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24/07/2003 M editerrâneo Eventos. 24/07/2003 Conteúdo do Treinamento Apresentação do sistema Módulo de Infra-Estrutura Vendas Programação Realização.

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1 24/07/2003 M editerrâneo Eventos

2 24/07/2003 Conteúdo do Treinamento Apresentação do sistema Módulo de Infra-Estrutura Vendas Programação Realização

3 24/07/2003 Apresentação do sistema Sistema administrativo –Controle das operações do buffet Controle de alocação Clientes Eventos Cardápios Recursos Humanos

4 24/07/2003 Apresentação do sistema Sistema WEB –Executado na Internet –Pode ser acessado de qualquer ponto do planeta Requer: –Microcomputador conectado à Internet –Navegador ( Browse ) – Internet Explorer –Permissão de acesso

5 24/07/2003 Apresentação do sistema Uso do sistema –Simplicidade => requer apenas conhecimentos de uso da Internet –Eficiência => contempla as principais tarefas para a gestão de eventos do buffet –Confiabilidade => por utilizar tecnologia de ponta, é um sistema bastante confiável quanto ao armazenamento e recuperação de informações.

6 24/07/2003 Estrutura do sistema Estruturado em: –Infra-Estrutura –Agenda –Vendas –Programação –Realização –Gerenciais –Usuários –Ajuda

7 24/07/2003 Módulo de Infra-Estrutura Define os cadastros fundamentais do sistema. São eles: –Empresas –Representantes –Salões –Eventos –Produtos –Fornecedores –Tipos –Pagamentos

8 24/07/2003 Módulo de Infra-Estrutura Neste módulo são cadastrados os elementos que serão utilizados para o cadastramento de eventos. Na execução do sistema pelas áreas é necessário que todos os dados de infra-estrutura já estejam definidos previamente para o uso junto aos eventos. Salvo os Recursos Humanos que requerem características particulares de confidencialidade, todos os demais cadastros consistem de infra-estrutura.

9 24/07/2003 Módulo de Infra-Estrutura Processo de cadastramento e manutenção –O sistema garante o mesmo padrão para quase todas as interfaces e consiste de: Página de consulta Página de atividade –Cadastros –Consultas –A seguir veremos como o processo funciona

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13 Processo de Cadastramento Em todas as interfaces do sistema o processo de cadastramento é padronizado, salvo àquelas particulares. A seguir veremos como INCLUIR UMA NOVA FORMA DE PAGAMENTO e como ALTERAR UMA FORMA DE PAGAMENTO. O procedimento será o mesmo para todas as demais operações de Infra-estrutura.

14 24/07/2003 Cadastrar Forma de Pagamento 1. Localizar a opção no menu 2. Selecionar a opção 3. Escolher a operação NOVO 4. Cadastrar a nova informação 5. Salvar os dados informados

15 24/07/ Localizar

16 24/07/ Selecionar a opção

17 24/07/ Escolher a operação NOVO

18 24/07/ e 5 Cadastrar e Salvar

19 24/07/2003 Operações de manutenção É importante ressaltar que na página de consulta o operador tem 4 (quatro) operações possíveis sobre os dados do processo em questão: Novo Alterar Remover Consultar

20 24/07/2003 Operações de manutenção É importante saber que todas as operações de infra-estrutura já devem estar prontas antes de iniciar o processo de venda. Questões como: –Falta de produto cadastrado, cardápio incompleto, evento não cadastrado e outros são questões de infra-estrutura e devem ser devidamente cadastrados.

21 24/07/2003 Agenda A agenda é o módulo fundamental para o processo de vendas, pois é nela que todas as operações de atendimento são executadas. As operações de atendimento consistem de: –Verificar ocupação numa data determinada –Criar uma pendência numa data e salão para um cliente –Incluir um evento numa data e salão para um cliente –Conhecer a ocupação numa data e salão, determinando o tipo desta, se pré-reservado ou contratado

22 24/07/2003 Agenda Para acessar o módulo de Agenda basta o usuário localizar a opção no menu do sistema e selecionar a opção desejada. No menu temos: –Consultar datas –Agendar Evento

23 24/07/2003 Agenda – Consultar Datas Com esta opção o usuário tem a agenda com foco na data, ou seja, poderá verificar as ocupações dos salões independente do cliente. Esta é a opção recomendada para o atendimento pois permite a inclusão dos dados do cliente de imediato na mesma página.

