Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

Apresentação em tema: "Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo"— Transcrição da apresentação:

1 Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo
Goreti Marreiros Mestrado em Gestão de Informação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto 1 de Outubro de 2002 Boa tarde a todos, vou dar inicio à apresentação do meu trabalho de mestrado que se intitula “Um sistema de apoio à tomada de decisão em grupo”

2 Trabalho desenvolvido em colaboração entre a Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e o Instituto Superior de Engenharia do Porto Este trabalho foi desenvolvido em colaboração entre a FEUP e o ISEP respectivamente sob a orientação dos Prof. JPS e CR Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

3 Conteúdo Objectivos do trabalho Enquadramento Trabalho desenvolvido
Apresentação do protótipo WebMeeting Conclusões Desenvolvimentos futuros Esta apresentação pode ser dividida em três secções: -1º parte onde refiro os objectivos do trabalho, efectuo um enquadramento do tema dos SADG e apresento o trabalho desenvolvido -2ª parte onde vou realizar uma demonstração pratica do WebMeeting E uma parte final onde são apresentadas algumas conclusões e perspectivas de desenvolvimentos futuros Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

4 Objectivos do trabalho
Levantamento da situação actual nos Sistemas de Apoio à tomada de Decisão em Grupo (SADG) em particular no que se refere aos problemas multi-critério Especificar uma arquitectura para o apoio à tomada de decisão em grupo Desenvolver um protótipo Utilizar o protótipo na resolução de um caso de estudo Os objectivos definidos para este trabalho foram os seguintes: Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

5 Tipos de Tomada de Decisão
Enquadramento Tomada de decisão Individual Multi-participada Pessoa Sistema Computacional Unilateral Negociada Para um melhor entendimento do processo de tomada de decisão em grupo, é Importante saber quem é que tem o poder de decisão. A tomada de decisão pode ser individual ou efectuada por vários participantes, no ultimo caso esta pode ainda ser unilateral (Equipas) Equipa Um participante que toma a decisão; Participantes de suporte; Existe uma estrutura formal de autoridade; Decisões são unilaterais e não envolvem negociação nem acordo entre os participantes; A comunicação entre os participantes pode ser relativamente estruturada. Um exemplo pratico neste caso será um gestor de uma empresa que pede aos seus quatro subordinados que cheguem a acordo sob a ordenação de uma lista de propostas, mas no final quem decide a proposta vencedora é ele. E a proposta vencedora poderá ser ou não a que estava em primeiro lugar. Grupo Participantes têm autoridade semelhante; Não existe uma estrutura de autoridade; Reuniões; O grupo pode ter ou não um facilitador que coordene a reunião; A negociação pode ser utilizada para atingir um acordo; Na maior parte dos casos não existem estruturas formais de comunicação. Um exemplo deste tipo de estrutura é uma reunião de peritos em diferentes áreas que têm como tarefa ordenar uma lista de possíveis locais para o novo aeroporto do Porto. Cada um dos peritos terá a sua perspectiva do problema e têm de chegar a acordo seja este por maioria, por unanimidade ou como quer que tenha sido definido. Organização Autoridade pode estar distribuída de uma forma não equitativa pelos participantes; Negociação pode ser utilizada para atingir um acordo; A comunicação entre os participantes pode ser bastante estruturada. Um exemplo desta estrutura é o parlamento europeu, onde existem decisões a serem tomadas, umas por unanimidade, outras por maioria simples, onde os participantes não têm todos a mesma autoridade, existem países com maior número de votos. Equipa Grupo Organização Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

6 Vantagens da tomada de decisão em grupo
Enquadramento Os membros dos grupos são solidários com decisões nas quais tomaram parte Mais informação A propensão ao risco é ponderada - os grupos tendem a moderar os jogadores e a encorajar os elementos mais conservadores Avaliação mais objectiva Com a globalização e a consequente evolução dos mercados tornou-se mais do que nunca evidente que o processo de tomada de decisão não pode ser levado a cabo por um indivíduo isoladamente. Alguns dos factores que contribuiram para oa aumento da complexidade do processo de decisão foram: (ler os itens) O número de alternativas a considerar na tomada de decisões aumentou significativamente Cada vez mais as decisões têm de ser tomadas rapidamente, para que a organização não seja ultrapassada pelos seus competidores Avaliação mais objectiva  O custo de cometer erros aumentou significativamente (com os novos automatismos, um pequeno erro pode provocar uma reacção em cadeia e fazer com que, por exemplo, a data limite de entrega de um produto não seja cumprida) Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

