1 Secretaria de Administração e Finanças Escritório de Serviços de Compras Relatórios de viagem da Secretaria-Geral da OEA em 2008.

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1 1 Secretaria de Administração e Finanças Escritório de Serviços de Compras Relatórios de viagem da Secretaria-Geral da OEA em 2008

2 2 Sumário Por que viagens na OEA? Por que viagens na OEA? Mandato de viagem da Assembléia Geral Mandato de viagem da Assembléia Geral Cumprimento das diretrizes de política de viagens Cumprimento das diretrizes de política de viagens Memorando Administrativo 79 Rev.3 Memorando Administrativo 79 Rev.3 Serviços e realizações em 2008 Serviços e realizações em 2008 Estatísticas de viagens de 2008 Estatísticas de viagens de 2008 Na expectativa de 2009 Na expectativa de 2009 Conclusão Conclusão

3 3 Por que viagens na OEA? Para alcançar os objetivos da OEA e executar mandatos. Para alcançar os objetivos da OEA e executar mandatos. Para reunir pessoas, na sede e em toda a Região, a fim de prevenir conflitos, fortalecer a cooperação e promover valores e interesses comuns. Para reunir pessoas, na sede e em toda a Região, a fim de prevenir conflitos, fortalecer a cooperação e promover valores e interesses comuns. Incentivar a presença em cúpulas, reuniões ministeriais e encontros de articulação de alto nível e regionais. Incentivar a presença em cúpulas, reuniões ministeriais e encontros de articulação de alto nível e regionais. Formular e implementar atividades de cooperação para o desenvolvimento voltadas para o campo. Formular e implementar atividades de cooperação para o desenvolvimento voltadas para o campo. Oferecer observação eleitoral e serviços como missões de avaliação e de manutenção da paz. Oferecer observação eleitoral e serviços como missões de avaliação e de manutenção da paz. - As viagens são parte integrante dos negócios.

4 4 Mandato de viagem da Assembléia Geral Relatórios de gestão “…apresentar os seguintes relatórios com freqüência anual: um relatório detalhado sobre os recursos alocados em cumprimento dos mandatos dos Estados membros da Organização, listagens em ordem de data de entrada em vigor, objeto de despesa (por exemplo, viagens, contratos) e área responsável da Secretaria…”. Viagens “…reforçar …cumprimento da regra vigente estabelecida pelo Conselho Permanente, segundo a qual todas as passagens financiadas pelo Fundo Ordinário, Fundo Especial Multilateral do FEMCIDI, fundos específicos e fundos fiduciários, administrados pela Secretaria-Geral, sejam compradas em classe econômica, salvo os casos do Secretário-Geral, Secretário-Geral Adjunto e Presidente do Conselho Permanente, bem como de informar trimestralmente o Conselho Permanente sobre os casos em que essa regra não for cumprida”. A AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08),Seção II, parágrafos A.1 (c) e A. 12, encarrega a Secretaria-Geral de: A AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), Seção II, parágrafos A.1 (c) e A. 12, encarrega a Secretaria-Geral de:

5 5 Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3 As viagens oficiais são realizadas em representação da SG/OEA e são administradas pela respectiva dependência (ou seja, a área requisitante). Os secretários e secretários executivos, os diretores de departamentos e escritórios e os chefes de seção (supervisores) devem assegurar que a autorização orçamentária pertinente esteja disponível para o financiamento de todos os tipos de viagem oficial. Todas as viagens devem ser autorizadas antecipadamente e por escrito. As viagens não programadas requerem aprovação do Chefe de Gabinete do Secretário-Geral. A política de viagens da OEA, revisada em 3 de março de 2006, proporciona às autoridades da área procedimentos administrativos e financeiros e instruções sobre prestação de informações referentes a todas as viagens oficiais.

6 6 Memorando Administrativo Nº 79 Rev. 3 (continuação) As pessoas que viajem em representação da SG/OEA têm direito à diária padrão e a despesas de terminal. As exceções aplicam-se somente em casos raros, com aprovação antecipada. Todos os membros do pessoal devem preencher uma Solicitação de Despesas de Viagem (TEC), exceção feita às viagens para a Assembléia Geral e às realizadas para finalidades específicas, conforme as normas da OEA. Todos os funcionários em viagem oficial (com exceção do SG, SGA, secretários e secretários executivos) devem apresentar relatório ao supervisor que tenha autorizado a viagem nos 15 dias seguintes ao retorno.

