1 X TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO PROJETO Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos CICLO DE CONTABILISTAS MAIO/JUNHO/2006.

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1 1 X TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO PROJETO Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos CICLO DE CONTABILISTAS MAIO/JUNHO/2006

2 2 Parte Teórica: - Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação - Acompanhamentos Financeiros - Abertura e Encerramento de Exercícios X Agenda Parte Prática: - Modelo de Balancete - Abertura, Movimentação e Encerramento de Exercício - Principais Anexos da Lei 4.320/64

3 3 Destinatários e Objetivos Servidores: -Maior contato com as novas funcionalidades; -Resolver pequenas inconsistências sem a presença do técnico da empresa contratada; -Avaliar se o programa atende necessidades próprias e do TCESP. Empresas: -Conhecer todas as funcionalidades do modelo Audesp para elaboração de programas; -Oferecer um produto que atenda as necessidades do cliente e do TCESP. X

4 4 Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação X APOSTILA ENTREGUE – Parte Teórica Parte A Parte B Parte C Acompanhamentos Financeiros Abertura e Encerramento de Exercícios

5 5 Tabelas Cadastrais X APOSTILA ENTREGUE – Parte Prática Anexo I Anexo II Anexo III Lançamentos Contábeis Apresentados no Balancetes Mensal Balancete AUDESP com os Lançamentos Contábeis Anexo IV Balancete AUDESP Comparativo dos Saldos Finais e de Abertura do Exercício Anexo V Demonstrativos Contábeis

6 6 DINÂMICA DA APRESENTAÇÃO Necessidade de realização e melhoria de alguns acompanhamentos e sua fundamentação legal; X Vantagens da utilização da Contabilidade para os diversos acompanhamentos. Parte Teórica:

7 7 DINÂMICA DA APRESENTAÇÃO X Explicação dos lançamentos mais comuns de abertura, movimentação e encerramento; Indicação dos códigos contábeis necessários à elaboração dos balanços. Parte Prática:

8 8 Fontes de Recursos Códigos de Aplicação X Projeto AUDESP – Maior Eficiência nos Acompanhamentos Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação Vinculação de Receitas Acompanhamentos Financeiros Programação Financeira Cronograma de Desembolso

9 9 Artigo 8º, § único da L.R.F. – Os recursos legalmente vinculados... Serão utilizados exclusivamente para atender ao objeto de sua vinculação. – necessidade de acompanhamentos Artigo 50, I – A disponibilidade de caixa constará de registro próprio, de modo que os recursos vinculados fiquem identificados e escriturados de forma individualizada. – necessidade de identificação X Vinculação de Receitas – Fundamentação Legal Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

10 10 A Classificação Econômica da Receita somente em alguns casos indica sua vinculação, mas sem maiores detalhes; Uma mesma receita pode ser desdobrada em uma parte de livre aplicação e outra parte vinculada, como são as receitas de impostos, que têm percentuais destinados à Educação; Uma receita vinculada também pode ser desdobrada em mais de uma vinculação, como é o FUNDEF, que vai parte para o magistério e parte para outras despesas. X Classificação das Receitas – O Critério da Vinculação Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

11 11 Dentro de uma mesma classificação funcional, programática e econômica a despesa pode ser paga com mais de um tipo de recurso; X Classificação das Despesas O Critério da Destinação Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação O pagamento de profissionais do Ensino Fundamental, por exemplo, é feito tanto com recursos próprios como com recursos vinculados do FUNDEF.

12 12 É importante se conhecer o recurso utilizado para o pagamento, principalmente para apuração de índices constitucionais mínimos de aplicação ; X Análise da Despesa pelo Critério da Destinação Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação É o exame da despesa que permitirá saber se os recursos vinculados foram de fato destinados ao objeto de sua vinculação.

13 13 X Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação Identificam – na receita - de forma detalhada as vinculações, possibilitando seu registro individualizado, conforme determina artigo 50, I, da L.R.F.; Permitem conhecer – na despesa - qual a destinação foi dada ao recurso vinculado, principalmente quando uma despesa possa ser coberta com mais de um tipo de recurso, atendendo o artigo 8º da L.R.F.; Dispensam planilhas e controles paralelos das disponibilidades e fazem da contabilidade o instrumento para seu registro e remessa ao TCESP. Instrumento Idealizado

14 14 X Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação A Fonte de Recursos é genérica, indicando de onde vem o recurso; O Código de Aplicação é mais específico, indicando mais precisamente a origem, e/ou para onde deve ir o recurso; De uma mesma Fonte podem sair diversos recursos com diversas destinações, resultando em diversos Códigos de Aplicação, e em várias possibilidades de conjugação. A Relação entre Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação.

