Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação

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Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Julho 2012 Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação

Enquadramento FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Projeto desenvolvido no âmbito da disciplina de dissertação do MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP). Toma como caso de estudo o Serviço de Electromedicina e Equipamentos (SEE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E). Pretende a análise e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção de apoio ao serviço referido.

Estrutura da Apresentação
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas 1. Introdução Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia Serviço de Electromedicina e Equipamentos Necessidade Objetivos Metodologia 2. Conceitos 3. Análise de Processos Identificação de Processos (AS IS) Redesenho dos Processos (TO BE) 4. Análise do Domínio 5. Especificação das Interfaces da Aplicação 6. Conclusões

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Introdução

Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas História Antigo Sanatório (início séc. XX); Reconvertido dos anos 70 a hospital geral de vocação pneumológica; Fusão em 2007 com o Hospital da Nossa Senhora da Ajuda de Espinho.

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Estrutura Unidade I: Hospital Santos Silva Unidade II: Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros Unidade III: Hospital Nossa Senhora da Ajuda

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Viana do Castelo Vila Real Cobertura Vila Nova de Gaia Espinho Entre Douro e Vouga Assistência População de 700 mil habitantes Mais de 2000 utentes diários Braga Bragança Porto Viseu Aveiro Guarda Coimbra Leiria Castelo Branco Santarém Portalegre Lisboa Évora Setúbal Beja Faro

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Organização

Serviço de Electromedicina e Equipamentos
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Missão Assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos do centro hospitalar; Assegurar o funcionamento dos equipamentos de acordo com as normas, regulamentos e legislação em vigor;

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Estrutura

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Volume de Ordens de Trabalho Aproximadamente 12 mil ordens de trabalho anuais; Média de 1030 ordens mensais. Ano Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez. Total Média 2008 1592 1030 927 1181 1013 1049 1387 1039 1332 1421 1362 951 14284 1190 2009 1275 1160 1409 955 890 886 1213 756 847 940 878 744 11953 996 2010 1228 970 919 861 895 712 777 838 930 999 877 907 10913 909 2011 1103 1001 1119 840 1112 868 956 1054 1121 981 1222 12307 1026

Necessidade Sistema de gestão capaz de:
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Sistema de gestão capaz de: Criar e gerir ordens de trabalho; Controlar o estado de cada OT a cada momento; Manter um histórico das ordens de trabalho; Manter uma base de dados de equipamentos; Interagir com os serviços ou fornecedores; Realizar gestão documental;

Objetivos FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Foi então proposto a realização do projeto no âmbito de tese de mestrado na FEUP com os principais objetivos: Estudo dos conceitos associados à gestão da manutenção e gestão por processos; Análise dos processos de trabalho, dos seus fluxos e documentação associada; Conceção e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção adequado às necessidades do caso de estudo; Implementação e teste da aplicação.

Metodologia FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Conceitos

Conceitos Processo de Negócio
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo de Negócio Conjunto de atividades que transformam entradas em saídas. A forma como são transformadas as entradas em saídas depende das características do trabalho a realizar.

Conceitos Especificidade do Processo Processos de Workflow
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Especificidade do Processo Processos de Workflow Processos Semi-Estruturados Processos Colaborativos Muito Específico Pouco Específico

Conceitos Processo de Workflow
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo de Workflow Atividades bem identificadas e definidas; Ordem de execução bem definida. Sistemas de informação rígidos, que controlam todas as etapas do processo.

Conceitos Processos Colaborativos
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processos Colaborativos Pouca informação sobre as atividades; Pouco sistematizado, sem ordem de atividades aparente. Sistemas de informação para partilha de informação, ficheiros, etc., sem controlo predefinido do processo.

Conceitos Processos Semiestruturados
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processos Semiestruturados Identificadas algumas das atividades ou sequências de execução; Flexível e adaptável a várias soluções para o mesmo processo. Sistemas de informação baseados no conhecimento e poder de decisão do utilizador. Permitem o controlo de algumas atividades do processo sem lhe conferir rigidez de execução.

Análise de Processos FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Análise de Processos

Identificação de Processos (AS IS)
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas O SEE atua sobre duas grandes áreas de trabalho: Gestão da Manutenção Gestão de Equipamentos Ambas as áreas são suportadas pela gestão de ordens de trabalho. As ordens de trabalho terão como finalidade registar e controlar o trabalho efetuado.

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Foram identificados os seguintes processos de trabalho, divididos por área funcional:

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo “Tratar Requisição Interna” (AS IS) Objetivo: Atendimento, triagem e priorização de pedidos de intervenção efetuados pelos serviços do CHVNG/E ou departamentos do SEE. Entradas Pedidos de Manutenção Manutenções Programadas Pedidos de Aquisição de Equipamentos Pedidos de Cedência de Equipamentos Pedidos de Abate de Equipamentos Saídas Ordens de Trabalho Requisições concluídas;

Modelo do Processo:

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo de workflow, com sequência de atividades bem definida. Analisando o processo, foram identificadas algumas ineficiências do mesmo.

