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Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2 Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia

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Apresentação em tema: "Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2 Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2 Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia

2 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 2 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Processos de execução

3 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 3 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Recursos Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gestão de Recursos ExecuçãoMobilizar a Equipe do Projeto ExecuçãoDesenvolver a Equipe do Projeto ExecuçãoGerenciar a Equipe do Projeto

4 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 4 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Mobilizar a equipe do projeto PlanejamentoExecução Mobilizar a equipe do projeto

5 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 5 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Mobilizar a equipe do projeto Missão: Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das designações do projeto Considerações: O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários Se a mobilização não ocorrer impactos e até mesmo cancelamento Se não conseguirmos os principais podemos trabalhar alternativas Técnicas: Pré-designação deve ser respeitada ou negociada Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão dos recursos humanos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Pré-designação Negociação Contratação Equipes virtuais Análises de decisões multicritérios Designações da equipe do projeto Calendários de recursos PGP atualizado

6 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 6 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Mobilizar a equipe – técnicas e saídas Técnicas: Análises de decisões multicritérios: Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos Saídas: Designações de pessoal: O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc. Calendários de recursos: Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados PGP atualizado: Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos Humanos Os gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser levantados

7 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 7 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Desenvolver a equipe do projeto

8 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 8 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Desenvolver a equipe do projeto Missão: Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o desempenho do projeto Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes Plano de Gestão dos Recursos Humanos: Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão dos recursos humanos Designações da equipe do projeto Calendários de recursos Habilidades interpessoais Treinamento Atividades de construção da equipes Regras básicas Agrupamento (sala de guerra) Reconhecimentos e recompensas Ferramentas de avaliação da equipe Avaliação de desempenho da equipe Fatores ambientais atualizado

9 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 9 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Desenvolver a equipe - técnicas Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills): Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperação Meios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento de preocupações e acompanhamento Habilidades importantes dos GPs: Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc. Teoria X e Y de Douglas McGregor: Teoria X: As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível Teoria Y: As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços Regras básicas: Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e direciona o trabalho

10 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 10 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Desenvolver a equipe - técnicas Construção da equipes Propósito: Formar equipes realmente coesas Etapas da equipe: Formação (Forming): Individualismo e falta de abertura Conflito (Desordem ou Storming): Divergências de pontos de vista Acordo (Normalização ou Norming): Trabalho cooperativo e confiança mútua Desempenho (Performing): Interdependência e resolução de problemas Dispersão (Adjourning): A equipe conclui o trabalho e é liberada Estágios de Bruce Tuckman FormaçãoConflitoAcordoDesempenhoDispersão

11 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 11 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Pirâmide de Maslow e fatores de Herzberg Hierarquia de necessidades humanas Auto- realização Estima (status) Sociais Segurança Fisiológicas Crescimento Sobrevivência Motivação Fatores Higiênicos Resolução de problemas, etc. Própria, dos outros, etc. Amor, relacionamento, etc. Física, saúde, emprego, etc. Respiração, água, comida, etc. Abraham Maslow Frederick Herzberg

12 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 12 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Desenvolver a equipe - técnicas e saídas Técnicas: Reconhecimentos e recompensas: Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo Teoria das expectativas: Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então recompensado Saídas: Avaliação de desempenho da equipe: Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipe Evitar o Efeito Halo: Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente Fatores ambientais atualizado Aprendizados na administração de pessoal e avaliações

13 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 13 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar a equipe do projeto

14 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 14 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar a equipe do projeto Missão: Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho Observação e conversas: O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe Avaliação de desempenho do projeto: Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento Habilidades interpessoais do GP: Liderança, influência e tomada de decisão eficaz EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão dos recursos humanos Designação da equipe do projeto Avaliação de desempenho da equipe Registro de questões Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais Observação e conversas Avaliação de desempenho do projeto Gerenciamento de conflitos Habilidades interpessoais Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de questões, descrição de papéis e atribuições da equipe) Fatores ambientais atualizado Ativos de processos atualizado

15 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 15 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciamento de conflitos Natural, força a busca de alternativas e requer abertura Causas:Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas Focar:Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado Fatores:Importância, intensidade, posição, prazo e motivação Papel GP:Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução Técnicas: Confronto/Solução dos problemas: Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo Compromisso/Reconciliação/Negociação: Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha) Imposição/Força: Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde) Retirada/evitar: Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial Panos quentes/Acomodação: Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia

