Gerência de Sub-Contratação - SAM

2 Objetivos do Workshop Apresentar aspectos importantes da gerência de sub-contratação - SAM Apresentar aspectos práticos de como implementar esta área de processo

3 Metodologia de Trabalho Ao final de cada workshop, as próximas ações para as atividades de melhoria serão apresentadas Cada consultor irá acompanhar a realização dessas ações nas reuniões de consultoria É necessário o comprometimento de todos para a realização das ações sugeridas

4 Gerência de Sub-Contratação (SAM)

5 Propósito Gerenciar a aquisição de produtos de fornecedores com os quais existe um acordo formal 1. 1.Determinar o tipo de aquisição que será usada para os produtos a serem adquiridos 2. 2.Selecionar fornecedores; 3. 3.Estabelecer e manter acordos com os fornecedores; 4. 4.Executar o acordo com os fornecedores; 5. 5.Aceitar os produtos adquiridos 6. 6.Transferir os produtos adquiridos para os projetos.

6 Metas Específicas de SAM SG 1 Estabelecer Acordos com os Fornecedores SG 2 Satisfazer Acordos com os Fornecedores

7 Atividades SG 1 Estabelecer Acordos com os Fornecedores SP Determinar o Tipo de Aquisição SP Selecionar Fornecedores SP Estabelecer Acordos com os Fornecedores

8 SP Determinar o Tipo de Aquisição Exemplos de tipos de aquisição: –Compra de produtos COTS –Obtenção de produto via acordo contratual –Obtenção de produtos de um fornecedor interno (in-house vendor) –Obtenção de produto do cliente Sugestão de implementação –Ter uma lista pré-definida dos tipos de aquisição comuns na empresa.. Acordos com os fornecedores são estabelecidos e mantidos.

9 SP Selecionar Fornecedores Sugestão de implementação –Manter uma lista de fornecedores pré-selecionados e o históricos das aquisições. –Tipicamente, definem-se características importantes para a seleção, pesos para as características e notas dadas para cada fornecedor/produto potencial. –Definir os requisitos associados ao produto ou serviço a ser adquirido. –Definir critérios para seleção de fornecedores. –Analisar os riscos associados à aquisição. –Elaborar um plano de aquisição. Selecione fornecedores com base na avaliação de suas habilidades em atender os requisitos especificados e os critérios estabelecidos.

10 SP Estabelecer Acordos com os Fornecedores Acordos são quaisquer documentos legais entre a organização (representando o projeto) e o fornecedor. Ex: contratos e licenças. Sugestão de implementação –Estabelecer acordos técnicos e acordos comerciais com os fornecedores. Estabelecer e manter acordos formais com os fornecedores.

11 Atividades SG 2 Satisfazer Acordos com os Fornecedores SP Analisar (review) os Produtos COTS SP Executar o Acordo com o Fornecedor SP Aceitar o Produto Adquirido SP Executar a Transição dos Produtos

12 SP Analisar (review) os Produtos COTS Sugestão de implementação –Avaliar e documentar se o produto foi entregue de acordo com a sua especificação técnica, no prazo estipulado. Avaliar e documentar a performance (ex: prazo, qualidade do suporte e relacionamento pós-entrega) do fornecedor. Rever (analisar) os produtos COTS candidatos para assegurar que eles satisfazem os requisitos especificados que estão contemplados no acordo com o fornecedor.

13 SP Executar o Acordo com o Fornecedor Sugestão de implementação –No caso de produtos feitos sob encomenda, acompanha-se cronograma, esforço, riscos, processos, custo e prazo, caso esteja definido no acordo formal. Exemplos de processos a serem monitorados são: garantia da qualidade e gerência de configuração. –No caso de produtos de prateleira (COTS), acompanha-se instalação, customização. Execute as atividades com o fornecedor previstas no acordo.

14 SP Aceitar o Produto Adquirido Sugestão de implementação –Documentar os resultados da revisão ou teste de aceitação. Analisar a efetividade das ações corretivas. –Estabelecer um plano de ação para os produtos que não passaram na revisão ou teste de aceitação e acompanhar as ações até o fechamento. Assegurar que o acordo com o fornecedor é satisfeito antes de aceitar o produto adquirido.

15 SP Executar a Transição dos Produtos Sugestão de implementação –Planejar a transição para o projeto dos produtos adquiridos (assegurando que os recursos necessários para distribuição, armazenamento, uso e manutenção estão disponíveis, bem como que os treinamentos apropriados serão fornecidos para as pessoas que necessitarem).. Transferir os produtos adquiridos para o projeto.

