Relatório Financeiro para seu Acordo Cooperativo Pretoria, África do Sul 30 de novembro - 3 de dezembro de 2009

Desmistificando o Jargão Financeiro Adjudicação/Valor Limite Valor acordado Fundos remanescentes Taxa de Consumo Modificação financeira Apurações 2

Fundamentos do Gerenciamento Financeiro Adjudicação Montante do Valor do Acordo Fundos remanescentes O montante total que é antecipado para ser gasto pelo governo dos EUA durante a vida do projeto O montando com que o governo dos EUA se comprometeu a gastar no projeto até agora O montante de fundos o brigados mas ainda não gastos $3,000,000 $2,000,000 Obrigação $ – Despesas $ Fundos remanescentes/Saldo $ Taxa de Consumo A taxa na qual a obrigação está sendo gasta. Ela te dará uma indicação de quantos meses restam antes que você precise e uma obrigação adicional OBS.: É responsabilidade dos Subvencionados rastrear os fundos de obrigação gastos – quando 75% gasto informar a Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional (USAID) para aumentar o valor acordado $ /24 meses = $ por mês nº. de meses antes da obrigação gasta = $500,000/$125,000 = 4 Meses 3

Inicial Primeiro trimestre Segundo trimestre Adiantamento Adiantamento de pagamentos Adiantamento de pagamentos 1. FP FP 1034 (3) cada para 30 dias 1. FP 1034 (3) cada para 30 dias 2. FP 270/2 2. FP 270/2 enviado mensalmente 2. FP 270/2 enviado mensalmente 31 de out. de de nov. de de dez. de de jan. de de fev. de de mar. de de abr. de 10 Período de Liquidação do Primeiro Trimestre Período de Liquidação do Segundo Trimestre (Liquidação de 3 meses em 1 registro) 1. FP FP FP FP 269 Ciclo de Relatório Financeiro 4

Formulário Padrão-1034  O FP-1034 é o registro público para compras e serviços até de pessoal  Você o usará para requisitar fundos e liquidar adiantamentos da USAID 5

FP-1034 – PARA REQUISITAR UM ADIANTAMENTO  Você enviará três FP-1034s requisitando três pagamentos adiantados separados para o trimestre (um para cada mês – adiantamento da sequência de 3 meses).  Isto é projetado para que sua organização mantenha um fluxo uniforme de caixa.  O FP-1034s deve ser marcado no topo do formulário com “Pedido de Adiantamento.”  Você deve enviar ao escritório de pagamento indicado na carta de subvenção um original e três cópias do FP

Registro do FP-1034 – LIQUIDAÇÃO DO ADIANTAMENTO  No final do trimestre você enviará outro FP-1034 para liquidação do adiantamento.  Para liquidar avanços o formulário deve ser marcado no topo com “Liquidação de Adiantamentos.”  Nenhum adiantamento novo pode ser feito até que este registro de liquidação seja recebido do destinatário (LEMBRE: Existe um impacto no efeito).  Cada registro deve ser identificado pelo número do acordo e deve declarar os custos totais para cada adiantamento sendo requisitado. 7

mudança Insira os nomes e endereço do funcionário financeiro relevante. Os detalhes são encontrados em seu Acordo Lembre de incluir a data! O pedido de adiantamento deve ser numerado. Lembre de mudar os números toda vez que você preencher um formulário! inserira o número e data do contrato

Deixar em branco Número de programação; pago por; data de fatura recebida devem ser deixados em BRANCO Incluir o nome da sua organização e o endereço de correspondência como em seu Acordo Cooperativo

Mostrar o mês, dia e ano, datas de início e fim do evento dos custos declarados para reembolso.

Relatório de Despesas e Controle Avançado Usado para documentar, rastrear e analisar adiantamentos O montante real do adiantamento deve ser líquido de qualquer saldo de caixa projetado Despesas acumulad as até

Exercício FP-1034  Sua ONG na Zâmbia recentemente se tornou uma parceira DGP (Programa de Subvenções de Desenvolvimento) em outubro de 2009 e está requisitando fundos para fev. – abril de 2010 sob o seguinte cenário: 1.O orçamento aprovado é $ Os adiantamentos acumulados a partir de 1 de janeiro de 2010 serão $ e as despesas relatadas para este período (1 de out. – 31 de dez. de 2009) são$ , e as despesas projetadas para janeiro de 2010 são $ A organização precisa de $ em adiantamento para cada mês de fev. – abril de  Complete o FP-1034 e Relatório de Despesas e Controle de Adiantamentos de out. de 09 a abril de 2010 (para o adiantamento do segundo trimestre) 12

