Noções Básicas de Organização de Eventos, Cerimonial e Protocolo Lygia Veny Casas

1. TIPOS DE EVENTOS Os eventos podem ser: Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc; Institucionais: inaugurações, comemorações e efemérides Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc; Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário, passeio, etc;

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Planejamento = concepção e desenvolvimento de um evento Ficha de Briefing: identificar e listar necessidades e características de um produto ou serviço Check-list: listar todas as etapas de trabalho; acompanhamento do começo ao fim Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos, metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveis restrições, previsão de receitas e despesas, estratégias de ação, cronograma de execução

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocar tudo no papel Organização do check-list Organização da planilha de receitas e despesas Avaliação do local, orçamento e contratação de serviços terceirizados (elaborar contrato para cada fornecedor), programação da divulgação e assessoria de imprensa, planejamento dos materiais impressos e comuniação visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial * Check-list é a bíblia de quem trabalha com eventos. Sem ele, é o mesmo que andar num barco furado.

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 2 – Evento: Mãos à obra! Checagem e acompanhamento dos serviços contratados Circulação de pesquisa de satisfação Plano B, Plano C, Plano D…. Esteja preparado para imprevistos, pois certamente irão acontecer.

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Os eventos passam por três etapas: Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta… Avaliação dos resultados: o que deu certo e o que não deu? Fechamento financeiro: o orçamento previsto foi cumprido? Relatório final: clipagem da assessoria de imprensa, registro do evento (CD com fotos e filmagem), materiais de divulgação (CD com materiais impressos, mídia e veiculações), resultado das pesquisas Emissão de nota fiscal * Um trabalho que começa planejado, termina organizado, mesmo com possíveis imprevistos

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO a) Espaço físico e instalações adequadas - Verificar se o espaço comporta o público esperado - Analisar as condições do local: umidade, ventilação, iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta baixa - Verificar condições de segurança: rotas de fuga e extintores de incêndio

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO b) Material didático adequado - Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a necessidade do evento - Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e outros itens necessários - Verificar com palestrantes/ministrantes quais materiais irão utilizar

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO c) Recursos Audiovisuais e Sonorização - Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a serem exibidos e listar o momento de cada exibição - Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no computador que será utilizado, pois se exibido do próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais lento - Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação com antecedência.

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO d) Divulgação - Materiais impressos, convites, follow-up, meios eletrônicos e comunicação visual: preparar folder, banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing, hotsite, banner eletrônico, folheteria, material promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e organizá-los por necessidade de utilização (pré- evento/evento/pós-evento) - Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão. Organizar veiculação conforme necessidade - Assessoria de Imprensa: disparar releases para e agendar entrevistas nos veículos de comunicação

ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO e) Recursos Humanos - Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do evento, recepção, apoio às salas - Coordenar os serviços terceirizados: sonorização, projeção, segurança, limpeza

2. CERIMONIAL: O BRILHO DO EVENTO É um ritual que reúne um conjunto de formalidades, com linguagem própria, a serem seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou festivo É responsável em aplicar ordens de precedência e organizar a realização de discursos, lugares de honra, placas, etc É o momento onde autoridades e pessoas ilustres irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode ser realizado na abertura ou encerramento do evento.

3. PROTOCOLO: AS REGRAS DO JOGO É a regulamentação do cerimonial, as regras que estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de poderes, indicando as posições e tratamentos de cada personalidade Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar os participantes do cerimonial.

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS - Ser porta-voz do organizador do evento - Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva - Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa - Organizar as placas de identificação na mesa diretiva - Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da mesa - Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa - Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes

4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS Ser discreto e sóbrio Ter boa dicção Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também pode agradecer dessa maneira Preferencialmente utilizar verbos na forma impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão solene...” ou “Convidamos para compor a mesa diretiva...” Na composição da mesa de honra, as autoridades chamadas devem seguir a ordem de precedência. Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do cargo IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma autoridade, deve-se utilizar o pronome de tratamento conforme o cargo

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL Após a composição da mesa é o momento mais adequado para citar e agradecer a presença das autoridades que não a compuseram. Vale lembrar que deve ser falado primeiramente o nome depois o cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do Pará” O mestre de cerimônias não saúda as autoridades da mesa de honra, apenas as chama para tomarem seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o cumprimento

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o faz é a autoridade que presidirá o evento Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se falar o nome e cargo do representante e depois o nome e cargo da autoridade representada. Exemplo: “Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato representando o senhor José Henrique, diretor da secretaria”

5. ROTEIRO DO CERIMONIAL Em caso de órgãos e entidades que usam siglas como identificação, primeiramente deve ser citado o nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional lançou (...)”. “(...) os dados apresentados pelo IPHAN indicam (...)”

