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BIREME 37 anos na cooperação técnica em informação científica técnica em saúde no Brasil, América Latina e Caribe X Reunião da Rede Brasileira de Informação.

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1 BIREME 37 anos na cooperação técnica em informação científica técnica em saúde no Brasil, América Latina e Caribe X Reunião da Rede Brasileira de Informação em Ciências da Saúde e II Reunião de Coordenação Nacional da Biblioteca Virtual em Saúde Natal (RN), 17 de Outubro de 2004

2 Gestão de ambientes aprendizes BIREME/OPAS/OMS

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4 A instituição BIREME A Missão da BIREME é contribuir ao desenvolvimento da saúde fortalecendo e ampliando o fluxo de informação em ciências da Saúde. BIREME é um Centro Especializado da OPAS, estabelecido no Brasil desde 1967, em colaboração com Ministério da Saúde, Ministério da Educação, Secretaria da Saúde do Estado de São Paulo e Universidade Federal de São Paulo

5 Diretor BIREME PMI – Projetos, Marketing e Inovação GAP – Avaliação e Pesquisa. SCI – Serviços Cooperativos de Informação GA – Gestão Administrativa IKM OPAS Sub-Diretor OPAS Diretor OPAS AFI – Administração de Fontes de Informação MTI – Metodologias e Tecnologias de Informação BIREME/OPAS/OMS - Gerências

6 ITI – Infra-estrutura de Tecnologias de Informação BIREME/OPAS/OMS - Coordenações EVE – Eventos/Viagens DAC – Desenvolvimento de acesso às coleções CCS – Comunicação científica em saúde PPE – Publicação de periódicos eletrônicos HP – BIREME e BVS PMO – Escritório de Projetos

7 Supervisões UR - Unidade de Redes UTC – Unidade de textos completos DGI – Desenho Gráfico e Interfaces

8 Evolução da GIC na BIREME - 37 anos A BIREME se desenvolveu em diferentes modelos de gestão de informação e conhecimento. O modelo atual é a BVS lançada no CRICS 4 em 1998 com a Declaração de São José Rumo à Biblioteca Virtual. A nova gestão da OPAS criou uma àrea específica de Gestão de Informação e Conhecimento (IKM), da qual depende a BIREME. Esta nova área visa promover e fortalecer o caráter de organização aprendiz da OPAS. O Diretor da BIREME inicia um processo de reestruturação voltado a Gestão do Conhecimento, em Julho de 2003.

9 Data do Projeto:01/09/03 Instância:Gerência de Gestão Administrativa Nome do Projeto:GAA - Gestão de Ambientes Aprendizes Clientes: Objetivo: Todo o quadro funcional da BIREME (incluindo Diretor, Gerentes e Coordenadores) PAHO Diretoria e suas unidades Adm e IKM, PWRs e Centros Signatários do Convênio de Manutenção da BIREME Parceiros de Projetos Transformar a BIREME em organização aprendiz baseada em conhecimento para consolidar sua posição como provedora de informação em saúde para a América Latina e Caribe. em 01/09/03 nasce o projeto de gestão de informação e conhecimento como parte integral do fortalecimento da governança da BIREME o novo o desafio as dúvidas as felizes coincidências…

10 Processo GAA BIR Questionário e diagnóstico Conduzido no início de Maio 2004 –junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das percepções de todos quanto a presença ou não das práticas reconhecidas de gestão de conhecimento. O diagnóstico teve como base a metodologia e questionário da empresa TerraForum.

11 Processo GAA & TerraForum – Questionário das percepções

12 Processo GiC BIR Estratégia & Alta Administração MédiaDesvio padrão 1.Nível de consenso sobre 'core competences' Mapa dos conhecimento relevantes Dimensão 'conhecimento' explícita Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento Identificação de ativos intangíveis Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual Macroestratégia comunicada Estabelecimento de metas desafiadoras Alta administração compartilha conhecimento Cargos altos com pessoas colaborativas Alternativas de Resposta: (5) - Concordo totalmente (4) - Concordo (3) - Concordo parcialmente (2) - Discordo (1) - Discordo totalmente

13 Processo GAA BIR Condução participativa do diagnóstico a BIREME decidiu por um processo participativo de avaliação das fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das práticas de gestão de conhecimento na BIREME. o diagnóstico final foi fortalecido e validado por todo o pessoal da BIREME, que através da socialização e discussão dos resultados prévios, se reuniu em grupos de trabalho e comunidades de práticas, conduzidas por um grupo de facilitadores. o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staff da BIREME, no dia 18 de Junho 2004.

