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Janeiro 2012 DuPont E-Sourcing Participação do Fornecedor - RFX.

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Apresentação em tema: "Janeiro 2012 DuPont E-Sourcing Participação do Fornecedor - RFX."— Transcrição da apresentação:

1 Janeiro 2012 DuPont E-Sourcing Participação do Fornecedor - RFX

2 Table of Contents 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 2 IntroduçãoSlide 3Slide 3 DefiniçõesSlide 4Slide 4 Cadastro do FornecedorSlide 5Slide 5 Accessando DuPont E-SourcingSlide 6Slide 6 Termos e Condições de Uso do SistemaSlide 10Slide 10 Bancada do FornecedorSlide 13Slide 13 RFX – RFI; RFP; RFQ Slide 17Slide 17 Funcionalidade da ferramentaSlide 28Slide 28

3 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 3 O E-Sourcing é uma aplicação web-based que permite aos Compradores da DuPont e aos fornecedores selecionados, colaborar eletrônicamente (on-line) e acelerar o processo de compras. Existem diversos tipos de eventos que um Comprador pode criar: um Pedido de Informação (Request for Information - RFI) um Pedido de Proposta (Request for Proposal - RFP) um Pedido de Cotação (Request for Quote - RFQ) um Leilão (Auction) uma Negociação Eletrônica (eNegotiation) O evento, ou documentos do tipo RFI, RFP e RFQ também são referenciados como RFX, um Pedido de X. Este documento irá focar na maneira como os fornecedores deverão responder aos RFX`s. DuPont E-Sourcing – Introdução à Participação do Fornecedor

4 DuPont E-Sourcing – O que é um RFx? O que é um RFx? RFx é um termo genérico que se refere a um evento de qualquer tipo dentro do eSourcing. Este termo pode ser aplicado para um Pedido de Informação (RFI - Request for Information), um Pedido de Proposta (RFP – Request for Proposal), ou um Pedido de Cotação (RFQ – Request for Quotation). Um RFX pode ser pensado como um mecanismo geral que permite que compradores e vendedores conduzam um determinado negócio: muitas vezes a troca de itens específicos por um determinado preço, mas também o intercâmbio de informações, tais como capacidade ou interesse em negociar. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 4

5 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 5 Accessando o DuPont E-Sourcing O fornecedor precisa primeiramente ter acesso à extranet da DuPont, onde o E- Sourcing reside. O Comprador precisa iniciar o processo fazendo o pré- cadastro do fornecedor na aplicação E-Sourcing da DuPont. O que se espera do Cadastramento O Comprador deve enviar ao contato do fornecedor um formulário para ser preenchido com as informações básicas da companhia e da pessoa de contato específica que estará participando do evento. Uma vez que é dado acesso ao contato do fornecedor, s serão enviados com o hyperlink para o acesso ao site, o username dele ou dela, e a password. Adicionalmente, o contato do fornecedor irá receber um convite em separado, com os detalhes do evento. DuPont E-Sourcing – Cadastro do Fornecedor

6 Acessando o DuPont E-Sourcing 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 6

7 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 7 DuPont E-Sourcing – Acessando o Sistema E-Sourcing Log-on inicial O contato do fornecedor deve confirmar imediatamente, que ele/ela consegue acessar o sistema assim que chegar o com o link, o username e a password. Se houver algum problema com o acesso, o fornecedor poderá contatar o Time de Suporte Global do E-Sourcing da DuPont. Informações de contato podem ser localizadas no Service Center da DuPont. Acessando o Evento A maneira mais simples de encontrar um evento é utilizando o hyperlink que está no convite; no entanto, o evento também pode ser acessado através do endereço: https://strategicsrc.dupont.comhttps://strategicsrc.dupont.com Para acessar o DuPont E-Sourcing, siga os passos do próximo slide.

