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GESTÃO DE FICHEIROS 2003 1 ÍNDICE Pág. I.Instalação do Software 2 II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5 III.Criação da Base de Dados (Clientes,

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1 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 1 ÍNDICE Pág. I.Instalação do Software 2 II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5 III.Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) 9 IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) 13 V.Anexo A - Menu do Aplicativo 23 VI.Anexo B – Glossário 27 Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003

2 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 2 Para instalar o software Gestão de Ficheiros 2003 deverá seguir os 5 passos a seguir indicados: 1)Antes de iniciar a instalação do software, recomenda-se que feche todas as aplicações do seu Computador (ex.: Word, Outlook, Internet Explorer, etc.). 2)Introduza o CD do software Gestão de Ficheiros 2003 no leitor de CDs e aguarde o arranque automático do programa de instalação (Nota: caso não inicie automaticamente, deverá executar o programa SETUP.EXE no CD). 3)Seleccione o idioma de configuração Português (standard) e clique em OK. I.Instalação do Software

3 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 3 4) Seleccione o botão Seguinte para os ecrãs i), ii), iii), iv) e v): i) ii) iii) iv) I.Instalação do Software

4 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 4 Seleccione Seguinte e aguarde A partir deste momento, já pode utilizar o software Gestão de Ficheiros 2003 5) Configuração concluída, seleccione Terminar v) I.Instalação do Software

5 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 5 II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 1) No menu Selecção de Empresas, seleccione a opção Manutenção de Empresas. O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para uma ou mais empresas. Antes de poder utilizar essa base de dados, deverá definir, através do menu selecção de empresas, cada uma das empresas para as quais pretende manter informação relativa a clientes, fornecedores e pessoal.

6 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 6 i) Seleccione o botão Inserir ii) Preencha a Designação da Empresa. ATENÇÃO: Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora se a empresa tiver aderido ao Sistema de Débitos Directos (SDD). iii) Seleccione o botão OK. Inserir Nova Empresa II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

7 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 7 ii) Seleccione o botão Alterar Alterar dados da Empresa iii) Preencha a Designação da Empresa. ATENÇÂO: Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora quando se tratar de uma empresa aderente ao Sistema de Débitos Directos (SDD). iv) Seleccione o botão OK. i) Seleccione a Empresa Altere os dados da Empresa II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

8 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 8 ii) Seleccione o botão Eliminar Eliminar Empresa i) Seleccione a Empresa ATENÇÃO: Este processo é irreversível ! Ao eliminar uma empresa está a apagar todos os registos das tabelas de fornecedores, clientes e pessoal que estejam relacionados com essa empresa. II.Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas

9 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 9 III.Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu selecção de empresas. Existem duas formas de criar a Bases de Dados: - na barra de menus, seleccionar Gestão Base Dados, escolhendo a opção Clientes, Fornecedores ou Pessoal ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras C, F ou P que se encontram logo por baixo de Gestão Base Dados

10 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 10 i) Seleccione o botão Inserir Inserir Registos iii) Para finalizar, seleccione o botão OK ii) Introduza os dados do registo No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) III.Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

11 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 11 ii) Seleccione o botão Alterar Alterar Registos iv) Para finalizar, seleccione o botão OK iii) Altere os dados do registo i) Seleccione o registo No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) III.Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

12 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 12 ii) Seleccione o botão Eliminar Eliminar Registos i) Seleccione o registo No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) iii) Confirme a eliminação do registo ATENÇÃO: Este processo é irreversível ! III.Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)

13 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 13 Existem duas formas para criar Ficheiros PS2: - na barra de menus, seleccionar Criação Ficheiros PS2 e escolher a opção pretendida (Pagamento a Fornecedores, Cobranças ou Salários) IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras F, C ou S que se encontram logo por baixo de Criação Ficheiros PS2

14 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 14 i) Seleccione o botão Inserir iii) Seleccione o botão OK para gravar o registo. ii) Seleccione um registo da sua base de dados clicando sobre “?” ou preencha os dados do registo. Inserir Registos IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

15 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 15 ii) Seleccione o botão Alterar v) Para finalizar, seleccione o botão Gravar iii) Altere os dados do registo Alterar Registos i) Seleccione o registo IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) iv) Seleccione o botão OK

16 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 16 ii) Seleccione o botão Eliminar iii) Para finalizar, seleccione o botão Eliminar i) Seleccione o registo Eliminar Registos ATENÇÃO: Este processo é irreversível ! IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