24 24/07/2003 Agenda – Consultar Datas

25 24/07/2003 Agenda – Consultar Datas Operações disponíveis –Navegar no calendário Clicando no objeto calendário Informando uma data específica –Consultar os salões –Obter informações descritivas dos salões –Visualizar fotos, videos e mapa de localização dos salões –Número de eventos pré-reservados e contratados por horário, bem como as informações sobre a ocupação, tais como tipo do evento, nome do cliente, valor do evento e quem o cadastrou.

26 24/07/2003 Vendas O processo de venda tem como ferramenta essencial a AGENDA, todavia outras páginas são utilizadas para dar suporte ao processo após a inclusão do evento no sistema. São elas: Consulta Eventos, Acerto de Detalhes e Enviar , todos para auxilio em etapas seguintes à contratação.

27 24/07/2003 Vendas Para um melhor entendimento dos processos contemplados no sistema veremos a partir deste ponto uma série de perguntas tendendo ao conhecimento das tarefas de vendas. As perguntas buscarão ilustrar todo o processo envolvido no cadastramento de um evento no sistema.

28 24/07/2003 Vendas 1.) Como consultar as ocupações dos salões? –Caminho lógico:

29 24/07/2003 Vendas 2.) Como consultar as ocupações em uma data específica? –Caminho lógico:

30 24/07/2003 Vendas 3.) O que são espécies de ocupações dos salões e como identifica-las? –Caminho lógico:

31 24/07/2003 Vendas 4.) Como localizar o evento de um cliente determinado? Foco na data Foco no cliente

32 24/07/2003 Vendas 5.) Como agendar uma festa? –Caminho lógico

33 24/07/2003 Vendas 6.) Como cadastrar uma pré-reserva? –Caminho lógico

34 24/07/2003 Vendas 7.) Como cadastrar um cliente? –Caminho lógico

35 24/07/2003 Vendas 8.) Como registrar o evento? –Caminho lógico

36 24/07/2003 Vendas 9.) Como incluir o cardápio? –Caminho lógico

37 24/07/2003 Vendas 10.) Como alterar o preço do cardápio ou dar itens em cortesia? –Caminho lógico

38 24/07/2003 Vendas 11.) O que é status de um evento?

39 24/07/2003 Vendas 12.) Até que momento os dados de um evento podem ser modificados através do módulo de Agenda?

40 24/07/2003 Vendas 13.) Qual o procedimento para gerar um contrato para um evento? –Caminho lógico:

41 24/07/2003 Vendas 14.) Quando um contrato está completo e pronto para a emissão?

42 24/07/2003 Vendas 15.) Como cadastrar os cheques dos pagamentos de um evento? –Caminho lógico:

43 24/07/2003 Vendas 16.) Como fazer ajustes no cardápio escolhido para um evento? –Caminho lógico:

44 24/07/2003 Vendas 17.) Como fazer ajustes no termo do contrato? –Caminho lógico:

45 24/07/2003 Vendas 18.) Como localizar o contrato de um evento? –Caminho lógico:

46 24/07/2003 Vendas 19.) Como localizar o evento de um cliente? –Caminho lógico:

47 24/07/2003 Vendas 20.) É possível a emissão dos itens do cardápio para um evento? Como?

48 24/07/2003 Vendas Eventuais operações poderão ocorrer além das aqui elencadas, todavia, uma vez respondidas e executadas estas tarefas temos um evento devidamente cadastrado e contratado, pronto para as etapas seguintes de processamento.

49 24/07/2003 Programação A programação do evento consiste de três etapas a saber: –Acerto de detalhes junto ao cliente, podendo haver inclusão de novos itens tais como: som, filmagem, decoração, locação de veículo e outros, que chamaremos apenas de Acerto de Detalhes. –Programação de Recursos Humanos –Programação de Alimentos

50 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Consiste de um questionário cujas respostas implicam nas adequações sobre os serviços a serem prestados. As perguntas são cadastradas no módulo de infra- estrutura e são estruturadas em grupos para facilitar a emissão de relatório próprio para quem de destino. A figura a seguir ilustra o questionário.

