O MÉTODO 5S JAPONÊS Implantar a Qualidade

Apresentação em tema: "O MÉTODO 5S JAPONÊS Implantar a Qualidade"— Transcrição da apresentação:

1 O MÉTODO 5S JAPONÊS Implantar a Qualidade
Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

2 MÉTODO 5S JAPONÊS SEIKETSU SEISO SEITON SHITSUKE SEIRI 4 3 2 5 1 2
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3 MÉTODO 5S SINALIZAR SUPRIMIR SITUAR SEGUIR SEPARAR 4 3 2 5 1 2
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4 4 – Diagnosticar e redesenhar procedimentos
1 - Simplificar 2 - Arrumar 3 - Proteger 4 – Diagnosticar e redesenhar procedimentos 5 – Gerir e consolidar mudanças Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

5 Calendário do Programa 5S
S1 S2 S3 S4 S5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 meses Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

6 Execução do Método 5S: Em cada departamento, serviço, ou área operacional, envolvendo toda a organização. Pré-condições: > Direcção e chefias comprometem-se e dão o exemplo; > Programa deve ser assumido por TODOS e em regime de responsabilidade solidária; > Sem prejuízo da especialização e da divisão de tarefas, todas as tarefas são de TODOS. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

7 MÉTODO 5S SINALIZAR SUPRIMIR SITUAR SEGUIR SEPARAR 1 4 3 2 5 2
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8 1º S - SEPARAR Uso diariamente Indispensável Uso poucas vezes
Pode dar jeito Quase nunca uso Inútil Uso permanente Uso temporário Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

9 Querer ter TUDO sempre à mão…
É um erro – só atrapalha; É perda de tempo – demora sempre mais a procura do que necessitamos; É desperdício de recursos – consome mais espaço e imobiliza materiais e recursos em demasia; É perda de dinheiro – compramos desnecessariamente o que não encontramos no meio da confusão; É triste figura – passamos a vida a arrumar e nunca está bem arrumado. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

10 Inventário dos materiais existentes no nosso ambiente de trabalho
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11 Propósitos do 1º S (Ambiente de trabalho)
Ter à mão somente o necessário e na quantidade certa; O que um dia poderá ser necessário, mas não o é todos os dias, deve ser classificado, sinalizado e guardado fora do ambiente de trabalho em local certo e bem escolhido; Identificar o “lixo” e dar-lhe destino: eliminá-lo, cedê-lo a outra área operacional ou doá-lo a clientes externos. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

12 Se todos os dias é isto, isso significa…
NÃO-CONFORMIDADE NÃO-QUALIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

13 dos materiais e equipamentos
DESAPEGO dos materiais e equipamentos APEGO à obtenção de resultados e ao desempenho da missão. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

14 Vantagens do 1º S Ambiente de trabalho mais espaçoso;
Diminui tempo de procura diária de materiais, instrumentos e documentos; Encontra-se mais facilmente o que se precisa; Tarefas executadas mais rapidamente; Diminuem enganos, falhas e descontinuidades; Diminui o stress no local de trabalho; Diminuem compras supérfluas. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

15 Mais ainda… Reafectar alguns materiais e equipamentos por outras áreas operacionais mais carentes. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

16 MÉTODO 5S SITUAR SINALIZAR SUPRIMIR SEGUIR SEPARAR 2 4 3 5 1 2
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17 2º S - SITUAR Cada coisa no seu lugar certo.
Um lugar certo, conhecido e sinalizado para cada coisa. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

18 Objectivos do 2º S Organizar a ocupação dos espaços em função:
da importância das tarefas que neles se realizam para a satisfação dos clientes/utentes; da facilidade e rapidez das tarefas; da ordem e da estética; da segurança de pessoas, instalações e equipamentos; da higiene e da saúde no trabalho. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

19 Faz isto muitas vezes. Sim
Faz isto muitas vezes?... Sim?… É bem provável que os materiais não estejam arrumados onde deviam. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

