S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DO IPEN FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS RECICLAGEM PG-IPN-1701 revisão 08 FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS RECICLAGEM PG-IPN-1701 revisão 08 Elaboração: Rosemeire P. Paiva Coordenação: CQUAL/APD

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA das auditorias internas e/ou auto-inspeções Estabelecer a sistemática de planejamento e execução das auditorias internas e/ou auto-inspeções para os sistemas de gestão ambiental, da qualidade, de segurança, compõem o Sistema de Gestão Integrada do IPEN. Estabelecer os critérios de seleção de auditores e sua qualificação mínima. ObjetivoObjetivo

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA SGI do IPEN Auditorias Internas:NBR ISO 9001: 2000 NBR ISO / IEC CNEN-NN-1.16 Auto-Inspeção: BPF CNEN-IN-01 (RGI, RASIN, RASIR) CASMIE Gestão Ambiental NBR ISO 14001/ IBAMA/ CNEN AbrangênciaAbrangência

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Responsabilidades (de forma resumida) (de forma resumida)Responsabilidades

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Deve aprovar o Plano de Auditorias Internas do SGI e suas alterações CTACTA Deve consolidar este Plano, a partir da Programação Anual de Auditorias de cada setor e enviá-lo para aprovação Gerenciar o processo de auditoria (elaboração/revisão de documentação, designação de auditores (auditor-líder), tratamento dado às NC’s, ação corretiva, analisar o resultado das auditorias CQUALCQUAL

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA CASI ( CRS no caso do RASIN do CRPq ) Nas auditorias que contemplarem elementos relacionados à Gestão de Segurança e às informações contidas no RGI, RASIN e/ou RASIR Definir o Programa Anual de Auditoria para este Sistema Designar o auditor-líder (dentre seus membros) AuditadoAuditado Definir o Escopo de Auditoria, Elaborar o Programa Anual de Auditoria Participar da designação de auditores (líder) e da definição do Programa Colaborar com a equipe auditora Determinar a causa e estabelecer/implementar ações corretiva para as NC’s detectadas

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Auditor-líder Responsabilidade por todas as fases da auditoria Preparar o Programa da Auditoria, participando da seleção da equipe Documentar as NC’s e observações detectadas (TNCMC) Elaborar o Relatório de Auditoria e seus anexos Acompanhar a eficácia das ações tomadas Equipe Auditora Planejar as atividades sob sua responsabilidade Cooperar com o auditor-líder, dando-lhe suporte Documentar as evidências e constatações de auditoria APD Manter os registros de treinamento dos auditores

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Planejamento da Auditoria

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Programa Anual de Auditoria CQUAL/ CASI/ Auditado (FM-IPN ) Preparado pelo Setor, considerando os seguintes aspectos: escopo setoresatividadescronograma mínimo 30 dias úteis  Definição de: escopo (itens de verificação e/ou critérios de auditoria), setores, atividades e cronograma de realização da auditoria (mês agendado para a auditoria) - no mínimo 30 dias úteis antes da data da auditoria. devemser auditados pelo menos uma vez ao ano  Todos os requisitos da norma de conformidade definida no escopo, os aspectos e atividades cobertas pelo SGI devem ser auditados pelo menos uma vez ao ano - podendo ser realizada considerando alguns requisitos em cada fase  Todos os setores envolvidos no SQ devem ser auditados durante o ano de programação, para verificar a efetiva implantação do Sistema e o cumprimento da Política e Objetivos.

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA com atenção especial  Laboratórios de Calibração ou Ensaio: Deve cobrir os elementos do sistema da qualidade, com atenção especial nas atividades de ensaio e/ou calibração. com atenção especial relacionados aos requisitos das BPFSetores que devem atender às BPF: Deve cobrir os elementos do sistema da qualidade, com atenção especial aos seguintes aspectos relacionados aos requisitos das BPF: pessoal; instalações; manutenção de prédios e equipamentos; armazenamento de matéria-prima, material de embalagem e produto terminado; equipamentos; produto e controle de processo; controle de qualidade; documentação; sanitização e higiene; programas de validação e revalidação; calibração de instrumentos e de sistema de medidas; procedimento de recolhimento de produto do mercado; gerenciamento de reclamações; controle de rótulos; descarte de resíduos; resultados das auto-inspeções anteriores e quaisquer ações corretivas adotadas. Programa Anual de Auditoria CQUAL/ CASI/ Auditado (FM-IPN )

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA é conveniente sejam incluídos em todas as fases  Atividades Sistêmicas: Se a auditoria for realizada em várias fases, é conveniente que os processos de responsabilidade da direção, controle de documentos, controle de registros e melhoria (melhoria continua, ação corretiva e ação preventiva) sejam incluídos em todas as fases. devem ser considerados no programa de auditoria de cada setor  Atividades Administrativas: Atividades que afetam a todos os sistemas do ipen, são considerados processos corporativos, sendo submetidos a auditorias horizontais agendadas especificamente para estes processos e válidas para todos os Sistemas, no entanto devem ser considerados no programa de auditoria de cada setor.  Segurança/ RGI/ RASIN/ RASIR: O CASI deve participar da programação Programa Anual de Auditoria CQUAL/ CASI/ Auditado (FM-IPN )