16 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 16 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Poderes do gerente de projeto TiposFonteExemploAvaliação EspecialistaAlto conhecimento no tema Ele já fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele Melhor RecompensatórioConcessão de recompensas Devido a seu desempenho, vou designá-lo para os testes do projeto Melhor Referencial Você é uma referência (carisma ou fama) O GP mais respeitado da organização diz: Acho que devemos mudar o template deste documento Bom Formal legítimo) Cargo ocupado Faça, pois estou no comando Ruim Penalizatório (coersivo) Capacidade de punir Se isto não estiver pronto, você não vai com a equipe para o Havaí Pior

17 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 17 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Estilos de gestão e liderança TiposDescrição Diretivo Diz o que as pessoas devem fazer Facilitador Coordena a participação de outras pessoas CoachingAjuda a alcançar objetivos ApoiadorFornece apoio no caminho Autocrático Todos devem fazer o que foi dito (top-down) Consultivo Coleta opiniões e serve a equipe (bottom-up) Consultivo/ Autocrático Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue Consensual Decide e resolve problemas em grupo Delegatório Define a meta e deixa as pessoas alcançá-las TiposDescrição Burocrático Exige o cumprimento de regras Carismático Energiza e incentiva a equipe (gera dependência) Democrático Participativo A equipe participa das decisões Laissez-faire Permite a ação, deixa em paz (não faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas) Analítico Coleta fatos com a equipe e toma decisões técnicas Condutor Fornece instruções constantes e conduz à conquistas Influente Foca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decisões em equipe

18 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 18 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar a equipe do projeto - saídas Solicitações de mudança: Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações Plano de gestão do projeto atualizado: Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal) Documentos do projeto atualizado: Registro de questões Fatores ambientais atualizado: Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais Ativos de processos atualizado: Documentação de lições aprendidas O que fizemos de bom?Como podemos melhorar? O que fizemos errado?Como corrigir e evitar? Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa

19 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 19 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Perfis das pessoas Certinho Lento Certinho Lento Desalinhado Produtivo Desalinhado Produtivo Alta Performance Desalinhado Lento Desalinhado Lento ? ? Valores Resultados Fonte: CHI08

20 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 20 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? A. Força B. Panos quentes C. Negociação D. Solução de problemas 2) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: A. O gerente da equipe D B. Apenas o gerente de projetos C. O gerente de projetos e a administração D. O gerente de projetos e o líder da equipe C Respostas: D e D

21 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 21 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Integração Grupo de ProcessoProcesso IniciaçãoDesenvolver o Termo de Abertura do Projeto PlanejamentoDesenvolver o Plano de Gestão do Projeto ExecuçãoOrientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto MonitoramentoMonitorar e Controlar o Trabalho do Projeto MonitoramentoRealizar o Controle Integrado de Mudanças EncerramentoEncerrar o Projeto ou Fase

22 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 22 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

23 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 23 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Missão: Orientar e gerir o trabalho para realizar as entregas e gerar dados de desempenho Entregas: Produto, resultado ou capacidade verificável, concluída pela equipe do projeto Dados de desempenho do trabalho: Dados reais de execução que serão comparados os previstos EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão do projeto Solicitações de mudanças aprovadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinião especializada Sistemas de informação de gestão de projetos (SIGP) Reuniões Entregas Dados de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (Documentos de requisitos, registo de: questões, premissas, riscos e partes interessadas)

24 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 24 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Solicitação de Mudanças Solicitações de Mudanças ou Requisições de Mudanças: CR = Change Request ou RFC = Request For Change Passam pelo Comitê de Controle de Mudanças (CCM) para aprovação Tipos de Mudanças: TipoSolicitante TípicoDescriçãoAlçada Ação PreventivaGP / EquipeAção documentada para redução da probabilidade ou consequências de riscos GP Ação CorretivaGP / EquipeAção documentada para que o trabalho futuro gere os resultados esperados dele GP Reparo de DefeitoCliente / UsuárioAção para substituição ou reparo de componente defeituoso GP AtualizaçõesCliente / UsuárioAjustes em: escopo, prazo, custo, qualidade ou outros documentos do projeto CCM