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52 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Para executar a programação do Acerto de Detalhes o operador deverá seguir os passos: –Menu Vendas –Eventos –Acerto de Detalhes A figura a seguir mostra o caminho

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54 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Uma vez selecionado o caminho conforme figura anterior, o operador será conduzido a uma página para selecionar o evento a ser programado. Para acesso ao evento o operador deverá conhecer a data de realização do evento ou a data de fechamento e informa-la conforme figura a seguir.

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56 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Conforme a figura observe que foram informadas as datas do mês inteiro de agosto de 2004, e o sistema exibiu todos os eventos cadastrados neste intervalo. Para a programação basta clicar na figura VERDE de seleção para a linha que contenha o evento desejado. Observe que somente os eventos contratados são exibidos, ou seja, o sistema não considera para este fim as pré-reservas.

57 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Uma vez selecionado o evento, o sistema exibirá duas novas páginas, uma para a resposta ao questionário com os ajustes nos serviços, outra para a aquisição de novos produtos. Os produtos poderão ser alimentos, filmagens, som, locação de veículo e fundamentalmente AUMENTO no número de pessoas. É importante saber que todos os produtos aqui adicionados implicam na criação de adendos contratuais para o evento, e um termo de contrato aditivo será emitido e armazenado no sistema.

58 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes A inclusão de novos produtos no evento poderá ocorrer em vários momentos, assim, o sistema guardará cada uma das novas inclusões, bem como gerará e armazenará cada um dos novos aditivos contratuais. A figura a seguir ilustra o processo de inclusão de novos produtos.

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60 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Ao clicar no botão VERDE de seleção, o operador poderá executar manutenção nos produtos, tais como inclusão de novos, exclusão ou alteração de quantidades, todavia isso só é possível enquanto não foi fechado o adendo contratual. Se houver necessidade de novas inclusões após o adendo gerado, uma nova entrada deverá ser gerada, bastando para isso clicar no botão NOVO, que exibirá uma página conforme figura seguinte.

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62 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes Conforme a figura temos um formulário para inclusão de produtos, bem como com a saída para a geração do aditivo contratual. Para incluir os produtos basta clicar em NOVO e selecionar o produto desejado, informando em seguida as quantidades desejadas, clicando ao final no botão SALVAR. Após clicar no botão SALVAR uma grade será exibida com os produtos já incluidos, permitindo contudo que seja dada manutenção nos dados, tais como: Alteração ou Exclusão, conforme pode ser visto na figura seguinte.

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64 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes É importante ressaltar que na página temos dois botões demasiadamente importantes, um ligado a atualização de totais após a informação do desconto concedido e outro que permitirá a geração do adendo contratual. As informações sobre os pagamentos serão todas feitas na geração do adendo contratual e o processo é idêntico ao do fechamento de um evento, conforme veremos no exercício de fixação.

65 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes A seguir faremos um questionário com as principais tarefas ligadas ao Acerto de Detalhes dos eventos. As perguntas buscam ilustrar o processo abordado pelo sistema em momentos diversos antes da realização do evento

66 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 1.) Como incluir um detalhe a ser utilizado nos eventos? –Caminho lógico:

67 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 2.) Como acessar um evento para acerto de detalhes? –Caminho lógico:

68 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 3.) Como preparar os detalhes para um evento? –Caminho lógico

69 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 4.) Como adicionar produtos a um evento? –Caminho lógico:

70 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 5.) Qual o procedimento para aumentar o número de pessoas em um evento? –Caminho lógico:

71 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 6.) Após o primeiro acerto de detalhes é possível incluir novos produtos ou aumentar o número de pessoas do evento? Como fazer? –Caminho lógico:

72 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 7.) Como gerar um aditivo contratual? –Caminho lógico:

73 24/07/2003 Programação – Acerto de Detalhes 8.) É possível mais de um aditivo contratual para um evento?