7 Desvantagens da tomada de decisão em grupo
Enquadramento Bloqueio de produção Receio da avaliação Esquecimento Excesso de informação Bloqueio de produção: Enfraquecimento:as suas ideias não são interessantes ou originais Concentração: os participantes estão tão concentrados em torno dos comentários já emitidos que isso os pode impedir de emitirem os seus Atenção: o participante pode estar tão concentrada a ouvir os comentários dos restantes que não para para pensar em novas soluções. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

8 O que é um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo (SADG)?
Enquadramento Huber (1984) é um conjunto de software, hardware, linguagens e procedimentos que suportam o trabalho de um grupo que tem como tarefa a tomada de decisão DeSanctis e Gallupe (1987) é uma combinação de tecnologias de comunicação, informáticas e de apoio à decisão, que facilitam a formulação e a resolução de problemas não estruturados por um grupo de pessoas A tomada de decisão em grupo tem vantagens e desvantagens, o papel dos SADG é max as vantagens e min as desvantagens. O conceito existe desde os anos 70, no entanto o termo foi introduzido na literatura em meados dos anos 80. Duas das definições mais citadas na bibliografia da area é uma de huber e outra de Desanctis e Gallupe. Que definem um SADG como algo que apoia o trabalho de um grupo que tem como tarefa a tomada de decisão. O conceito de apoio ao processo de tomada de decisão em grupo existe desde os anos 70, embora o termo especifico SADG só viesse a ser conhecido nos anos 80. A primeira referência ao conceito é de 1971 quando foi instalado no U. S. Office of Emergency um sistema denominado EMISARI, cujo objectivo era ajudar um grupo de 100 a 200 pessoas espalhadas pelo país a tomar decisões em alturas de crise. Por problema não estruturado entende-se um problema/decisão complexo para o qual não existe uma solução pré-definida. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

9 Tomada de decisão em grupo
Enquadramento Síncrona Assíncrona Mesmo espaço geográfico Diferente espaço geográfico Sala de Decisão Rede de decisão local Teleconferência Tomada de decisão remota A tomada de decisão em grupo pode ser analisada de acordo com uma matriz espaço tempo. Se os agentes de decisão estiverem no mesmo espaço geográfico ao mesmo tempo temos uma configuração do tipo sala de decisão Se os agentes de decisão estiverem dispersos geograficamente mas reunidos ao mesmo tempo temos uma configuração do tipo teleconferência Se os agentes de decisão estiverem no mesmo espaço geográfico mas nem sempre ao mesmo tempo temos uma configuração denominada de rede de decisão local. No caso de os participantes estarem dispersos geograficamente e espacialmente temos uma tomada de decisão remota. È neste ultimo quadrante que se enquadra o trabalho desenvolvido. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

10 Tomada de decisão em grupo numa lógica multi-critério
Enquadramento A investigação na decisão multi-critério tem sido essencialmente direccionada para o apoio aos agentes de decisão individuais Se a decisão for tomada por um grupo existe um conjunto de novas questões a considerar Existem diferentes linhas de investigação: agregação matemática das preferências dos diferentes elementos dos grupos integração com os SADG O trabalho desenvolvido centra-se na tomada de decisão em grupo numa lógica multi-critério. A tomada de decisão multi.critério é realizada pelas pessoas muitas vezes até sem se darem conta quando escolhem um carro, um televisor... Existe um conjunto de critérios conflituosos nos exemplos anteriores o que causa maiores conflitos é o preço. Existem no entanto várias ferramentas informáticas para apoiar a tomada de decisão multi-critério. Mas quando a decisão é tomada por um grupo de pessoas a importância que cada um dos agentes atribui aos vários critérios em analise é diferente e possivelmente conflituosa o que levanta questões como quem decide, como chegar a um consenso, etc... Na tomada de decisão em grupo com vista à resolução e problemas multi-critério existem várias linhas de investigação, uma mais matemática que de certa forma ignora a interacção entre os diferentes elementos do grupo e uma outra mais aberta que defende a integração de módulos multi-critério nos SADG. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