8 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 8 Click here to return to slide 30. Click here to return to slide 40. DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor PassoAção 1.Conecte-se ao E-Sourcing clicando no hyperlink enviado no convite, ou pelo endereço: https://strategicsrc.dupont.com A tela abaixo será exibida:https://strategicsrc.dupont.com 2.Digite o seu Username e a Password.

9 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 9 DuPont E-Sourcing – Acesso ao Fornecedor PassoAção 3.A segunda tela de log-on será exibida. 4.Digite o Username e a Password novamente.

10 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 10 DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite A DuPont solicita a todos os fornecedores, que concordem com os Termos e Condições de Uso do Site da DuPont, ao Contrato de Confidencialidade de Informação, e ao Acordo do Proponente. A pessoa de contato do fornecedor precisa aceitar todos os termos para que possa prosseguir. O aceite dos termos é requerido somente no log-in inicial. Se o contato do fornecedor tiver aceito os três documentos anteriormente, o sistema irá pular este processo e vai direcionar diretamente para a Bancada do Fornecedor (Workbench). Clique no documento para visualizar os Termos e Condições que precisam ser aceitas pelo fornecedor.

11 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 11 DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo) O Fornecedor precisa clicar no botão Accept para continuar. Esta tela é para os Termos e Condições da SAP.

12 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 12 DuPont E-Sourcing – Condições de Aceite (exemplo) Esta tela é para os Termos e Condições da DuPont. O Fornecedor precisa clicar no botão Accept para continuar.

13 Bancada do Fornecedor 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 13

14 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 14 DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor Uma vez que tenha acessado com sucesso e tenha aceito os termos, a área de trabalho do fornecedor será exibida. Abaixo, um exemplo da parte superior da bancada. Clique na data do calendário para visualizar os eventos, com vencimento em uma data específica. Clique no título do evento para acessar os detalhes. A seção de Alertas do Fornecedor mostra atualizações sobre as ações tomadas.

15 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 15 DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.) Abaixo, um exemplo da parte intermediária da bancada do fornecedor. Informação de Contatos para ajuda (Help) ao fornecedor. A seção Relatórios (Reports) traz uma lista de relatórios disponíveis para o fornecedor. A seção de Ativos traz o status e os links para os eventos que estiverem ativos.

16 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 16 Abaixo, um exemplo da parte inferior da bancada do fornecedor. A seção Novos Debates (New Discussions) fornece um resumo das discussões em aberto que foram iniciadas durante os eventos A seção Vencidos (Awarded) fornece links para eventos que o fornecedor tenha ganho. As seções de Acordos Ativos e dos Scorecards Atuais não estão sendo usadas pela DuPont. DuPont E-Sourcing – Bancada do Fornecedor (cont.)

17 RFX – Pedido de: Informação Proposta Cotação 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 17

18 PassoAção 1.Na Bancada do Fornecedor, clique no link do evento desejado. O tipo de evento que será tratado neste curso será um Pedido de Informação (RFI - Request for Information) O evento será aberto. DuPont E-Sourcing – Localizando um Evento 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 18 Clique no link do evento

19 DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes de um Evento PassoAção 2.Um a vez que o evento tenha sido selecionado, a tela abaixo será exibida. Clique no link do evento desejado na coluna de Respostas ao RFx (RFx Response), para visualizar os detalhes do evento. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 19

20 DuPont E-Sourcing – Viewing the Event Details PassoAção 3.Os detalhes do evento estão organizados em abas: Cabeçalho (Header), Programação (Schedule), Informação (Information), e Perguntas (Qestions). É importante revisar cada uma das abas para entender os requerimentos de cada evento. Caixas de Ação, acima das abas do evento, oferecem funcionalidades adicionais que serão discutidas no final deste documento. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 20 Caixas de Ação Abas do Evento

21 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 21 DuPont E-Sourcing – Visualizando os Detalhes do Evento A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status. A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para o evento. A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento. A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das especificações dos serviços ou produtos licitados. A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do fornecedor. A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma proposta de preço.

