PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br.

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1 PACOTE BASICO: O Acesso é feito através do site www.portalcondominios.com.br

2 > Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.

3 > As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla. Na opção de TAREFAS estão as funcionalidas diarias A opçao de CADASTROS serva para a manutençao e atualização dos dados.

4 Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros. Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES > opção CADASTROS

5 Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo: > Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação. Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro. CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item. Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA. Esta função configura o Servidor de Email, qual emails será usado para ENVIO e para quais emails serão enviadas COPIAS. Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.

6 > Clicando em CONSULTAR, abre TELA DO CADASTRO

7 > - Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu EMAIL, automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site. - O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS. - O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR um novo proprietário. Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto Alterando o EMAIL, passa a ser o novo USUARIO para acessar o site Na consulta, apenas o sindico, Conselheiros e administradora visualizam TODOS, o morador verá apenas oseu imovel

8 > - No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.

9 > No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.., utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas, Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades. Os conselheiros consultam todas. O morador visualizará apenas os eu imovel. O sindico e conselho visualizam todos.

10 > - No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc... -O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restriçãoes que o condominio definir. O proprietario ve apenas os moradores de sua unidade. O sindico e conselho visualizam todos.

11 > - Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.

12 > - Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores. - Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.

13 > - Este cadastro só esta acessível para o grupo de sindicos e administradora

14 > - Para os moradores, esta opção só tem a finalidade de alterar a senha. Para os usuarios do grupo SINDICO e Administradora, podem criar novos usuários e alterarem os dados e permissões.

15 > - Neste cadastro é configurada a forma como funcionarão as locações das AREAS COMUNS. - Para os moradores o cadastro só tem a funcáo de consulta. - As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS, QUADRAS DE ESPORTES, Etc..

16 > - O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.

17 > - Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades. -Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada. -Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema. -Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como.DOCX. - Este cadastro é acessado apenas pelo SINDICO ou ADMINISTRADORA para alterar ou incluir estes documentos.

18 Vamos explicar detalhadamente cada uma delas OPÇÃO TAREFAS Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias

19 Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir ate 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um email automaticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos teramos ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc… Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para selecionar Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir Quando terminar de colocar as imagens, cliqu em SALVAR O SITE Enviara email para o sindico analisar e liberar o anuncio Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o Morador avisando que foi liberado.

20 Também nesta função, os moradores apenas pdoem CONSULTAR, e o sindico e administradora podem Incluir, alterar e apagar os documentos disponibilizados. Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do quadro de consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês. Clicando nome do documento, será mostrado em outra janela do navegador

21 Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos. Clicando no documento, podem visualizar ou baixar.

22 Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial. Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados. Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação. 1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual. 2-) O sistema terá, além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove. A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.

23 B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores, que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um email para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico. A sequência de funcionamento é a seguinte: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria), indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS, podendo incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara email para todos comunicando que foi aberta a assembléia virtual. B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi email para todos comunicando.

24 C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e a convocação será criada e enviada por email. D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial. *Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e envirá novamente o email para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso). Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.

25 Caso o proprietário queira emitir o Termo de anuência, basta clicar aqui, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Caso falte alguma informação, vai solicitar e já atualiza o cadastro O sindico entra em CADASTRAR, para criar uma nova assembléia Neste local digita um nome para a Assembléia Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Escolheo TIPO de Assembleia Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Escolhe o modelo de Convocação Digita o nome do TOPICO Faz uma descrição daquele tópico, explicando os detalhes do que será discutido Clica no sinal de + para incluir o item, e repete a operação para os outros topicos Por ultimo cadastra os possiveis procuradores. Caso o nome já tenha sido cadastrado, o sistema trara os dados automaticamente Clique para GRAVAR a nova assembléia Quando Marcar como HABILITADA, o site Comunica a todos O SITE enviará email para todos os moradores, comunicando que o sindico abriu uma NOVA ASSEMBLEIA

26 Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias abertas Clicar no NOME para abrir as opçoes Clicando no Topico, abre os comentarios já feitos pelos participantes Podera comentar, licando em RESPONDER TOPICO Escreva o texto de seu comentario Quando clicar no sinal de +, o site Grava o comentario, e envia email para TODOS, comunicando que o morador tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se hopuve comentarios O site enviara automaticamente email para todos, avisando que o morador postot comentario, para que não precise entrar todo dia para verificar O sindico pode incluir as OPÇOES DE VOTO, clicando na ferramenta No campo DESCRIÇÀO, coloca a opcáo de voto, e clica no sinal de + para incluir Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação, enviara por email, e comunica todos que a votaçao virtual está aberta

27 Com a votação aberta, basta clicar no botão de VOTO Vai mostrar no quadro qual a unidade esta votando Clica na opçao da FORMA como vai ser representado Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o Procurador Em cada topico, deve clicar na opção escolhida Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os votos serão salvos e o site envia o email de confirmação

28 O site envia email com a opção dos votos que deu Neste local, basta clicar para VALIDAR o voto Anexo no email, já envia a Procuração preenchida, bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou ao procurador

29 Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando Clicando no icone, pode imprimir a relacão Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO DETALHADA dos votos

30 Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia PRESENCIAL, o sindico muda o status para FINALIZADA

31 Na opção CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para baixar o documento e visualizar Nesta opção os moradores tem acesso aos contratos que o condominio tem com os prestadores de serviços ou obras.

32 Aqui os moradores visualizam outros tipos de documentos disponibilizados pelo corpo diretivo. Em CONSULTA, os moradores visualizam os documentos Clicando no icone GLOBO pode baixar e visualizar o documento

33 Nesta função, podem ser disponibilizadas imagens do eventos e festas ocorridas no condominio. Clicando em CONSULTAR Escolhendo o Evento As miniaturas, ficam no rodape Podem clicar na SETA para avançar ou retroceder nas fotos

34 Em CADASTRAR, vai criar uma nova ocorrencia Vai digitar o ASSUNTO e a Mensagem Vai indicar de é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o sindico vëem) Para gravar, clique em SALVAR Quando gravar a ocorrencia aparecera a mensagem Em seguida, o siste envia email para o sindico, para que ele responda O sindico clicando no link do email, abre a tela para que responda Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e envia email para o morador Em CONSULTA, aparecem as ocorrências, e clicando no quadro DETALHES aparecem as mensagens Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar)

35 Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens para os moradores O sindico escreve a mensagem Pode marcar para que o site envie automaticamente para todos os moradores, ou apenas fique no site Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem completa

36 Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços disponiveis No CALENDARIO o morador seleciona DATA desejada No quadro dos Espaços, terá o aviso de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado). Caso o primeiro canela, automaticamente o site envia email comunicando. Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a agenda e quano e por dia, apenas uma linha Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico Quando um morador entra para a fila, aparece na lista todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao Na opção CONSULTA, aparece o quadro com as reservas existentes, e a SITUAÇAO de cada uma Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o icone para CANCELAR Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR a reserva Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE RSPONSABILIDADE da requisição Quando houver CANCELAMENTO, o site envia email para o morador confirmando o cancelamento Quando houver FILA DE ESPERA, o site tambem enviara email para o Proximo da fila e para o sindico, avisndo que o primeiro da fila cancelou

37 A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do sindico, e datas do mandato. Apenas o SINDICO tem permissão nesta função Na opcão CONSULTA os moradores podem visualizar os dados clicando no icone DETALHES

38 Esta opção só está disponível nos planos AVANÇADO e FINANCEIRO. IMPORTANTE