Plano Estratégico de Sistemas de Informação para a Cruz Vermelha Portuguesa  Gonçalo Correia, MSc1 – correia.gm@gmail.com; Henrique O’Neill, PhD2 – henrique.oneill@iscte.pt 1 ISCTE-IUL Business School, 2 ISCTE-IUL SUMÁRIO Título: Plano Estratégico de Sistemas de Informação para a Cruz Vermelha Portuguesa Enquadramento: No contexto atual, caracterizado pela instabilidade e pela incerteza, as instituições privadas de solidariedade assumem um papel cada vez mais determinante em termos de apoio social e bem-estar para as pessoas. Objetivo: Identificar qual o contributo que os sistemas de informação poderão prestar à melhoria de desempenho da Cruz Vermelha Portuguesa e quais as suas caraterísticas. Métodos: Entrevistas semidiretivas, observação direta e análise estratégica para recolha de informação. O Plano Estratégico de Sistemas de Informação baseia-se em sete etapas: visão/missão, objetivos estratégicos, fatores críticos de sucesso, indicadores de desempenho, desenho organizacional, oportunidades para STIC e estratégia e plano STIC. Resultados: A melhoria de desempenho deve estar alinhada com a estratégia organizacional e deve ser efetuada mediante a reengenharia efetuando melhorias aos processos. A combinação da estratégia organizacional com a reengenharia permitirá a definição da estratégia de sistemas de informação. É através desta última que será possível melhorar o desempenho. Conclusões: O Plano Estratégico de Sistemas de Informação possibilitará a melhoria de desempenho da Cruz Vermelha Portuguesa dado que permitirá melhorar alguns dos seus eixos de acção fundamentais. ENQUADRAMENTO Crise económica internacional e nacional Deterioração das condições económicas e sociais das populações Aumento das solicitações recebidas pela Cruz Vermelha Portuguesa Indefinição a nível de processos organizacionais Sistemas de informação redundantes e desintegrados MÉTODO Metodologia de investigação Análise documental Apresentações institucionais da Cruz Vermelha Portuguesa e documentos de procedimentos. Entrevistas semidiretivas Realização de entrevistas com caráter exploratório e entrevistas para identificar e levantar os processos organizacionais. Observação direta Observação da “forma de fazer” para complemento da informação recolhida nas entrevistas efetuadas. Ferramentas de análise estratégica e de UML Das ferramentas de análise estratégica destacam-se a matriz SWOT, a matriz TOWS e a cadeia de valor. Das ferramentas de UM destaca-se o diagrama de atividade para representação dos processos organizacionais. Método de planeamento estratégico de sistemas de informação assente em sete etapas: RESULTADOS Processos organizacionais identificados como prioritários, tendo em conta a capacidade de potenciar a melhoria de desempenho da Cruz Vermelha Portuguesa. Entrada/saída de correspondência Contratação de funcionários para as delegações locais Aquisição de viaturas RESULTADOS 1ª Fase Workflow/Gestão Documental Melhorias Extranet Frota 14 meses 165.830€ 2ª Fase Salários/RH Gestão Financeira Contabilidade 10 meses 71.160€ 3ª Fase Logística Ativos 4 meses 33.640€ A matriz de prioridades permite identificar os processos organizacionais que necessitam de intervenção mais prioritária. A análise de prioridades resulta da combinação entre a importância de cada processo para os fatores críticos de sucesso e o seu desempenho atual. Proposta de Solução Workflow/gestão documental Trâmite/arquivo eletrónico de documentos Uniformização de procedimemntos Consulta de estado de processos Enterprise Resource Planning Integração da informação Eliminação de redundância Acesso web delegações locais Novas funcionalidades extranet CVP Upload de documentação Inclusão de formulários online CONCLUSÕES O plano estratégico de sistemas de informação acima apresentado é adequado às necessidades de melhoria de desempenho da Cruz Vermelha Portuguesa porque permitirá: Simplificação e automatização de processos organizacionais Integração de aplicações redundantes e de informação dispersa por várias aplicações Uniformização de procedimentos, nomeadamente, entre os serviços centrais e as delegações locais Acesso mais rápido e unívoco à informação A matriz de integração permite verificar a contribuição das várias áreas organizacionais para cada um dos processos. O problema foi endereçado de acordo com o seguinte mapa concetual: BIBLIOGRAFIA Hammer, M. e J. Champy (2003), Reengineering the corporation – A manifesto for business revolution, New York: Harper Collins. International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (2011), Proceedings of the 23rd Session of the Governing Board, Geneva, Switzerland,13-15 April de 2011. Martins, A. e H. O’Neill (2011), Gestão de informação e reorganização de processos – Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação. 11ª edição Curso Carolina Michaelis, Instituto Nacional de Administração: Lisboa. Silva, A. e C. Videira (2005), UML Metodologias e Ferramentas Case – Volume 1. Lisboa: Centro Atlântico. OBJETIVO Identificar qual o contributo que os sistemas de informação poderão prestar à melhoria de desempenho da Cruz Vermelha Portuguesa e quais as suas caraterísticas. Através da análise das matrizes de prioridades e de integração conclui-se que os processos organizacionais identificados como prioritários são entrada/saída de correspondência, contratação de funcionários para as delegações locais e aquisição de viaturas.