25 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 25 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) O projeto A tem uma TIR (Taxa Interna de Retorno) de 21%. O projeto B tem uma TIR de 7%. O projeto C tem uma TIR de 31%. O projeto D tem uma TIR de 19%. Qual seria o MELHOR projeto? A. Projeto A B. Projeto B C. Projeto C D. Projeto D 2) Qual dos itens abaixo NÃO é uma saída do processo responsável pela geração das entregas do projeto? A. Entregas concluídas pela equipe B. Dados de desempenho do trabalho C. Solicitações de mudanças (preventivas, corretivas ou atualizações) D. Linha de base do escopo do projeto Respostas: C e D

26 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 26 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Partes Interessadas Grupo de ProcessoProcesso IniciaçãoIdentificar as Partes Interessadas PlanejamentoPlanejar a Gestão de Partes Interessadas ExecuçãoGerenciar o Engajamento das Partes Interessadas MonitoramentoControlar o Engajamento das Partes Interessadas

27 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 27 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar o engajamento das partes interessadas

28 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 28 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar o engajamento das partes interessadas Missão: Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas Esclarecer e solucionar as questões identificadas Habilidades interpessoais: Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças Habilidades de gestão: Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão das partes interessadas Plano de gestão das comunicações Registro de mudanças Ativos de processos organizacionais Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento Registro de questões Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de partes interessadas) Ativos de processos atualizado

29 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 29 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar o engajamento das partes interessadas Saídas: Registro de questões: Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas Solicitações de mudanças: Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações) Plano de gestão do projeto: Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc. Documentos do projeto atualizado: Registro de partes interessadas Ativos de processos atualizado: Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

30 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 30 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? A. Partes interessadas. B. Patrocinador. C. Equipe do projeto. D. Gerentes funcionais. 2) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? A. Validar o escopo. B. Controle integrado de mudanças. C. Planejamento do escopo. D. Análise das partes interessadas. Resposta: A e D

31 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 31 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Qualidade Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gestão de Qualidade ExecuçãoRealizar a Garantia de Qualidade MonitoramentoControlar a Qualidade

32 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 32 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar a garantia da qualidade

33 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 33 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar a garantia da qualidade Missão: Auditar os requisitos de qualidade e medições de qualidade para garantir que sejam aplicados os padrões de qualidade durante a execução Documentos do projeto: Qualquer documento relevante para garantia de qualidade Medições de controle de qualidade: Resultados das medições de qualidade realizadas EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão da qualidade Plano de melhoria de processos Métricas de qualidade Medições de controle de qualidade Documentos do projeto Ferramentas de gestão e controle de qualidade Auditorias da qualidade Análise do processo Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (relatórios de auditoria, planos de treinamento e documentação de processo) Ativos de processos atualizados

34 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 34 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar a garantia da qualidade - técnicas Ferramentas de gestão e controle de qualidade: Diagrama de afinidades, árvores de decisões (PDPC), dígrafos inter- relacionados, diagramas de árvore, matriz de priorização, diagramas de redes de atividades e diagramas matriciais Auditorias de qualidade: Auditor independente verifica a conformidade com os planos Análise do processo: Executar atividades previstas no Plano de Melhoria de Processo para identificação e execução das melhorias necessárias e possíveis Ferramentas de Qualidade

35 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 35 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar a garantia da qualidade - saídas Solicitações de mudanças: Podem incluir Ações Preventivas, Ações Corretivas e Reparos de Defeitos Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão da qualidade Plano de gestão do escopo Plano de gestão do cronograma Plano de gestão de custos Documentos do projeto atualizado: Incluem entre outros: Relatórios de Auditoria, Planos de Treinamento e Documentos de Processos Ativos de processos atualizados: Normalmente os padrões de qualidade são atualizados

36 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 36 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) A qualidade é obtida quando: A. Os requisitos são cumpridos. B. As expectativas do cliente são superadas. C. O cliente indica sua aceitação do produto ou serviço. D. O Cliente para de pedir recursos adicionais. 2) Analisar o processo de execução dos casos de testes que está causando lentidão nos Testes de Aceite é uma técnica de qual processo? A. Planejar a gestão de qualidade. B. Realizar a garantia de qualidade. C. Controlar a qualidade. D. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Resposta: A e B

37 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 37 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Comunicações Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gestão de Comunicações ExecuçãoGerenciar as Comunicações MonitoramentoControlar as Comunicações

