A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

1 / 45 Administrando projetos com MS Project – Unidade VI Uma visão prática Helene Kleinberger Salim

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "1 / 45 Administrando projetos com MS Project – Unidade VI Uma visão prática Helene Kleinberger Salim"— Transcrição da apresentação:

1 1 / 45 Administrando projetos com MS Project – Unidade VI Uma visão prática Helene Kleinberger Salim

2 Alocação de recursos às tarefas Colocar gente para trabalhar, usar os materiais, passagens aéreas, diárias de hotéis...

3 3 Atribuição de recursos às tarefas Planilha de Recursos – Resource Sheet no Team Planner da aba Resources Nome do recurso Tipo (trabalho, ou material e nesse caso, unidades, custo) Iniciais Grupo (para filtro e totais) Unidades máximas (quantos ou % podem ser usados ao mesmo tempo para trabalho ou disponíveis, para material) Taxas – custos de uso (por hora, extra, contrato...) Calendário (quando essa pessoa trabalha, suas férias...)

4 4 / 43 Recursos podem ser pessoas, materiais, equipamentos, contratos. Tem como atributos a disponibilidade em quantidade e calendário, bem como taxas (custos ou preços) e forma de apropriação dos mesmos (fixo, por uso, horas extras etc) Para o exercício, criar uma planilha de recursos com as pessoas para executar o projeto da rede e os demais serviços...

5 5 Recursos para atribuição às tarefas Nome ou Categoria Gerente Projeto Analista Suporte Analista Sistemas Comprador Técnico Programador Eletricista Mestre Instalação Técnico Suporte Contrato Engenharia

6 6 Recursos para atribuição às tarefas IDNome Iniciais Qtde Taxa hora 1. Gerente ProjetoGP1 R$90 2. Analista SuporteSU1 R$70 3. Analista SistemasAS1 R$70 4. Comprador TécnicoCT1 R$55 5. ProgramadorPR2 R$45 6. EletricistaEL2 R$ Mestre InstalaçãoMI 1 R$75 8. Técnico SuporteTS1 R$55 9. Contrato EngenhariaEN1 R$9.000 (uso)

7 7 Estabelecimento de recursos Aqui se especifica sob qual calendário o recurso trabalha. Quando paga

8 8 / 45 Atribuição de recursos às tarefas Sabemos que um projeto consiste na realização de um conjunto de tarefas num período de tempo. Para completar uma tarefa com uma determinada duração, é preciso fazer algum trabalho, utilizando um conjunto de recursos. Os cálculos sobre esses valores levam em conta o quantitativo do trabalho, o tipo e a sua característica quanto ao efeito esperado quando se aloca recursos à tarefa (pode ajudar, não fazer diferença ou significar que era necessário e foi mal dimensionado no início).

9 9 / 45 Tipo de tarefa - o que fixar - duração, recursos ou trabalho? A forma como o MS Project reage à inclusão e remoção de recursos é definida pelo tipo da tarefa. O padrão é considerar correta a avaliação da carga de trabalho para a realização da tarefa - se precisa de 100 horas, o que pode variar é a rapidez em que é feita, considerando a alocação de recursos (pode cair para a metade quando dobram os recursos ou ir mais rápido, se alongar as horas por dia de trabalho). Este dimensionamento é assumido aquele informado pela primeira vez para a tarefa.

10 10 / 45 Tarefa controlada pelo empenho (Effort Driven) significa que se incluir mais uma pessoa para realizar o trabalho a duração pode diminuir, ou seja, ela ajuda. Desmarcar essa opção para novas tarefas incluídas, deixe a definição a seu cargo, quando for verdade.

11 11 / 45 Cálculo da duração das tarefas em função do tipo Em todas as tarefas, depois que se atribui um recurso, ela é agendada com base na fórmula Duração = Trabalho / Unidades. Em qualquer tarefa, pode ser escolhida qual parte da equação o MS Project vai calcular, definindo o tipo de tarefa. A Duração em dias respeita feriados, fins-de-semana e variações de horas por dia. Os cálculos são feitos em horas.

12 12 / 45 Tarefa de duração fixa Tarefa em que a duração é um valor fixo (Fixed Duration) e quaisquer alterações no trabalho ou nas unidades atribuídas (isto é, recursos) não têm impacto sobre a duração da tarefa. Duração (horas) = Trabalho / Unidades Exemplo – o tempo de vôo entre Rio de Janeiro e Recife não muda se colocarmos 2 ou 3 pilotos na aeronave! Só o custo aumenta.

13 13 / 45 Tarefa de unidade fixa (Fixed Units) Tarefa em que as unidades atribuídas (ou recursos) são um valor fixo e quaisquer alterações no trabalho ou na duração da tarefa não têm impacto sobre sua quantidade alocada. Unidades = Trabalho / Duração Exemplo – Uma mulher fará um bebê em 9 meses, não adiantará colocar mais duas para ajudar e tentar completar em 3 meses!

14 14 / 45 Tarefa de trabalho (work) fixo Tarefa em que o trabalho é um valor fixo e quaisquer alterações na duração da tarefa ou no número de unidades atribuídas (ou recursos) não têm impacto sobre o trabalho da tarefa. Não tem escolha para Effort Driven. Trabalho: para cada recurso atribuído a uma tarefa, o trabalho da atribuição é o número de horas por pessoa necessárias para concluir a atribuição de cada recurso. O trabalho total para uma tarefa é a soma do trabalho de todas as suas atribuições. Trabalho = Duração × Unidades

15 15 / 45 Temos tarefas a realizar e gente disposta a trabalhar... Dividir (Split), clique direito no mouse, na área do gráfico, escolha Show Split, obtendo um formulário associado, onde se pode ver e lançar os recursos escolhidos na coluna Resource Names Descubra as diversas outras maneiras... Até agora, o uso da opção Auto schedule para as tarefas pareceu normal o ajuste das datas das tarefas conforme a regra das predecessoras. Essa diferença para a alocação e ajuste para os recursos também existe e é menos óbvia.

16 16 / 43 Resultado do Split, formulário associado.

17 17 / 45 O Analista de sistemas só vai entrar na próxima tarefa, então será retirado As opções definem o tipo de tarefa e como a mudança nos recursos afeta a duração e o custo.

18 18 / 45 Colocar recursos no projeto da rede Para as atividades Início do projeto e Definição dos requisitos técnicos, atribua 100% do tempo do Gerente; Para o Projeto funcional, meio tempo de gerente e meio de analista de suporte; Na Descrição dos aspectos técnicos, coloque o analista de sistema, em tempo integral; Para a Revisão e aprovação do Projeto, basta o gerente.

19 19 / 45 Continuando as atribuições de pessoas às atividades Aquisição dos equipamentos é tarefa do Depto de Compras. Prototipação será feita por um Programador Pré-configurar e testar é tarefa para o Mestre Instalação com um Contrato de Engenharia. Já a Preparação é feita só com outro Contrato de Engenharia de mesmo valor.

20 Concluindo as atribuições de pessoas às atividades Instalação Física, usa o Mestre Instalação com os Contratados e a Documentação – para o Técnico de Suporte. A Revisão pós instalação fica com o Gerente e o Analista de Suporte, a Aceitação com o Gerente e a Entrega para operação será feita pelo Técnico de Suporte.

21 21 / 45 Conferindo as alocações Início do projeto / Gerente Projeto Definição dos requisitos técnicos / Gerente Projeto Projeto funcional / Gerente Projeto (0,5), Analista Suporte (0,5) Descrição dos aspectos técnicos / Analista Sistemas Revisão e aprovação do Projeto / Gerente Projeto Aquisição dos equipamentos / Depto Compras Prototipação do sistema / Programador Pré-configuração e teste / Contrato Engenharia, Mestre Instalação Preparação do local da rede / Contrato Engenharia Instalação física do local da rede / Contrato Engenharia, Mestre Instalação Documentação das ligações / Técnico Suporte Orientação usuário e suporte inicial / Analista Suporte Revisão pós-instalação / Gerente Projeto, Analista Suporte Aceitação formal do sistema / Gerente Projeto Entrega para operação da rede / Técnico Suporte