22 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 22 DuPont E-Sourcing – Preparação para o Evento O passo mais importante é a preparação para o evento. O tempo pode ser um limitante, uma vez que o evento comece a aceitar respostas ou propostas, portanto, vale a pena definir com bastante antecedência toda a estratégia da licitação. O fornecedor deve se preparar durante o período de Prévia (Preview), se disponível, revisando as abas Informações e Item de Linha, e dependendo dos requerimentos do Comprador, realizar várias ações, tais como: baixar anexos. usar o Discussion Board online para perguntar detalhes ao Comprador. desenvolver os limites de preço da proposta. estudar as especificações do produto/serviço. preparar a devolução das especificações. verificar a capacidade e disponibilidade de materiais, serviços, matérias-primas, etc.

23 DuPont E-Sourcing – Respondendo a uma RFI PassoAção 1.Em uma RFI as respostas necessárias estão localizadas na aba Perguntas (Questions). Na seção Questions clique no link desejado para visualizar e responder as perguntas. Lembre-se de continuar até que todas as perguntas tenham msido respondidas e clique em Salvar (Save). 2.Qunado todas as perguntas tiverem sido respondidas, feche a seção Perguntas. Você pode fazê-lo clicando no X ou na sequencia da trilha para voltar para a proposta. 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 23

24 DuPont E-Sourcing – Submitting RFI Responses 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 24 PassoAção 3.Uma vez que as respostas estiverem prontas para serem devolvidas, clique no botão Submeter (Submit). Alguns eventos podem ser configurados de forma que o fornecedor tenha que submeter um Lance Inicial e uma Resposta Firme. Desta maneira, pode ser que seja necessário submeter duas vezes. Uma vez para a Proposta Inicial e outra vez para a Resposta Final. 4.Uma notificação por será enviada para Comprador, avisando-o que a resposta dele foi processada. O Comprador deverá notificar o Fornecedor, caso alguma informação adicional for necessária..

25 DuPont E-Sourcing – Respondedndo a um RFP ou RFQ 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 25 PassoAção 5.Tanto uma RFP, como uma RFQ, necessitam informações de preço, tanto quanto as respostas às perguntas. Acesse o evento e revise as abas com as informações pertinentes, requeridas para a proposta ou para a cotação. A aba Cabeçalho (Header) inclui informações gerais sobre o evento e o seu status. A aba Taxa de Câmbio (Exchange Rate) fornece taxas de conversão, se for o caso para o evento. A aba Programação (Schedule) fornece os detalhes dos tempos do evento. A aba Informações (Information) contém todas as informações do escopo e das especificações dos serviços ou produtos licitados. A aba Perguntas (Questions) contém todas as questões que exigem respostas do fornecedor. A aba Item de Linha (Line Item) traz os itens de produto ou serviço que requerem uma proposta de preço.

26 DuPont E-Sourcing – Respondendo uma RFP ou RFQ 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 26 PassoAção 6.Use a aba Itens de Linha (Line Item) para digitar as propostas ou cotações. O Fornecedor digita os valores da proposta ou cotação na linha do item apropriado, para todos os itens requeridos.

27 DuPont E-Sourcing – Submetendo uma Proposta ou Cotação 11/3/2013 E-Sourcing Supplier Participation Guide 27 PassoAção 7.Uma vez que estiver pronto para submeter suas respostas, clique na aba Submeter (Submit). Alguns eventos podem ser configurados de forma que o fornecedor tenha que submeter um Lance Inicial e uma Resposta Firme. Desta maneira, pode ser que seja necessário submeter duas vezes. Uma vez para a Proposta Inicial e outra vez para a Resposta Final. 8.Uma notificação por será enviada para o Comprador alertando-o que a sua resposta foi submetida. O Comprador deverá avisar o Fornecedor, caso mais informações sejam necessárias.

