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FTAD -Formação Técnica em Administração Modulo de Padronização e Qualidade FTAD -Formação Técnica em Administração Modulo de Padronização e Qualidade Prof.

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1 FTAD -Formação Técnica em Administração Modulo de Padronização e Qualidade FTAD -Formação Técnica em Administração Modulo de Padronização e Qualidade Prof. Marivaldo Oliveira

2 ENTENDER A IMPORTÂNCIA DA PADRONIZAÇÃO E COMO DIAGNOSTICAR A FALTA DE PADRONIZAÇÃO EM UMA ORGANIZAÇÃO Competências a serem trabalhadas

3 A Qualidade e a Padronização podem ser caracterizadas por uma única palavra: mudança. Isto é, aquele empreendedor que esteja interessado em implantá-la tem que ter como principal aspecto de sua personalidade a vontade de mudar, assumindo a liderança deste processo. QUALIDADE/PADRONIZAÇÃO

4 PADRÃO O que é Padrão?? O que é Padrão??

5 PADRONIZAÇÃO PADRÃO: Documento condensado, estabelecido com o objetivo de unificar e simplificar de tal maneira que seja conveniente e lucrativo para as pessoas envolvidas.

6 FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS Procedimento: Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. Procedimento: Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. O Procedimento pode ser documentado ou não; O Procedimento pode ser documentado ou não; Quando um procedimento é documentado, o termo procedimento escrito ou procedimento documentado é frequentemente usado. Quando um procedimento é documentado, o termo procedimento escrito ou procedimento documentado é frequentemente usado.

7 FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS Documento: Documento: É qualquer meio, que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação.

8 FUNDAMENTOS E VOCABULÁRIOS Um documento pode ser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, pode ser de caráter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, plenamente integrada aos bens de uma organização. Um documento pode ser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, pode ser de caráter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, plenamente integrada aos bens de uma organização.

9 FUNDAMENTOS E VOCÁBULOS P.S! O meio físico pode ser papel, disco de computador, fotografias, ou uma combinação destes.

10 REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO A documentação do SGQ deve incluir: a)Declaração documentada de uma política da qualidade; b)Um manual da qualidade;

11 REQUISITOS DE DOCUMENTAÇÃO c) Procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma; d) Documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficaz de seus processos.

12 ABRANGÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO DO SGQ Pode diferir de uma organização para outra devido ao porte da organização e ao tipo de atividade; Pode diferir de uma organização para outra devido ao porte da organização e ao tipo de atividade; A complexidade dos processos e suas interações; A complexidade dos processos e suas interações; A competência do pessoal; A competência do pessoal; A documentação pode está em qualquer forma ou tipo de meio de comunicação. A documentação pode está em qualquer forma ou tipo de meio de comunicação.

13 MANUAL DA QUALIDADE A organização deve estabelecer e manter um manual da qualidade que inclua: O escorpo do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificativas para qualquer exclusões; O escorpo do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificativas para qualquer exclusões;

14 MANUAL DA QUALIDADE Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade ou referência a eles Os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade ou referência a eles Uma descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade. Uma descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade.

15 MANUAL DA QUALIDADE O manual da qualidade é uma ótima opção para documentar a política da qualidade, pois pode lhe auxiliar quanto ao controle da divulgação da política. No manual da qualidade, descreva os locais onde a política será divulgada, exemplo: a política será divulgada através de crachás, página da empresa na internet e cartazes dentro da empresa. O manual da qualidade é uma ótima opção para documentar a política da qualidade, pois pode lhe auxiliar quanto ao controle da divulgação da política. No manual da qualidade, descreva os locais onde a política será divulgada, exemplo: a política será divulgada através de crachás, página da empresa na internet e cartazes dentro da empresa.

16 CONTROLE DE DOCUMENTOS Os documentos requeridos pelo SGQ devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documentos e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em (NBR ISO 9001)

17 CONTROLE DE DOCUMENTOS Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir controles necessários para: a) Aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão; b) Analisar criticamente e atualizar, quando necessário e reaprovar documentos;

18 CONTROLE DE DOCUMENTOS c) Assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas. d) Assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso; e) Assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis;

19 CONTROLE DE DOCUMENTOS f) Assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do SGQ sejam identificados e que sua distribuição seja controlada ; g) Evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito.

20 CONTROLE DE REGISTROS A organização deve estabelecer um procedimento documentado para definir os controles necessários para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e disposição dos registros.. Registros devem permanecer legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.

21 O MAPEAMENTO DO PROCESSO E A PADRONIZAÇÃO O que é mapear? Porque mapear? O fluxograma Registrando a situação atual Identificando os pontos falhos Melhorar o processo através da análise dos fluxogramas Padronizar

22 O QUE É MAPEAR? Mapa: É a representação gráfica E convencional, em papel, tela, Paredes, entre outros, dos dados referentes à superfície do globo Terrestre, a uma região dessa Superfície, à esfera celeste, representação de algo descrito ou figurado com a clareza de um mapa. Mapeamento: Ato ou efeito de mapear.

