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Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA.

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1 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA

2 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Planejamento e gestão estratégica Setor PrivadoSetor Público Gerar resultados para aumentar a riqueza dos acionistas. Gerar resultados para promover o bem estar coletivo e elevar a qualidade de vida da sociedade.

3 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa MISSÃO DO IFAM Promover, com excelência: educação, ciência e tecnologia para o desenvolvimento da Amazônia Consolidar a instituição como referência nacional em educação, ciência e tecnologia VISÃO DO IFAM

4 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa VALORES Ética Qualidade Responsabilidade Cidadania Humanização

5 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Planejamento Estratégico Diretrizes de Ensino de Graduação DiretrizMetaAçãoPrazoRes- ponsá- veis CustoResulta- dos Es- perados Consoli- dar o Formar profissio nais integral 1. Jograd Ensino de Grad. mente, para o Mercado 2. Educa 6ª 3. Progr. Extensão

6 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Planejamento Estratégico Diretrizes de Gestão e Infraestrutura DiretrizMetaAçãoPrazoRespon- sáveis CustoResultados Esperados Diretrizes de Recursos Humanos DiretrizMetaAçãoPrazoRespon- sáveis CustoResultados Esperados

7 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE SWOT S trenghts (FORÇAS) W eaknesses (FRAQUEZAS) O pportunities (OPORTUNIDADES) T hreats (AMEAÇAS)

8 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE SWOT A análise SWOT estabelece para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças; Forças e Fraquezas são fatores internos; Oportunidades e ameaças são fatores externos; Um Diagrama SWOT analisa um projeto ou um negócio através do foco em cada um desses fatores; A análise SWOT consiste tipicamente de quatro caixas, uma para cada área; Os Diagramas SWOT podem ser usados especialmente quando precisa-se decidir se um processo deve ser levado em frente ou não, os prós e os contras.

9 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Imaginário SWOT Pontos FortesFraquezas Oportunidades Ameaças

10 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa DIAGRAMAS SWOT Infraestrutura Localização Gestores e Colaboradores focados Administração contextualizada O segmento de mercado está em crescimento Novos mercados potenciais Potencialidade de diversificação dentro do mercado Dispersão do negócio Ausência de força de vendas Marketing fraco Economia Lenta pode reduzir demanda O mercado pode tornar o preço sensível Concorrentes podem entrar no segmento de mercado

11 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Como é a análise SWOT A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos:

12 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Pontos Fortes: O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem? Que recursos especiais você possui e pode aproveitar? O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem? Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais.

13 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Pontos Fracos: No que você pode melhorar? Onde você tem menos recursos que os outros? O que outros acham que são suas fraquezas? Quando percebem-se um ponto fraco devem-se agir para corrigi-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

14 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Ameaças: Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ? O que seu concorrente anda fazendo? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação.

15 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Questionamentos: Oportunidades: Quais são as oportunidades externas que você pode identificar? Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor? As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação.

16 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Ciclo de Controle do PDCA (Plan, Do, Check e Action) AÇÃO CORRETIVA PLANEJAR (definir objetivo, meta e método) DESENVOLVER (treinar e implantar) CHECAR Objetivo Meta Método P D Treinar Implantar C A

17 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa GERENCIAMENTO DA ROTINA Tem como objetivo fundamental a manutenção da qualidade dos processos. Uma vez implantada, deve ser delegada a subordinados liberando os dirigentes para os processos de Melhorias. Um levantamento geral dos problemas da organização, deve preceder ao próprio estabelecimento da gerência da rotina, visando o treinamento do pessoal.

18 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa GERENCIAMENTO DA ROTINA ATRAVÉS DO CICLO PDCA O Ciclo PDCA deve ser girado tantas vezes como seja necessário para que os processos insatisfatórios se transformem em satisfatórios. Atingido este ponto, eles deverão ser trabalhados para as correspondentes Melhorias. OBJETIVOS FUNDAMENTAIS DA ROTINA: ESTABILIDADE E PREVISIBILIDADE

19 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa O CICLO PDCA NA IMPLANTAÇÃO DA QUALIDADE TOTAL C A D P AÇÃO CORRETIVA METAS MEIOS (PADRÕES) TREINAMENTO EXECUÇÃO: FAZER AVALIAÇÃO DO PROCESSO IDENTIFICAÇÃO DE PROBLEMAS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

20 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Aumento dos resultados sem aumento dos recursos financeiros Melhoria Contínua da qualidade dos serviços Redução das despesas sem redução dos serviços Fazer mais (quantidade) e melhor (qualidade) com menos (recursos)!

21 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Análise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.

22 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.

23 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA Para identificar o problema é necessário definir a meta para otimização dos gastos.

24 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA Para entender melhor as características do Problema é realizada a Análise de Fenômeno.