7 7 Outras diretrizes de política de viagens Todas as passagens financiadas com recursos da OEA devem ser “compradas em classe econômica, salvo no caso do Secretário-Geral, Secretário-Geral Adjunto e Presidente do Conselho Permanente”… “A não ser em casos excepcionais e específicos determinados pelo Secretário- Geral”. (Norma do Regulamento do Pessoal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), parágrafo III.A.12.b, e AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Seção III Disposições gerais, parágrafo A.11). O Secretário-Geral abre ocasionalmente exceções para personalidades ilustres, inclusive altos funcionários e Ex-Presidentes e Ministros das Relações Exteriores que chefiem missões eleitorais e especiais. Esses funcionários muitas vezes não são remunerados e proporcionam considerável economia à Organização. Em muitos casos, o custo da classe executiva não é significativamente diferente do aplicado à tarifa da classe econômica.

8 8 Serviços e realizações em 2008 - Execução do mandato Numa “cultura de austeridade, eficiência, eficácia, transparência e prudência no uso, execução e gestão dos recursos da Organização”.

9 9 Retrospectiva das viagens de 2008 Aumentou a satisfação do cliente com os serviços externos de viagem. Houve um entendimento melhor por parte da Omega World Travel (OWT – prestadora oficial de serviços de viagem à SG/OEA) - quanto ao funcionamento da OEA e a empresa se preparou mais adequadamente para atender às necessidades de viagens da Organização. A consciência e o melhor planejamento do cliente reduziram o número de reclamações. Os resultados aumentaram a confiança nos serviços externos. Foram compradas 4.613 passagens em 2008 por meio da OWT, em comparação com 3.525 em 2007, um aumento de 31%. O aumento representou participação maior da OEA em projetos e missões bem como maior uso dos serviços da OWT.

10 10 Retrospectiva das viagens de 2008 (continuação) O contrato assinado com a empresa aérea COPA gerou mais economia de tarifas. A COPA passou a ser a segunda empresa aérea na OEA em 2008 (a American Airlines continua a ser a primeira). Novo marco: 68% das viagens da OEA pela OWT foram marcadas antecipadamente, o que possibilitou maiores descontos. O tempo de aprovação das ordens de compra permaneceu abaixo de um dia útil para os serviços relacionados com viagens. Os pontos ganhos no programa Business ExtrAA, em decorrência do contrato com a American Airlines, foram usados no ano passado para financiar os benefícios de viagens de férias no país de origem para os funcionários que atenderam às Normas do Pessoal. Outros dados de viagem da OWT.

11 11 Milhas: Milhas: Os pontos de milhagem são concedidos ao passageiro com base no sistema de freqüência de uso ou pontos de milhagem da empresa aérea e são considerados milhas pessoais acumuladas. A SG/OEA não proíbe o uso dos pontos de milhagem acumulados em viagens oficiais da OEA. De acordo com a política da empresa aérea, todos os pontos atribuídos por freqüência de vôo são creditados exclusivamente na conta do passageiro. Pontos: Pontos: A SG/OEA dispõe de um programa especial de pontos, o “Business ExtrAA Account”, com a American Airlines. Esse programa atribui à SG/OEA um ponto por US$10 gastos em passagens que atendam às normas fixadas. Esses pontos vêm sendo acumulados desde 2007, são administrados pelo Balcão de Viagens da SAF/OSC/SC e só podem ser resgatados para viagens oficiais autorizadas. Ganhos em 2007: 134.974 Ganhos em 2008: 208.708 Resgatados em 2008: 194.000 Objetivo do resgate: viagens de férias do pessoal ao país de origem, que do contrário seriam debitadas ao Fundo Ordinário. Milhas e Pontos

12 12 ESTATÍSTICAS DE VIAGEM Janeiro – Dezembro 2007 e 2008

13 13 Os principais dados de viagem são apresentados nos quadros abaixo. Dados comparativos de viagem em todas as categorias. Compra de passagens por área. Compra de passagens por local. Passagens compradas na sede por meio da OWT. Passagens compradas por antecipação para viagens programadas. Impacto do dólar das passagens compradas antecipadamente às viagens oficiais. Cumprimento da política de viagem em classe econômica. Estatísticas de viagem

14 14 ** O aumento de 0,4% representa maior participação da OEA em projetos e missões e custos industriais mais altos, como combustível e taxas agregadas. Montante em milhões Descrição20072008 Por Fundo Alocação total no orçamento da SG/OEA: $168,0 $185,0 $168,0 $185,0 Fundo Ordinário Fundos específicos & voluntários 2007200820072008 Passagem 6,0 7,2 1,01,25,06,0 Diária 4,7 5,3 0,70,94,04,4 Despesas de terminal 0,6 0,1 0,5 Viagens de bolsas de estudo 0,6 0,7 0,50,60,1 Outras despesas de viagem 0,8 1,0 0,10,20,70,8 Total das viagens $12,7 $14,8 $14,8 $2,4 $2,4 $3,0 $3,0 $10,3 $10,3 $11,8 $11,8 % das viagens em relação ao orçamento total * 7,6% 7,6%8,0%** 1,4% 1,4% 1,6% 1,6%6,2%6,3% % do orçamento total 3,6% 3,6% 3,8% 3,8% 0,6% 0,6% 3,0%3,2% Dados comparativos de viagem Todas as categorias – por ano * O orçamento de 2007, de US$168 milhões, e o de 2008, de US$185 milhões, incluem o Fundo Ordinário, os fundos específicos, voluntários e fiduciários e outros fundos. O orçamento de 2008 foi 10% maior que o de 2007.

