PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO Prof. Patrícia Barreto ORGANIZAÇÃO Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

CONCEITOS BÁSICOS DE ORGANIZAÇÃO COMO UNIDADE OU ENTIDADE SOCIAL Em que pessoas interagem entre si para alcançar objetivos comuns. Nesse sentido, a palavra organização significa qualquer empreendimento humano criado e moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. As organizações podem ser empresas, órgãos públicos, bancos, universidades, lojas e comércio em geral, prestadoras de serviços e um sem-número de outros tipos. Neste enfoque, podem ser FORMAIS E INFORMAIS... Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

CONCEITOS BÁSICOS DE ORGANIZAÇÃO ORGANIZAÇÃO FORMAL Baseia-se em uma divisão racional do trabalho, na diferenciação e na integração de seus órgãos e representada através do organograma. É a organização planejada, isto é, a que está oficialmente no papel, aprovada pela direção e comunicada a todos os participantes por meio de manuais de organização, descrição de cargos, organogramas e regras e regulamentos internos. Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

CONCEITOS BÁSICOS DE ORGANIZAÇÃO ORGANIZAÇÃO INFORMAL É aquela que emerge espontaneamente e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal e a partir dos relacionamentos interpessoais. A organização informal surge a partir de amizades(ou antagonismos) entre as pessoas e de grupos informais que não constam no organograma ou em qualquer outro documentos da organização formal. A mesma transcende da formalidade em três aspectos: na duração, na localização e nos assuntos. Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

CONCEITOS BÁSICOS DE ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA Faz parte do processo administrativo, nesse sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações e atribuições a cada um deles. Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva

COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA ORGANIZAÇÃO PLANEJAMENTO Agrupar, estruturar e integrar recursos organizacs.; Dividir o trabalho a ser feito; Agrupar órgãos/atividades numa estrutura lógica; Designar as pessoas para execução; Coordenar os diferentes esforços. CONTROLE DIREÇÃO

ORGANIZAR É o processo de identificar e de grupar logicamente o trabalho a ser realizado, de definir e delegar responsabilidades e autoridades e de estabelecer as relações entre pessoas e grupos com a finalidade de possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para atingir os objetivos.

ORGANIZAR É o processo de identificar e agrupar logicamente as atividades da empresa, de delinear as autoridades e responsabilidades, de estabelecer as relações de trabalho que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que constituem a empresa, de modo que os recursos disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente, a fim de que empresa e empregados realizem seus objetivos mútuos.

ÓRGÃO Grupo coerente de pessoas, reunidas sob uma autoridade hierárquica única, a fim de exercer, de forma permanente, uma função ou um conjunto de funções afins.

NÍVEIS COMUNS NAS EMPRESAS Diretoria   Departamento Divisão Seção Setor

NÍVEIS COMUNS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Secretaria Coordenação Divisão Serviço e Setor Seção

DENOMINAÇÕES HIERÁRQUICAS DE ÓRGÃOS

TÍTULOS DOS CHEFES NOS VÁRIOS NÍVEIS

TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA

MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA 1. TÍTULOS FUNDAMENTAIS   Diretor, Gerente, Coordenador, Chefe, Supervisor, Assistente, Encarregado, etc.  2. TÍTULOS COMPLEMENTARES   Vice, Auxiliar, Adjunto, Geral, Especial, Regional, Executivo, etc.  

MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA 3. TÍTULOS DESCRITIVOS   3.1. FUNÇÃO: Controle, Engenharia, Transportes, Vendas, Finanças, etc. 3.2. ÁREA GEOGRÁFICA: Nordeste, Belém, Minas Gerais, Bahia, Sul, Rio de Janeiro, São Paulo, etc. 3.3. PRODUTO/SERVIÇO: Manutenção, Informáti-ca, Lâmpadas, Limpeza, Leite, etc. 3.4. ÓRGÃO: Seção, Distrito, Unidade, Setor, etc.  EXEMPLOS:   Diretor Adjunto de Finanças Gerente Regional do Nordeste Assistente Geral de Vendas

CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Funcional Geográfico Produto (ou Serviço) Clientela Processo (ou Equipamento) Absorção pelo maior usuário Volume de trabalho Tempo (ou Turno) Conveniência empírica

ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PORTE MÉDIO GERÊNCIA GERAL Departamento comercial Departamento de produção Departamento de finanças Departamento administração

ORGANIZAÇÃO DE UMA DIRETORIA FINANCEIRA Departamento de Contabilidade Departamento de Tesouraria Departamento de Orçamentos

ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Seção de Administração Salarial Seção de Recrutamento e Seleção Seção de Registros e Pagamentos Seção de Treinamento

ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS Seção de vendas a farmácia Seção de vendas a hospitais particulares Seção de vendas a hospitais públicos

ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE EMPRESA PRESIDÊNCIA Diretoria da região São Paulo Diretoria da região Rio Diretoria da região Sul Diretoria da região Nordeste Diretoria da região Centro

ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS Filial São Paulo Filial Rio Filial Porto Alegre Filial Recife Filial Belo Horizonte

ORGANIZAÇÃO DE UMA OFICINA MECÂNICA DIVISÃO DA OFICINA Seção de frezas Seção de tornos Seção de plainas Seção de furadeiras

ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE MANUTENÇÃO Setor de manutenção 1º turno Setor de manutenção 2º turno Setor de manutenção 3º turno

ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE LIMPEZA SEÇÃO DE MANUTENÇÃO Grupo 1 de serventes Grupo 2 de serventes Grupo 3 de serventes

ORGANIZAÇÃO DE UMA ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA DE ENERGIA ELÉTRICA DIVISÃO DE COMPRAS Seção de processamento Seção de material elétrico Seção de máquinas Seção de diversos e comestíveis

ORGANIZAÇÃO DE UMA REVENDA AUTORIZADA DE GRANDE MONTADORA GERÊNCIA GERAL Vendas a Governo Gerência de vendas –peças- Gerência de vendas –veículos- Gerência de serviços Gerência vendas financeira Vendas no balcão Veículos novos Vendas a oficinas Veículos usados

FATORES A CONSIDERAR NA ESCOLHA DO CRITÉRIO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Proveito da Especialização Facilidade de Coordenação Facilidade de Controle Redução de Custos Perspectivas de Aumentar a Receita Aumento da Flexibilidade

CRITÉRIO FUNCIONAL Vantagens Desvantagens Dificulta a coordenação geral. Não favorece o controle. Facilita a estreiteza de visão. Dificulta o preparo de pessoal para o topo. Dificulta a expansão da empresa. Dificulta a descentralização. Traz algumas inflexibilidades. Tira máximo proveito da especialização. Tende a reduzir os custos. Facilita a coordenação dentro da função. Facilita a centralização. Facilita a projeção da liderança por toda a organização.

CRITÉRIO DE PRODUTO Vantagens Desvantagens Facilita a apuração de resultados e de controle. Facilita a coordenação. Facilita a expansão. Facilita o preparo de pessoal para o topo. Facilita a descentralização Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

CRITÉRIO GEOGRÁFICO Vantagens Desvantagens Facilita a coordenação. Facilita o controle. Permite atender melhor às peculiaridades de cada local. Facilita o crescimento da organização. Facilita a descentralização. Facilita o preparo de pessoal para o topo. Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

CRITÉRIO DE CLIENTELA Vantagens Desvantagens Facilita a visão voltada para a clientela e o mercado. Permite atender melhor às peculiaridades de cada cliente. Aumenta a flexibilidade. Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO E NO SEGUNDO NÍVEL DIREÇÃO SUPERIOR Administração Finanças Produção Comercialização Controle de qualidade Fabricação Engenharia Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos

EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO NÍVEL E CRITÉRIO DE PRODUTO NO SEGUNDO DIREÇÃO SUPERIOR Administração Produção Finanças Comercialização Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos Lâmpadas Controle de qualidade Controle de qualidade Controle de qualidade Equipamentos Fabricação Fabricação Fabricação Eletrodomésticos Engenharia Engenharia Engenharia

Equipamentos Elétricos EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO DE PRODUTO NO PRIMEIRO NÍVEL DIREÇÃO SUPERIOR Lâmpadas Equipamentos Elétricos Eletrodomésticos Administração Administração Administração Finanças Finanças Finanças Comercialização Comercialização Comercialização Produção Produção Produção

TIPOS DE RELAÇÕES FORMAIS NA ESTRUTURA Autoridade de linha   Relação de assessoria Autoridade funcional Autoridade de fiscalização Relação de prestação de serviços

AUTORIDADE DE LINHA (OU HIERÁRQUICA) É aquela que o chefe de um órgão exerce diretamente sobre seus subordinados, integrantes deste órgão. Ela envolve o direito de um chefe de dar ordens aos seus subordinados, coordenar suas ações e cobrar resultados, bem como a obrigação dos subordinados de cumprir as ordens e prestar contas dos resultados alcançados. A autoridade de linha se manifesta através de ordens que emanam dos superiores para os respectivos subordinados.

AUTORIDADE DE LINHA

CADEIA ESCALAR DE AUTORIDADE Conselheiro NÍVEL INSTITUCIONAL OU DIREÇÃO Presidente Diretor Superintendente NÍVEL GERENCIAL Gerente Chefe EXECUÇÃO DAS TAREFAS

CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA 1. COMANDAR: - Dar ordens - Exigir prestação de contas - Cobrar resultados - Avaliar resultados - Dar “feedback”  2. COORDENAR as ações dos subordinados. 3. PLANEJAR as ações dos subordinados junto com eles: definir metas, recursos, prazos, etc.  4. ORGANIZAR o trabalho dos seus subordinados: - Dividir e grupar atividades - Distribuir tarefas - Definir prioridades 

CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA 5. CONTROLAR os subordinados: - Aferir resultados - Tomar as medidas corretivas 6. FORMAR A EQUIPE e motivá-la - Selecionar e treinar os subordinados - Avaliar os subordinados -Tomar decisões sobre os subordinados (promoções, demissões, aumentos, etc.)

