11a Reunião da COGEF Brasília, 30/Mar/2011 Metodologia de Preparação e Supervisão de Projetos (MEPS) e o Project Monitoring Report (PMR)

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1 11a Reunião da COGEF Brasília, 30/Mar/2011 Metodologia de Preparação e Supervisão de Projetos (MEPS) e o Project Monitoring Report (PMR)

2 MEPS e o PMR PMR: Melhorar a capacidade do Banco para o monitoramento da execução dos projetos e fortalecer a administração da apuração de resultados Ferramenta que oferece informação quantitativa e qualitativa do progresso dos projetos em relação ao produtos desenvolvidos e resultados alcançados MEPS: Oferecer as equipes do Banco e dos Executores, um metodologia baseada nos procedimentos oficiais do Banco e suportada por instrumentos padronizados Ferramenta que apresenta os macroprocessos de trabalho técnico e operacional do ciclo de projeto, e ainda, a divisão de cada um deles em processos, sob a forma de fluxogramas com seus respectivos documentos de suporte e orientação Relatório Semestral de Progresso

3 MEPS e o PMR Monitoramento de Projetos - PMR Marco de Resultados do Projeto Resultados Produtos Quadro de Indicadores Plano financeiro DESENHO EXECUÇÃO Monitoramento semestral Pontos de controle Avanços físicos e custos Índices de desempenho Riscos, temas e lições aprendidas Término PMR DEM (check list Elementos essenciais preparação projeto) XPMR (relatório Ampliad avanços)

4 MEPS e o PMR Monitoramento de Projetos - MEPS Marco de Resultados do Projeto Resultados Produtos Quadro de Indicadores PAI (plano financeiro) DESENHO EXECUÇÃO Monitoramento semestral Situação e plano de aceleração Avanços físicos e financeiros Riscos e lições aprendidas Execução financeira e de aquisições Término RELATÓRIO DE PROGRESSO – PMR/LRR Efetividade solução PCR Macrodiag e Matriz Problemas PAI

5 MEPS e o PMR Bases Conceituais e Metodologia PMR PMR integra as fases de desenho e implementação do ciclo do projeto O PMR usa o Método de Valor Agregado - MVA, uma técnica de gestão de custos que proporciona informações precisas, consistentes, oportunas e comparáveis MVA compara os valores planejados de um projeto com os resultados obtidos (valor agregado) e os custos reais

6 MEPS e o PMR Os desvios do cronograma e do custo do valor planejado são convertidos em uma única métrica para o Project Performance Index (PI). O PI é um indicador acumulado que reflete a relação entre as realizações físicas e os custos de desenvolvimento dos produtos, permitindo monitorar continuamente o desempenho real dos custos do projeto O PI é uma medida tridimensional do desempenho do projeto (custo, avanços e cronograma) e é derivada da variação no desempenho de dois índices:  CPI: Índice de Desempenho de Custo (Cost Performance Index) = Earned Value - EV / Actual Cost - AC ) - over ( 1) budget  SPI: Índice de Des empenho de Prazo (Schedule Performance Index) = Earned Value - EV / Planned Value - PV ) - ahead ( 1) schedule Índices de Desempenho do Projeto (PI)

7 MEPS e o PMR O PI pode ser assim classificado:  valores abaixo de 0,8 significa "problema“  valores entre 0,8 a 1,0 significa "alerta“  valores acima de 1,0 indicam bom a excelente. Índice de Desempenho do Projeto (PI)

8 MEPS e o PMR Monitoramento do Projeto O monitoramento do PI permite oferecer os alertas necessários para que o chefe de equipe e os executores possam melhorar o desempenho do projeto Se: PI inferior a 1,0 - as equipes de projeto terão de relacionar os produtos que apresentarem problemas e explicar as questões que afetam cada produto Neste caso também devem desenvolver um plano de ação para lidar com cada um dos problemas, incluindo responsáveis e prazo de execução Se: PI maior que 1,0 - se supõe que o projeto está desenvolvendo seus produtos e alcançando seus resultados de acordo com o planejado, não requerendo ações adicionais

9 MEPS e o PMR Projetos em "Alerta" e projetos "Problema" A metodologia classifica os projetos em "Alerta" ou "Problema" de acordo com seu PI e com seu nível de desembolsos A combinação destas duas variáveis ​​fornece uma indicação do espaço que existe para resolver os problemas de implementação do projeto Projetos com problema suave de implementação (PI entre 1 e 0,8) que desembolsaram menos do que 60% dos montantes disponíveis são considerados em estado de “alerta " Isto significa que a equipe do projeto deve tomar medidas especiais para o projeto voltar para rumo planejado O projeto vai manter o estado de "alerta" até melhorar, ou até que se deteriore em um projeto "problema”

10 MEPS e o PMR Projetos com "Problema" Projetos com problemas de execução com PI inferior a 0,8, independentemente dos valores desembolsados, ou cujo PI seja inferior a 1 e tenha desembolsado mais de 60% são considerados "problema“ Um projeto com este status tem custos tão elevados e desvios tão significativos no cronograma, que não pode voltar para o caminho programado, dentro do prazo de execução, os produtos não podem ser desenvolvidos e os resultados não podem ser alcançados Portanto, este estado pode resultar em uma ampliação de prazo ou reformulação do projeto

11 MEPS e o PMR Monitoramento dos Resultados dos Projetos Os produtos são monitoradas duas vezes por ano (setembro e março), durante a execução. Os dados de setembro do PMR compreende o período de janeiro a junho, enquanto que o PMR de março compreende o período de julho-dezembro Os resultados são monitorados de acordo com os termos do projeto: anual, médio prazo e fechamento

12 Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) Representação no Brasil Luciana Pimentel, Eugenio Lira e Lilia Dobbin (Consultores FMM)