15 15 Total (em milhões) Período20072008 Escritório do Secretário-Geral0,40,5 Escritório do Secretário-Geral Adjunto0,5 Entidades autônomas ou descentralizadas0,3 Assuntos Jurídicos Internacionais0,1 Secretaria de Segurança Multidimensional1,21,7 Secretaria de Assuntos Políticos1,51,7 Secretaria Executiva de Desenvolvimento Integral1,82,2 Secretaria de Administração e Finanças0,2 Total6,07,2 Dados de viagem Passagens por área

16 16 * * As viagens fora da sede incluem todas as viagens compradas por agências localizadas nos Estados membros. Descrição – Montante em US$ 20072008 Viagens originadas na sede3,0M4,0M Viagens originadas fora da sede*3,0M3,2M Montante total6,0M7,2M Dados de viagem Passagens por local

17 17 PassageirosPassagens Montante pago Montante pago(arredondado) Média por passagem Média por passagem 20071,6763,525 $3,0 milhões $3,0 milhões$820 20082,0704,613 $4,0 milhões $4,0 milhões $904 $904 Resumo das viagens Passagens compradas na sede por meio da Omega World Travel

18 18 Nº DIAS ANTECIPAÇ ÃO MONTANTES PASSAGENS MARCADAS Nº PASSAGEN S % TOTAL ($) % TOTAL (PASSAGEN S) 0 a 2$696.100 55417%13% 3 a 6$840.000 776 21%19% 7 a 13$912.600 946 23% 14 a 20$576,100 687 14%16% + 21$1.017.600 1186 25%29% Totais:$4.042.400 4149* 100% * O número total de passagens não inclui qualquer passagem nova ou adicional emitida pela Omega World Travel em conseqüência de trocas ou reembolsos decorrentes de mudança de itinerário. Passagens compradas por antecipação para viagens programadas NÚMEROS DE DIAS ANTERIORES À COMPRAS POR MONTANTE EM DÓLAR 25,17% (21+ Dias) 14,25% (14-20 Dias) 22,58% (7-13 Dias) 20,78% (3-6 Dias) 17,22% (0-2 Dias)

19 19 Passagens da sede: $4.042.000 Não compatível com o Fundo Ordinário = $15.034 e Fundo Específico = $16.248 A viagem “não compatível” implica: Seis pessoas não funcionárias da OEA – em todos os casos, um ou dois segmentos da viagem total em classe executiva e os demais segmentos em classe econômica. Quatorze funcionários da OEA – compreendendo 67 segmentos de viagem, 22 dos quais em outra classe que não a econômica. Desse modo, o cumprimento da política é quase universal. Cumprimento da política de viagem em classe econômica Gráfico de viagens compatível - Não compatíval FO e FE Compatível, $401M, 99,2% Não compatível FO, $0.015M, 0.004% Não compatível FE, $0.016M, 0.004% Gráfico de viagens não compatível - Não compatível FO e FE Não compatível FO, $15.000, 48% Não compatível FE, $16.200, 52%

20 20 http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial% 20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial% 20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf Aplicar as novas diretrizes administrativas da SAF sobre o uso mais eficaz dos escassos recursos disponíveis – Viagens: http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial% 20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial% 20Operational%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf Implementar a ferramenta de reserva on-line, CliqBook, simultaneamente à ferramenta de relatórios de despesas, Concur. Colocar os Estados membros on-line por meio dos associados do Omega Radius. Melhorar a capacidade de informar com maior precisão sobre as transações e estatísticas de viagem dos Escritórios da SG/OEA nos Estados membros. Expectativas para 2009

21 21   Como era esperado, as atuais condições financeiras globais exercem impacto nos custos e condições das viagens em todos os segmentos da economia mundial.  As viagens continuam a ser um meio essencial mediante o qual as atividades da OEA são conduzidas em todo o Hemisfério, na medida em que a SG/OEA procura comunicar e implementar os mandatos dispostos pelos Estados membros.  Com o uso mais intenso de mecanismos mais modernos de teleconferência na sede, prevê-se que os custos de viagem permaneçam sob controle mesmo com o aumento dos preços..... Em conclusão…