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Federal) Presidente da República (na ausência, o vice) Ministérios (critério histórico de criação) Fundações Autarquias Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Estadual) Governador (ordem de constituição histórica) Secretarias Fundações Autarquias Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Executivo (Municipal) Prefeito Secretarias Fundações Autarquias Empresas de Economia Mista

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Legislativo Senadores Deputados Federais Deputados Estaduais Vereadores

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Presidente do Tribunal de Justiça - Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a cerimônia - Presidente do Tribunal Regional Eleitoral - Procurador Geral da República no Estado - Procurador Geral do Estado - Presidente do Tribunal Regional do Trabalho - Presidente do Tribunal de Contas

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Presidente do Tribunal de Alçada - Desembargadores do Tribunal de Justiça - Juizes do Tribunal Regional Eleitoral - Juizes do Tribunal Regional do Trabalho - Juiz Federal - Juizes do Tribunal de Contas

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Poder Judiciário - Juizes de Direito - Procurador Regional do Trabalho - Auditores do Tribunal de Contas - Promotores Públicos OBS.: Há uma discussão sobre a precedência no Ministério Público, que não se encaixa em nenhum dos Três Poderes

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA Empresas Privadas (conforme organograma). Exemplo: - Presidente - Vice-Presidente - Diretor de Finanças - Diretor de Comunicação - Gerente de Produção - Supervisor de Fábrica - Coordenador de Projetos

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes em eventos que se façam presentes A precedência é organizada a partir do anfitrião, seguindo a ordem de autoridades de maior à menor importância. Já no momento dos discursos, a ordem é contrária: devem falar autoridades de menor ao maior grau - A idade gera precedência: o mais velho precede sobre o mais novo

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: E nos sexos também: a mulher tem precedência sobre o homem Ordem histórica: a data de constituição de uma instituição é fator de precedência, sendo a data mais antiga precedente sobre as atuais - Ordem alfabética - Titulação: a precedência é organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)

6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA DICAS IMPORTANTES: Nas solenidades federais, o Presidente da República ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a solenidade Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente da República ou o Vice-Presidente não compareçam, quem preside a solenidade são os governadores - O prefeito presidirá as solenidades municipais

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares ímpares: Anfitrião ao centro Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia) até que todos os lugares sejam ocupados

Mesas com lugares ímpares: 7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares ímpares: 6 4 2 1 3 5 7 01 – Presidente da Mesa 02 – Segunda precedência 03 – Terceira precedência 04 – Quarta precedência 05 – Quinta precedência 06 – Sexta precedência 07 – Sétima precedência

7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares pares: Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião, até que todos os lugares sejam ocupados

Mesas com lugares pares: 7. MESA COM AUTORIDADES Mesas com lugares pares: 5 3 1 2 4 6 01 – Presidente da Mesa 02 – Primeira precedência 03 – Segunda precedência 04 – Terceira precedência 05 – Quarta precedência 06 – Quinta precedência

7. MESA COM AUTORIDADES Lugar de honra Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que sentará ao lado direito de quem presidir a solenidade Dispositivos e identificação de lugares Cada autoridade deverá estar identificada com placas colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento, com o nome e cargo

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Precedência As autoridades que não compuserem a mesa devem ser citadas logo após a composição, seguindo a ordem de importância do maior ao menor grau Nas recepções de eventos, é comum instalar uma secretaria para o credenciamento de autoridades, onde uma pessoa registra o nome e o cargo e repassa ao mestre de cerimônias

8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES Procedimentos na fala O mestre de cerimônias cita e agradece a presença das autoridades citadas Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial (após o momento de citação), podem ser anunciadas entre as falas das autoridades da mesa

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número ímpar de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Uso e disposição das bandeiras Número par de mastros Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à esquerda de Joinville

9. SÍMBOLOS NACIONAIS Hino Nacional Pode ser executado por um grupo de músicos ou por CD Se executado por músicos, o Hino não deve ser cantado, mas se utilizado CD, os participantes podem cantar Independente da forma de execução, todos devem estar em posição de respeito, com o corpo direcionado à bandeira.

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO Linguagem Protocolar Na abertura: “Inicia-se...”; “tem início...”; “Em nome de(o)...”; “A presidência...dá as boas-vindas...” Na composição da mesa: “compõem a mesa...”; são convidados a compor a mesa...”; “Integram a mesa...” para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são convidados...” Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro...”; “Todos são convidados, em atitude de respeito, a...”

10. AS FORMAS DE TRATAMENTO Linguagem Protocolar No registro de presenças: “Fazem-se presentes a este ato...”; “Registre-se as presenças das autoridades e personalidades...” Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra...”; “fará uso da palavra...”; “para o seu pronunciamento é convidado...” No encerramento: “A presidência agradece e os convida...”; “encerrada esta solenidade...”; “Ao final deste ato...”

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