Fernando Berlitz Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS SBPC/ML 2004 - Poster 353 Apresentação Oral “ UTILIZANDO PRINCÍPIOS DE PRODUÇÃO ENXUTA (LEAN) NA REDUÇÃO DO PRAZO DE ENTREGA DE EXAMES URGENTES NO LABORATÓRIO CLÍNICO ” Fernando Berlitz Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS

“Lean Manufacturing” Produção “enxuta” (Lean Manufacturing) constitui uma estratégia ou filosofia de produção que objetiva a redução do intervalo de tempo entre a solicitação do cliente e a entrega do produto. O pensamento “Lean” acelera o processo de produção através da eliminação de atividades que não agregam valor na visão do cliente. De maneira geral, pode ser aplicado tanto a empresas de manufatura quanto de serviços (processos técnicos e administrativos).

Objetivos Problema: como assegurar a liberação resultados de hCG em 3 horas com o processo atual e sem elevação de custos? Objetivo: Avaliar a utilização de princípios e ferramentas de produção enxuta na: Investigação das causas do elevado tempo de processamento para o exame hCG Proposição de ações corretivas que permitam a liberação do resultado desse exame em tempo máximo de 3 horas para o cliente

1ª fase Mapeamento integral do processo - hCG Descrição das macro-atividades do processo e classificação destas quanto a sua agregação de valor Monitorização do tempo (Pré-Lean) consumido pelas macro-atividades com amostras da rotina, selecionando as etapas cujo tempo consumido tem maior impacto no tempo total do processo

2ª fase Selecionar micro-atividades (das macro-atividades mais impactantes em termos de tempo consumido) que possam ser excluídas do processo (atividades sem agregação de valor) Remover estas micro-atividades selecionadas Monitorar os tempos para o processo após a modificação (Pós-Lean) e comparar com a situação inicial (Pré-Lean)

Mapeamento do processo O Mapeamento do processo é uma das principais ferramentas da estratégia de produção enxuta Permite a análise das principais etapas e micro-atividades dos processos, objetivando a classificação destas quanto a sua agregação de valor ao produto final oferecido ao cliente

Atividades e agregação de valor Com relação a sua agregação de valor as atividades podem ser classificadas em: Atividades que agregam valor na visão dos clientes Atividades que agregam valor ao negócio Atividades sem agregação de valor Estratégia “Lean”: Eliminar as atividades sem agregação de valor

Mapeamento processo - hCG Processo mapeado integralmente, do registro do exame à liberação do laudo (via eletrônica) Principais etapas do processo (macro-atividades) foram padronizadas conforme classificação previamente existente no software laboratorial (SLW) Tempo de cada macro-atividade foi monitorado via SLW, conforme alteração de “status” das amostras “Status” = Rastreabilidade eletrônica do processo

Processo hCG: macro-atividades Registro do exame na recepção Coleta da amostra Transporte do material até Central técnica Preparação da amostra e processamento do exame Liberação do resultado

1 SU/CT I/3 3/F Registro do exame Coleta da amostra Transporte Liberação do resultado Coleta da amostra Transporte do material Processamento 1 SU/CT 3/F I/3

Processo hCG: micro-atividades x “status” Status 1 à SU: Registro e coleta de exames Material aguardando “viagem” Status SU à CT: “Viagem”: transporte unidade até Central Técnica Status CT à I: Entrega dos tubos da Central até setores técnicos Status I à 3: Entrada material no setor técnico Centrifugação/Separação/Armazenamento Material Elaboração de folha de trabalho, quando pré-definido Processamento do exame Liberação do exame pelo Bioquímico Liberação (3 à F): Conferência eletrônica automática

Modificação no processo Macro-atividade com maior impacto de tempo sobre o tempo total do processo: Processamento da amostra no setor técnico (tempo entre status I - 3) Micro-atividade com maior impacto nesse processo e sem agregação de valor: Elaboração de folha de trabalho Excluiu-se a micro-atividade correspondente à elaboração de folha de trabalho, substituído-a por relatórios de controle no final da rotina Novo monitoramento de tempos (Pós-Lean)

Comparação: antes e após modificação no processo Dados só incluem unidade MV e sem status de “urgência” Tempo Pós-Lean medido em duas etapas (evitar viés amostragem) Teste de hipóteses paramétrico

Conclusões A retirada da micro-atividade “folha de trabalho” do processo do exame hCG acelerou este processo, permitindo assegurar a liberação dos resultados aos clientes em, no máximo, 3 horas; A utilização da estratégia “Lean” demonstrou ser uma ferramenta importante para o laboratório clínico, tanto na análise de problemas (tempo) nos processos quanto na elaboração de possíveis soluções para estes. A aceleração nos processos obtida com a utilização da filosofia “Lean” permite atender mais adequadamente as necessidades de nossos clientes, especialmente quanto ao requisito tempo de liberação de resultados; Adicionalmente, além de impacto no índice de satisfação dos clientes, podemos ter efeitos em termos de redução de custos para a empresa

Fernando Berlitz fberlitz@weinmann.com.br Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS www.weinmann.com.br