15 15 X Possibilidade de Cruzamento das Informações Os mesmos códigos para receitas e despesas permitem cruzamentos diretos Receitas – detalham, especificam e individualizam a Fonte de Recursos Despesas – Indicam qual o recurso financeiro utilizado para o Pagamento da Despesa Esquema Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação Fonte de Recursos Código de Aplicação

16 16 No Orçamento, cada receita e cada despesa já deverá indicar a Fonte de Recursos pela qual correrá; Nessa fase ainda não será necessário indicar o Código de Aplicação, pois muitas vezes ele somente será conhecido no momento da execução das receitas e das despesas; Quando a receita for arrecadada e quando a despesa for empenhada, aí sim, sempre se deverá indicar o Código de Aplicação. X A partir de que fase serão utilizados? Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

17 17 X Representação das Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação As Fontes de Recursos e os Códigos de Aplicação são representados por meio de contas-correntes constantes das Tabelas 1.2 e 1.3 das Tabelas de Escrituração Contábil AUDESP; As Fontes de Recursos são fixas, em número de 7, subdivididas em do exercício e de exercícios anteriores; Os Códigos de Aplicação dividem-se em fixos, para os mais comuns, e em variáveis para os que precisem ser identificados em tabelas cadastrais. Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

18 18 X Códigos de Aplicação Fixos e Variáveis - Exemplos Fixo: 01.110.00 – Fonte Tesouro – Geral – O mais comum – Recursos Próprios sem vinculação. É previsível que todos terão; Variável: 02.220.XX – Fonte Transferências do Estado – Ensino Fundamental – Convênio que receberá um número específico que substituirá o XX; O significado do número que substituirá XX deverá ser informado em Tabela Cadastral (Tabela 1.4). Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

19 19 X Possibilidades de Conjugação Cada Fonte de Recursos poderá ter mais de um Código de Aplicação relacionado; Alguns Códigos de Aplicação poderão estar relacionados a mais de uma Fonte de Recursos; Um Convênio será cadastrado a uma Fonte de Recursos e um Código de Aplicação; Se houver contrapartida do município nesse convênio, será utilizada a Fonte Tesouro mais o Código de Aplicação do Convênio Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

20 20 X Contas Bancárias - uma para cada vinculação? Cada recurso vinculado deve ser depositado em conta- corrente bancária distinta, como já acontece hoje; Excepcionalmente, mais de um tipo de recurso será depositado em mesma conta bancária, como ocorre com os recursos da saúde transferidos pela União; Cada conta-corrente bancária deverá ser cadastrada com somente uma Fonte de Recursos e Código de Aplicação. Se forem vários recursos, um código mais abrangente; Mais de uma conta bancária poderá estar cadastrada com mesma Fonte de Recursos e Código de Aplicação, tais como as contas para receber tributos. Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

21 21 X Lançamentos – Um Fato Contábil e Vários Acompanhamentos. É comum que um mesmo fato contábil desencadeie vários lançamentos para seu registro correto e completo; Isso decorre dos vários acompanhamentos necessários; Quem fará esses lançamentos todos deverá ser a máquina, o computador; Os comentários que serão feitos têm a finalidade de dar uma visão do funcionamento dos procedimentos do modelo AUDESP. Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

22 22 X Comentários sobre alguns lançamentos comuns Arrecadação – Página 19; Vinculação – Página 20; Empenho da Despesa – Página 21; Liquidação da Despesa – Página 21; Pagamento da Despesa – Página 21/22; Pagamento com Recursos Indevidos – Página 23/24; Pagamento com Recursos do Exercício Anterior – Página 26. Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação

23 23 X Fundamentação Legal Artigo 8º da L.R.F. -Até trinta dias após a publicação dos orçamentos...o Poder Executivo estabelecerá a Programação Financeira e o Cronograma de Execução Mensal de Desembolso. Artigo 89 da Lei 4.320/64 -A Contabilidade evidenciará os fatos ligados...à administração financeira... Acompanhamentos Financeiros

24 24 X Formato dessas Previsões Não há padronização legal quanto ao formato dos documentos elaborados em até 30 dias após a publicação dos orçamentos; Sua estrutura para remessa ao TCESP deverá seguir os procedimentos de registro e os códigos contábeis próprios do Projeto AUDESP; A periodicidade das previsões de ingresso e de desembolso deve ser em base mensal, a fim de atender diversas disposições legais. Acompanhamentos Financeiros

