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Reunião Gerencial, 20/05/2008 Gestão por Processos Com foco nos resultados Metodologia PGP – IMAIA ®

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Apresentação em tema: "Reunião Gerencial, 20/05/2008 Gestão por Processos Com foco nos resultados Metodologia PGP – IMAIA ®"— Transcrição da apresentação:

1 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Gestão por Processos Com foco nos resultados Metodologia PGP – IMAIA ®

2 Reunião Gerencial, 20/05/2008 -Inscrição no site PGP; -Validação da idéia e equipe. -Identificação e coleta dos dados; -Medições utilizando ferramentas estatísticas e qualitativas. -Estudo e conclusão dos dados levantados; -Conclusão da situação atual e a situação desejada; -Levantamento das alternativas que podem ser Implementadas; -Escolha da melhor alternativa; -1ª apresentação (CGP e Algar). -Mostrar os investimentos/ recursos e resultados previstos; -Planejamento e implementação da melhor alternativa. -Validação financeira antes e após 12 meses pós-implementação; -Monitoramento dos resultados alcançados com a implementação; -Controle para que os processos alcancem os resultados desejados; -Preparação para 2ª apresentação (Diretoria, Algar e CGP). Resumo da metodologia PGP

3 Reunião Gerencial, 20/05/2008 OBJETIVOS 1.Definir a EQUIPE e PADRINHO 2.Descrever a OPORTUNIDADE Etapa Um – Antes de mais nada... VALE A PENA INVESTIR TEMPO E DINHEIRO NA OPORTUNIDADE?

4 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Compromissos Qualitativos Satisfação do cliente Otimização dos processos Aumento do nível de qualidade dos produtos e serviços Quantitativos Payback TIR VPL Apoio da área Financeira

5 Reunião Gerencial, 20/05/2008 OBJETIVOS 1.Identificar e coletar dados 2.Apresentar medições, utilizando ferramentas estatísticas. Etapa Dois – Medir antes de decidir... O RESPONSÁVEL DA ÁREA VALIDOU A COLETA DE DADOS?

6 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Fluxograma IVA – Índice de Valor Agregado AVA – Análise de valor agregado 5 Porquês ou Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) Gráfico de Pareto e outros gráficos (pizza, barra, linha, etc.) Etapa Dois – Ferramentas para registrar... AS EQUIPES PODEM UTILIZAR OUTRAS FERRAMENTAS DAS QUAIS POSSUEM CONHECIMENTO E DOMÍNIO.

7 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Fluxograma Definição: Desenho do passo a passo do processo. Procedimentos: Identificar o início e o fim do processo Registrar os passos do processo (atividades, decisões, registros etc.) Validar o fluxograma com pessoas envolvidas no processo Identificar o fluxograma: - Título - data de validação - responsável pela elaboração O fluxograma pode ser utilizado como procedimento da empresa no sistema de documentação.

8 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Fluxograma – Símbolos utilizados

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12 Reunião Gerencial, 20/05/2008 IVA – Índice de Valor Agregado TVA – Tempo de Valor Agregado: Soma dos tempos gastos nos passos que agregam valor (conforme definição). IVA = TCP TVA X 100 A meta é obter um resultado cada vez mais próximo de 100%. Definição: Destaca o tempo gasto nos passos do processo, que o cliente valoriza, que modifica alguma coisa e que não precisa ser refeito. TCP – Tempo de Ciclo do Processo: Soma dos tempos gastos em cada passo, do começo ao fim.

13 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Procedimentos: Preparar um fluxograma do processo atual Definir o tempo de cada passo Destacar os passos que agregam valor ao processo. Calcular o TCP, TVA e o IVA Estabelecer ações para melhorar ou eliminar os tempos das atividades que não agregam valor. IVA – Índice de Valor Agregado

14 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Cálculo do IVA de um processo de produção 10 20h 24h 02h 01h 25 02h 03h 01h h 01h 02h TCP = 68 hs TVA = 07 hs IVA = 10,3%

15 Reunião Gerencial, 20/05/2008 AVA – Análise de Valor Agregado Definição: Metodologia capaz de identificar o percentual de ações que agregam valor ao ciclo do processo. Tem como objetivo eliminar as atividades que não agregam valor e conseqüentemente alavancar os resultados operacionais. VRA: Valor Real Agregado Atividades que precisão ser executadas para atender às exigências do cliente VEA: Valor Empresarial Agregado Atividades que agregam valor para a organização, mas imperceptíveis ao cliente. SVA: Sem Valor Agregado Atividades que não contribuem para o atendimento dos requisitos do cliente. Essas atividades poderiam ser eliminadas sem comprometer os resultados do processo.

16 Reunião Gerencial, 20/05/2008 AVA – Análise de Valor Agregado Processo Televendas Ativo

17 Reunião Gerencial, 20/05/2008 AVA – Análise de Valor Agregado VRA – Valor Real Agregado VEA – Valor Empresarial Agregado SVA – Sem Valor Agregado

18 Reunião Gerencial, 20/05/2008 (-) Foco do Cliente(+) Foco do Cliente IMP = 44% Cases de resultados de processos

19 Reunião Gerencial, 20/05/2008 (-) Foco do Cliente(+) Foco do Cliente IMP = 48% Cases de resultados de processos

20 Reunião Gerencial, 20/05/ Porquês Definição: Identifica a causa raiz de determinado efeito ou conseqüência. Procedimentos: Elaborar uma pergunta inicial sobre o assunto a ser explorado Fazer a pergunta: Por que isto está acontecendo? Escrever as respostas no diagrama e fazer perguntas sucessivas até o 5o. nível se necessário. Determinar ações para tratar as últimas respostas.

21 Reunião Gerencial, 20/05/2008 1o. nível2o. nível3o. nível …. 5o. nível Por que o volume de vendas diminuiu? Porque perdemos clientes Porque faltou esforço de vendas Porque faltou investimento em Propaganda Porque surgiram novos concorrentes Porque foram mal atendidos Porque a comissão não foi atrativa Porque o gestor não incentivou a equipe Porque o mercado é atrativo Porque os nossos sistemas estão ineficientes 5 porquês

22 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Diagrama de Ishikawa Definição: Representa graficamente um efeito ou oportunidade e todas as possibilidades de causas que podem contribuir para este efeito. Procedimentos: Determinar o efeito ou oportunidade a ser estudada Realizar um brainstorming e aplicar o diagrama de afinidades. Perguntar: O que está acontecendo que está provocando este efeito ou gerando esta oportunidade? Estabelecer categorias para melhor distribuir as contribuições recebidas Determinar e identificar a contribuição principal (no máximo duas) Estabelecer ações para tratamento da contribuição principal Categorias mais comuns: A equipe pode utilizar outras que considerar mais adequadas. MMMMMM 6 M = Materiais, Máquinas, Mão-de-Obra, Meio Ambiente, Medidas, Métodos PPPP 4 P = Políticas, Procedimentos, Pessoal, Planta Outras categorias podem ser utilizadas, de acordo com a necessidade

23 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Ishikawa ou Espinha de Peixe EFEITO MateriaisMáquinaMão-de-Obra Meio AmbienteMedidasMétodo

24 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Má Qualidade Fotocópia MétodoMão-de-Obra Materiais Máquina MedidasMeio Ambiente Condição do cilindro Suja Velocidade Desregulada Grau de Exposição Armazenagem do Papel Umidade Tempo de Estocagem Qualidade do Papel Nível do Líquido Qualificação Desatenção Desordenado Desorganizado Colocação do Original Desalinhamento Tempo de Secagem Documentação Obsoleta Mão Suja Mesa de Trabalho Suja Vidro manchado Tensão de Alimentação Horas de uso Brilho da lâmpada Tamanho do Papel Temperatura Ambiente Controle de Redução Exemplo 1

25 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Exemplo 2

26 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Pareto Definição: Conhecido por 80 x 20. Com sua aplicação é possível verificar que na maioria das vezes 80% dos efeitos são provocados por 20% das causas. Exemplo: 80% das riquezas se concentram em 20% da população. O pareto identifica quais causas devem ser tratadas como prioridades de ação. Procedimentos: Escolher as ocorrências a serem analisadas Colher dados destas ocorrências do processo no período mais adequado Somar os dados coletados por ocorrência Elaborar um gráfico de barras de cada ocorrência na ordem decrescente Calcular o percentual da repetição de cada ocorrência Inserir uma linha com o percentual da repetição de forma acumulada

27 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Pareto Erros de Fatura % 70% 90% 100% ValoresVencimentoNomeProdutos Quantidade Freqüência 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 47% 23% 20% 10%

28 Reunião Gerencial, 20/05/2008 OBJETIVOS 1.Estudar e tirar conclusões dos dados levantados. 2.Apresentar a situação atual e a situação desejada. 3.Listar alternativas que podem ser implementadas. 4.Escolher a melhor alternativa. Etapa Três – Pensar, raciocinar, tirar conclusões... A EQUIPE ESTÁ COMPROMETIDA COM A ALTERNATIVA A SER IMPLEMENTADA?

29 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Matriz de Decisão. Matriz Preventiva de Risco. Etapa Três – Ferramentas para ajudar...

30 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Matriz de Decisão Definição: Utilizada para escolher a melhor alternativa a ser implementada em um projeto, considerando critérios, pesos e notas para obter o sucesso desejado. Procedimentos: Selecionar critérios e atribuir pesos de 1 a 5 dependendo de importância de cada um deles Determinar as alternativas e atribuir nota de 1 para a pior e 5 para a melhor alternativa que atende ao critério em análise. Cada alternativa deve ser analisada com base em um critério, depois o seguinte critério e assim por diante até chegar ao último critério selecionado Totalizar os resultados parciais multiplicando a nota pelo peso e assim obter uma soma das notas de cada alternativa. Destacar a alternativa com maior soma, considerando esta a melhor opção

31 Reunião Gerencial, 20/05/2008 CritériosPesos Consumo Portamalas Segurança Custo de manutenção Conforto Aparência Total de Peso x Nota PesosAvaliaçõesNotasAvaliações 1Sem importância 2Pouco importante 3Médio 4Importante 5Muito importante 1Fraco 2Regular 3Bom 4Ótimo 5Excelente EsporteSedanUtilitárioVan Matriz de Decisão – compra de um veículo

32 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Matriz Preventiva de Risco - MPR Definição: Planilha que possibilita elaborar um plano de ação para evitar as falhas mais graves que podem ocorrer na execução do processo. Procedimentos: Escrever na planilha as principais atividades do processo Preencher os campos da planilha Calcular o resultado de cada linha da planilha Estabelecer ações para os resultados maiores

33 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Matriz Preventiva de Risco Atividade Falha que pode ocorrer Efeito da falha Gravi- dade (G) Causa da Falha Possi- bilidade (P) Contro- le Não evita (NE) Resul- tado (GPNE) Ações Responsá- vel / Prazo Atendi- mento Sistema fora do ar Aten- dente sem dados 8Falta de ener- gia 7Não tem 10560Adqui- rir No break J. J. – 30/04

34 Reunião Gerencial, 20/05/2008 OBJETIVOS 1.Apresentar os investimentos/recursos e resultados previstos 2.Planejar e implementar a melhor alternativa. Etapa Quatro – Hora de fazer diferente e da força do talento... A ÁREA FINANCEIRA VALIDOU OS RESULTADOS PREVISTOS? A DIREÇÃO DA EMPRESA APROVOU A IMPLEMENTAÇÃO? e

35 Reunião Gerencial, 20/05/2008 5W1H – What, why, when, where, who, how Fluxograma IVA – Índice de Valor Agregado AVA – Análise de Valor Agregado Etapa Quatro – Ferramentas para garantir...

36 Reunião Gerencial, 20/05/2008 5W1H Definição: Diagrama utilizado para organizar e responsabilizar pessoas para implementar ações nos prazos estabelecidos. Procedimentos: Após a escolha da alternativa ou solução, estabelecer ações para sua implementação Inserir as ações no quadro dos 5W1H e preencher os campos5W1H O líder deve gerenciar os prazos e recursos envolvidos e garantir que as ações sejam plenamente implementadas.

37 Reunião Gerencial, 20/05/2008 AÇÕES W HAT QUEM W HO QUANDO W HEN COMO H OW POR QUE W HY 1. Tema principal Primeira ação Segunda ação Segundo tema Primeira ação Segunda ação Escrever a razão da necessidade de cada ação de forma sucinta Definir o responsável pela implementação de cada ação Estabelecer o prazo máximo para implemen- tação de cada ação Definir como cada ação será implementada de forma sucinta Plano de Ação Projeto XY ONDE W HERE Mencionar os locais onde serão desenvolvidas e aplicadas as ações e quais ferramentas de comunicação serão utilizadas Elaborado: mês/ano Revisado: data última Revisão Nº: data Próxima Rev.: mês/ano

38 Reunião Gerencial, 20/05/2008 OBJETIVOS 1.Acompanhar e monitorar os resultados alcançados com a implementação. 2.Exercer controle para que os processos alcancem os resultados desejados. 3.Preparar apresentação final para avaliação e Mostra PGP Etapa Cinco – Deu certo? Vamos comemorar !!! OS RESULTADOS FORAM VALIDADOS PELA ÁREA FINANCEIRA? A EQUIPE ESTABELECEU AÇÕES E CONTROLES PARA GARANTIR OS RESULTADOS DO PROJETO?

39 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Gráficos de Controle Padrões de Operação Etapa Cinco – Ferramentas para controlar...

40 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Gráfico de Controle Definição: Acompanha os resultados do processo após implementação das ações de melhoria no decorrer do tempo. Limites de Controle: São os limites máximos ou superiores (LSC) e mínimos ou inferiores (LIC) determinados para o processo em função da Média. Se os valores do gráfico estiverem dentro dos limites o processo é ESTÁVEL, caso contrário ele é INSTÁVEL. Procedimentos: Definir qual variável do processo será controlada Coletar dados Calcular a média Estabelecer os limites de controle Elaborar o gráfico Identificar causas de variação e atuar para correção. Especificação do Cliente: É desejável considerar o que o cliente espera do processo em estudo.

41 Reunião Gerencial, 20/05/2008 LSE LIE

42 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Padrões de Operação Definição: São utilizados para garantir que o novo processo seja realmente adotado pelos envolvidos. Procedimentos: Analisar o novo processo e questionar: O que pode ser feito para garantir a adoção de todas as novas atividades? Definir quais modelos e métodos para informar aos envolvidos. Definir meios para divulgar e controlar que o novo processo está sendo adotado. Exemplos: Instrução de trabalho Desenhos Fluxogramas Símbolos e identificações Reuniões para pontos de controle

43 Reunião Gerencial, 20/05/2008 Obrigado!


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