exceção da implementação da aplicação. Sistema de Gestão da Manutenção totalmente especificado, podendo futuramente ser implementado pelo serviço. Procurou-se uma abordagem por processos semiestruturados: Diversidade de soluções para cada processo. Helpdesk como gestor central da maioria dos processos. Constante reestruturação administrativa. A aplicação permite a execução dos processos de trabalho do SEE, de forma flexível a diferentes situações, tendo como base o conhecimento dos atores envolvidos. Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

43 Referências 1. José Manuel Torres Farinha, Uma Abordagem Terológica da Manutenção dos Equipamentos Hospitalares, Mário Brito, Manual Pedagógico PRONACI Manutenção, John Moubray, "Reliability – Centered Maintenance, NP 4483, Sistemas de Gestão da Manutenção, Requisitos, José Paulo Saraiva Cabral, Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios, INAC, Technical Information Document – Maintenance Management Systems, NP EN 13306, Terminologia da Manutenção, Centro de Formação Profissional Nansen Araújo, Gerenciamento da Manutenção, Michael Hammer, The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade, Tomas Andersson, State-Flow Technique for Business Process Analysis: Case Studies, Michael Hammer, James Champy, Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution, Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho. Disponível em Acesso em Fevereiro 2012.http://www.chvng.pt 13. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, Relatório e Contas 2010, Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, Organograma, Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, Regulamento Interno do Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, Manual de Gestão da Qualidade do Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Disponível na aplicação CPC de suporte à gestão de Ordens de Trabalho. Acesso em Fevereiro Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP

44 DISCUSSÃO E QUESTÕES Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação Julho 2012


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