Processos e Sistemas de Informações

A Visão Clássica das Empresas Diretor A Diretor B Setor A1 Setor A2 Setor B Setor C1 Setor C2 Setor C3 Setor D Setor E1 Setor E2 Diretor E Presidente Diretor D Diretor C Quem são os Clientes e Mercado? Quais são os Produtos e Serviços? Como são os Fluxos de Trabalho? Quais são as relações Cliente-Fornecedor?

As empresas são vistas como um grande agrupamento de departamentos (setores); É decorrência do antigo PARADIGMA de divisão do trabalho; Nenhum departamento tem responsabilidade total por um processo de trabalho completo; Gerenciamento voltado à estrutura organizacional e não aos resultados; Criação de barreiras interdepartamentais.

Gerenciamento de Processos - Por quê? Demanda variada de clientes Múltiplos produtos/serviços e mercados Processos com maior complexidade Necessidade de entendimento e gerenciamento mais aprimorados dos processos empresariais

A Visão dos Processos Enfoque de Processos x Enfoque de Departamentos ORGANIZAÇÃO XYZ Processo 1 Produtos Processo 2 Serviços Função A Função B Função C

Entendendo os Processos Definição: Processo é uma série de atividades que consomem recursos e produzem um bem ou serviço. Benefícios: Identificando e focalizando os processos (críticos), a administração melhora os pontos vitais à sobrevivência da organização. Riscos: O cliente é atendido por processos que cruzam as funções (processos interfuncionais). Se a administração focalizar apenas o desempenho funcional, os resultados globais serão subotimizados, pois cada função desenvolverá metas e medidas de desempenho independentemente, melhorando, muitas vezes, às custas de outras funções. O cliente é afetado pelo pior desempenho no processo.

Matriz de Relação entre Processos e Setores Qualidade Supriment. DEPARTAMENTOS Engª Produção Marketing PROCESSOS Vendas Desenvolvimento de produtos Fabricação de produtos de linha Controle qualidade prod. Desenvolvimento de fornecedores Setor Responsável Setor Envolvido

A Importância dos Sistemas de Informações Fluxos Básicos dos Processos: Fluxo de Transformação de Materiais em Produtos; Fluxo de Informações. Os dois fluxos são complementares e devem se apoiar mutuamente.

O que é Combinação de pessoas, dados, processos, interfaces, redes de comunicação e tecnologia que interagem para dar suporte e melhorar o processo de negócio de uma empresa considerando a perspectiva do fluxo da informação.

A Objetivo dos Sistemas de Informações Apresentar os fluxos de informação e estabelecer vinculações com o processo decisório na organização. Úteis para gerências, superintendências, departamentos, etc., pois permitem uma visão do todo organizacional.

Finalidade Tomar decisões rápidas exige informações rápidas sobre o ambiente interno e externo. Para tal, surgiram os sistemas de informação que vieram contribuir de forma significativa para o desenvolvimento empresarial.

Alguns Sistemas Sistema de Gestão Empresarial (ERP) Sistema de Automação de Escritório (SAE) Sistema de Informação Transacional (SIT) Sistema de Informação Gerencial (SIG) Sistema de Planejamento de Requerimento de Materiais - (Material Requirements Planning – MRP) Planejamento Integrado de Manufatura - (Manufacturing Resource Planning - MRP II) Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente - Customer Relationship Management (CRM)

1. Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) Nos anos 60, surgiram os primeiros sistemas de manufatura digital que controlavam apenas o estoque de produtos da organização com uma visão muito limitada do processo de produção.

Suporte de processos – Perspectiva Funcional Finanças Contabilidade Recursos humanos Fabricação Marketing Vendas Compras

2. Sistema de Automação de Escritório (SAE) Até a década de 70, todas as atividades efetuadas nos escritórios das empresas eram realizadas de forma manual, tornando-se difícil a obtenção de um relatório atualizado. No início dos anos 70, foram desenvolvidos sistemas com o objetivo de automatizar as operações realizadas nos escritórios melhorando e agilizando as atividades desempenhadas, aumentando a produtividade, reduzindo custos e obtendo um resultado de maior qualidade, tornando as informações mais rápidas e confiáveis.  

3. Sistema de Informação Transacional (SIT) 1º sistema a ser desenvolvido, também conhecido como Sistema de Processamento de Transações; Monitora, coleta, armazena, processa e distribui para os demais existentes dentro da mesma; dá suporte à diversas operações centrais, tais como: compra de materiais, controle de estoque, faturamento, preparação da folha departamento, entre outras; Seu principal objetivo é o fornecimento de todas as informações referentes à empresa para manter eficientemente os seus negócios; Vantagens: precisão e confiabilidade obtidas, redução no custo e tempo de obtenção das informações.