25 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA A partir do menor nível possível de desdobramento do problema devem ser identificadas suas causas fundamentais através de uma Análise de Processo.

26 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE DO PROCESSO - ISHIKAWA Para alcançar as metas estabelecidas é necessário identificar as causas do problema. ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA ELEVADO GASTO COM TELEFONIA FIXA RECURSOS PESSOAS EQUIPAMENTOS AMBIENTE PROCESSOS INFORMAÇÕES CAUSAS Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos

27 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ANÁLISE DO PROCESSO A identificação das causas acontece por meio de Brainstormings. Para o sucesso dessa fase alguns fatores são necessários. Pontos Críticos para o sucesso na identificação das causas dos problemas Devem participar PESSOAS com CONHECIMENTO do problema e que possam ajudar a identificar as causas As causas devem ser discutidas profundamente para encontrarmos a CAUSA RAIZ (Método dos PORQUÊS) TODOS devem ter a oportunidade de colocar as suas IDÉIAS O CHEFE, caso esteja presente, FALAR POR ÚLTIMO para não inibir as pessoas presentes A PRIORIZAÇÃO das causas com maior impacto sobre o resultado deve acontecer por CONSENSO do grupo

28 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA Para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas e as causas do problema bloqueadas são elaborados os Planos de ação.

29 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PLANO DE AÇÃO Após o levantamento das causas elas são priorizadas para que sejam sistematicamente eliminadas através de planos de ação consistentes. CAUSAS PRIORITÁRIAS CAUSAS PRIORITÁRIAS Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora GVT para interurbanos

30 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PLANO DE AÇÃO Para o sucesso do plano de ação alguns cuidados devem ser tomados Pontos Críticos para um bom plano de ação Ações CLARAS e OBJETIVAS que resolvam efetivamente o problema. (Ex: Mudar tabela de preço X Fazer reunião para discutir tabela de preços) Ações com PRAZOS claramente determinados (Ex: até 31/8/2007 X Até o final do ano) Ações com um RESPONSÁVEL bem definido (Ex: João X Contabilidade) Ações com apenas 1 dono (Ex: Jorge X Jorge e João) Evitar ações desnecessárias. FOCAR sempre naquilo que é essencial para economizar recursos. (Se 1 ação resolve o problema não planejar 3)

31 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA Só é possível atingir resultados se as ações definidas forem efetivamente executadas.

32 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa EXECUÇÃO DO PLANO DE AÇÃO Para garantir que as ações definidas sejam executadas elas devem ser monitoradas.

33 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA Os resultados são acompanhados e os desvios são analisados profundamente e são efetuadas correções para recuperar o resultado.

34 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ACOMPANHAMENTO MENSAL Mensalmente deve ser feita a seguinte pergunta: METAS ALCANÇADAS ? METAS SIM PADRONIZAR NÃO

35 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa RESULTADO ACUMULADO VERMELHO Gasto entre 80% e 100% da meta Gasto acima da meta Gasto abaixo de 80% da meta Quando atuar corretivamente? As cores dos faróis informam o quanto o desvio está em relação a meta estabelecida. Quando elaborar o Relatório de Anomalia? ACOMPANHAMENTO MENSAL

36 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa FERRAMENTA DE ACOMPANHAMENTO O processo de acompanhamento de resultados é feito através do Software OMA (Orçamento Matricial de Despesas).

37 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa A análise dos desvios deve ser realizada pelos Gestores dos Órgãos e pelos Gestores de Famílias. IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS RECURSOS PESSOAS EQUIPAMENTOS AMBIENTES PROCESSOS INFORMAÇÕES CAUSAS Matriz de Resultados ONDE? O QUE?

38 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa Identificada a causa raiz deve ser preenchido o Relatório de anomalias no OMA. RELATÓRIO DE ANOMALIAS Ele não deve ser utilizado para justificativas e sim para identificar as causas dos desvios e ações corretivas.

39 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS ANALISES DE DESVIOS AÇÕES CORRETIVAS E PADRONIZAÇÃO GASTO COM TELEFONIA FIXA Meses Desvio Recuperação R$ Os resultados devem ser acompanhados, os desvios analisados profundamente e efetuadas correções para recuperar o resultado. ACOMPANHAMENTO DE RESULTADOS

40 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa AP DC 1 Identificação do Problema 2 Análise de Fenômeno 3 Análise de Processo 4 Plano de Ação 5 Execução do Plano 6 Verificação dos Resultados e das ações 7 Analise de desvios e implantação de ações Corretivas Padronização 8 MÉTODO PDCA O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.

41 Prof. Msc. Evandro Brandão Barbosa PADRONIZAÇÃO Ferramentas utilizadas na PMSP para padronizaçãoPortarias de padronizaçãoEditais padrãoDecretos


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