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Plano Anual de Auditoria do SGI CTA/ CQUAL/ CASI/ Auditor-líder/ Auditado (Até o início do mês de março - FM-IPN ) analisado semestralmente os aspectos tratados anteriormente Elaborado pela CQUAL e analisado semestralmente, considerando os aspectos tratados anteriormente e os seguintes critérios:  Custo  Custo: Atividades de alto valor agregado devem ser priorizadas em relação a atividades de baixo valor agregado. Principais fatores a serem considerados: valor do contrato, pessoal envolvido, importância para a instituição e tendência potencial para rejeição ou retrabalho.  Risco  Risco: Atividades de alto risco devem receber prioridade no planejamento de auditoria. Principais fatores a serem considerados: segurança dos funcionários, impacto potencial no meio ambiente, possível perda de equipamento, identificação de alto risco ao negócio.  Solicitação da Gerência  Solicitação da Gerência: Aquelas áreas que recebem atenção especial da Gerência/Direção devem ser auditadas antes das áreas com menor necessidade de atenção. As necessidades dos clientes devem ser também consideradas.

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Seleção de Auditores CQUAL/ CASI/ Auditor-líder/ Auditado Auditor-líder Se auditoria de segurança /RGI/ RAS - Membro do CASI Equipe Auditora Critérios de autonomia e independência Sujeita a aprovação do Auditado Pode ter a participação de especialista Planejamento das Atividades Equipe Auditora/ Auditado Estudo da documentação Preparação do Programa da Auditoria (FM-IPN ) Preparação das Listas de Verificação (FM-IPN ) Comunicação CQUAL Comunicação (mínimo 5 dias) Programação e Documentação básica

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Realização da Auditoria

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Reunião de Abertura Auditor-líder / Auditado Atividades de Campo Equipe Auditora / Auditado Análise Crítica dos Resultados Equipe Auditora Reunião de Abertura Auditor-líder / Auditado Atividades de Campo Equipe Auditora / Auditado Análise Crítica dos Resultados Equipe Auditora Abertura dos RNC´s e SM´s Auditor-líder Abertura dos RNC´s e SM´s Auditor-líder NC - FM-IPN (Relatório de Não-conformidade) Observações - FM-IPN (Sugestão de Melhoria) “(Número da auditoria) AUDITORIA INTERNA-(data) - Observação: (Descrição da observação).”. Ex. 1a. AUDITORIA INTERNA - 20/03/2000 -Observação: A sistemática de registro, bem como sua forma de armazenamento poderia ser melhorada. Não sofreram alteração

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Reunião de Fechamento Equipe Auditora/ Auditado Reunião de Fechamento Equipe Auditora/ Auditado Basicamente sem alterações erro da equipe auditor-líderrelatar o fato encerrando o RNC sem abrir uma Solicitação de Ação CorretivaSe for comprovado erro da equipe em relação a alguma NC, o auditor-líder deve relatar o fato no Campo 12 (Parecer) do FM- IPN encerrando o RNC sem abrir uma Solicitação de Ação Corretiva Relatório de Auditoria Auditor-líder (FM-IPN ) Relatório de Auditoria Auditor-líder (FM-IPN ) Preparado e apresentado (sem seus anexos) ao Auditado antes da Reunião de Fechamento

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Acompanhamento da Auditoria

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Análise de Causa e Estabelecimento de Plano de Ação Corretiva Auditado : deve ser aberta Solicitação de Ação CorretivaNC de auditoria: deve ser aberta Solicitação de Ação Corretiva identificar a causa e estabelecer o Plano de Ação CorretivaPrazo 20 dias úteis.Auditado: deve identificar a causa e estabelecer o Plano de Ação Corretiva - Prazo 20 dias úteis. como parte do Plano de Ação.A ação imediata (se aplicável) deve ser documentada no campo 11 ou como parte do Plano de Ação. “Vide Plano de Ação”.Se a ação corretiva for incluída no Plano de Ação o campo 11 deve ser preenchido com a frase: “Vide Plano de Ação”. Solicitação de Ação de Melhoria.SM´s devem ser avaliadas considerando critérios estabelecidos no PG-IPN se procedentes/viáveis deve ser aberta uma Solicitação de Ação de Melhoria.