17 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 17 i) Seleccione o botão Gravar para gravar o ficheiro. Gravar o Ficheiro ii) Indique a conta ordenante e a data de processamento do ficheiro. iii) Seleccione o botão OK. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

18 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 18 iv) Seleccione o botão OK para aceitar o local recomendado ou o botão Browse para gravar noutro local. Gravar o Ficheiro Escolha agora o local onde pretende gravar o ficheiro PS2. v) Caso pretenda, poderá imprimir um relatório com a listagem de todos os registos do ficheiro e indicação da conta ordenante, data de processamento, número total de registos e importância total. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

19 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 19 Enviar o Ficheiro Uma vez criado o ficheiro PS2, deverá fazer o seu envio para o Banco. i.Para enviar os ficheiros PS2 a partir do aplicativo Gestão de Ficheiros 2003, seleccione a opção Pagamentos/Cobranças no menu managerland. NOTA: Esta opção requer a existência de uma ligação à Internet activa. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

20 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 20 Enviar o Ficheiro Após seleccionar a opção do menu anterior, será redireccionado para a página do portal managerland (www.millenniumbcp.com). ii.Seleccione a opção Pagamento/Cobrança. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

21 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 21 Enviar o Ficheiro iii.Identifique-se com o seu código de utilizador, password e respectivo certificado digital. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)

22 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 22 Enviar o Ficheiro iv.Preencha os dados relativos ao ficheiro a enviar e seleccione o ficheiro através do botão Browse (Procurar). v.Seleccione o botão “Executar” vi.Por último, valide a sua instrução introduzindo a sua password quando for solicitado. IV.Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) ATENÇÃO: O processamento do ficheiro enviado deverá ser posteriormente autorizado em Autorizações -> Operações Pendentes.

23 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 23 Manut. Ficheiros Permite editar ficheiros PS2 de “Pagamento a Fornecedores”, “Cobranças” e “Salários”, assim como efectuar a sua validação (em termos de estrutura e coerência de dados) Gestão Base Dados Possibilita a inserção/alteração/eliminação de registos numa base de dados com informação de fornecedores, clientes e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu Selecção de Empresas. V.Anexo A - Menu do Aplicativo

24 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 24 Criação Ficheiros PS2 Criação de ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e de Salários com recurso à informação de fornecedores, clientes e pessoal existente na base de dados criada através do menu Gestão Base Dados ou através da introdução manual de dados. Conversor PS2 Ferramenta que permite a conversão de um ficheiro de texto que obedeça a uma determinada estrutura num ficheiro PS2. Esta conversão só será possível se o ficheiro de origem contiver a informação mínima necessária para a criação de um ficheiro PS2. Selecção de Empresas Inserção/Alteração/Eliminação de empresas às quais serão associadas bases de dados com informação relativa a fornecedores, clientes e pessoal. Transf. Base Dados Funcionalidade que permite a importação de informação residente em bases de dados utilizadas em versões anteriores do software Gestão de Ficheiros 2003. V.Anexo A - Menu do Aplicativo

25 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 25 Manut. de Contas Permite a gestão de uma base de dados com informação das contas de depósito à ordem associadas à empresa activa. Quando estiver a criar um ficheiro PS2, o utilizador poderá optar por escolher desta lista a conta que pretende associar ao ficheiro. EAN Permite a gestão de ficheiros EAN. O EAN é o ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas. V.Anexo A - Menu do Aplicativo RAD Permite a consulta de ficheiros RAD. O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora.

26 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 26 SDD Referências Com esta opção, é possível, com base num ficheiro de referências não normalizadas, criar, quase na integra, o ficheiro EAN (Envio de Autorizações Normalizadas), mediante a conversão de referências não normalizadas em normalizadas. Para o ficheiro EAN ficar concluído torna-se apenas necessário adicionar para cada devedor o Número de Identificação Bancária (NIB) e o Sistema de Origem da Referência. Managerland Ligação à área de empresas do portal Millennium bcp (www.millenniumbcp.com) para o envio e recepção de ficheiros PS2, EAN e RAD. V.Anexo A - Menu do Aplicativo

27 GESTÃO DE FICHEIROS 2003 27 EAN - ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas. PS2 - Formato de ficheiro criado pela Associação Portuguesa de Bancos para efectuar pagamentos e cobranças no sistema bancário. RAD - O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora SDD - Sistema de Débitos Directos. Este sistema permite através do envio de um único ficheiro para o banco de apoio, efectuar cobranças em qualquer banco nacional. VI.Anexo B - Glossário


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