23 MAPEAMENTO DO PROCESSO E A PADRONIZAÇÃO

24 POR QUE MAPEAR? Para obter um melhor resultado. Aumento de produção Redução de custos Melhoria da qualidade Projetar novos processos

25 POR QUE MAPEAR? Visualizar todas as etapas do processo Identificar as interações dos Processos (ISO 9001) Visualizar início / meio / fim de um processo Identificar pontos de melhoria Planejar mudanças.

26 POR QUE MAPEAR? Padronizar: Planejar a padronização Ser o próprio padrão (guia das etapas do processo) Treinar equipes Conhecimento de todas as etapas do processo Homogeneidade da execução das atividades.

27 OBJETIVOS DO MAPEAMENTO Conseguir que os processos sejam mais eficazes, produzindo os resultados desejados; Conseguir que os processos sejam mais eficientes minimizando o uso de recursos ;

28 OBJETIVOS DO MAPEAMENTO Fazer com que os processos se adaptem às constantes mudanças nas necessidades dos clientes e do mercado; Desenvolver novos processos de modo a manter a empresa em ambiente competitivo e melhor aproveitar as oportunidades de crescimento.

29 O QUE É FLUXOGRAMA? Representação gráfica de um processo ou sistema, cujas etapas são ilustradas de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados.

30 EXEMPLO DE FLUXOGRAMA

31 SIMBOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA

32 REGISTRANDO A SITUAÇÃO ATUAL É importante ir ao processo e identificar a situação atual. Qual a sequência das atividades? Quais as peculiaridades? Quais as exceções e o que é feito nestas exceções. Converse com as pessoas: Supervisores/ encarregados/ operadores. Não escreva o melhor. Escreva o real.

33 IDENTIFICANDO OS PONTOS FALHOS Após elaborar o fluxograma do processo atual realize a análise deste fluxo; Monte uma equipe e identifique os pontos que apresentem falhas ou que precisem ser melhorados. Apresente as modificações aos usuários para avaliarem antes da mudança.

34 MELHORANDO O PROCESSO ATRAVÉS DA ANÁLISE DOS FLUXOGRAMAS Após a análise de todos os envolvidos, revise o fluxograma.

35 PADRONIZAR Com o novo fluxograma elaborado implemente as modificações no processo atual: Padronize, treine as equipes e monitore o processo para confirmar a melhoria contínua.

36 ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA MELHORIA DE PROCESSOS Eliminar burocracia; Eliminar duplicação de tarefas; Eliminar ou minimizar atividades que não agregam valor; Reduzir tempo.

37 ORIENTAÇÕES ADICIONAIS PARA MELHORIA DE PROCESSOS Dificultar a ocorrência de erros; Simplificação da linguagem; Padronização; Parceria com fornecedores; Automação ou mecanização.

38 PARA NÃO FICAR ASSIM...

39 ATIVIDADE 1.Pesquise uma empresa (real ou você mesmo pode criar) escolha um processo de seu conhecimento e elabore os seguintes passos: Descreva o processo; Elabore um fluxograma deste processo; Realize uma análise crítica deste processo e identifique pontos críticos que devem ser padronizados e elabore estes padrões.

40 NOSSA ATIVIDADE DEVE TER OS SEGUINTES TÓPICOS: Nossa atividade deve ter os seguintes tópicos: : Capa: + Nome do Aluno + Nome do Polo + Nome do Tutor + Módulo + Disciplina + Nome do Professor + Nº da Atividade. Sumário: Tópicos da atividade e sua localização na atividade (nº da página). Introdução: Suas considerações sobre a atividade. Desenvolvimento: Apresentação de todos os tópicos da atividade, atendendo ao solicitado pelo Professor, sempre mostrando sua própria produção. Lembrando que cada tópico corresponde a um subtítulo, que deve estar destacado do texto. Conclusão: Suas considerações finais. Devem ser exclusivamente suas! Bibliografia/Fonte de Pesquisa: Links e livros consultados (Revistas técnicas também são uma ótima opção de pesquisa!) Utilize o Guia Minha Atividade é SFO! Disponível no AVA. Utilize o Guia

41 ATIVIDADE Utilize o guia Minha atividade é SFO! Disponível no AVA. Obrigatório colocação da fonte de pesquisa. Atividades devem ser enviada em.doc ou.docx Atividades copiadas ou iguais a de outros colegas serão invalidadas.

42 ATIVIDADE Entrega:29 /12/2012 Entrega:29 /12/2012 Até às 23:00 hs. EVITE DEIXAR A POSTAGEM DE SUA ATIVIDADE PARA O ÚLTIMO DIA. EVITE DEIXAR A POSTAGEM DE SUA ATIVIDADE PARA O ÚLTIMO DIA. FAZENDO ISSO, IMPREVISTOS NÃO VÃO LHE PREJUDICAR. FAZENDO ISSO, IMPREVISTOS NÃO VÃO LHE PREJUDICAR. * LEMBRANDO QUE SUA ORGANIZAÇÃO TAMBÉM ESTA SENDO AVALIADA * LEMBRANDO QUE SUA ORGANIZAÇÃO TAMBÉM ESTA SENDO AVALIADA

43 DÚVIDAS Acesse o Fórum de dúvidas e discussões. Chat dia 20/12/2012 Quinta-feira horário das 20:00 às 21:30 Hrs horário das 20:00 às 21:30 Hrs


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