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Verificação dos Planos de Ação Corretiva CQUAL / Auditor-líder / RD setorial Verificar se o Plano foi registrado até a data estabelecida Se não o RD setorial deve ser notificado pela CQUAL (memorando) Não havendo resposta - a chefia imediata deve ser notificada Não havendo resposta - o nível hierárquico superior deve ser notificado até a notificação ser encaminhada à Superintendência Verificar se: a causa do problema foi identificada ações imediatas (se aplicável) foram ou serão tomadas ações corretivas foram ou serão tomadas as responsabilidades e os prazos foram estabelecidos Se o Plano não for considerado adequado - Reunião com os envolvidos e revisão do plano

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Implementação de Ações Auditado As ações devem ser implementadas e registradas no TNCMC Verificação da Eficácia das Etapas do Plano de Ação Corretiva Chefia / RD setorial / Verificador Verificador - Nos prazos previstos - verifica e registra a evidência da eficácia da atividade e nome no Campo 3 (FM-IPN ): “Ver pasta (número de RNC)” “Ver pasta (número de RNC)”: se registrada em documento a parte “Ver anexo (número do anexo)” “Ver anexo (número do anexo)”: se anexada ao formulário eletrônico

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Verificação da Eficácia do Plano de Ação Corretiva Auditor-líder Na data estabelecida para conclusão verifica se o Plano de Ação Corretiva foi: completamente implementado e satisfatório: fechar o RNC descrevendo a evidência da eficácia no campo 4 do FM-IPN não implementado completamente: reunião com envolvidos e replanejamento Abertura de novo RNC-AUDIT - Descrição: “RNC aberto em função de necessidade de replanejamento de ação corretiva referente ao (número do RNC original)”. Referenciar no campo 7 o RNC original. Fechamento do RNC original - Campo 4: Em função da necessidade de replanejamento da ação corretiva foi aberto um novo RNC com número (número do RNC aberto). implementado mas não satisfatório: fechar o RNC descrevendo no campo 4 porque o Plano de Ação Corretiva foi considerado não satisfatório e abre um novo RNC. Referenciar no campo 7 o RNC original.

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Análise Crítica pela Direção Auditado / Diretores / CQUAL / CASI Devem ser analisadas nas RAC: As NC´s identificadas na auditoria Os Planos de Ação Corretiva considerados insatisfatórios Auditoria Externa Segue procedimento do organismo responsável (OCC, INMETRO, CNEN, VIGILÂNCIA SANITÁRIA, etc.) Podem ser acompanhadas por auditores internos (2).

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Auditoria Externa Registro das constatações - preferencialmente pelo auditor-líder da última auditoria interna, da seguinte forma: NC “(número da auditoria) AUDITORIA EXTERNA - (Organismo que realizou a auditoria) - (data): (Descrição da NC).” Ex.: 1a. AUDITORIA EXTERNA - INMETRO - 25/02/2002: Não foi evidenciado o controle de temperatura das salas de medida n. 125 e 130. Observação “(número da auditoria) AUDITORIA EXTERNA - (Organismo que realizou a auditoria) - (data) - Observação: (Descrição da observação).” Ex.: 5a. AUDITORIA EXTERNA - FCAV - 20/11/ Observação: As não conformidades detectadas pelas Auditorias Internas da Qualidade, poderiam ser melhor caracterizadas e evidenciadas Tratamento das constatações - mesmo de auditorias internas

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Solicitação de Auditoria Não Programada Solicitação (memorando) à CQUAL com antecedência mínima de 2 meses. acompanhada de: justificativa, norma de conformidade, escopo, data prevista para realização e documentação necessária (MQ, PG, etc). Para o ipen, a primeira auditoria em um setor será obrigatoriamente precedida de uma auditoria de adequação. Quando não-conformidades ou desvios lançarem dúvidas sobre: a conformidade do setor com suas próprias políticas e procedimentos a conformidade do setor com o SGI a conformidade do setor com a norma adotada o setor deve programar uma auditoria adicional, garantindo que as atividades afetadas sejam auditadas o mais rápido possível. Essas auditorias adicionais deverão ser realizadas após a implementação de ações corretivas, para confirmar sua eficácia ou quando for identificado algum dos critérios já mencionados. Auditorias Adicionais

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Qualificação de Auditores Nível intermediário e 3 anos de atuação no mercado - Mínimo Curso Básico - 32 horas (mínimo) e programação teórica e prática sobre: Princípio de Auditoria: TNCMC (PG-IPN-1701,0801,0802 e 0803) Normas e procedimentos Leis, regulamentos e requisitos aplicáveis Situação organizacional (contexto do auditado) Para Segurança/ RGI/ RASIN/ RASIR - programação específicaPara Segurança/ RGI/ RASIN/ RASIR - programação específica

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Auditor-líder O auditor-líder é designado pela CQUAL e/ou CASI e RD setorial, dentre os auditores qualificados, considerando-se os seguintes critérios:  conhecimento do SGI;  não pertencer ao setor auditado;  ter recebido treinamento em auditoria;  ter participado de pelo menos 6 auditorias internas e acompanhado 2 externas ou 3 auditorias externas  ter participado de pelo menos 6 auditorias internas e acompanhado 2 externas ou 3 auditorias externas;  ter conhecimento e habilidade de planejamento e efetivo uso dos recursos durante a auditoria;  ter liderança para levar a equipe às conclusões de auditoria;  saber prevenir e resolver conflitos;  saber preparar e completar o Relatório de Auditoria;  atender aos critérios específicos.

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Auditor-líder - Critérios Específicos

S G I - IPEN PG IPN 1701 – AUDITORIA INTERNA Atividades, Responsabilidades e Prazos