28 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 28 E-Sourcing – Funcionalidade da Ferramenta

29 Funcionalidade da Ferramenta – Visão Geral de uma RFX (RFI, RFP, and RFQ) O E-Sourcing possue uma funcionalidade que facilita os porocessos RFx. Esta seção vai cobrir esta funcionalidade. A barra inicial de abas do evento, consiste de: Gravar (Save) Desfazer (Undo) Documento (Document) Ações (Actions) Relatórios (Reports) Anexos (Attachments) Discussões (Discussions) Conversa (Chat) Status Submeter (Submit) 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 29

30 Funcionalidade da Ferramenta para RFx A primeira aba na barra de ferramentas é da funcionalidade Salvar (Save). Ela permite que o fornecedor grave o trabalho assim que todos os campos requeridos forem completados. Gravar o documento NÃO quer dizer que a proposta foi submetida. Gravar, simplesmente irá salvar o trabalho que acabou de ser terminado. A aba Desfazer (Undo) permite que o fornecedor cancele a última ação tomada. A aba Documento (Document ) não é usada nos eventos RFx. A aba de Ações (Actions) permite que o fornecedor faça uma cópia do documento em PDF. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 30

31 Funcionalidade da Ferramenta – Relatórios do RFx A aba Relatórios (Reports) possui o link que leva o Fornecedor para as Perguntas Não Respondidas (Unanswered Questions), dentro do evento. També existe um link para levar ao Resumo de Alterações da Rodada (Round Change Summary). 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 31

32 Funcionalidade da Ferramenta – Anexos do RFx A função da ferramenta Anexos (Attachment) leva o fornecedor para os links de todos os anexos que o Comprador tenha fornecido no evento. Esta seção também oferece ao Fornecedor a possibilidade de anexar arquivos simplesmente clicando no botão Anexar Arquivos (Attach Files). 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 32 Clique no link do documento para visualizar o anexo..

33 Funcionalidade da Ferramenta – Discussões do RFx A ferramenta Discussões (Discussions) permite que o Comprador e o Fornecedor comuniquem problemas ou perguntas relativas ao evento. Uma vez que o Fornecedor clique na aba Discussões, uma nova janela será aberta. Clique no botão de Nova Mensagem (New Message) para iniciar a mensagem. Esta tela também permite que o Fornecedor veja as mensagens postadas pelo Comprador. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 33

34 Funcionalidade da Ferramenta – Conversa no RFx A funçao Conversa (Chat) funciona de forma similar ao instant messaging. Para visualizar mensagens de Conversa clique no botão Chat. A tela abaixo será exibida: 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 34 O Fornecedor pode responder ou enviar uma mensagem digitando-a na caixa apropriada e clicando no botão Enviar (Send).

35 Funcionalidade da Ferramenta – Status do RFx O botão Status indica em que fase o evento se encontra. Clicando no botão Status (neste caso o evento está In Progress) o Fornededor será levado para a tela Change Phase. Os Fornecedores podem alterar a fase que estiver sob a sua responsabilidade clicando nas caixas que estiverem ativas, marcadas em azul. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 35 Caixas Ativas

36 Funcionalidade da Ferramenta – Submetendo um Lance/ Proposta no RFx O botão Enviar (Submit) permite que o fornecedor envie uma resposta para o RFx, ao Comprador. Alguns eventos podem ser configurados para que o fornecedor apresente uma Oferta Inicial e uma Resposta Firme. Portanto, pode ser necessário submeter duas vezes. Uma vez para a Oferta Inicial e outra vez para a Resposta Final. Funcionalidade Adicional Existem mais alguns pontos úteis que o fornecedor deve estar ciente. Sempre que um fornecedor quiser sair de uma janela, clicando sobre o levará ele/ela de volta para a tela anterior. Clicando na trilha de links, também poderá ajudar a navegação através do evento. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 36 Trilha de links para a página designada

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