1 Contratação e Negociação Carlos Mata DEM/STM Instituto Superior Técnico, 2002.

Apresentação em tema: "1 Contratação e Negociação Carlos Mata DEM/STM Instituto Superior Técnico, 2002."— Transcrição da apresentação:

1 1 Contratação e Negociação Carlos Mata DEM/STM Instituto Superior Técnico, 2002

2 2 Contratação •É o processo de natureza administrativa para estabelecer um contrato com uma entidade para o fornecimento de um bem ou de um serviço: –aquisição de materiais –prestação de serviços –contratos de empreitada –contratos de trabalho –etc… •Terá tipicamente quatro fases: PreparaçãoConsultaAnáliseAdjudicação

3 3 Preparação: que tipo de consulta pretendemos ? •Grau de abertura da consulta –totalmente aberta/concurso público –consulta limitada por convite –negociação directa •Tipo de fixação do preço –preço global (“lumpsum” contract) –série de preços –custos demonstrados+ “fee” de gestão •Grau de fragmentação do âmbito do concurso –Contrato EPC –Contratos “E” e “P” e “C” separados –Vários pequenos ou um grande

4 4 Grau de abertura da consulta •Atrai muitos concorrentes => Preço baixa •Não há garantia de ter os melhores concorrentes •Carga administrativa e de análise elevada •Mas… garante igualdade de acesso a todos pelo que é o obrigatório quando estão envolvidos dinheiros públicos •Menor concorrência => Risco de acordo ou preços altos •Menor poder negocial do dono de obra •Exige conhecimento do negócio pelo dono de obra •Rapidez •Um compromisso entre os dois anteriores Concurso público Negociaç. directa Consulta limitada

5 5 Tipo de fixação de preço •Preço global (“lumpsum” contract) –Fixação do risco de preço unitário e de quantidades, que ficam ambos com o concorrente –Os concorrentes poderão apresentar preços muito elevados para cobrir o risco •Série de preços –Partilha do risco de preço unitário e de quantidades, que ficam com o concorrente e com o dono de obra, respectivamente •Custos demonstrados+ “fee” de gestão –Fixação do risco de preço unitário e de quantidades, que ficam ambos com o dono de obra

6 6 Grau de fragmentação •A fragmentação gera especialização, o que pode levar a um aumento da qualidade e a uma diminuição de custos •Por outro lado, cria interfaces internos ao projecto, com potenciais pontos de falha e obrigando a um maior esforço de gestão de projecto •Depende também do grau de controlo que o dono de obra queira ter sobre certas partes do projecto (por exemplo, separar a aquisição de certos equipamentos do restante do projecto)

7 7 Consulta: documentos básicos •Anúncio: “os dados básicos do projecto” •Programa: “as regras para ir a jogo” •Caderno de Encargos. “o que se pretende e como –parte contratual –parte técnica

8 8 Programa •Quem pode concorrer ? –Experiência relevante –Capacidade financeira –Alvarás –Certificações •Como é o processo ? –Data e local de recolha da documentação –Data e local de entrega das propostas –Abertura:data, formato, local –Preço do processo (ou “bid bonds”) –Forma de apresentação dos documentos –Pedidos de esclarecimento •Como vencer ? –Critérios de avaliação das propostas –Peso dos vários critérios –Razões para exclusão –Possibilidade de variantes

9 9 Caderno de encargos: parte contratual (I) •Âmbito do trabalho (descrito em detalhe na parte técnica) •Preço e condições financeiras –Tipo de preço (global, série, custo + margem) –Prazo de pagamento –Inflacionamento e revisão de preços •Limitação de responsabilidades –Do dono de obra –Do concorrente –De terceiros •Prazos e multas por atraso

10 10 Caderno de encargos: parte contratual (II) •Alocação de riscos –Do concorrente –Do dono de obra –Partilhados –Força Maior •Gestão corrente do contrato –Organigrama e CVs chave –Facturação –Comunicação: forma, deveres –Testes e ensaios –Fecho do contrato –Seguros

11 11 Caderno de encargos: parte contratual (III) •Obrigações legais e normas e regulamentos a cumprir •Subcontratação •Litígios –Forma de dirimir –Foro –Lei –Língua •Garantias pós-execução Tudo isto define aquilo que o concorrente nos está a oferecer

12 12 Caderno de encargos: parte técnica •Notas técnicas •Desenhos •Especificações •Listas de materiais •Métodos construtivos •Sistemas de controlo •Regras de Qualidade

13 13 Fases seguintes •Abertura •Análise de propostas –poderá incluir esclarecimentos e/ou negociação •Adjudicação •Arranque do contrato – consignação –“kick-off meetings” •Expediting •Testes Finais •Recepção

14 14 Negociação A negociação é uma arte, mas também uma técnica. Como tal pode ser trabalhada de modo a aumentar a probabilidade de antigir objectivos. Podemos dividir o processo negocial em fases: PreparaçãoPropostaDebate“Regateio”Fecho

15 15 Preparação •Identificar os objectivos e os limites do mandato: listar e prioritizar •Juntar e organizar informação •Estudar o adversário: ver a negociação no prisma dele: –forças e fraquezas –personalidades –objectivos •Escolher uma estratégia •Criar uma atmosfera

16 16 Proposta, debate, “regateio” (I) •Começar por generalidades, para medir a atmosfera •Fazer uma proposta muito genérica, usanda palavras que permitam aprofundamento, mas também recuo, deixando opções em aberto •Se nos tocar responder a uma proposta: –clarificar –procurar variantes –atrasar, gerir o tempo •Estabelecer posições

17 17 •Enfraquecer a posição contrária: procurar os pontos fracos, expô-los bem alto •Utilizar vários papéis na nossa equipa negocial: –o “tipo simpático” cria empatia e desejo de fecho –o “mauzão” lembra à outra parte quão difíceis as coisas podem ser –o “radical” esmiuça todas as questões e cria desgaste –um dos membros da equipa pode fazer sínteses após os precedentes, apresentando a nossa posição objectivo como se fosse uma média das posições das duas partes •Consoante a relação de forças: “bluff”, intimidação, ameaça, insulto, dividir para reinar, questionar, apelar emocionalmente, ou seja, testar os limites Proposta, debate, “regateio” (II)

18 18 Fechar a negociação •Estar pronto para fazer concessões •Negociar em “pacote” •Gerir o tempo •Discutir os termos do acordo •“Fazer a proposta final” (máximo uma vez + fecho) •Cumprir o acordado