4. Sistema de Informação Gerencial (SIG) O SIG coleta, valida, executa operações, transforma, armazena e apresenta informações para o uso do planejamento e orçamento, entre outras situações gerenciais; Sua principal função: prover o gerente com informações passadas e presentes sobre as operações da empresa orientando-os para as tomadas de decisão gerenciais, assegurando que os objetivos traçados sejam alcançados de modo satisfatório; Gera informações consolidadas, seguras e rápidas, onde os gerentes podem ter uma maior certeza de que rumo tomar.

5. Sistema de Planejamento de Requerimento de Materiais - (Material Requirements Planning – MRP) Permite aos fabricantes o controle do fluxo de componentes e matérias-primas, podendo assim realizar o planejamento antecipadamente. 6. Planejamento Integrado de Manufatura - (Manufacturing Resource Planning - MRP II) Anos 90 - Sistema integrado contendo uma base de dados que é acessada e utilizada por toda a empresa; plano global para o planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa: manufatura, marketing, finanças e engenharia.

- a idéia central é trabalhar com o cliente e não apenas para ele; 7. Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente - Customer Relationship Management (CRM) - busca a melhoria contínua do relacionamento entre a empresa e seus clientes, gerando informações dos mesmos para a realização de um atendimento mais personalizado; - a idéia central é trabalhar com o cliente e não apenas para ele; - todas as informações sobre determinado cliente estarão em uma única base de dados, a qual todas as áreas funcionais da empresa possuem acesso; - engloba ferramentas que possibilitam um melhor tratamento com o cliente, agilizando e facilitando o relacionamento - importante para a empresa na fidelidade do cliente; - se destina a passar informações importantes sobre os clientes para que sejam bem atendidos, superando suas expectativas iniciais.

Objetivo da Instalação do Sistema de Informação - estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas; - elaborar normas de conduta adequadas e que possam ser postas em prática sem maiores dificuldades; - criar uma filosofia e estrutura de comunicações que assegurem conhecimento adequado e preparação apropriada para o desempenho das tarefas a cargo tanto do pessoal dos escalões superiores como em dos níveis operacionais; - criar subsistemas de informações que incluam formulários, registros, análises, consultas e recomendações que possam fornecer rápidas e eficientes informações necessárias à tomada de decisão.

Desenvolvendo um Sistema de Informação Para desenvolver um sistema de informação é necessário elaborar um projeto contendo as seguintes informações: a) idéia: definir quais informações precisamos ter do sistema; b) conceito: definir as vantagens e benefícios que a idéia irá proporcionar; descrever com precisão como funciona hoje, como funcionará amanhã, relacionar em ordem as atividades e construir um fluxograma;

c) orçamento: descrever com precisão quais máquinas, equipamentos, acessórios e programas de treinamento serão utilizados e outros custos necessários através de uma planilha;  d) análise financeira: descrever os benefícios financeiros e em quanto tempo o novo sistema irá se pagar; e) estrutura: definir responsabilidades, tarefas e prazos; emitir um cronograma de atividades; f) controle: descrever como ocorrerá o processo de acompanhamento e avaliação do projeto; normalmente o controle é feito através do orçamento, cronograma e os resultados de eficiência do sistema.

Implantação A implantação das Tecnologias da Informação envolve tanto a partes física e lógica quanto a parte humana; As empresas devem investir em equipamentos que possam suprir suas necessidades - softwares quem dêem suporte às atividades desempenhadas pelos seus profissionais; O impacto mais significativo na implantação de tecnologias da informação é na produtividade: as operações antes realizadas manualmente passam a ser realizadas por meios mais rápidos e seguros agilizando todos os processos encadeados.

Relação do Gerente com a Rede e o Processo de Decisão - determinar os requisitos de informação para a atividade e tomada de decisão; - localizar e registrar os dados necessários à produção da informação; - manipular e resumir os dados de modo que produza relatórios de informação necessários; - prover a avaliação da informação; - confrontar a informação produzida com as necessidades de informação por parte da unidade operacional superior, tendo em vista os objetivos da tomada de decisão.

No decorrer da história, diversos tipos de bens serviram de base para o desenvolvimento da economia. propriedade Bens econômicos mão-de-obra máquinas capital informação

INFORMAÇÃO Seu domínio traz vantagem competitiva para as empresas. As empresas que dispõem de mais informações sobre seu processo de negócio estão em vantagem em relação a suas concorrentes.

Necessidade de gerenciar informações com mais eficiência: - Crescimento da importância da informação; - Caráter estratégico da informação.

Fluxo da informação - processamento - transmissão - disseminação - coleta - processamento - transmissão - disseminação