APRESENTAÇÃO DAS CONCLUSÕES DA AVALIAÇÃO EXTERNA DO PROJECTO DE FORMAÇÃO-ACÇÃO Fátima, 25 de Fevereiro de 2013

Agenda: Objectivos, objecto e metodologia da avaliação 2. Resultados da avaliação As conclusões mais relevantes

Objectivo central da avaliação … Avaliar o grau de concretização dos resultados e impactos do Projeto FAS 2 … Resultado/ objetivo intermédio Desenvolver as capacidades das IPSS para melhorar a qualidade dos serviços prestados às populações Mobilizar os dirigentes das IPSS para o desenvolvimento de Sistemas de Gestão de Qualidade Identificar melhorias dos processos de gestão e planeamento e concretização dessas melhorias Desenvolver uma “cultura” favorável às mudanças organizacionais nas IPSS e à partilha de experiências e de parcerias Estruturar necessidades formativas num plano interno de formação. Impacto/ objetivo estratégico

Aspectos marcantes do objecto em avaliação/ Projecto FAS 2 … - Objectivos ambiciosos - Metodologia inovadora/ formação-ação (consultoria+formação+metodologia participativa) - Duração significativa: 260h (235h formação), na Região Centro 156h, -76 IPSS (sem experiência significativa em matéria de sistemas de qualidade) Dispersão geográfica Áreas de atuação complementares (Formação de auditores internos de qualidade, Encontros temáticos regionais, Comissão nacional de acompanhamento e disseminação de boas práticas, …) Forte pressão para a qualidade do desempenho do sistema de atores

Metodologia da avaliação Entrevistas Multi-método Entrevistas Gestão/ coordenação do Projeto; Equipa de consultoras (5); Responsáveis pelas entidades formadoras (5). Estudos de caso 5 estudos de caso (análise documental e entrevistas) Inquéritos Dirigentes/ órgãos sociais (tx. resposta 55%) Equipas de qualidade das IPSS (tx. resposta 66%) Análise documental Documentos do Projecto - Recolha: Junho/ Outubro de 2012 - Acompanhamento das actividades do Projecto

Aprovados Candidatura 1ª Conclusão O Projecto fez mais do que o previsto em sede de candidatura + acções de formação + formandos Os indicadores da formação … Aprovados Candidatura Acções Concluídas Taxa Execução Nº Acções 106 1.038 979% Nº Horas 14.301 15.688 109% Formandos abrangidos H 118 1.312 1.111% M 954 11.217 1.175% Total 1.072 12.529 1.168%

2ª Conclusão O Projecto alcançou de forma muito satisfatória os resultados relativos à implementação dos sistemas de gestão de qualidade … - no final do Projecto, na generalidade das IPSS abrangidas os processos estavam definidos e a maior parte deles estavam a ser implementados

A relevância destes resultados na voz das IPSS… “ Aprofundamento dos conhecimentos acerca dos Manuais da Qualidade da Segurança Social “ Ter bases e conhecimentos para iniciar a implementação do sistema da qualidade “ Possibilitou a percepção de um instrumento de gestão que potencia a melhoria da gestão da instituição “ Procura de excelência dos serviços “ Necessidade de melhorar os processos internos de trabalho na Creche e Pré- escolar “ A organização dos processos e dos procedimentos “ Organizar os procedimentos internos

Limita muito/ totalmente Dirigentes/ Órgãos Sociais 3ª Conclusão Apesar da valorização dos resultados em matéria de SGQ, é limitada a % dos que afirmam intenções de avançar com o pedido de certificação de qualidade. O factor económico/ financeiro é o mais referido. A situação económica e financeira da IPS Limita razoavelmente Limita muito/ totalmente Dirigentes/ Órgãos Sociais Equipa de Qualidade 28% 14% 65% Mas esta condição não afecta a intenção de continuar a trabalhar segundo a matriz da “qualidade”. A continuidade do trabalho na área da qualidade está assegurada Dirigentes/ Órgãos Sociais Equipa de Qualidade 95% 86%