Modelo do Processo: Pedido por software é registado automaticamente;
Pedido por telefone é mais demorado, e obriga a registo posterior do helpdesk no sistema. Técnicos dos Serviços de Saúde sem conhecimentos para avaliar necessidades de manutenção. Avaliação não suportada pelo sistema informático atual

Redesenho de Processos (TO BE)
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Para o desenvolvimento do sistema de gestão da manutenção, foi proposto o redesenho do processo de trabalho. Com base na interação com uma aplicação informática de suporte. Abordagem semiestruturada do processo, para maior flexibilidade.

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE) Necessidade de Manutenção 1) Criar Requisição 2) Receber e Avaliar Requisição 3) Realizar Diagnóstico 4) Receber e Avaliar Diagnóstico 5) Encerrar Requisição serviços helpdesk Técnico interno helpdesk helpdesk 6) Criar Ordem de Trabalho Executar Ordem de Trabalho helpdesk Plano de Manutenção 7) Criar Manutenção Periódica 8)Confirmar Ordem de Trabalho Preventiva sistema helpdesk

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Identificadas as grandes atividades do processo: Execução de cada atividade depende da decisão do executante. Fluxo das atividades pode variar: Diferentes soluções possíveis para o processo.

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE) Necessidade de Manutenção 1) Criar Requisição 2) Receber e Avaliar Requisição 3) Realizar Diagnóstico 4) Receber e Avaliar Diagnóstico 5) Encerrar Requisição serviços helpdesk Técnico interno helpdesk helpdesk 6) Criar Ordem de Trabalho Executar Ordem de Trabalho helpdesk Plano de Manutenção 7) Criar Manutenção Periódica 8)Confirmar Ordem de Trabalho Preventiva sistema helpdesk

Identificação de Processos (TO BE)
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Da mesma forma, foram redesenhados os restantes processos de trabalho.

Análise do Domínio FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Análise do Domínio

Análise do Domínio Complementar à análise dos processos Objetivos:
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Complementar à análise dos processos Objetivos: Identificar as entidades envolvidas; Identificar as relações entre as entidades; Elaborar o modelo de dados do sistema de gestão da manutenção.

Modelo Concetual do Domínio
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Principais Entidades Principais Interações

Modelo de Dados Evolução do modelo conceptual.
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Evolução do modelo conceptual. Identifica os dados envolvidos, os seus atributos e a cardinalidade das suas relações. Fundamento da Base de Dados da aplicação.

Modelo de Dados Equipamento
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Equipamento Exemplo: Um computador (tipo) da marca ACER, modelo ASPIRE, com o número de série 123 pertencerá à família da “Informática”. Esse computador terá como atributos únicos o número de série atribuído pelo fabricante e o número de inventário para identificação no centro hospitalar.

Modelo de Dados Serviço FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Serviço

Especificação de Interfaces
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Especificação de Interfaces

Especificação de Interfaces
FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Com base nos processos identificados e no modelo de dados elaborado, foram especificadas as interfaces do sistema de gestão da manutenção. Correspondência aos processos propostos Tratar Requisição Interna (TO BE). Orçamentar Intervenção (TO BE).

FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Conclusões

Conclusões FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas Os objetivos deste trabalho foram cumpridos com exceção da implementação da aplicação. Sistema de Gestão da Manutenção totalmente especificado, podendo futuramente ser implementado pelo serviço. Procurou-se uma abordagem por processos semiestruturados: Diversidade de soluções para cada processo. Helpdesk como gestor central da maioria dos processos. Constante reestruturação administrativa. A aplicação permite a execução dos processos de trabalho do SEE, de forma flexível a diferentes situações, tendo como base o conhecimento dos atores envolvidos.

Referências FEUP Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas José Manuel Torres Farinha, “Uma Abordagem Terológica da Manutenção dos Equipamentos Hospitalares”, 1994. Mário Brito, “Manual Pedagógico PRONACI Manutenção”, 2003. John Moubray, "Reliability – Centered Maintenance”, 1997. NP 4483, “Sistemas de Gestão da Manutenção, Requisitos”, 2008. José Paulo Saraiva Cabral, “Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios”, 2009. INAC, “Technical Information Document – Maintenance Management Systems”, 2000. NP EN 13306, “Terminologia da Manutenção”, 2007. Centro de Formação Profissional Nansen Araújo, “Gerenciamento da Manutenção”, 2005. Michael Hammer, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”, 2001. Tomas Andersson, “State-Flow Technique for Business Process Analysis: Case Studies”, 2002. Michael Hammer, James Champy, “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution”, 1994. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho. Disponível em Acesso em Fevereiro 2012. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Relatório e Contas 2010”, 2011. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Organograma”, 2011. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Regulamento Interno do Serviço de Electromedicina e Equipamentos”, Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Manual de Gestão da Qualidade do Serviço de Electromedicina e Equipamentos”, 2011. Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Disponível na aplicação CPC de suporte à gestão de Ordens de Trabalho. Acesso em Fevereiro 2012.

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Discussão e Questões Julho 2012 Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros MIEEC - Automação

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