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Gerenciamento Eletrônico de Documentos com Aplicação do GED

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Apresentação em tema: "Gerenciamento Eletrônico de Documentos com Aplicação do GED"— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos com Aplicação do GED

2 Organograma

3 Objetivos Objetivo Geral Contribuir para preservação dos documentos e organizar eletronicamente a documentação através de uma ferramenta que provê facilmente um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e permitir aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente. Objetivo Especifico Implantar sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em obras raras da Biblioteca do Senado Federal.

4 Benefícios Esperados Agilidade no acesso e recuperação das informações; Possibilidade de usuários acessarem o mesmo documento simultaneamente; Melhoria no processo de tomadas de decisão; Melhor qualidade no atendimento ao usuário; Qualidade do arquivo mestre é mantida, sendo assim o número de copias tirados dele não interfere na qualidade do mesmo; Oportunidade dos usuários de qualquer lugar do mundo pesquisar as obras digitalizadas através da disponibilização pela web; Menos acesso de pesquisa do material físico mantendo assim a descrição e vida útil da obra; Preservação do estado de saúde do usuário evitando o contato físico da obra já que se encontra na forma digital.

5 Premissas e Restrições Premissas Assume-se que as informações fornecidas pela Biblioteca do Senado Federal estejam totalmente corretas, evitando impactos negativos na execução do projeto. O mão de obra para elaboração, planejamento e implantação será paga pela Biblioteca do Senado Federal dentro do prazo acordado, afim de não impactar no decorrer do projeto. Estes serão profissionais com perfil adequado as funções, sendo necessário a aprovação do Gerente de Projeto. A Biblioteca do Senado Federal irá disponibilizar local apropriado para as tarefas a serem executadas; A equipe de projetos será responsável por todas as tarefas que envolvem a elaboração, planejamento e implantação do projeto de digitalização de obras raras, sem a necessidade de contratação de serviços terceirizados.

6 Premissas e Restrições Restrições Todas as atividades relacionadas a elaboração e planejamento devem ser executadas em local apropriado; O projeto deverá ser entregue antes da do dia 08/07/2011; A interface do sistema deve ser desenvolvida pelo departamento de tecnologia (PRODASEN) da Biblioteca do Senado Federal; Todas as atividades relacionadas ao projeto deverão ser feitas em ambiente que condiz com a politica de segurança da Biblioteca do Senado Federal; A implantação deverá ser efetuada nas instalações da Biblioteca do Senado Federal. As informações solicitadas pelos cliente serão respondidas em até 02 dias úteis.

7 Analise dos Stakeholders StakeholdersNatureza de InteressePosição PRODASEN Gerar o banco de dados, programar a interface do sistema e disponibilizar o parque digital. Favorável Biblioteca Digital Armazenar, preservar e divulgar o acesso em formato digital dos documentos de interesse do Poder Legislativo em mecanismo de busca via intranet. Favorável Administrador do Sistema Planejar, programar, coordenar, controlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins. Favorável Bibliotecários Controlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins. Favorável Usuários Acessar via intranet corporativa os mecanismos de busca de documento do interesse publico ou patrimônio cultural Favorável

8 Beneficiários SBIB - Secretária de Biblioteca: compete a providenciar sobre o expediente, as audiências e a representação de seu titular. SSPES - Subsecretaria de Pesquisas e Recuperação de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de pesquisa parlamentar, recuperação de informações bibliográficas, circulação manutenção e conservação do acervo SSPTEC - Subsecretaria de Processamento Técnico de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de desenvolvimento de coleções de processamento de livros, de jornais, de artigos de revistas, de coleções de revistas e do acervo digital. Usuários: usuários que utilizam serviços disponibilizados pela biblioteca.

9 Recursos Necessários ao Projeto FunçãoQtdeSalárioMesesValor Total Gerente de Projetos01R$ 8.000,0012R$ ,00 Líder de Projetos01R$ 5.000,0012R$ ,00 Analista de Sistemas03R$ 3.500,0012R$ ,00 Analista de Requisitos02R$ 3.500,0012R$ ,00 Webmaster01R$ 2.500,0012R$ ,00 Secretária02R$ 1.000,0012R$ ,00 Valor total estimado para serviços de mão de obra especializadaR$ ,00 Recursos Humanos

10 Recursos Necessários ao Projeto Material de Consumo CódigoDiscriminaçãoQtdeValor Unit.Valor Total X001Agenda30R$ 10,00R$ 300,00 X002Almofada para carimbos05R$ 1,50R$ 7,50 X003Apagador02R$ 3,50R$ 7,00 X004Bandeja para papéis05R$ 5,50R$ 27,50 X005Bloco para rascunho50R$ 2,75R$ 137,50 X006Borracha30R$ 1,50R$ 45,00 X007Caderno20R$ 8,50R$ 170,00 X008Caneta50R$ 2,00R$ 100,00 X009Carimbos em geral15R$ 2,50R$ 37,50 X010Envelope500R$ 0,10R$ 50,00 X011Extrator de grampos20R$ 1,10R$ 22,00 X012Fita adesiva20R$ 2,60R$ 52,00 X013Grafite50R$ 0,50R$ 25,00 X014Grampeador20R$ 4,50R$ 90,00 X015Grampos30R$ 1,40R$ 42,00 X016Lacre02R$ 6,50R$ 13,00 X017Lápis20R$ 1,50R$ 30,00 X018Lapiseira20R$ 4,50R$ 90,00 X019Perfurador05R$ 8,00R$ 40,00 X020Régua15R$ 3,00R$ 45,00 X021Tesoura15R$ 4,00R$ 60,00 X022Toner05R$ 250,00R$ 1.250,00 Valor total estimado para material de consumoR$ 2.641,00