CARACTERÍSTICAS DO SUBORDINADO AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DO SUBORDINADO Receber ordens   Cumprir as ordens (executar)   Prestar contas do resultado   Quando necessário (ou conveniente­):   - Dar sugestões de:   - Novas atividades - Novas formas de execução Visando a:   - Aumento da eficácia - Aumento da eficiência   Se não estiver de acordo:   - Ponderar e argumentar - Se mantida a ordem:   - Cumprir? Recusar? - Pedir por escrito? - Falar com o superior do chefe?

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE DE LINHA A linha representativa da autoridade de linha intercepta o retângulo representativo do órgão no meio do lado superior.

RELAÇÃO DE ASSESSORIA É aquela que se caracteriza pela assistência proporcionada pelos assessores, através de estudos, pareceres e trabalhos, executados para a chefia e em seu nome.   Relação que se caracteriza pela obrigação do assessor em auxiliar, apoiar e aconselhar o chefe, recebendo solicitações formais de estudos e trabalhos apenas por seu intermédio e a ele encaminhando os resultados desses estudos com suas recomendações e conclusões.

QUANDO SE USAM ASSESSORIAS? Quando a chefia está sobrecarregada; (há limitação de tempo)   Quando a chefia tem que decidir sobre assuntos técnicos especializados. (há limitação de conhecimentos técnicos específicos)

ANTES DE CRIAR ASSESSORIAS Verificar:   Se a estrutura organizacional é adequada; Se as pessoas nas posições existentes são adequadas; Se as delegações foram estabelecidas de forma adequada.

TIPOS DE ASSESSORIA Estudos especializados Secretaria de alto nível   Secretaria de alto nível Representação Coleta de informações

ASSESSORIA Vantagens Desvantagens Especialização Custo adicional   Complexidade estrutural Especialização Fortalecimento da chefia

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE ASSESSORIA A linha representativa da relação de assessoria intercepta o retângulo representativo do órgão de assessoria no meio do lado vertical.

AUTORIDADE FUNCIONAL Autoridade confiada a determinada pessoa para, no âmbito de uma empresa, ou grupo de empresas, estabelecer critérios e normas que dizem respeito a um grupo específico de ati-vidades, basicamente homogêneas, cujo grupa-mento é denominado função. Estes critérios e normas devem ser estabelecidos dentro dos objetivos e normas em vigor e após as devidas coordenações com as áreas envolvidas. É o mesmo que autoridade normativa.

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE FUNCIONAL PRESIDÊNCIA Diretoria de Marketing Diretoria de Finanças Diretoria de Administração Vice-presidência de operações Diretoria de Vendas Diretoria de Produção

AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO É aquela que consiste em zelar pela observância de um conjunto de regras, verificando se a execução está sendo realizada de acordo com os regulamentos e normas em vigor.

AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO A quem cabe: É a autoridade típica de uma auditoria, de um conselho fiscal e das inspetorias de segurança. Forma de atuação: As pessoas investidas da autoridade de fiscalização não devem interferir na gestão mediante ordens; cabendo-lhes apenas verificar, através de visitas, exames de documentos e de bens, a conformidade de atos ou situações a princípios de ética, leis do país e normas da empresa.

SUBORDINAÇÃO DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO O órgão de fiscalização tem que ter independência em relação ao órgão fiscalizado. Assim, é erro grave subordinar: Controle de qualidade  Ao chefe da produção Auditoria  Ao chefe da contabilidade Conselho Fiscal  À Presidência

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO GERÊNCIA GERAL Assessoria Jurídica Auditoria Gerência de Pessoal Gerência de Produção Gerência de Marketing Gerência de Finanças A representação gráfica da relação de autoridade de fiscalização se faz através de uma linha pontilhada que liga o órgão investido desta autoridade ao órgão fiscalizado.

RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Caracteriza-se pelo fato de uma unidade organizacional prestar serviços a outra unidade da mesma organização sem lhe estar subordinada. Esta prestação de serviços pode ser efetuada de forma automática e rotineira, como no caso de serviços de telefonia, limpeza, etc. Ou mediante solicitação específica como no caso de manutenção corretiva, compras, etc. Aquele que se beneficia dos serviços é denominado usuário dos serviços, ou, eventualmente, cliente interno dos serviços.

RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS É preciso considerar: A qualidade dos serviços (avaliar) Os custos dos serviços Qualidade versus custos (trade-off) As prioridades para a execução A apropriação dos custos destes serviços Os rateios dos débitos não apropriáveis