Contributo forte/ muito forte 4ª Conclusão Tal como era objectivo do Projecto, o trabalho em torno dos sistemas de qualidade, independentemente do grau de acabamento alcançado, induziu efeitos muito positivos em diversas dimensões das IPSS Contributo do FAS 2 para a melhoria … Contributo forte/ muito forte Contributo razoável Contributo nulo/ fraco Gestão estratégica D/OS:71% 24% 5% EQ:56% 40% 4% Gestão de trabalho D/OS:85% 15% 0% EQ:88% 12% Trabalho técnico nas valências D/OS:83% 17% EQ:82% 16% 2%

Estes resultados estão suportados em ferramentas de trabalho, que deram lugar a produtos concretos, construídos e dinamizados pelos consultores, formadores e equipas de trabalho das IPSS Definição … missão, valores, objetivos; Elaboração de plano estratégico, Construção do organigrama Definição de funções/ manual de funções, Plano de avaliação de desempenho Plano de comunicação e instrumentos de comunicação externa Manuais de trabalho/ definição e/ ou formalização de práticas, Registo de actividades e ocorrências Planos individuais de trabalho (crianças, idosos) Manuais de higienização e cozinha …

Contributo forte/ muito forte 5ª Conclusão O Projecto FAS 2 induziu resultados significativos ao nível da “cultura organizacional” das IPSS abrangidas Contributo do FAS 2 para a melhoria … Contributo forte/ muito forte Contributo razoável Contributo nulo/ fraco Comunicação interna D/OS:79% 21% 0% EQ:86% 14% Satisfação e motivação dos colaboradores D/OS:52% 41% 7% EQ:42% 54% 2%

6ª Conclusão O Projecto FAS 2 revelou também capacidades de resposta à dinâmica do Projecto e às necessidades dos seus beneficiários Áreas de acção e resultados não previstos no desenho inicial do Projecto: (i) Constituição e dinamização de grupos de trabalho FAS Saúde, FAS Infância, FAS Sustentabilidade e FAS Planeamento Estratégico (ii) Criação da Bolsa de Auditores

Contributo forte/ muito forte 7ª Conclusão A informação recolhida no final do Projecto aponta para impactos relevantes da acção do Projecto na melhoria da qualidade dos serviços prestados e na satisfação dos utentes (a finalidade) Contributo do FAS 2 para a melhoria … Contributo forte/ muito forte Contributo razoável Contributo nulo/ fraco Qualidade dos serviços prestados D/OS:71% 26% 2% EQ:60% 36% 4% Satisfação dos utentes D/OS:61% 37% EQ:58%

8ª Conclusão Em termos das condições internas às IPSS foram recenseados os seguintes factores críticos com impacto no nível dos resultados alcançados em cada uma das 76 IPSS intervencionadas … - As condições de partida relacionadas com as motivações para a adesão ao Projecto; As condições de partida em termos de experiência e práticas nos domínios da qualidade; A forma de organização das equipas de qualidade nas IPSS; O tipo de envolvimento dos dirigentes e a capacidade de decisão das equipas técnicas envolvidas … uma problemática recorrente, que é condição relevante para o sucesso do Projecto mas difícil de reverter pela sua acção exclusiva

Menos satisfeitos com … 9ª e última Conclusão A maioria das IPSS revela níveis elevados de satisfação com a organização e funcionamento do Projecto Mais satisfeitos com … Menos satisfeitos com … Intervenção da consultora, incluindo as metodologias de trabalho usadas Intervenção dos formadores/SGQ, incluindo as metodologias de formação Formação de Auditores Internos Comissões de Acompanhamento - Duração (total, horas de consultoria e de formação) Sugestões de melhoria … - Acréscimo das horas de formação / Assegurar acompanhamento da implementação do SGQ; Estruturar uma estratégia de maior envolvimento dos dirigentes; Estruturar estratégia de parcerias entre IPSS; Definição de critérios de seleção das IPSS; Maior clareza na informação inicial sobre as características do Projeto …

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