20 Propósitos do 2º S a) Quanto aos locais:
Cada coisa no lugar mais apropriado e sempre no seu lugar; Lugares de estacionamento temporário são de evitar; Todos conhecem o lugar de cada coisa; Há placas identificadoras de área operacional. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

21 b) Quanto aos materiais:
Propósitos do 2º S b) Quanto aos materiais: Todos usam o mesmo nome para designar cada coisa (equipamentos, materiais, documentos); Há etiquetas, cabeçalhos ou autocolantes identificadores nas coisas; O lugar de cada coisa está devidamente sinalizado. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 04

22 Quantas vezes já não sabe onde guardou o material? Isso significa…
NÃO-CONFORMIDADE NÃO-QUALIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

23 Vantagens do 2º S Reduz-se muito os tempos de procura de materiais e sobretudo de documentos; Liberta-se ainda mais espaço; Mais fácil e rapidamente sabemos ao certo o que temos ou não temos, o que usamos muito e o que, afinal, pouco usamos; Sensação de ordem, coerência e de agradabilidade no local de trabalho. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

24 Mais ainda… Sabemos e controlamos melhor o que gastamos;
Podemos prever com mais rigor o que será necessário gastar no futuro. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

25 MÉTODO 5S SUPRIMIR SINALIZAR SITUAR SEGUIR SEPARAR 3 4 2 5 1 2
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26 3º S - SUPRIMIR As fontes de sujidade, de degradação, de ameaça à saúde ou à segurança Poeira Fumos Humidade Luz solar directa Correntes de ar Ruído Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

27 As fontes de sujidade sujeitam a desgaste rápido…
CUSTOS ACRESCIDOS DESNECESSÁRIOS Equipamentos Materiais Pessoas Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

28 Local ideal para trabalhar!
Procura não sujar… Não terás de limpar Verás tudo a funcionar Local ideal para trabalhar! Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

29 Propósitos do 3º S Fontes de sujidade / degradação;
IDENTIFICAR: Fontes de sujidade / degradação; As causas dessas fontes; Os pontos difíceis de limpar; Os equipamentos e materiais mais sensíveis. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

30 Compromissos do 3º S Limpeza assumida como tarefa de todos;
Todo o material limpo depois de usado e antes de ser devolvido ao seu lugar; A Qualidade não faz ruído, nem o ruído tem qualidade. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

31 MÉTODO 5S SINALIZAR SUPRIMIR SITUAR SEGUIR SEPARAR 4 3 2 5 1 2
Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

32 Após o 3º S, temos realizados 3 grupos de acções preventivas …
Controlamos se há algum material inútil ou sem serventia; Controlamos se cada coisa está ou não no seu lugar; Eliminámos ou reduzimos as fontes de sujidade e de degradação. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

33 4º S - SINALIZAR a norma e as anomalias
Discernir o que é (deve ser) um funcionamento normal, regular e sem falhas; Sinalizar como, onde e com que finalidade será BEM feito; Sinalizar como, onde e com que finalidade será MAL feito. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

34 Propósitos do 4º S Definir e instituir PROCEDIMENTOS-PADRÃO:
no uso de instalações e espaços; no uso de máquinas e aparelhos; no uso de materiais e utensílios; na cadeia de desempenho de tarefas; na interacção com pessoas; na emissão, circulação e expedição de documentos. QUEM FAZ? COMO? ONDE? PARA QUEM? COM QUE FIM? Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

35 Meta do 4º S: O Manual da Qualidade
Os procedimentos-padrão hão de ser… Redigidos e reunidos em Manual; Acompanhados de mapas, tabelas, diagramas, fluxogramas; Aprovados e instituídos como norma pela Direcção; Objecto de acções de sensibilização e de formação do Pessoal. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

36 O que deve ter o Manual da Qualidade
Objectivos da organização e da política de Qualidade; Atribuição de responsabilidades; Procedimentos e instruções; Disposições para rever, actualizar e gerir o Manual. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 04