74 24/07/2003 Programação – RH O sistema conta com um cadastro dos recursos humanos a serem designados para os eventos, bem como de uma tabela de distribuição em razão do tipo de serviço e número de pessoas. Assim, é possível com base nos RHs cadastrados promovermos uma distribuição para uma lista de eventos previamente selecionada.

75 24/07/2003 Programação – RH Com relação aos RHs o sistema permite: –Cadastramento dos dados pessoais e profissionais –Controle de sua avaliação profissional –Controle de agendamento para os eventos –Emissão de relatório da escala do RH –Substituição em eventos

76 24/07/2003 Programação – Alimentos O sistema permite a emissão de relatórios contendo as quantidades necessárias para todos os produtos ligados aos eventos selecionados. Os relatórios podem ser emitidos em formato fixo ( previamente definidos ) ou pode ser dinâmico, utilizando o recurso de planilha dinâmica do software MS-Excel que poderá ser visto de várias formas distintas.

77 24/07/2003 Realização Para acompanhamento da realização dos eventos o sistema permite os seguintes processos: –Controle de Entrada e Saída dos RHs –Acerto de Final de Evento –Pesquisa de satisfação do cliente –Pagamento dos RHs

78 24/07/2003 Realização – Entrada e Saída Neste módulo o profissional responsável pelo salão tomará o ponto de entrada dos funcionários envolvidos no evento, bem como a administração poderá a qualquer tempo administrar os RHs envolvidos nos diversos eventos dos diversos salões. A página a seguir ilustra o procedimento

79 24/07/2003 Realização – Entrada e Saída

80 24/07/2003 Realização – Entrada e Saída É importante lembrar que futuramente a tomada do ponto dos funcionários nos salões será feita mediante leitura eletrônica integrada ao sistema.

81 24/07/2003 Realização – Acerto de Final de Evento O acerto de final de evento consiste no cadastramento dos adicionais ocorridos na realização. O sistema permite o cadastramento de tais adicionais, bem como emite um recibo discriminando as ocorrências. A figura a seguir ilustra o formulário a ser preenchido.

82 24/07/2003 Realização – Acerto de Final de Evento

83 24/07/2003 Realização – Acerto de Final de Evento No acerto de final de evento são informados tanto os produtos consumidos, como outras ocorrências que será cobrada, bem como as informações sobre o pagamento.

84 24/07/2003 Gerenciais Neste módulo temos as tarefas de caráter gerencial do sistema, tais como: –Definição de normas gerais dos salões –Controle de cheques pré-datados –Upload de modelo de termo de contrato –Consulta ao log de atividades dos usuários

85 24/07/2003 Usuário O sistema é dotado de um controle preciso de todas as atividades ou tarefas desenvolvidas, estas vinculadas aos usuários. Assim, para acesso ao sistema deve-se ter um cadastro neste módulo, bem como a administração do Buffet Mediterrâneo definirá um perfil para o acesso. Desta feita cada usuário poderá acessar àquilo que lhe for definido como permitido. Como o sistema grava todas as atividades do usuário junto ao sistema, é muito importante que você não divulgue seu LOGIN e SENHA para terceiros.

86 24/07/2003 Ajuda O sistema é dotado de um manual on-line que poderá ser consultado sempre que houverem dúvidas a serem esclarecidas ou o usuário desejar conhecer mais sobre os processos do sistema. Para acesso ao manual basta clicar na opção AJUDA do menu principal do sistema.

87 24/07/2003 Avaliação 1.) Criar uma pré-reserva para um casamento a ser realizado em 18/10/2005, para 130 pessoas em salão da Zona Norte. O cliente deverá ter um nome escolhido a sua vontade e o cardápio será um coquetel básico. 2.) Tomando o evento anterior elaborar o contrato, firmando para tal o pagamento em 5 parcelas de 30 dias entre parcelas, pagas com cheques de um único emitente. 3.) Imprimir o termo do contrato com o respectivo cardápio.

88 24/07/2003 Encerramento Caso haja alguma dúvida sobre a operação do sistema recomenda-se sempre uma consulta a AJUDA on line, seguida de uma leitura da documentação impressa. Tenham todos um bom trabalho

89 24/07/2003 OBRIGADO!


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