Arquivos Ativo, Intermediário e Inativo do Sistema FIEB

OBJETIVO Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e recuperação de arquivo físico. Objetivo Específicos Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico. Propor melhorias ao processo visando: Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB; Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos; Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos; Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos; Melhoria na logística do processo de arquivo físico.

Histórico 1999 Até esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB não possuíam integração das áreas meio, sendo possível uma gestão unificada do arquivo físico.   2001 Foi instituída comissão para a implantação do arquivo corporativo inativo. A comissão realizou levantamentos e apresentou 3 propostas para a diretoria da FIEB. A- Operacionalização pela FIEB de custos com serviços de triagem, Sistema GED e digitalização; B- Serviço terceirizado de guarda física e/ou de guarda e acesso a documentos digitalizados; C- Melhoria interna da gestão que abrange a melhoria e utilização do sistema informatizado já existente, elaboração de norma para regulamentar a Gestão Documental até dezembro de 2001 e a seleção de 02 profissionais (nível médio e nível superior) para organização e manutenção do Arquivo Inativo até dezembro de 2001. Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opção C. 2002 Realizada a contratação de uma bibliotecária para a criação e estruturação do arquivo corporativo. Iniciada a criação do arquivo corporativo inativo. 2005 Foi adquirido e iniciada a implantação do sistema SIC para gestão do arquivo corporativo. 2006 Contratada empresa especializada para a organização do arquivo corporativo inativo. 2008 Elaborado e aprovado o plano de gestão documental (PS de arquivo corporativo). Realizados trabalhos de organização dos arquivos do SESI-GMA e do SESI-Lucaia. 2009 Realizada organização e padronização dos arquivos ativos e intermediários da áreas corporativas da FIEB. O volume documental é estimado em 10 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo.   2010 O volume documental é estimado em 15 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das unidades operacionais. 2011 Realizada organização do arquivo inativo (documentos acadêmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui documentos acadêmicos de várias unidades ativas e unidades desativadas do SENAI. 2012 O volume documental do arquivo inativo está estimado em 18 milhões de documentos. Existem 3 milhões de documentos, aproximadamente 3 toneladas, a espera de autorização para que seja realizado o descarte. Em virtude da necessidade de alocação de espaço físico para atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS solicitou a desocupação do espaço utilizado atualmente pelo arquivo corporativo inativo. Foi lançado edital para contratação de empresa especializada na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$ 180 mil por ano. O edital foi revogado para realização de avaliação mais detalhada da situação dos arquivos do sistema FIEB. Por solicitação do DE e do SOP, foi constituído grupo para realizar diagnóstico detalhado e propor soluções para a gestão de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.

Cenário atual das UOs Entidade Unidade Área em m² Nº de Funcionários/Estagiário Acervo Nº Docs   FIEB Corporativo (Todas as Entidades) 260 3 18.000.000 Controladoria 56 1 878.000 Suprimentos 7 90.000 Gestão de Pessoas 14 550.000 TI (apenas cópias) - 23.250 Jurídico 15.000 Qualidade 2.000 GDS 20.000 TOTAL 337 6 19.578.250 SENAI DENDEZEIROS 32,5 2 800.000 CIMATEC 12 660.000 CETIND 35 908.000 FEIRA 10,5 4 444.000 ILHÉUS 31 80.000 LUIS EDUARDO BARREIRAS CAMAÇARI 121 2.892.000 Entidade Unidade Área em m² Nº de Funcionários/Estagiário Acervo Nº Docs SESI CANDEIAS   - 40.000 VITÓRIA DA CONQUISTA 35.000 LUCAIA, CAMAÇARI E ITAIGARA 7.000.000 RETIRO 38,33 2 750.000 RIO VERMELHO SIMÕES FILHO 10 683.000 JUAZEIRO 31.500 VALENÇA 68.000 PROJETOS ESPECIAIS 123.000 ITAPAGIPE 2.150.000 TOTAL 48,33 10.880.500 IEL GET (guarda externa) 4.700 Área em m² Nº de Funcionários/Estagiário Acervo Nº Docs Expectativa de crescimento 506 20 33.355.450 5% ao ano 1.750.000 Volume de Papel Carretas 2 eixos 163,8 Toneladas 5 carretas Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km. Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km 1.651 X o percurso da Lavagem do Bonfim

OBJETIVO PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS Espaços inadequados e insuficientes Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas) Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada. Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão de Arquivo Corporativo) Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos). Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva. Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas unidades. Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos) Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários

Arquivo Corporativo - Inativo 3 milhões de documentos aguardando autorização para descarte

Arquivos SENAI DENDEZEIROS CETIND CIMATEC

Arquivos SESI PIATÃ RETIRO ITAPAGIPE

Arquivos SEDE CONTROLADORIA SUPRIMENTOS RELAÇÕES COM PESSOAS

Custo com locação de espaços O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m². São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ 31.200/ano com a locação do mesmo espaço na OAF. O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364 mil/ano.