FP-269 – FORMULÁRIO DE RELATÓRIO FINANCEIRO  Você o usará para requisitar fundos e liquidar adiantamentos da USAID.  Completar a cada 3 meses (vence 30 dias após o final do trimestre) –1 de outubro de 2009 – 31 de dezembro de 2009, vence em 30 de janeiro de 2010 –1 de janeiro de 2010 – 31 de março de 2010, vence em 30 de abril de 2010 –1 de abril de 2010 – 31 de junho de 2010, vence em 30 de julho de 2010 –1 de agosto de 2010 – 30 de setembro de 2010, vence em 31 de outubro de

1 de dezembro de de novembro de 2009 Quatro Opções: 1 de outubro 1 de janeiro 1 de abril 1 de julho Quatro Opções: 31 de dezembro 30 de março 30 de junho 30 de setembro Adjudicação/Subvenção nº. Relatório final – Sim/Não Base Contábil

Isto deve capturar o que foi gasto (tanto pelo governo dos EUA quando Custos Não Cobertos) acumulado até o começo para o trimestre que está sendo relatado. Esta caixa deve ter o total das duas colunas abaixo, combinadas. Esta caixa é a despesa de custos não cobertos até o começo do trimestre que está sendo relatado. Esta caixa é a despesa em dólares do governo dos EUA até o começo do trimestre que está sendo relatado.

Isto deve capturar o que foi gasto (tanto pelo governo dos EUA quando Custos Não Cobertos) no trimestre capturar no nº. 9 (Esta caixa deve ter o total das duas colunas abaixo, combinadas). Esta caixa é a despesa de custos não cobertos durante o trimestre que é capturada no nº 9. Esta caixa é a despesa em dólares do governo dos EUA durante o trimestre que é capturada no nº 9.

Isto são todos os investimentos do governo dos EUA gastos até a data (incluindo o trimestre capturado no nº. 9). Ambas as caixas são o mesmo (IIIc e IIIg). Isto são todos os investimentos com que o governo dos EUA se obrigou até a data (incluindo o trimestre capturado no nº. 9). Este é o restante de todos os investimentos que o governo dos EUA se obrigou até a data (incluindo o trimestre capturado no nº. 9) - seus fundos remanescentes.

Exercício SF-269 “Sua ONG” teve as seguintes despesas. Favor completar o SF 269 para janeiro – março de 2009: A adjudicação da organização “Sua ONG” é $ e o valor acordado até a data é $ Desde a data de início do acordo até dezembro de 2009 jan - mar Despesa Total do Projeto$ 2,500,000$ 500,000 Do total das Despesas Totais do Projeto, financiado pela USAID $ 2,000,000$ 400,000 Dessas Despesas Totais do Projeto, Custos Não Cobertos Financiados $ 500,000$100,000 19

Controle Interno US$Taxa de Câmbio ($1=R) Moeda Local ORÇAMENTO Taxa de Câmbio Usada 4 Renda - Jan$100,0006R Renda - Mar$100,00010R TOTAL RECEBIDO$200,000R DESPESAS (jan-mar)R SALDOR  Há diferentes formas de fazer relatórios financeiros em US$  A forma mais apropriada é usar Custo Médio Ponderado do Método de Capital (WACC) de um ponto de vista do gerenciamento financeiro. Exemplo:

Controle Interno – Cenário 1 Converter Despesas à Taxa Orçamentária US$Tx. de Câmbio ($1=R) Moeda Local ORÇAMENTO Tx de Câmbio Usada R4 Renda - Jan $100,000R6R Renda - Mar$100,000R10R TOTAL RECEBIDO$200,000R DESPESAS (jan-mar)($400,00)R4(R ) SALDO($200,000)R

Controle Interno – Cenário 2 Converter Despesas à Taxa de Câmbio mais recente US$Taxa de Câmbio ($1=R) Moeda Local ORÇAMENTO Taxa de Câmbio Usada R4 Renda - Jan$100,000R6R Renda - Mar$100,000R10R TOTAL RECEBIDO$200,000R DESPESAS (jan-mar)($160,00)R10(R ) SALDO$40,000R

Controle Interno – Cenário 2 Converter Despesas a Custo Médio Ponderado do Método de Capital (WACC) US$Taxa de Câmbio ($1=R) Moeda Local ORÇAMENTO Taxa de Câmbio Usada R4 Renda - Jan$100,000R6R Renda - Mar$100,000R10R TOTAL RECEBIDO$200,000=R / $ R DESPESAS (jan-mar)($200,00)R8(R ) SALDO$0R

Dúvidas? 24