14 GrupoDimensão GCFacilitadores 1Estratégia e alta administraçãoRenato Murasaki e Maria Regina Chiquetto 2Sistemas de informação e comunicaçãoVerônica Abdala e Andréa Gonçalves 3Cultura organizacionalRegina Castro e Odila Duru 4Organização e processos de trabalhoSilvia de Valentin e Elenice de Castro 5Políticas e práticas para administração de recursos humanos Rosane Tahrun e Vinícius Antonio 6Mensuração de resultadosNadia Hommerding e Júlio Takayama 7Aprendizado com o ambienteMarcelo DAgostino e Márcia Barretto Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, Jobar Farias e Sandra Silva. Assessoria: José Cláudio C. Terra Coordenação: Abel Laerte Packer Grupo de facilitadores e as dimensões GC

15 Processo GIC BIR O objetivo e a metodologia de trabalho o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades de prática e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. O objetivo foi o aquecimento e a maior familiarização dos participantes quanto às dimensões da gestão do conhecimento. início: 08/07/04 (ambienteaprendiz.bvs.br/forum)ambienteaprendiz.bvs.br/forum os facilitadores (02 por grupo), com domínio do conceito da dimensão GC determinada, estimularam a participação de todos com idéias, comentários, sugestões de novos textos etc de forma que pudessem gerar um documento síntese do conhecimento compartilhado do conceito. Esta ação facilitou os trabalhos de conclusão das avaliações e recomendações de todo o pessoal da BIREME. Todos os níveis hierárquicos participaram, efetuando seus cadastros e disponibilizando suas fotos!

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17 161 Usuários 862 mensagens 204 tópicos (10 dias)

18 Processo GAA BIR Objetivo e metodologia de trabalho uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia 21 de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre as dimensões GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididos nos 7 grupos trabalharam sobre as fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das dimensões e práticas de gestão de conhecimento na BIREME. Os grupos contaram com os dois facilitadores de início, além do coordenador geral e grupo de apoio. Cada um dos grupos fez uma apresentação sobre as principais fdr em cada dimensão na GC BIREME.

19 Processo GAA BIR CoPs – Comunidades de Práticas As 7 comunidades de práticas continuaram em operação até o dia 20 de Agosto O acesso ficou então liberado para todo o pessoal, de modo que todos pudessem opinar e dar recomendações a respeito de todas as dimensões e práticas gerenciais da BIREME. Foi elaborado um documento com os resultados finais do diagnóstico participativo, em 30 de Setembro. GT – artigo científico sobre a experiência na BIREME. Até o final de Outubro será divulgado o plano de ação para o cumprimento das ações gerenciais que fortaleceram as práticas de GC na BIREME.

20 Macro-Etapas do Projeto GAA na BIREME Condução participativa do dignóstico (facilitadores / CoP´s) Seminário 3 manhãs GC Workshops com especialistas para refresh Pesquisa Interna Percepção dos colaboradores qto. as práticas reconhecidas de GC na BIREME Documento de Consenso: 5+ fortalezas 5+ debilidades 5+ recomendações Compromisso de todos - continuidade do trabalho Plano de ação: 5+ fortalezas 5+ debilidades 5+ recomendações Demais apontadas pelos 7 grupos

21 A instância de apoio ao processo Portal BIR – Gestão de Ambientes Aprendizes O processo de GAA na BIREME conta com um site na BVS chamado Portal de Gestão de Ambientes Aprendizes. Tem como função registrar a experiência, conhecimento e metodologias adotadas, adaptadas e desenvolvidas pela BIREME. Estamos elaborando uma metodologia de Gestão de Ambientes que será transferida aos nossos parceiros. Lançamento na BVS no próximo ano.

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23 Processo GAA BIR Eventos de apoio realização de seminários periódicos para a socialização dos conceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes visões sobre o tema: –Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra –Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura –Prof. Dr. Rógerio Costa –entre outros

24 Seminário: 3 manhãs GC Sobre as dicas e recomendações dos profissionais Procurar o balanceamento entre a gestão do si e a gestão do trabalho. Gestão do conhecimento nas organizações é responsabilidade de todos. A inter-dependência dos atores, local e linguagem comum é a essência do coletivo. Arthur Hippólyto de Moura

25 Processo GAA BIR Mensagem Final Conhecimento organizacional é fruto das interações entre as pessoas. O fator humano é chave para o todo o projeto de GAA. Ferramentas de TI como importante suporte à GAA. Papel das organizações: estimular, promover, encorajar e guiar as pessoas a compartilhar seu conhecimento intrínseco. GIC é um processo dinâmico que só tem utilidade se a informação for usada para impactar no comportamento dos colaboradores, mudança da cultura e aumento da eficiência.

26 Agradecimentos BIREME Diretor Todas as instâncias (gerências e cordenações) Todos os colaboradores Toda a rede de parceiros da BVS

27 Obrigada! Equipe BIREME/OPS/OMS (11)


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