37 Como se chega ao Manual da Qualidade? …
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38 EXECUÇÃO LEGISLAÇÃO Equipa RELATÓRIO Parceiros Coordenadora FINAL
Direcção Partilha de experiências Equipas de Dinamização APROVA? NÃO Especialistas Áreas Operacionais SIM EXECUÇÃO DIVULGAÇÃO SENSIBILIZAÇÃO AUTO-DIAGNÓSTICO PROPOSTAS RELATÓRIOS DE ÁREA Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

39 Aprovação superior do 4º S
Reconhecimento pelo trabalho e pela participação; Reforço do Programa de mudança; Lançamento da próxima etapa. Eficácia jurídica Solenidade, ritual Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

40 Acções de sensibilização
Primado da satisfação do cliente/utente; Racionalizar circuitos, optimizar procedimentos; Cultura de obtenção de resultados; Aposta firme na Qualidade e na melhoria contínua; Sinal: Bem fazer para melhor conseguir! Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

41 O auto-diagnóstico IDENTIFICAR E DESCREVER
BOAS PRÁTICAS OPORTUNIDADES DE MELHORIA O QUÊ? ONDE? COM QUE MEIOS? COMO? QUEM? COM QUE COMPETÊNCIAS? PARA QUEM? COM QUE FIM? DEFICIÊNCIAS ANOMALIAS Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

42 Técnica 1 – Análise SWOT FACTORES INTERNOS: Pontos fortes – sucessos;
Pontos fracos – deficiências, fracassos; FACTORES EXTERNOS: Desafios e oportunidades; Ameaças e constrangimentos. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

43 Análise SWOT Para cada grupo de factores internos e externos:
GRADUAR OU HIERARQUIZAR POR ORDEM DE PESO OU IMPORTÂNCIA. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

44 Técnica 2 - Reengenharia
Se eu recriasse esta Organização hoje, com o que agora sei e com a tecnologia disponível, como é que o faria? Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

45 Técnica 3 – Análise de benefícios-custos (OU DE RETORNO DO INVESTIMENTO)
RESULTADOS, BENEFÍCIOS, SATISFAÇÃO A B CUSTOS, RECURSOS USADOS Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

46 Técnica 4 - Benchmarking
Comparar indicadores da nossa Organização com os indicadores de Organizações congéneres (para cada área ou actividade): Benefícios, resultados, satisfação; Custos, recursos utilizados; Tecnologias utilizadas; Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

47 Técnica 5 – Projecção a 5 anos
Quem são e onde estão os nossos clientes/utentes? … E dentro de 5 anos? Que necessidades satisfazemos? Que técnicas e procedimentos devemos usar? Através de que canais devemos actuar? Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

48 Direccionar o crescimento
Bens/serviços actuais Novos bens/serviços Alvo: clientes actuais CONSOLIDAÇÃO DESENVOLVIMENTO DIVERSIFICAÇÃO Alvo: novos clientes Consolidação: risco de morte lenta a prazo; Diversificação: custos mais elevados e maiores riscos. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

49 MÉTODO 5S SEGUIR SINALIZAR SUPRIMIR SITUAR SEPARAR 5 4 3 2 1 2
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50 5º S - SEGUIR Gerir a mudança, melhorando continuamente!
EXECUTAR EM CONFORMIDADE MELHORAR NA OPORTUNIDADE Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

51 Propósitos do 5º S Consolidar os ganhos anteriores;
Interiorizar novas normas e procedimentos; Institucionalizar bons hábitos; Instituir avaliação periódica de resultados; Criar uma cultura ávida de mudança para melhor. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

52 A nova cultura do 5º S Adesão e respeito pelas normas em cuja elaboração se participou; Orientação para a obtenção de resultados; Gestão cuidada de recursos; Sensibilidade e respeito pelas pessoas; Motivação para o trabalho. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

53 Missão definida com rigor em relação a …
Clientes/utentes Fornecedores Sócios e associados Pessoal Parcerias Comunidade Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

54 Para executar o programa de mudança, antes de mais, é necessário…
Comunicar = tornar comum; Divulgar e sensibilizar usando todos os canais de comunicação interna; Formar e treinar as competências necessárias; Aptidão para desarmar focos e mecanismos de resistência. Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

55 O importante não é nº de passos que se dá, mas a distância que se percorre!
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