Fases do projeto Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual. Digitalização Guarda Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico. Automação de processos Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônico Uso de assinatura eletrônica digital Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital

Etapas Etapa I – Estudo Prévio Etapa II - Digitalização Estudo dos arquivos físicos Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI. Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente. Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação. Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos. Etapa II - Digitalização Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao armazenamento e recuperação das informações. Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa ou investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos. Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo, segundo as exigências da legislação vigente.

Opções de Mercado DIGITALIZAÇÃO + Opção 1 Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB) Ou Opção 2 Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º) Opção 3 Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório.

Digitalização Externa Valor por documento é estimado em R$ 0,30. Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25 milhões de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00. A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês. O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é de 25 meses.

Digitalização Interna Triagem e Preparação Digitalização Conferência e Guarda Guarda Externa

Digitalização Interna - Equipes Arquivo Acervo Equipes Tipo Equipe Técnico Valor Mês Técnico R$ Arquivista Valor Mês Arquivista Total Mês Equipe Nº de meses Total Inativo Corporativo / Dendezeiros / Itapagipe 21.150.000 6 Dedicada 12 57.000,00 34.200,00 91.200,00 24 2.188.800,00 Cetind 908.000 1 Compart 2 9.500,00 5.700,00 15.200,00 5 76.000,00 Cimatec / Piatã 660.000 4 60.800,00 Lucaia / Itaigara / Camaçari / Rio Vermelho 7.000.000 19.000,00 11.400,00 30.400,00 18 532.000,00 Retiro / Candeias / Simões Filho 1.473.000 7 111.948,00 FIEB 1.701.250 9 129.295,00 Ilhéus (SESI/SENAI/IEL) 80.000 Feira (SESI/SENAI/IEL) 440.000 33.440,00 Juazeiro 31.500 Valença 68.000 4.750,00 10.450,00 33.355.450 10   21 147.250,00 238.450,00 3.173.133,00

Guarda interna dos arquivos Esta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos.   Profissionais especializados Sistema de detecção e combate a incêndio Mobiliário e equipamentos adequados Proteção contra água Proteção contra poeira (poluição) Proteção contra roubo e vandalismo Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos Controle de temperatura e umidade Controle de iluminação Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos ou 35.000 caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico. Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10 anos. Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00 Valor da construção ou reforma Valor do mobiliário e equipamentos Valor do Sistema de GED Custo de pessoal estimado para operação: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)

Guarda externa dos arquivos intermediários e inativos Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste serviço, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)

Trasladação de documentos Com o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital), tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida; Vantagens:   Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD;    Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade);  Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre;  Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal;  Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art. 142;    Eliminação de autenticação de cópias dos originais;    Fim da distribuição física de documentos.  Ressalvas: Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências. Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta apresentada. Digitalização Registrada® Serviço R$/Imagem Digitalização Registrada® A4 R$ 1,00 Plantas Tamanho A3 R$ 1,98 Plantas Tamanho A2 R$ 3,96 Plantas Tamanho A1 R$ 7,92 Plantas Tamanho A0 R$ 15,84 Livros Contábeis (Páginas Eletrônicas) R$ 0,35

Investimentos e custos Operação Custo Investimento Inicial Estimado Custo Anual DIGITALIZAÇÃO Interna R$ 3.2 Milhões Externa R$ 7,5 Milhões + Opção 1 Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB) R$ 2 Milhões R$ 364 mil Ou Opção 2 Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º) R$ 360 mil Opção 3 Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório. R$ 1,00 por documento R$ 25 Milhões

Últimos 12 meses em Salvador Lojas Insinuante Instituto de Cacau da Bahia Farmácias Santana Sesi Retiro

Obrigado! Luciana Miranda Maria do Carmo Ribeiro Robson Santos Serviços Administrativos FIEB lvasconcellos@fieb.org.br Maria do Carmo Ribeiro Núcleo de Documentação e Informação - NDI SENAI - CIMATEC mdocarmo@fieb.org.br Robson Santos Suporte à Gestão SENAI SENAI - DR robsons@fieb.org.br