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Unidade VI Técnicas de Documentação: Manuais Administrativos

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Apresentação em tema: "Unidade VI Técnicas de Documentação: Manuais Administrativos"— Transcrição da apresentação:

1 Unidade VI Técnicas de Documentação: Manuais Administrativos
ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

2 O que é um Manual? “Conjunto sistemático de normas que indicam as atividades a serem cumpridas e a forma como deverão ser realizadas pelos indivíduos que mantêm relações de trabalho com a empresa.” (Simcsik, 2001)

3 Para que serve um Manual?
Reunir informações de forma sistemática, criteriosa e segmentada, permitindo seu uso como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

4 Manuais VANTAGENS DESVANTAGENS
Importante fonte de informação sobre os trabalhos da empresa Facilidade para a criação de critérios e padrões Possibilidade de treinamento, coerência e continuidade Restrição da improvisação inadequada Possibilidade de melhor delegação mediante instruções escritas Inclusão apenas dos aspectos formais, pouca flexibilidade Não apresentam solução para todos os problemas Custo de preparação / atualização pode ser elevado Se mal elaborado, gera problemas nas operações Perda de valor, quando usado inadequadamente

5 Tipos de Manual Manual da organização
Enfatiza e caracteriza os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos Define / estabelece os deveres e responsabilidades dos cargos

6 Tipos de Manual Manual de normas e procedimentos
Descrevem as atividades a serem desenvolvidas pelas unidades organizacionais Quais são? Como devem ser desenvolvidas?

7 Tipos de Manual Manual de políticas e diretrizes
Política: parâmetro para a tomada de decisão Descrição detalhada sobre as políticas a serem seguidas pelos funcionários da empresa

8 Tipos de Manual Manual do empregado
Geralmente recebido no 1º dia de trabalho Auxílio na compreensão do funcionamento da empresa Explicita direitos e deveres Facilita integração

9 Manuais - Estrutura Contém o objetivo do manual Geralmente
APRESENTAÇÃO Contém o objetivo do manual Geralmente Carta de apresentação Presidente da empresa Comunicação da obrigatoriedade de respeito ao conteúdo

10 Manuais - Estrutura

11 INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO
Manuais - Estrutura INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO Indicação do assunto e da respectiva página

12 Manuais - Estrutura Devem ser claras e objetivas
INSTRUÇÕES PARA USO Devem ser claras e objetivas Contêm instruções básicas sobre Disposição do conteúdo Princípios que norteiam os capítulos Codificações utilizadas Uso dos apêndices Glossário

13 Manuais - Estrutura Parte principal ou razão de ser do manual
CONTEÚDO BÁSICO Parte principal ou razão de ser do manual

14 Manuais - Estrutura APÊNDICE Formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos, etc.

15 Manuais - Estrutura GLOSSÁRIO Espécie de dicionário com termos técnicos organizados em ordem alfabética.

16 Manuais - Estrutura INDICE TEMÁTICO Temas relativos ao assunto e sua localização no manual

17 Manuais - Estrutura BIBLIOGRAFIA Indicação dos autores citados, em ordem alfabética, pelo sobrenome

18 Manuais - Recomendações
Elaborado para quem não entende do assunto Dúvidas = recorrência ao manual Folhas soltas facilitam substituição Deve ser entregue pela gerência Deve ser literatura especializada no assunto Constante atualização Fácil manuseio

19 Manuais - Roteiro de Elaboração
Definição dos objetivos Escolha do responsável pela preparação Análise preliminar da empresa Planejamento do manual Levantamento das informações

20 Manuais - Roteiro de Elaboração
Elaboração do manual Redação Formatação Codificação Impressão Encadernação

21 Manuais - Roteiro de Elaboração
Distribuição Instrução aos usuários Acompanhamento do uso Atualização Avaliação


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