38 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 38 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar as comunicações

39 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 39 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar as comunicações Missão: Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de gestão das comunicações Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta Sistemas de gestão de informação: Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto Reportando o desempenho: Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc. EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão das comunicações Relatórios de desempenho do trabalho Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Tecnologias de comunicação Modelos de comunicação Métodos de comunicação Sistemas de gestão de informação Reportando o desempenho Comunicações do projeto Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto) Ativos de processos atualizado

40 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 40 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Gerenciar as comunicações - saídas Comunicações do projeto: Além de feitas, devem ser arquivadas Documentos do projeto atualizado: Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto Ativos de processos atualizado: Notificações feitas às partes interessadas Relatórios do projeto Apresentações do projeto Registros do projeto Feedbacks recebidos das partes interessadas Documentação de lições aprendidas

41 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 41 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) As comunicações referentes a um contrato devem tender para: A. Comunicação escrita formal. B. Comunicação verbal formal. C. Comunicação escrita informal. D. Comunicação verbal informal. 2) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é: A. Trocar informações sobre o projeto. B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo. C. Emitir autorizações de trabalho. D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe. Resposta: A e A

42 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 42 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Execução - Aquisições Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gestão de Aquisições ExecuçãoRealizar as Aquisições MonitoramentoControlar as Aquisições EncerramentoEncerrar as Aquisições

43 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 43 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar as aquisições

44 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 44 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar as aquisições Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto: Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas:Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e Rastreabilidade EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão das aquisições Documentos de aquisição Critérios para seleção de fontes Propostas de fornecedores Documentos do projeto Decisões de fazer ou comprar Declarações de trabalho de aquisições Ativos de processos organizacionais Reuniões com licitantes Técnicas de avaliação de propostas Estimativas independentes Opinião especializada Publicidade Técnicas analíticas Negociação de aquisições Fornecedores selecionados Acordos Calendários de recursos Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade, registro de riscos e registro de partes interessadas)

45 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 45 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar as aquisições - técnicas Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais Negociações de aquisições: Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados

46 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 46 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar as aquisições - saídas Fornecedores selecionados: Fornecedores escolhidos e contratados Acordos: Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridos Dependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com: Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc. Calendários dos recursos: Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas Solicitações de mudança: Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM Plano de gestão do projeto: Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições

47 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 47 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. B. Cancelar as negociações. C. Só negociar os itens principais. D. Adiar as negociações. 2) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer? A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o trabalho recomece. B. Verificar se o subcontratado tinha seguro. C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto. D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o sistema de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio. Resposta: D e C

48 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 48 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitoramento & Controle

49 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 49 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Processos de monitoramento e controle

50 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 50 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Dados, informações e relatórios de desempenho

51 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 51 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitoramento & Controle Integração Grupo de ProcessoProcesso IniciaçãoDesenvolver o Termo de Abertura do Projeto PlanejamentoDesenvolver o Plano de Gestão do Projeto ExecuçãoOrientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto MonitoramentoMonitorar e Controlar o Trabalho do Projeto MonitoramentoRealizar o Controle Integrado de Mudanças EncerramentoEncerrar o Projeto ou Fase

52 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 52 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitorar e controlar o trabalho do projeto

53 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 53 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitorar e controlar o trabalho do projeto Missão: Acompanhar, revisar e reportar o progresso do projeto para atender os objetivos do projeto Monitoramento Sensibilidade e Controle Ações: Principal comparação: Previsto x Realizado Indicação e acompanhamento de ações corretivas e preventivas Identificação, análise e acompanhamento de novos riscos Manutenção de informações para: análise de desempenho e previsões Fornecimento de previsões para a atualização de custos e tempo Monitoramento da execução das mudanças aprovadas EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão do projeto Previsões de cronograma Previsões de custos Solicitações de mudanças aprovadas Informações de desempenho do trabalho Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinião especializada Técnicas analíticas Sistemas de informação de gestão de projeto Reuniões Solicitações de mudanças Relatórios de desempenho do trabalho Planos de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (previsões de cronograma e de custos, relatórios de desempenho do trabalho e registro de questões)

54 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 54 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Técnicas analíticas Análise de Variação Análise de Tendências (Projeção do Realizado) Previsões (Valores no Término)