11 Recursos Necessários ao Projeto Material Permanente CódigoDiscriminaçãoQtdeValor Unit.Valor Total Y001Aparelho de telefonia1480, ,00 Y002Central telefônica ,00 Y003Interfone01500,00 Y004Cafeteira elétrica01450,00 Y005Ar Condicionado , ,00 Y007Geladeira01700,00 Y008Dicionários1430,00420,00 Y009Enciclopédia1435,00490,00 Y010Alarme01550,00 Y011Extintor de incêndio02200,00400,00 Y012Circuito interno de TV ,00 Y013Aparelho para encadernação01150,00 Y014Copiadora ,00 Y015Data show , ,00 Y016Bebedouro01250,00 Y017Computador , ,00 Y018Impressora02800, ,00 Y019Kit multimídia1445,00630,00 Y020Modem02180,00360,00 Y021Armário04450, ,00 Y022Balcão01750,00 Y023Poltrona14350, ,00 Y024Mesa12600, ,00 Y025Quadro para editais e avisos0260,00120,00 Y026Relógio de ponto Eletrônico ,00 Valor total estimado para material permanenteR$ ,00

12 Fornecedores CódigoRazão SocialEspecialidadeValor Total FN001KalungaMaterial para Escritório6.301,00 FN002CTISTecnologia26.980,00 FN003TrilobitApontamento Eletrônico3.990,00 FN004DannaMoveis para Escritório14.650,00 FN005Casas BahiaVarejista7.550,00 FN006Indústrias RossiSegurança5.750,00 Valor total estimado para material permanente65.221,00

13 Perfis dos Profissionais Gerente de Projetos  Profissional com experiência em desenvolvimento de software, vivência em gerenciamento de projetos, domínio de técnicas, processos e ferramentas de gerenciamento e preferencialmente com uma especialização na área de projetos (MBA) e ou uma certificação internacional como o PMP. Líder de projetos  Profissional com habilidade para gerenciar a equipe e que tenha uma boa bagagem técnica e principalmente visão de processos, técnicas e boas práticas de gerenciamento de projetos. Analista de Sistemas  Profissional com habilidade para analisar de forma clara e objetiva os requisitos de acordo com a especificação do cliente e alinhado a estratégia do produto, utilizando as ferramentas e padrões definidos pela metodologia de desenvolvimento. Ser o responsável pela definição junto ao desenvolvedor apoiando na implementação. Analista de Requisitos  Profissional com habilidade para gerenciar os requisitos do sistema. É responsável pela análise do problema dos usuários e stakeholders, pela definição das necessidades dos mesmos, das características funcionais e não funcionais do sistema, pela identificação, organização, documentação e gerência das mudanças nos requisitos. Webmaster  Profissional com habilidade para criação de layouts, campanhas de mailling marketing, diagramação de conteúdo, tratamento de fotos e criação de banners. Conhecimentos, em HTML, CSS, Tableless Design e criação.

14 DUVIDAS?!?

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16 É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: Gerenciamento Eletrônico de DocumentoGED Entreprise Content Management ECM Essas tecnologias trabalham reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas. Preservação (Backups) Distribuição (recuperação) Armazenamento (publicação) Gerenciamento (Tratamento/Workflow) Captação

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19 Armazenamento Distribuição

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21 Convencional Eletrônico

22 Preparação/Indexação Tratamento Arquivístico (Físico); Classificação (Organiz. Documental); Captura (Digitalização); Processamento/Indexação (Ass. Digital e Microfilmagem); Preservação (Físico)/ Armazenamento (Digital). Gestão/Consulta/Eliminação Mudanças para facilitar a Eliminação; Acompanhamento Automatizado da Produção; Gestão do Ciclo Documental (workflow); Gestão Integrada da Informação (Digital); Distribuição/Consultas (Público Final e Recuperação Rápida).

23 Dezembro de Total de documentos tratados, mais de:  100 mil caixas tratadas;  800 mil processos;  90 milhões de páginas;  135 milhões de imagens geradas.

24 Pré-Classificação Classificação Arranjo Revisão da Classificação Sistema Etiqueta Higienização Digitalização Microfilmagem Remontagem Controle de Qualidade Definitivo TRANSPORTE Certificação Mais de 100 profissionais, distribuídos em 14 etapas de tratamento.

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26 Participantes - Nome: Francisco Alencar Moura - Cargo/Papel: Gerente de Projetos - Nome de Guerra: Franfran - Nome: Silvio Meireles Soares - Cargo/Papel: Líder de Projetos - Nome de Guerra: Ursinho - Nome: Maicolm Ramos Bezerra - Cargo/Papel: Analista de Sistemas - Nome de Guerra: Transão - Nome: Ronan Alves de Castro Neto - Cargo/Papel: Analista de Requisitos - Nome de Guerra: Trainee - Nome: Marcio Christian - Cargo/Papel: Webmaster - Nome de Guerra: Mestre dos Magos

27 The End The world in your’s hand...


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