25 25 X Critérios Gerais para o Planejamento Financeiro Considerar, além das receitas e despesas orçamentárias, outros compromissos conhecidos, como Restos a Pagar sem cobertura e as transferências financeiras que deverão ser feitas, além de eventual superávit financeiro do exercício anterior; Seguir em linhas gerais os critérios técnicos para previsão constantes no artigo 12 da L.R.F., principalmente sua evolução nos últimos três anos. Acompanhamentos Financeiros

26 26 X Registro das Previsões Mensais de Ingressos e de Desembolsos No orçamento não há previsões mensais para a realização de receitas e despesas por mês; Até trinta dias após a publicação dos orçamentos são feitas essas previsões (extra-contábil); Na abertura do exercício devem ser registrados na Contabilidade as previsões mensais de arrecadação e de desembolso Acompanhamentos Financeiros

27 27 X Lançamento Inicial para a Previsão das Receitas A classificação da receita, no orçamento, vai até o nível de subalínea; Na abertura do orçamento, cada receita prevista é desdobrada em tantas quantas sejam as estimativas mensais de arrecadação, podendo ir até doze, uma para cada mês do ano; Esse lançamento traz para a contabilidade a previsão mensal (até então extra-contábil) de arrecadação das receitas orçamentárias. Acompanhamentos Financeiros

28 28 X Lançamento Inicial de Desembolso Mensal No orçamento, a classificação econômica da despesa vai até elemento; Não há necessidade de desdobramento de cada elemento por mês; As previsões de desembolso consideram a Fonte de Recursos, o Código de Aplicação, o Grupo de Despesa e o mês; Como as previsões de desembolso por mês consideram esses dados, com detalhamento diferente daquele que consta do orçamento, são necessários dois lançamentos para seu registro inicial. Acompanhamentos Financeiros

29 29 X Alterações das Previsões Iniciais Tanto a receita a arrecadar como os desembolsos previstos inicialmente poderão ser alterados durante o exercício, em função de ajustes necessários; Essas alterações independem de alteração legislativa, bastando que se façam seus registros contábeis; Esses ajustes não se confundem com as medidas de contingenciamento que deverão ser tomadas, principalmente em função do artigo 9º da L.R.F. Acompanhamentos Financeiros

30 30 X Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação X Acompanhamentos Financeiros. As Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação sempre serão parte das contas-correntes necessárias aos acompanhamentos financeiros; Nos cadastros das contas bancárias deverão ser informadas as Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação; O controle de disponibilidades financeiras terá base nas Fontes de Recursos e Códigos de Aplicação. Acompanhamentos Financeiros

31 31 X Resumo Os procedimentos de escrituração do modelo AUDESP permitem: a integração entre os acompanhamentos orçamentários e financeiros a remessa das informações ao TCESP usando um único meio, que é a Contabilidade, dispensando tabelas e planilhas paralelas. Acompanhamentos Financeiros

32 32 Procedimentos específicos de final de exercício; O mês de dezembro – movimentações normais e procedimentos de encerramento; Necessidade de mais dois balancetes registrando o encerramento; Balancetes de encerramento parcial e encerramento final. X Abertura e Encerramento de Exercícios

33 33 Encerramento de acompanhamento de Restos a Pagar de Exercícios Anteriores; Liquidação de despesas para encerramento do exercício; Inscrição de novos Restos a Pagar; Atualização de Dívidas Ativa e Passiva; Controle de Adiantamentos; Auxílios, Subvenções e Contribuições; Outros Convênios Elaboração dos Anexos da Lei nº 4.320/64 X Abertura e Encerramento de Exercícios Procedimentos de Encerramento Parcial

34 34 Encerramento das Receitas; Encerramento das Despesas; Apuração de Resultados Diminutivos; Apuração de Resultados Aumentativos; Apuração de Resultado Patrimonial; X Abertura e Encerramento de Exercícios Procedimentos de Encerramento Final

35 35 Contas Patrimoniais e Financeiras; Controle Financeiro por dotação, de exercícios anteriores; Disponibilidades Financeiras (com F.R. e C.A.); Restos a Pagar Processados e Não Processados; Compensações Ativas e Passivas Diversas (por responsabilidades, por contratos, etc.). X Abertura e Encerramento de Exercícios Contas que se transferem

36 36 Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos CICLO DE CONTABILISTAS www.tce.sp.gov.br/audesp MAIO/JUNHO/2006 XX X X OBRIGADO PELA ATENÇÃO! TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO PROJETO EQUIPE PLANO DE CONTAS