11 SADG estudados GroupSystems Meeting Works Expert Choice Enquadramento
Foram estudados 3 produtos comerciais: GroupSystems que tem as suas raizes numa equipa de investigadores da Universidade do Arizona e cujos desenvolvimentos datam dos anos 80 MeetingWorks é um produto cujo desenvolvimento foi iniciado nos anos 90 a empresa tem um uma versão gratuita que apoia a realização de reuniões presenciais para grupos de até 8 participantes O Expert Choice enquadra-se numa esfera um pouco à parte dos outros dois que visam essencialmente o apoio à geração de ideias. O expert Choice valoriza bastante o apoio à ordenação e selecção de ideias o que não é de estranhar dado ter as suas reaizes no teoria de decisão AHP. A análise aos dois ultimos prosutos foi efectuada com bases em experiências realizadas em versões trial dos produtos enquanto que a análise ao groupsystems baseou-se na literatura disponivel que é bastante vasta. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

12 Lacunas e limitações Enquadramento suportam de forma deficiente algumas das actividades realizadas pelo facilitador pouca informação sobre os participantes pressupõe que todos os elementos do grupo têm a mesma autoridade não existe uma estrutura clara de argumentação a utilização destes produtos não é trivial Com base na análise efectuada foram identificadas algumas lacunas e limitações dos produtos. Ler itens Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

13 Trabalho desenvolvido
WebMeeting Trabalho desenvolvido Objectivo: apoiar os processos de tomada de decisão em grupo Características principais: acessível através da Internet permite a organização de reuniões com um número de participantes variável suporta a tomada de decisão assíncrona suporta a argumentação vocacionado para problemas de decisão multi-critério Tendo por base as lacunas e limitações identificadas e as funcionalidades que se entende que um SADG deve oferecer foram definidos os objectivos características principais e funcionalidades que o sistema deve oferecer. O sistema desenvolvido foi baptizado de WebMeeting. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

14 WebMeeting - arquitectura
Trabalho desenvolvido Configuração Gestão Argumentação Manifestação de preferências Votação Em função dos requisitos definidos parao sistema foram identificado 6 módulos distintos como constituintes do sistema: Configuação- módulo utilizado pelo facilitador para definir a forma como a reunião vai funcionar. (datas, participantes,...) Gestão – controloa o decorrer da reunião através do envio de notificações tanto parao participante como para o facilitador Manifestação de preferêncas – configuração do problema multi-critério (facilitador) e aplicação do algoritmo de ordenação pelos participantes Argumentação – Após os participantes estabeleceremas suas preferências (através do algortimo ou não) os participantes devem defende-las. Com os argumentos trocados os particiantes esperam inluenciar as opiniões dos outros. Votação –durante uma reuniãopodem ocorrer várias reuniões este módulo ocupa-se de aspectos como emissão boletins de voto, publicação de resultados. Base de dados – armazena toda a informação relativa à reunião Base de dados Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

15 WebMeeting - argumentação
Trabalho desenvolvido Issue Based Information System (IBIS) O modelo de argumentação implementado no WebMeeting foi o IBIS (sistema de informação baseado em tópicos), este modelo data dos anos 70 e foi desenvolvido par proporcionar uma estrutura simples que apoiasse a discussão e exploração de problemas. Esta metodologia baseia-se na trilogia (tema posição argumento) Mais tarde foi acrescentado a este modelo Foram efectuadas algumas alterações a esta metodologia: Tema é o objectivo da reunião , as posições são as alternativas e os argumentos para além de serem a apoiar ou refutar foram classificados numa escala de 5 valores. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

16 WebMeeting - manifestação de preferências
Trabalho desenvolvido TOPSIS - Technique for Order Preference by Similarity to the Ideal Solution normalização de escalas eliminação de alternativas não dominadas determinação de pesos dos critérios Método dos vectores próprios O algoritmo multi.critério implementado no WebMeeting foi o TOPSIS que se baseia na ordenação das alternativas por similaridade com a solução ideal Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

17 WebMeeting - implementação
Trabalho desenvolvido Internet Information Server (IIS 4.0) como servidor Web Active Server Pages (ASP) VBScript e JScript como linguagens de scripting Microsoft Access 2000 R 1.4.1 Visual Basic 6.0 De acordo com a arquitectura geral definida para o sistema o meio de comunicção entre os membros do grupo é a internet. Este facto fez com que se procurasse um ambiente de desenvolvimento para a Internet. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

18 WebMeeting - entidades
Trabalho desenvolvido Facilitador Participante WebMeeting Quais são os intervenientes numa reunião de tomada de decisão apoiada pelo o WebMeeting? O facilitador que é quem organiza a reunião Os participantes E o WebMeetind uma vez que tb o sistema toma algumas iniciativas de cariz automático Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