55 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 55 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitorar e controlar o trabalho do projeto - saídas Solicitações de mudanças: Ações preventivas, ações corretivas e reparos de defeito Relatórios de desempenho do trabalho: Memorandos, justificativas, recomendações, etc. Relatório de Status ou Relatório de Desempenho (deve ser combinado): Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior) Resultados da análise da variação, análise de tendências e previsões Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos) Resumo das mudanças aprovadas no período Situação atual dos problemas (questões) e riscos Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas Planos de gestão do projeto atualizado: Podem ser atualizados: Planos de gestão de: escopo, requisitos, cronograma, custos e qualidade Linhas de base de: escopo, cronograma e custos

56 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 56 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar o controle integrado de mudanças

57 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 57 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Realizar o controle integrado de mudanças (CIM) Missão: Avaliar o impacto, revisar, aprovar e gerir as Solicitações de Mudança (CRs) no PGP, em entregas, documentos e ativos Atividades do Comitê de Controle de Mudanças (CCM): Revisar, analisar e aprovar ou rejeitar rapidamente as mudanças (ações corretivas e preventivas, reparos de defeitos e atualizações) Atividades de responsabilidade do Gerente do Projeto: Influenciar as partes interessadas a fazer somente as mudanças necessárias Documentar todos os impactos das mudanças no projeto e levar para o CCM Cuidar para que somente CRs aprovadas mudem as Linhas de Base Gerenciar e coordenar as mudanças aprovadas através do projeto EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão do projeto Relatórios de desempenho do trabalho Solicitações de mudança Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinião especializada Reuniões Ferramentas de controle de mudanças Solicitações de mudança aprovadas Registro de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados

58 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 58 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Processo padrão de uma Solicitação de Mudança Atividades de configuração no processo de CIM: Identificar os itens de configuração afetados Contabilizar o andamento das mudanças nos itens de configuração Auditar e verificar os itens de configuração afetados

59 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 59 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) Uma ação corretiva aprovada é uma entrada para: A. Validar o escopo B. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto C. Desenvolver o termo de abertura do projeto D. Desenvolver o cronograma 2) Você está assumindo um projeto durante o grupo de processos de planejamento e descobre que seis pessoas assinaram o termo de abertura do projeto. Qual, dentre as opções a seguir, deve ser a sua MAIOR preocupação? A. Quem participará do comitê de controle de mudanças B. Dedicar mais tempo ao gerenciamento de configuração C. Conseguir um único patrocinador para o projeto D. Determinar a estrutura de relatórios Respostas: B e B

60 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 60 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Monitoramento & Controle Partes Interessadas Grupo de ProcessoProcesso IniciaçãoIdentificar as Partes Interessadas PlanejamentoPlanejar a Gestão de Partes Interessadas ExecuçãoGerenciar o Engajamento das Partes Interessadas MonitoramentoControlar o Engajamento das Partes Interessadas

61 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 61 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Controlar o engajamento das partes interessadas

62 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 62 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Controlar o engajamento das partes interessadas Missão: Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas Documentos do projeto: Entradas:cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas, questões e mudanças Saídas:registros de partes interessadas e de questões EntradasFerramentas e TécnicasSaídas Plano de gestão do projeto Registro de questões Dados de desempenho do trabalho Documentos do projeto Sistemas de gestão de informações Opinião especializada Reuniões Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (registro de partes interessadas e registro de questões) Ativos de processos organizacionais atualizado

63 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 63 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Controlar o engajamento das partes interessadas - saídas Informações de desempenho do trabalho: Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações Solicitações de mudanças: Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas Plano de gestão do projeto atualizado: Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão do Projeto Ativos de processos organizacionais atualizado: Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios, apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos de lições aprendidas

64 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 64 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Exemplos de questões 1) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um: A. Relatório de análise de tendências. B. Relatório de análise de previsões. C. Relatório de análise de situação. D. Relatório de análise de variações. 2) Na gestão de comunicações do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente? A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução. B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras. C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns com os outros. D. Cada parte interessada pode ter necessidades de comunicações diferentes. Resposta: D e D

65 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 65 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Referências SiglaReferência CER03 CERTO, Samuel. Administração Moderna. 9ª. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, CHI08 CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas, 3ª. Ed., Elsevier – Campus, 2008.

66 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo GarciaAula 4 de 5 - slide 66 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE Obrigado!


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