22 22 / 45 Atribuições efetuadas

23 Viu a pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa? Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha? Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido? Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

24 24 Consequencias da alocação dos recursos – apuração de custos do projeto! Veja estatísticas em Project Project Information Sem o custo dos micros

25 25 / 45 Veja outros conjuntos de dados em View Tables Escolher Cost

26 26 / 45 Orçar os micros em R$25.000,00 com pagamento na entrega

27 27 / 45 Sugestão Estabeleça um padrão para seu uso – por exemplo, as atividades serão tipo Unidade Fixa em recursos (é serviço para UMA pessoa, só muda duração se colocar mais gente e mesmo assim, se for Controlada pelo Empenho) ou Trabalho Fixo. Procure estabelecer apenas um responsável pela tarefa (detalhe mais a tarefa se ainda houver mais de uma pessoa ou defina uma equipe como um recurso). Varie tipos e esforços somente quando tiver necessidade e prática nessas opções. Ou continue a testar as variações, associando com casos reais visando efetuar sua escolha.

28 28 / 45 Alocação dos recursos – compartilhar? Quando um gerente tem mais de um projeto e pessoas que podem ser alocadas neles, simultaneamente ou não, a planilha de recursos pode ser definida em separado e compartilhada pelos diversos projetos. Neste caso, os arquivos devem estar simultaneamente abertos. Deixa comigo!!

29 29 / 45 Indicar que usa recursos de outro arquivo (tem que estar aberto para ser escolhido) Resource Pool– nesse caso ambas planilhas de recursos podem ser designadas – melhor fazer um projeto sem atividades só com recursos disponíveis.

30 30 / 45 O pool de recursos ficará atualizado com as alocações deste projeto Escolhe o que ver nas linhas Visão Task Usage – quem trabalha na tarefa

31 31 / 45 Troque de formulário pelo botão direito do mouse ou... Usando Split (Dividir), pode ver a distribuição do trabalho da tarefa marcada

32 32 / 45 Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos Arquivo novo (pode partir do guardado com seus parâmetros). Inserir para visualizar as colunas Type e Effort Driven Criar 5 atividades, de mesma duração 4 dias e tipos diferentes, variando Controlado pelo empenho para as de duração e unidades fixas. Mantenha as novas tarefas em programação automática. Trabalho fixo é sempre Controlada pelo Empenho

33 33 / 45 Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos Escreva na planilha de recursos ou direto na coluna Resource Name

34 34 / 45 Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações... Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão; Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.

35 35 / 45 Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações... Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão; Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa. Em compensação, Quinto vai ter de trabalhar mais nos dois primeiros dias!! Ele fica overalocated e vermelho na planilha.

36 36 / 45 Resolver a superalocação agora! A quinta atividade foi postergada para que Quinto possa trabalhar na primeira...

37 37 / 45 Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces Note o cálculo do valor do recurso na tarefa – custo por hora R$50,00 X quantidade de horas em 4 dias: 50 X 8 X 4 = Individualizando como chegou a R$960

38 Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces

39 39 / 45 Ver recursos atribuídos – Aba View, por Task Usage Time-sheet previsto para a tarefa – há um semelhante para o recurso, em que tarefas ele está alocado, dia a dia.

40 40 / 45 Ver tarefas atribuídas – Aba View, por Resource Usage

41 41 / 45 Note que as tarefas foram reagendadas por que a opção de cálculo das alocações era Automático – se estivesse em Manual e adicionando Sexto, nada acontece, mas a superalocação é apontada na coluna de indicadores.

42 Mudar o comportamento da alocação automática de pessoal 42 / 43

43 Nivelamento de alocação automática 43 / 43

44 44 / 45 A pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa não aparece na opção Manual Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha? Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido? Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

45 45 / 45 Continue a experimentar atribuições nos diversos tipos... E se puder, mantenha Uma Tarefa, Um Recurso, caso não vá usar a redistribuição automática do Project


Carregar ppt "1 / 45 Administrando projetos com MS Project – Unidade VI Uma visão prática Helene Kleinberger Salim"

Apresentações semelhantes


Anúncios Google