16 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 GG 2: Institucionalizar um processo gerenciado GP 2.2: Planejar o processo GP 2.1: Estabelecer uma política organizacional GP 2.3: Prover recursos GP 2.4: Atribuir Responsabilidade

17 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 GG 2: Institucionalizar um processo gerenciado GP 2.5: Treinar pessoas GP 2.6: Gerenciar configuração GP 2.7: Identificar e envolver stakeholders relevantes GP 2.8: Monitorar e controlar o processo GP 2.9: Avaliar a aderência objetivamente GP 2.10: Revisar status com o nível mais alto de gerenciamento

18 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 Políticas descrevem o que TODOS os projetos devem seguir Determinam a expectativa organizacional para o processo Em geral, a alta gerência é responsável por estabelecê-la e comunicá-la Exemplos de política de SAM do CMMI: –O progresso de toda aquisição deve ser acompanhado de acordo com o Processo de Gerência de Sub-contratação e os problemas encontrados devem ser gerenciados até suas resoluções; –As aquisições de componentes de software devem ser realizadas de acordo com o Processo de Gerência de Sub-contratação. GP 2.1: Estabelecer uma política organizacional

19 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (2) Objetiva determinar o que é necessário para realizar o processo Envolve descrição de processo, plano para realizá-lo Reuniões de acompanhamento são planejadas e documentadas no Plano de Aquisições (tipicamente parte do plano de projeto). GP 2.2: Planejar o processo

20 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (3) Envolve: financiamento, máquinas, pessoas capazes, ferramentas adequadas O Plano de Aquisição define quem deve participar da sub-contratação e de seu acompanhamento, bem como os recursos necessários GP 2.3: Prover recursos Atribuir responsabilidade e autoridade para realizar o processo, desenvolver os produtos de trabalho, e prover os serviços do processo de gerenciamento de sub-contratação. GP 2.4: Atribuir Responsabilidade

21 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (4) Tipos de treinamentos: self-study, mentoring, on-the-job formal, treinamento em classe,... Exemplos de treinamentos –Treinamento no processo de gerenciamento de sub-contratação. GP 2.5: Treinar pessoas Deve-se definir quais produtos de trabalho de gerenciamento de sub- contratação irão ter a configuração controlada e em que níveis de controle Exemplos de produtos de trabalho a serem colocados sobre gerência de configuração: Plano de aquisição. Especificação dos requisitos de aquisição. GP 2.6: Gerenciar configuração

22 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (5) Objetiva estabelecer e manter o envolvimento esperado dos stakeholders relevantes Exemplos de stakeholders: gerente de projeto, gerente sênior, equipe de testes,... GP 2.7: Identificar e envolver stakeholders relevantes

23 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (6) Controlar o processo de gerenciamento de sub-contratação e tomar ações corretivas apropriadas Exemplos de medidas utilizadas para monitorar e controlar o processo: – –Percentual de não-conformidades nas aquisições; – –Tempo gasto com as revisões do plano de aquisição. GP 2.8: Monitorar e controlar o processo

24 Metas Genéricas e práticas – Nível 2 (7) Objetivamente ~ credibilidade ~ pessoas externas ao processo ou projeto ou externas à organização Esta atividade é tipicamente feita pelo grupo de PPQA Produtos revisados: plano de projeto, registro de ações corretivas,... Atividades revisadas: acompanhamento do projeto, acompanhamento das ações corretivas,... GP 2.9: Avaliar a aderência objetivamente Alta gerência que não participa diariamente do controle do processo Espera-se que seja realizada periodicamente e em eventos (ex: em reuniões de acompanhamento) GP 2.10: Revisar status com o nível mais alto de gerenciamento

25 Considerações finais SAM está unicamente aplicado a sub-contratações que envolvam um acordo formal de aquisição. Não se aplica a aquisições de serviços e produtos para o desenvolvimento do software (ex: ferramentas CASE, geradores de código). Somente a produtos e serviços que serão entregues ao cliente como parte da solução (ex: COTS, instalação, configuração, treinamento, web design). Não se aplica à aquisição de software livre, pois não existe um acordo formal. Sub-contratação de free-lancers: Estes devem ser incorporados à equipe ou então seguir o processo padrão da organização contratante (neste caso sendo aplicável SAM).

26 Próximas ações Ação 1: Definir os templates para o processo de gerenciamento de sub- contratações (plano de aquisição, atas de reunião de acompanhamento, etc.). Ação 2: Definir o processo de gerenciamento de sub-contratação com: responsáveis, atividades, critérios de entrada e saída, etc. Ação 3: Documentar o processo definido. Ação 4: Definir como implementar as metas e práticas genéricas. Ação 5: Criar uma planilha mapeando cada uma das metas, práticas e sub- práticas em atividades, responsabilidades e templates do processo definido.

27 Perguntas?

28 Referências Mary Beth Chrissis, Mike Konrad, Sandy Shrum, CMMI Guidelines for Process Integration and Product Improvement, Addinson-Wesley, Site do SEI: