Técnicas para Reuniões de JAD (Joint Application Design) Luiz David

Definição: JAD: Método de Projeto Interativo, destinado a extrair informações de alta qualidade do cliente/usuários, através de Reuniões de Grupo previamente estruturadas que substituem as Entrevistas Individuais, tendo como objetivo obter, de forma rápida, o CONSENSO do Grupo sobre os requisitos e questões levantados, definidos e ligados ao Desenho de uma determinada Solução. Luiz David

Características: Visa o Consenso; O método é composto de três fases: Preparação; Sessão; Revisão. As reuniões são conduzidas por um Facilitador; O papel de cada um na sessão está claramente definido; Cada sessão tem sua finalidade definida com muita clareza e todos os participantes conhecem os resultados esperados (Perspectiva Gerencial); Os objetivos são perseguidos conforme Agenda previamente disponibilizada e conhecida, que deve ser seguida com total disciplina e rigor; Luiz David

CICLO DE INTERAÇÃO COM O CLIENTE/USUÁRIO, EM UM PROJETO Objetivo: CICLO DE INTERAÇÃO COM O CLIENTE/USUÁRIO, EM UM PROJETO Extrair do usuário informações relevantes à criação do objeto desejado: políticas, regras do negócio, procedimentos, ... O JAD é mais apropriado para a etapa de Obter Informações e, muito eventualmente, para a de Fazer Modelo. OBTER INFORMAÇÕES FAZER MODELO GERAR OBJETO Obter o produto resultante das definições estabelecidas pelo usuário: plano, programa, protótipo, sistema, procedimento, ... Criar, através de técnicas de modelagem, a representação abstrata do objeto a ser gerado Luiz David

Visão Geral: PROJETO Dados sobre o Projeto JAD PREPARAÇÃO REVISÃO SESSÃO Agenda Objetivos Dados Prévios Resultados Avaliações Dados sobre o Projeto Resultados Revisados JAD Dados necessários à preparação da sessão de trabalho. Insumos para a metodologia adotada pelo desenvolvimento Luiz David

Fases (Preparação): Preparação - Finalidade: Garantir a escolha dos participantes apropriados; Garantir que a Agenda seja preparada de forma adequada; Garantir o acordo do Grupo quanto aos objetivos e produtos a serem obtidos; Garantir que todo o material necessário tenha sido providenciado. Luiz David

Fases (Preparação): Preparação - Etapas: Examinar, se a utilização do JAD é adequada; Planejar as Sessões (quantas, de que tipo, quando...); Elaborar a Perspectiva Gerencial (idéia clara do projeto e da sessão, obtidas do Patrocinador do projeto – finalidade, escopo, objetivos e restrições); Familiarizar-se com as áreas de negócio sob estudo (glossário, entrevistas preliminares bem curtas, ...); Preparar a Agenda da Sessão (roteiro de passos a serem seguidos); Preparar os participantes (métodos e abordagem da sessão, informações a providenciar previamente, resultados de sessões anteriores); Preparar a Agenda Detalhada (desdobramento do roteiro da sessão com duração prevista para cada item, lembretes, dicas, ...); Preparar as ferramentas para documentação (ex.: Metodologia p/ Mapeamento de Processos e ARIS da IDS SCHEER, Questionários e Formulários). Luiz David

PREPARAÇÃO - RESPONSABILIDADES Executivo Patrocinador Fases (Preparação): PREPARAÇÃO - RESPONSABILIDADES Atividades Líder de Sessão Eng. de Soft. Equipe Executivo Patrocinador Analisar viabilidade do uso do JAD Elaborar Plano de Sessões Elaborar Perspectiva Gerencial Familiarizar-se com as Áreas Preparar Agenda Preparar os Participantes Preparar Agenda Detalhada Preparar Ferramentas de Doc. E S - A Legenda: E – Executa S – Suporta A - Aprova Luiz David

EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES Fases (Preparação): Plano de Sessões: EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES Atividades Início Fim Comentários Sessão Abertura Projeto XPTO 10/08 10/08 Auditório - Patrocinador Sessão Planejamento XPTO Preparação 02/08 07/08 Facilitador A e Documentadores Sessão 11/08 12/08 Auditório – Facilitador A Revisão 13/08 18/08 Facilitador A e Documentadores Sessão Processos/Dados (A) Mód. 1 Preparação 15/08 22/08 Facilitador A e Documentadores Sessão 23/08 25/08 Auditório – Facilitador A Revisão 26/08 02/09 Facilitador A e Documentadores Sessão Processos/Dados (B) Mód. 1 Preparação 01/09 06/09 Facilitador A e Documentadores Sessão 07/09 08/09 Auditório – Facilitador A Revisão 09/09 14/09 Facilitador A e Documentadores Sessão Interfaces Módulo 1 Preparação 12/09 16/09 Facilitador A e Documentadores Sessão 17/09 18/09 Auditório – Facilitador A Revisão 19/09 24/09 Facilitador A e Documentadores Elaborado pelo Eng. de Soft.. Luiz David

EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES - Continuação Fases (Preparação): Plano de Sessões: EXEMPLO DE PLANO DE SESSÕES - Continuação Atividades Início Fim Comentários Sessão Processos/Dados (A) Mód. 2 Preparação 20/08 27/08 Facilitador B e Documentadores Sessão 27/08 29/08 Auditório – Facilitador B Revisão 30/08 03/09 Facilitador B e Documentadores Sessão Processos/Dados (B) Mód. 2 Preparação 02/09 08/09 Facilitador B e Documentadores Sessão 09/09 10/09 Auditório – Facilitador B Revisão 11/09 16/09 Facilitador B e Documentadores Sessão Interfaces Módulo 2 Preparação 16/09 20/09 Facilitador B e Documentadores Sessão 21/09 22/09 Auditório – Facilitador B Revisão 23/09 28/09 Facilitador B e Documentadores Sessão Encerramento Projeto XPTO 30/09 30/09 Auditório – apresentação dos resultados ao Patrocinador O Plano é feito a partir do Cronograma Geral do Projeto e é aprovado pelo Patrocinador. Luiz David

Fases (Preparação): Perspectiva Gerencial: É elaborada pelo GP e aprovada pelo Patrocinador; É composta dos seguintes itens: Finalidade: Explicação sucinta da finalidade dos serviços; Escopo: Descrição sucinta da abrangência do projeto; Objetivos: Descrever quais os objetivos que têm que ser alcançados através dos resultados dos serviços; Restrições: Explicitar quais as limitações que deverão ser levadas em conta, como premissa para o desenvolvimento dos serviços. Luiz David

Fases (Preparação): Agenda: Passos para elaboração de uma Agenda: Identificar a finalidade e os objetivos da reunião (Sessão); Identificar os produtos (resultados esperados); Identificar as informações conhecidas; Esboçar as etapas da agenda; Verificar se etapas são logicamente coerentes; Identificar os participantes prováveis; Identificar as etapas que os participantes não têm condição de realizar na sessão; Identificar que informações devem ser providenciadas antes da sessão, para viabilizar o item 7; Rever: esboço satisfaz os itens 1 e 2 ? Refinar o trabalho, incluindo a documentação necessária. Luiz David

Fases (Preparação): Agenda: Critérios para a Escolha dos Participantes: Possui conhecimento e capacidade analítica em relação ao assunto; Tem habilidade na resolução de divergências e sabe resolver suas diferenças em confrontos de idéias e pontos de vista; Pode ser afetado pelas decisões tomadas, tendo a oportunidade de compartilhar suas expectativas com o grupo; Concorda de antemão com as regras de solução de conflitos e de tomada de decisão determinadas pelo grupo; Tem disponibilidade para participar com criatividade e eficácia; Luiz David

Fases (Preparação): Carta Convite para Participação: Luiz David PARA: Ver Lista de Distribuição Rio de Janeiro, 21 de Maio de 2002 DE: Yyyyyy – Patrocinador do projeto – Cargo REF.: Projeto XPTO – Sessão de Trabalho Você foi selecionado para participar da Sessão de Mapeamento de Processos do projeto XPTO. Esta Sessão integra o método JAD, já apresentado, que vem sendo utilizado com sucesso por grandes empresas. O seu tempo será mais produtivo do que se você participasse de entrevistas individuais. Você foi selecionado pela sua habilidade, relação com o assunto e capacidade de contribuir com idéias criativas e indispensáveis à produção de um trabalho de alto nível. Você terá meu completo apoio e suporte. A Sessão terá a duração de três dias, de 27/05/2002 até 29/05/2002, com realização na parte da manhã de cada dia, das 9:00h às 13:00h, na Sala Nºxxx do SENAI Artes Gráficas, localizado na Rua São Francisco Xavier Nº xx, bairro da Tijuca. Veja em anexo, a agenda de convocação detalhando a Finalidade, Objetivos, Escopo (Tópicos), Líder da Sessão, Participantes, Documentos a Levar e Informações Necessárias, Restrições e Eventuais Observações. Quaisquer dúvidas deverão ser imediatamente encaminhadas ao Sr. Xxxxxx,. Grato pela sua cooperação, Yyyyyy – Patrocinador do Projeto XPTO. Luiz David

Fases (Preparação): Agenda de Convocação: Luiz David DATA: / / HORA INÍCIO: __:__ HORA TÉRMINO:__:__ LOCAL: FINALIDADE: OBJETIVOS: TÓPICOS DA AGENDA DURAÇÃO 1. 2. 3. 4. LÍDER DA SESSÃO: PARTICIPANTES: DOCUMENTOS A LEVAR E INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS: RESTRIÇÕES: OBSERVAÇÕES: CONVOCADA POR: DATA DE CONVOCAÇÃO: / / Luiz David

Fases (Preparação): Deveres dos convocados: Luiz David Deveres dos Convocados para uma Sessão ou Reunião: Avaliar a agenda divulgada; Reunir informações e arquivos; Convocar subordinados para esclarecimentos; Preparar-se para contribuir efetivamente durante a realização da reunião; Estar certo de que compreendeu os objetivos e tópicos, questionando-se: Onde posso contribuir melhor? O que não entendo e não me compete? (Devo silenciar nestas horas) O que gostaria de alcançar e o que me satisfaz se for alcançado? Que elementos devo levar para a reunião? Preciso realizar contatos prévios? Usarei recursos audiovisuais? A sala suporta sua utilização? O que preciso alterar na minha agenda, em função da reunião? Luiz David

Fases (Preparação): Tópicos da Agenda Padrão: Luiz David Introdução: Breve revisão do método JAD (só se não for conhecido); Horários, intervalos, facilidades, etc.; Apresentação dos participantes; Apresentação da agenda, esclarecendo o que será tratado em cada etapa. Revisão da Perspectiva Gerencial: Definições estabelecidas p/ o projeto pelo Patrocinador; Abertura pelo Patrocinador (só para 1ª sessão): Discurso de 5 min. mostrando a importância do projeto no contexto do negócio, o que se espera alcançar e porque aquela equipe foi escolhida. Visão da Área de Informática: Rápida posição do Eng. de Soft. sobre o andamento dos trabalhos, próximas etapas e informações tecnológicas de interesse. Regras de Conduta: Código de cooperação estabelecido pelo Facilitador com o Grupo, para maior produtividade da sessão. Abordagem da Sessão: Roteiro passo a passo das etapas específicas (dirigidas aos produtos metodológicos) para se alcançar os objetivos da sessão. Revisão das Pendências: Atualização do Controle de Pendências documentando o item, data de registro, situação, responsável pela solução, data de término prevista. Revisão Geral: Revisão do material produzido na sessão, verificando se está coeso e de acordo com o que estava previsto. Avaliação e Encerramento da Sessão: Avaliação dos participantes sobre o método usado e o desempenho do líder, para melhoria contínua. Luiz David

Fases (Preparação): Atividades do Dia Anterior à Sessão: Providenciar todo o material necessário: Transparências; Folhas de flip-chart; Projetor; Tela; Canetas para quadro; Material a ser projetado e/ou transparências; Fita colante; Pastas do Projeto JAD para os participantes, etc. Revisar a Agenda Detalhada (aquela que contém o script a ser seguido pelo facilitador). Posicionar os documentadores quanto aos pontos em que são esperadas as suas participações, através de reunião em que lhes é disponibilizada uma cópia da Agenda Detalhada. Providenciar equipamentos dos documentadores: Micros com os softwares necessários instalados, Impressoras, Questionários, Checklists, Formulários, etc. Arrumar a sala de reunião. Montar e testar equipamentos. Luiz David

Fases (Preparação): Atividades do Dia Anterior à Sessão: Luiz David Relógio de Parede Porta Projetor Observadores Tela Flip Charts Quadro Branco Participantes Mesa do Facilitador Deve conter aviso: “EM REUNIÃO”. Papel, lápis e Borracha, suficientes Micros c/ os softwares necessários Documentadores Layout Padrão para a Sala de Reunião Luiz David

Fases (Sessão): Sessão de Trabalho - Finalidade: Realizar reunião com os participantes definidos na fase de Preparação; Produzir as informações necessárias para obtenção dos resultados previstos na fase de Preparação; Buscar a criação de sinergia do Grupo no desenvolvimento de idéias e conceitos; Obter consenso quanto aos resultados. Luiz David

Fases (Sessão): Sessão de Trabalho - Etapas: Preparação do Ambiente (condições adequadas, arrumação das mesas, equipamentos, material necessário, auxílios visuais, pastas dos participantes) no dia anterior ao da realização da sessão; Condução da Sessão (conforme Agenda Detalhada); Documentação (providenciar ferramentas – formulários, micro, software, impressora, ...; observar passos da Agenda Detalhada; documentar decisões; documentar detalhes; ler o que já foi documentado; gerar a documentação do dia para os participantes); Encerramento da Sessão (verificar atendimento de todos os itens, avaliar a sessão, entregar a documentação produzida, apresentar os resultados da última sessão); Luiz David

Fases (Sessão): SESSÃO DE TRABALHO - RESPONSABILIDADES Atividades Líder de Sessão Eng. de Soft. Equipe Documentador Preparação do Ambiente Condução da Sessão Documentação Encerramento da Sessão E S - Legenda: E – Executa S – Suporta A - Aprova Luiz David

Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES Etapas e Ciclo do Processo Decisório; Brainstorm; Padrão de Comportamento de uma reunião quanto ao Desenvolvimento do Grupo; Obtenção de Consenso; Técnica de Votação Múltipla para Seleção de Itens; Forma de lidar com “Figuras” difíceis; Luiz David

ETAPAS E CICLO DO PROCESSO DECISÓRIO Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES ETAPAS E CICLO DO PROCESSO DECISÓRIO Acúmulo Troca e acumulação de informações sem atribuição de valores ou qualificação de idéias. Deliberação Avaliação das alternativas, encaminhando-se para uma solução. Decisão Definição dos 5W1H para uma decisão obtida. Avaliação Processo de melhoria da Decisão. Identificação do Problema; Identificação das Causas do Problema; Identificação das Alternativas Decisórias Possíveis. Avaliação das Conseqüências de cada Alternativa; Acomodação Opinião de cada um sobre uma deliberação adotada, visando a obtenção de comprometimento e consenso. Escolha da Alternativa mais Adequada; Comunicação, Registro e “Execução” da Decisão; Avaliação da Decisão – Passo objeto de outra reunião e a partir da execução da decisão. Luiz David

Fases (Sessão): Brainstorm: ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES Passo 1: Listar as idéias sem criticar; Passo 2: Analisar idéias e agrupando aquelas afins entre si; Passo 3: Selecionar idéias (redução); A Seleção é feita dentro de cada grupo (foco cada vez menos abrangente); As decisões são por consenso; Durante o processo de seleção podem surgir novas idéias; Os passos 2 e 3 devem ser repetidos até que a estrutura de idéias (e seu grau de refinamento) seja considerada adequada, pelo grupo. Luiz David

DESENVOLVIMENTO DO GRUPO Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES PADRÃO DE COMPORTAMENTO DE UMA REUNIÃO QUANTO AO DESENVOLVIMENTO DO GRUPO Estágio 1 – Orientação: O grupo necessita bastante de orientação; Hesita em participar; Fica procurando se situar; É altamente dependente do líder da sessão. Estágio 2 – Conflito: Começa a perceber visões diferentes entre os membros; Características individuais começam a se destacar na busca de ocupação de espaços; Estágio 3 – Cooperação: Torna-se equipe buscando interesses/objetivos comuns; Comunicação, comunidade, consenso e comprometimento; DESENVOLVIMENTO DO GRUPO L ÍDER Estágio 1 ORIENTAÇÃO Estágio 2 CONFLITO ATIVO Estágio 4 SONOLÊNCIA Estágio 3 COOPERAÇÃO PASSIVO PASSIVO ATIVO GRUPO Estágio 4 – Sonolência: Cansaço, apatia, desinteresse; É hora de intervalo ou de encerrar a reunião. O facilitador é responsável por levar (e manter) o grupo ao estágio 3, ao longo da sessão. Luiz David

Fases (Sessão): Passos para Obtenção de Consenso: ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES Passos para Obtenção de Consenso: Passo 1: Definir o problema e despersonalizá-lo, escrevendo-o no quadro ou no chart, para que se torne problema do grupo; Passo 2: Fazer o grupo gerar possíveis soluções; Passo 3: Avaliar as soluções com o grupo, através de critérios estabelecidos, evitando que alguém se considere dono de alguma delas; Passo 4: Fazer o grupo decidir sobre a mais adequada; Passo 5: Fazer o grupo determinar o método de implementação da solução escolhida, se necessário; Passo 6: Se problema não desapareceu, colocá-lo na Lista de Pendências. Luiz David

VOTAÇÃO MÚLTIPLA, PARA A SELEÇÃO DE ITENS Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES VOTAÇÃO MÚLTIPLA, PARA A SELEÇÃO DE ITENS 1º Voto: Cada participante escolhe quantos itens quiser, mas apenas uma escolha por item. Marcar os itens que receberam mais da metade dos votos possíveis. 2º Voto: Cada participante pode votar em apenas metade dos itens selecionados na primeira votação. Votações Subseqüentes: Continuar a votação múltipla até reduzir a poucos itens e, se for o caso, aplicar procedimento de Obtenção de Consenso à lista final. Luiz David

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS O Atrasadinho: Chega atrasado, dando show e interrompendo a seqüência de argumentação: Seja rigoroso com os horários e evidencie o atraso através de um cumprimento; Não pare a reunião p/ uma revisão. Peça que a pessoa faça uso da memória do grupo p/ se atualizar; Use o intervalo para discutir com a pessoa o que pode ser feito para evitar os atrasos. Para pessoa-chave, que torne inevitável a revisão, faça um intervalo p/ respeitar o tempo dos outros. O Que sai Mais cedo: Abala a energia e a moral do grupo saindo da reunião antes do seu término: Saiba no intervalo o motivo desse comportamento; Evidencie com o grupo o motivo, buscando sua solução: Alterar horário, rever dinâmica de trabalho; O Intérprete: Recoloca e distorce idéias alheias: Peça que cada um exponha as suas próprias idéias, sobretudo na hora de registrá-las na memória do grupo; O Disco Quebrado: Sempre traz de volta o mesmo ponto, dificultando o avanço do grupo para novos itens: Use a memória registrada do grupo, como recurso; Mencione que o assunto já foi registrado previamente, e que será novamente abordado conforme a agenda. Para novos argumentos, utilizar técnica de obtenção de consenso ou colocá-los na lista de pendências. O Ampulheta: Joga areia em todas as idéias, sendo supercético e crítico, esfriando o entusiasmo do grupo: Evidencie os pontos com os quais o cético não concorda; Durante obtenção de consenso, exponha-o ao confronto de idéias com o grupo; O Meneador: Usa de gestos para expressar discordância, ao longo da sessão, influenciando o grupo a rejeitar uma idéia, uma reunião, o facilitador, ect.: Pergunte se há discordância ou nova idéia p/ o assunto e converse com a pessoa no intervalo pedindo-lhe que coloque verbalmente suas idéias. Luiz David

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação O Desinteressado: Senta afastado, expressa desaprovação ou desinteresse, ignora procedimentos, cochila, lê alguma coisa, fica rabiscando papéis, etc.: Envolva-o em alguma atividade de apoio; Veja com o gerente a necessidade da sua presença; Use o intervalo para saber o motivo do desinteresse. Aproxime-se e peça gentilmente que guarde o jornal. O Cochichador: Cochicha e mantém conversas paralelas durante a reunião: Peça para que coloque sua idéia para o grupo; Se necessário apele para o código de cooperação; O Rei da Voz: Fala muito e bastante alto, domina a discussão, pode ter hierarquia acima dos outros: Posicione-se de pé e bem perto da pessoa; Intervenha propondo-se a esclarecer sua idéia; Sugira que ele anote as idéias, garantindo-lhe a oportunidade de serem expostas mais tarde; O Agressivo: Ataca verbalmente ou ridiculariza os outros e seus pontos de vista, inclusive do facilitador: Apele para o código de cooperação estabelecido e peça para se criticarem idéias e não pessoas. Coloque-se entre os adversários, fazendo com que os argumentos sejam dirigidos a si e evitando que se encarem, para diminuir o impacto das agressões. Destaque as discordâncias e inicie a obtenção de consenso ou registre na lista de pendências O Fofoqueiro: Traz rumores para a reunião, dando a impressão que tem “informações de cocheira”, levando o grupo a debater baseado nessas informações: Esclareça e registre: Quem disse, Que documento é esse, Como essa diretriz pode ser checada; Faça a checagem ou coloque na lista de pendências; O Carente: Preocupa-se mais com a aprovação do facilitador do que com o conteúdo da reunião: Peça que se dirija ao grupo, enfatizando que a opinião do grupo é a que importa na sessão; Luiz David

LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LIDANDO COM FIGURAS DIFÍCEIS - Continuação O Mal Educado: Entra no meio das discussões, demonstra impaciência, não aceita que suas idéias não sejam bem recebidas: Peça que deixe cada colega completar o raciocínio para que este possa ser contestado; Use o intervalo para pedir que controle o impulso de interromper, já que isso inibe e provoca reações negativas nos outros participantes; Use o código de cooperação estabelecido; O Líder Frustrado: Vive dizendo ao líder o que fazer, tentando controlar a reunião, diminuindo os esforços do líder: Só acate sugestões que não alterem a estrutura da sua agenda; Diga que sua experiência mostra que é melhor prosseguir da forma como consta da agenda; Mostre que assim como não interfere no conteúdo das idéias, o grupo não deverá interferir na sua responsabilidade de conduzir os passos da agenda; O Ocupado: Entra e sai no meio das reuniões, permite ser chamado freqüentemente por subordinados, tenta dar a impressão de ser muito ocupado e importante para poder dar atenção integral à reunião e ao grupo: Use o intervalo para saber qual a razão que o impede de participar integralmente, procurando saber o que ele sugere para evitar as interrupções; O código de cooperação pode ser um bom instrumento; Em casos extremos pode ser sugerida a sua dispensa da reunião ou, se for pessoa-chave, a reunião poderá ser adiada para ocasião mais oportuna; O Móveis e Utensílios: Usa credenciais, idade, tempo de casa, etc., nos debates, desviando a atenção do grupo para aspectos circunstanciais: Diga-lhe que é por essas credenciais que ele foi convocado, mas que a empresa espera que se discutam alternativas inovadoras com o grupo; Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES AVALIAÇÃO DA SESSÃO: Para cada um dos itens a seguir, atribuir um Grau de 0 (o problema não ocorreu) até 5 (o problema ocorreu e acarretou enorme impacto no tempo e andamento da sessão), sendo os graus de 1 a 4 considerados como posições intermediárias. Para cada um dos itens poderá também ser feito um comentário. LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) A)- Antes do Início da Sessão Inexistência de agenda prévia, com tempo predeterminado para cada tópico e do conhecimento dos participantes: ________________________________________ ___________________________________________________________________ Local inadequado, mal arrumado, distante, falta de apoio infra-estrutural: _______ ___________________________________________________________________ Desnível entre os participantes com relação ao conhecimento dos assuntos a serem tratados na reunião: __________________________________________________ ___________________________________________________________________ Escolha inadequada do líder de sessão (precipitação, votação, etc.): ____________ ___________________________________________________________________ 0 1 2 3 4 5 Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) A)- Antes do Início da Sessão – Continuação... Número excessivo de participantes, prejudicando o andamento: _______________ ___________________________________________________________________ Falta de pontualidade dos participantes, quanto ao início das reuniões: __________ ___________________________________________________________________ SUBTOTAL 1 --------------------------------------------------------------------------------------- B)- Durante a Sessão Falta de participação (atuação) de determinados elementos: ___________________ ___________________________________________________________________ Participação demasiada de determinados elementos: ________________________ ___________________________________________________________________ O líder não obedece os assuntos e duração prefixados na agenda: ______________ ___________________________________________________________________ Confusão quanto aos objetivos da sessão, ora de cunho decisório ora informativo: _ ___________________________________________________________________ 0 1 2 3 4 5 Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) B)- Durante a Sessão – Continuação... Interrupções constantes provocadas por pessoas estranhas à reunião: ___________ ________________________________________________ Clima de competição e não de cooperação (“o mais importante é ganhar a discussão e não resolver o problema”): ___________________________________ ___________________________________________________________________ Ausência de registro sistemático do andamento da sessão: ____________________ ___________________________________________________________________ Dupla coordenação de determinado trabalho com problemas de relacionamento aparecendo ao longo da reunião: ________________________________________ ___________________________________________________________________ Participantes procuram usar linguagem técnica em demasia, com prejuízo da comunicação: _______________________________________________________ ___________________________________________________________________ Decisões a serem tomadas, acima da competência (técnica ou hierárquica) dos participantes: _______________________________________________________ 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) B)- Durante a Sessão – Continuação... Liderança “democrática” (participativa no sentido manipulativo), provocando excesso de opiniões e nenhuma conclusão: ________________________________ ___________________________________________________________________ Falta de orientação na participação dos presentes à reunião, pessoas falando ao mesmo tempo: ______________________________________________________ ___________________________________________________________________ Comportamento de certos participantes prejudicando a atuação de outros: _______ ___________________________________________________________________ Participantes querendo assumir o lugar do líder (às vezes disputando a posição): __ ___________________________________________________________________ Conversas paralelas: __________________________________________________ ___________________________________________________________________ Necessidade de consultas externas a elementos não presentes à reunião: _________ ___________________________________________________________________ SUBTOTAL 2 --------------------------------------------------------------------------------------- 0 1 2 3 4 5 Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) C)- Após a Sessão (ao Final e Posteriormente) Não estabelecimento escrito dos itens de ação (Quem, O Quê, Quando) que possibilitam o controle dos resultados: ___________________________________ ___________________________________________________________________ Falta de clareza na definição das missões atribuídas a cada participante: _________ ___________________________________________________________________ Não foi marcada a próxima reunião ou qualquer outra atividade, para a continuidade dos assuntos: _____________________________________________ ___________________________________________________________________ Não houve avaliação dos resultados da reunião (previsto x realizado): __________ ___________________________________________________________________ Conversas paralelas: __________________________________________________ ___________________________________________________________________ Necessidade de consultas externas a elementos não presentes à reunião: _________ ___________________________________________________________________ SUBTOTAL 3 --------------------------------------------------------------------------------------- 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 Luiz David

LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES LISTA DE VERIFICAÇÃO DE SESSÕES (Disfunções / Problemas) D)- OUTRAS DISFUNÇÕES (Problemas não mencionados acima) ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ SUBTOTAL 4 --------------------------------------------------------------------------------------- (SUBTOTAL 1 + 2 + 3 + 4) = TOTAL GERAL ---------------------------------------------- 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 Luiz David

AVALIAÇÃO DE ACORDO COM O TOTAL GERAL OBTIDO Fases (Sessão): ALGUMAS TÉCNICAS PARA APOIAR SESSÕES AVALIAÇÃO DE ACORDO COM O TOTAL GERAL OBTIDO Após Preenchidos Todos os Itens da Avaliação, Some Todos os Graus e Obtenha o Total Geral: Entre 0 e 7 significa que suas reuniões estão boas; De 8 a 14 suas reuniões podem ser melhoradas; De 15 a 22 suas reuniões começam a preocupar; De 23 em diante, suas reuniões andam MAL, muito há que ser feito para que alcancem o nível ideal. É fundamental que cada um também se inclua como causador dos problemas e disfunções da lista de verificação. Não se deve julgar somente os outros, mas principalmente nós mesmos. Luiz David

ANALISADOR DE REUNIÕES (Para o Líder e para cada Participante) Fases (Sessão): ANALISADOR DE REUNIÕES (Para o Líder e para cada Participante) Tópicos Discutidos Como Foi a Minha Participação O Que Aprendi Com Os Outros Falhas Cometidas Como Evitar Repetí-las Quais os Meus Pontos Fortes Como Melhorá-los Mais Ainda Luiz David

Fases (Revisão): Revisão - Finalidade: Rever a documentação produzida na sessão; Examinar possíveis melhorias na sistemática adotada. Luiz David

Fases (Revisão): Revisão - Etapas: Rever a Documentação (verificar informações incompletas, corrigir falhas de comunicação entre facilitador e documentadores, sumarizar os resultados, encaminhar versão definitiva da documentação para os participantes); Examinar Avaliações (visa processo permanente de aperfeiçoamento; efetua tabulação e análise comparativa entre as sessões); Preparar a Pasta do Projeto JAD contendo: Perspectiva Gerencial; Plano de Sessões; Carta-convite para participação do grupo; Agenda de cada sessão; Lista de Participantes de cada sessão; Documentação produzida em cada sessão; Questionários de Avaliação. Luiz David

REVISÃO - RESPONSABILIDADES Fases (Revisão): REVISÃO - RESPONSABILIDADES Atividades Líder de Sessão Eng. de Soft. Equipe Documentador Rever a Documentação Examinar Avaliações Preparar a Pasta do Projeto JAD E S E - E - Legenda: E – Executa S – Suporta A - Aprova Ao final da revisão deve ser preparado um resumo do que foi produzido na sessão, para ser apresentado ao Patrocinador do projeto. Luiz David

Papéis: O Facilitador (Líder de Sessão) é um servidor “neutro” do grupo: Garante o cumprimento da agenda; Estimula a discussão; Sugere métodos e procedimentos para a focalização em tarefas específicas; Atua na resolução de conflitos e na superação de barreiras de comunicação; Garante a todos a mesma oportunidade de participação; Encoraja a tomada de decisões, resumindo conclusões e conferindo com o grupo decisões a serem tomadas em face dessas conclusões; Garante o consenso em torno das decisões tomadas, descaracterizando vencedores e vencidos; Avalia e reporta progressos obtidos; Alerta e controla indisciplina; Luiz David

Papéis: Existem dois grupos participantes: Luiz David Estrutura de Apoio (Responsáveis pela aplicação do JAD) Estrutura do Projeto (Integrantes do Projeto) Observadores (Cliente ) Executivo Patrocinador (Cliente) Documentadores () Equipe (Cliente) Eng. de Soft. (Cliente) Líder de Sessão () Luiz David

Papéis: Executivo Patrocinador: Detém autoridade formal sobre as áreas de negócio objeto da reunião; Estabelece as diretrizes e objetivos do projeto; É o mais alto nível a escalar para resolver conflitos de opinião; É o responsável pela abertura da primeira sessão; Está comprometido (em termos de interesse e apoio) com o sucesso do projeto em questão; Eng. de Soft.: É o responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto; Participa do JAD na condição de membro da equipe; É o principal contato do Líder da Sessão; Familiariza o Líder da Sessão com o projeto e com a equipe envolvida; Luiz David

Papéis: Equipe: Responsáveis pelo conteúda da sessão; São escolhidos entre as pessoas-chave das áreas de negócio envolvidas na sessão, não havendo distinção hierárquica entre eles em tempo de sessão; Líder de Sessão: É o Facilitador; Documentador: É o responsável pelo registro das decisões e especificações produzidas; No caso Xerox, ele é também um membro de equipe; Segue orientação do Líder da Sessão no que respeita aquilo que é considerado relevante para ser documentado; Observador: Interessado no projeto especificamente ou em conhecer a sistemática utilizada; Não é um participante não podendo, por isso, opinar durante a sessão; Luiz David

(Esforço H/M dedicado à modelagem / 2) Processo para Estimar Quantidade de Sessões: Uma Sessão consome, em média, cerca de 3 dias da equipe; Normalmente, 50% do esforço (H/M – Homem/Mês) de modelagem (Levantamento de Requisitos, Análise e Design) deve ser despendido em sessões JAD; Cálculo do Nº de Sessões, considerando 1mês = 22 dias: Um projeto requer normalmente uma Sessão de Planejamento e várias de Processos/Dados e de Telas/Relatórios. (Esforço H/M dedicado à modelagem / 2) Nº de Sessões JAD = (Qtd Recursos x 3 M) 22 Luiz David

Tipos de Sessões: Sessões de Planejamento: Discute o escopo do projeto, objetivos, metas, recursos e estratégias a serem adotadas; É tipicamente a primeira sessão de um projeto, já que identifica as suas partes componentes e define prioridades; Participantes: Gerentes e executivos de alto nível das áreas de negócio envolvidas e o representante da área de informática responsável pelo projeto; Necessita de uma fase de preparação realizada adequadamente e pode comportar até cerca de 20 participantes. Luiz David

Tipos de Sessões: Sessões de Dados e Processos: Define os Processos/Funções componentes do negócio, o fluxo operacional dos Processos/Funções, a lógica de funcionamento do negócio e de que forma os dados se relacionam e são tratados; Devem ser direcionadas para fornecer as informações necessárias à criação dos modelos de Processos e de Dados específicos da metodologia adotada; Participantes: Gerentes e supervisores das áreas de negócio sob estudo, com conhecimento do negócio, dos fluxos de trabalho, dos dados utilizados e com autoridade para decidir sobre procedimentos operacionais; Não são recomendados os operacionais das áreas e deve comportar por volta de 10 participantes. Luiz David

Tipos de Sessões: Sessões de Interfaces de Usuários: Projeta as telas e relatórios, com os diálogos, validações e edições de dados; Não há preocupação maior com embelezamento e acabamento – ênfase maior no conteúdo do que na forma; Participantes: Supervisores e pessoal operacional das áreas de negócio sob estudo, com conhecimento do negócio e com autoridade para decidir sobre questões ligadas às interfaces dos usuários com o sistema; Não são recomendados mais do que 10 participantes. Luiz David

20 Pecados Mortais em Reuniões: Compareça à reunião, mesmo sem conhecer previamente a agenda: Você escutará o que não deseja e, muito provavelmente, ao final, nenhum dos seus assuntos terá sido discutido; Só comece a reunião quando todos chegarem: Você estará penalizando os pontuais e premiando os atrasados. E certamente penalizando a agenda. A agenda é apenas uma orientação, não um dogma: Este é o melhor atalho para transformar a reunião de trabalho numa reunião social e deixar de discutir assuntos realmente importantes e originariamente previstos. Minha memória é meu mais fiel dor: Você estará sobrecarregando a sua memória e, certamente, deixando passar decisões e pendências das reuniões, realmente importantes. Convoque uma reunião quando uma decisão envolver um número bastante grande de pessoas: Tirando reuniões iniciais de projetos (kickoff meetings) ou reuniões meramente informativas, não se recomendam reuniões com mais de 6 ou 10 pessoas. Dificilmente os assuntos interessam a todos ou as alçadas de decisão são as mesmas. Talvez 2 ou 3 reuniões menores tragam melhores resultados. Luiz David

20 Pecados Mortais em Reuniões: A reunião deve durar até o assunto ser esgotado: Isto significa que se o assunto não se esgotar, a reunião não acaba. Toda a reunião deve ter início e fim, pois o prazo determinado exercita o processo de avaliação e decisão. Não há regras a seguir. As reuniões acontecem naturalmente: Isto fará com que aconteçam naturalmente coisas estranhíssimas menos aquelas que você deseja. Como em qualquer evento devem existir regras a serem seguidas. Numa reunião todos participam do início ao fim: Quando uma pessoa não é mais necessária, não faz sentido mantê-la sentada e improdutiva por horas, em uma reunião. Tudo discutido, reunião encerrada: Errado. Primeiro é necessário existir um registro do resumo dos tópicos discutidos, das decisões tomadas, das pendências (item, responsável e data término) e dos próximos passos a executar. Vamos decidir. Convoque uma reunião: Desencoraje reuniões desnecessárias e mantenha apenas aquelas realmente necessárias dentro de regras conhecidas, praticadas e aceitas por todos. E sendo adequado e viável, tome decisões sem realizar reuniões. Convoque uma reunião mesmo que você já tenha opinião formada e decisão tomada: Só avisando previamente que se trata de uma reunião meramente informativa. Luiz David

20 Pecados Mortais em Reuniões: O local não é importante e sim o que será discutido: Prepare antecipadamente o ambiente. Sem a estrutura necessária os resultados não serão os desejados. Permita que as secretárias transfiram ligações para o local da reunião: Ou seja, realiza a reunião se as interrupções permitirem... Deixe a secretária abrir a porta e anunciar para todos que fulano está sendo chamado ao telefone: Os recados devem ser registrados pela secretária, fora da sala de reunião. E apenas aqueles de caráter realmente urgente deverão ser passados no momento, mesmo assim através de bilhete (quem chama e qual o assunto), apresentado discretamente ao destinatário. As conversas paralelas devem ser feitas com bastante descrição: Além de causar atraso, dispersão e desinteresse é, no mínimo, uma indelicadeza com os demais participantes. Agenda de convocação e registro ou ata final contribuem para mais papel e mais burocracia: Um registro ou ata conciso e bem feito, torna-se instrumento de controle ou premissa para outras atividades, dispensando avisos e memorandos de “follow-up”. Luiz David

20 Pecados Mortais em Reuniões: Vamos comer um sanduíche e continuar a reunião, pois não vai dar para almoçar: O resultado é indigestão administrativa. Isso não é produtivo e alimenta o vício de sempre contar com uma “gordurinha” além do tempo inicialmente previsto. Também não é saudável e pessoas mal alimentadas e cansadas produzem menos e com menor qualidade Se sua presença for crucial e por motivos de força maior você tiver realmente que sair (por exemplo, um chamado urgente do seu diretor), diga a todos: aguardem, volto já: O melhor é liberar a todos ao invés de mantê-los improdutivos. Além de que, não liberá-los seria desrespeitoso. Reuniões não necessitam condução nem liderança. Afinal, todos são adultos e bons profissionais: A liderança é essencial para o desenrolar da reunião e obtenção dos resultados desejados. O líder coordena, modera, busca consenso, age como catalisador em busca do melhor resultado e da melhor decisão. Temos cometido tantas falhas em reuniões que decidimos acabar com elas de vez: Evite radicalismos. Para uma dor de cabeça a solução pode ir de um analgésico até uma cirurgia. Encontre e entenda as razões das falhas. Treine e capacite as pessoas. Luiz David

TÉCNICAS PARA REUNIÕES DE JAD JOINT APPLICATION DESIGN (FINAL DA APRESENTAÇÃO) OBRIGADO A TODOS PELA ATENÇÃO! Luiz David