Delegação da União Europeia em Cabo Verde Manual de Comunicação e Visibilidade da UE Sessão de Informação Convite Ref. EuropeAid/133043/L/ACT/CV (DCI-NSAPVD) Praia, 11 de Julho de 2012 Mindelo, 16 de Julho de 2012 The Communication and Visibility Manual is THE reference when considering establishing a communication plan. You can download it from the EuropeAid website in PDF format in both English, French and Spanish.

Comunicação e visibilidade Manual para Acções Externas da UE O manual de comunicação pretende assegurar que as acções, parcialmente ou inteiramente, financiadas pela UE, incorporem as actividades de comunicação contribuindo para aumentar o conhecimento em relação aos financiamento da UE, seus resultados e impactos. We are going to explore the Manual chapter by chapter.

Introdução O manual Estabelece orientações para todas as actividades e ferramentas de comunicação relevantes Vai além da visibilidade estática, para promover estratégias dinâmicas de comunicação Fornece informações sobre o orçamento Apoia o projecto na implementação de planos de comunicação e relatórios Abrange parcerias com organizações internacionais Self-explanatory Comunicação e Visibilidade – formação para as Organizações da Sociedade Civil- Cabo Verde

Objectivos Reforçar a “cultura da comunicação” e as relativas competências Maximizar as sinergias (internas e externas) Integrar efectivamente a comunicação na gestão de projectos

Comunicação e visibilidade Visibilidade apropriada comunicação planeada e focada para a acção Principais objectivos e publico-alvo claramente identificados Matriz da visibilidade Planos de Comunicação para cada projecto deve ser preparado um plano Orçamento de comunicação deve ser estabelecido no contrato de subvenção Preparar e implementar o plano: o Encarregado/perito de comunicação deve ser envolvido na estratégia Chapter 2 describes the key elements to take in account when conceiving a communication plan

Orientações Comunicação sobre o projecto: Aumentar o conhecimento das actividades e o impacto do projecto Distribuir informações relevantes e em tempo adequado ao público institucional e social Comunicação para a implementação do projecto: Envolver comunidades os beneficiarios e os parceiros Objectivos da visibilidade da UE: Visibilidade do financiamento e do seu impacto

Matriz da visibilidade A Comunicação e a visibilidade devem ser consideradas ao longo do ciclo de projectos Programming Identification Appraisal Financing Implementation Evaluation & audit Communication objective Responsibility Type of key message Most appropriate tools Beneficiary population EU Institutions and international donor community European citizens Linked to the Communication Plan Template, the Visibility Matrix takes into account the whole project cycle, from programming to final audit and reporting. Those steps are listed on the first row. Vertically, instead, we find the different elements that have to be defined to maintain an efficient and permanent communication and visibility of the EU, from the objectives to the kind of tools and message that have to be used during the campaign.

Fases do projecto Submissão de proposta: as actividades de Comunicação e Visibilidade devem estar previstas e contabilizadas no orçamento (submissão do pedido completo) Fase de contratação: elaboração dum Plano de Comunicação a ser partilhado no primeiro trimestre com a Delegação da UE Implementação: realização das actividades previstas, utilização das ferramentas especificas Seguimento/Avaliação/Auditoria

Respeitar as orientações de Comunicação e Visibilidade Fazer devida menção a “Este projecto/programa é financiado pela União Europeia” 2. Evitar de mencionar outras instituições (CE, Linhas Orçamentais, etc) 3. Integrar o Logótipo da UE de forma visível nas iniciativas do projecto 4. Planear actividades especificas de comunicação e visibilidade Chapter 4 explores the tools that can be used when implementing a communication and visibility campaign.

Ferramentas e actividades Comunicados de Imprensa Conferências de Imprensa Visitas da Imprensa Panfletos, brochuras e Flyers Web sites Display panels Placas informativas Banners Veiculos, mantimentos e equipamentso Itens de promoção Fotografias Produções audio-visuais Eventos publicos e visitas Campanhas Self-explanatory O Manual oferece um guia sobre o uso das ferramentas

Identificação visual e modelos da UE Um conjunto de elementos para a visibilidade A full set of visibility tools are available online, including templates ready to be adapted to your specific requests. Um princípio orientador: A bandeira Europeia = Uma identidade clara

Relatórios (Seguimento) Uma secção do relatório, intercalar e final prevê a descrição detalhada e o impacto das actividades de comunicação 2. Pode ilustrar o relatório com recortes de imprensa, transcrição audio-visual, flyer e outras ferramentas de comunicação utilizadas 3. Fazer referencia aos indicadores de avaliação Chapter 5 is about Reporting, a key element of every communication plan. For instance, Media Monitoring Report may include a series of references such as: name of the media and date of publication page and section in which the article appears define if the tone of the article is positive, negative or neutral copy the title and write a brief summary of the article in English

Mecanismos e indicadores mensuráveis Avaliação Mecanismos e indicadores mensuráveis - Numero de visitantes do website, - Contactos com os Media - Numero de Comunicados de Imprensa divulgados - Numero de eventos, iniciativas de divulgação, sensibilização - Numero de participantes nos eventos, resultados de inquéritos, etc Use of indicators and other measurement mechanisms to evaluate your communication activities.

Orçamento Os fundos para Comunicação e Visibilidade devem ser previstos no orçamento da acção; Os fundos previstos devem ser “ajustados ao impacto real da acção e reflectir a sua dimensão” Não existe uma percentagem de referencia - É desejável que o montante a ser alocado pela rubrica C&V não seja inferior ao 10% do montante total do financiamento; A composição da equipa de gestão do projecto deve permitir a realização das actividades programadas

Plano de Comunicação Um plano de comunicação deve ser preparado para cada projecto O gestor do projecto deve envolver o responsável para a comunicação na aprovação do plano de comunicação É desejável que o Plano de Comunicação seja partilhado com a UE

Manual de Comunicação e Visibilidade – em linha… http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_es.pdf