19 Trabalho desenvolvido
Facilitador Trabalho desenvolvido Configurar os aspectos gerais de uma reunião definição dos objectivos da reunião escolha do tempo de decisão escolha dos participantes adequados definição das regras de decisão Estruturar o problema de decisão multi-critério definição de critérios configuração de alternativas normalização de escalas eliminação de alternativas dominadas Acompanhar o decorrer da reunião Quais são as funções realizadas pelo facilitador. Fazer uma pausa Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

20 Trabalho desenvolvido
Participante Trabalho desenvolvido Confirmar presença Analisar o problema definir pesos aplicar algoritmo de ordenação estabelecer preferências Argumentar Votar Quais são as funções realizadas pelos participantes? Varias iterações... Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

21 Trabalho desenvolvido
WebMeeting Trabalho desenvolvido Enviar notificações aos participantes e ao facilitador por forma a garantir o adequado funcionamento da reunião Exemplos: o aviso que a data limite de confirmação expirou (enviado ao facilitador) o aviso que se encontra uma votação em funcionamento (enviado aos participantes) o aviso que a reunião terminou (enviado ao facilitador e aos participantes) O WebMeeting para além de dar suporte informático às tarefas realizadas pelo facilitador e pelos participantes toma algumas iniciativas. Acrescentar mais alguns exemplos que estão na tese Verifica se as regras dedecisão estão a ser cumpridas e caso não estejam notifica o facilitador analisa o estado do relacionamento entre os participantes Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

22 WebMeeting – protótipo
Apresentação do protótipo Apresentação do protótipo..... Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

23 Conclusões Abordagem simples para estruturar e organizar os processos de tomada de decisão em grupo Características essenciais do sistema: é assíncrono e multi-participante, possibilita a distribuição geográfica dos agentes de decisão e um acesso fácil através de um “browser” na Internet A utilização do WebMeeting em cenários simples e em particular no caso de estudo analisado na dissertação demonstra a aplicabilidade e o potencial da abordagem seguida Como conclusão pode dizer-se qu o protótipo apoia todas as fases de uma reunião, bem como todos os intervenientes, colmatando assim uma das lacunas identificadas nos três SADG estudados, qu não apoiavam de forma eficiente o facilitador. O sistema suporta tb qq tipo de estrutura ao contrário dos outros que apenas suporta estruturas do tipo grupo. Com a adaptação do modelo de argumentação IBIS e a sua implementação com estilo fórum de argumentação a que os utilizadores estão tão habituados se proporcionou uma estrutura clara e eficiente de os utilizadores emitirem as suas opiniões bem como consultarem as dos outros enfim de argumentação e contra-argumentação. Para concluir pode-se afirmar que a utilização (item 4) Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

24 Desenvolvimentos futuros
Refinar o protótipo através da realização de experiências controladas Disponibilizar o protótipo na Intranet de uma empresa e avaliar o seu desempenho prático perante situações reais Tornar transparente para o utilizador a integração do WebMeeting com outras ferramentas que suportam a resolução de problemas multi-critério Avançar para um sistema inteligente de tomada de decisão em grupo, um sistema que de alguma forma apoie o agente de decisão na elaboração dos argumentos Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

25 Artigos e comunicações
G. Marreiros; J. Pinho Sousa; C. Ramos - Um sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo. Comunicação apresentada no 10º congresso da Associação Portuguesa de Investigação Operacional, realizado em Guimarães entre 25 e 27 de Março de 2002. Seminário intitulado “Um sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo” apresentado na disciplina de Sistemas de Apoio à Decisão do curso Mestrado em Métodos Quantitativos, leccionado na Escola de Gestão do Porto. 17 de Abril de 2002. Seminário intitulado “Sistemas de apoio à tomada de decisão em grupo” apresentado na disciplina de Agentes Inteligentes e Sistemas Operativos do curso de Engenharia Informática, leccionado no Instituto Superior de Engenharia do Porto. 14 de Novembro de 2001. Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo

26 Um Sistema de Apoio à Tomada de Decisão em Grupo
Goreti Marreiros Mestrado em Gestão de Informação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto 1 de Outubro de 2002 Boa tarde a todos, vou dar inicio à apresentação do meu trabalho de mestrado que se intitula “Um sistema de apoio à tomada de decisão em grupo”