GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP VI – Apresentação de resultados Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 26 de agosto de 2009

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SUPLAN Processo de Elaboração e Controle de Documentos e Registros

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição do processo – não existia Criação de repositório único para os documentos padronizados – WIKIMP (posteriormente – sistema de controle de documentos) SUPLAN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição do ciclo de aprovação da documentação padronizada da unidade SUPLAN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Tempo médio de conferência do documento no EPO Situação atual: levantamento até 31/10/09 Meta prevista: definição até 31/10/09 SUPLAN Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual de documentos adequados ao estabelecido na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos Situação atual: levantamento até 31/10/09 Meta prevista: definição até 31/10/09 SUPLAN Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Elaboração e Controle de Documentos e Registros Atividades procedimentadas: todas SUPLAN Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Processo de Distribuição e Tramitação de Autos Judiciais de 1º Grau

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Suprimir o uso de livros de distribuição; Cadastramento eletrônico de 100% dos processos judiciais de 1º grau oriundos do fórum; SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Redução do tempo de transporte dos autos entre sede do MP e fórum; Lotação de um servidor exclusivo para rea- lizar o transporte dos autos; Aquisição e adaptação de veículo exclusivo para realizar este transporte; SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Identificação dos autos através de etiquetas de código de barras; Aquisição de impressoras térmicas e leitores ópticos para usar código de barras; Aquisição de equipamentos ergométricos para movimentação interna de autos; SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Tempo médio de transporte de autos judiciais Situação atual: 2h56min Meta prevista: 1h30min em três meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Quantidade de processos (autos judiciais) que trami tam entra Ministério Público e fórum Situação atual: 6.444/mês Meta prevista: indefinida SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Quantidade de recibos com informações inconsistentes para Promotorias e Varas Situação atual: 19/mês Meta prevista: 0/mês em 3 meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Qualidade no atendimento Situação atual: 87,5% de ótimo Meta prevista: 90% de ótimo em 3 meses SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau Atividades procedimentadas: Distribuição de Autos Judiciais de 1º Grau SUPERINTENDÊNCIA JUDICIÁRIA Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SGRH Processo de Diárias

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Criação do Formulário para Requerimento de Diárias Detalhamento das regras para o Requerimento das Diárias SGRH Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Porcentagem (%) de processos devolvidos ao interessado por falta de documentação Situação atual: levantamento até Meta prevista: definir até SGRH Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Tempo médio de dias para liberar o processo de diária no DARH Situação atual: levantamento até Meta prevista: levantamento até SGRH Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Requerimento de Diárias Atividades procedimentadas: Desde o requerimento até a confecção da portaria no DARH SGRH Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos CONTROLADORIA INTERNA Processo de Análise do Procedimento Licitatório

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Registro das entradas, retornos e saídas dos processos em livro ata, para levantamento de dados; Instituição de formulário de controle; CONTROLADORIA INTERNA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Divisão das atribuições relativas à análise da conformidade da realização do procedimento e da conformidade financeira e fiscal do pagamento; CONTROLADORIA INTERNA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual de reservas de dotações orçamentárias analisadas no prazo Situação atual: levantamento até 11/09/09 Meta prevista: definição até 11/11/09 CONTROLADORIA INTERNA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos CONTROLADORIA INTERNA Indicadores Percentual de reservas de dotações orçamentárias devolvidas para correções Situação atual: levantamento até 11/09/09 Meta prevista: definição até 11/10/09

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Análise de Procedimento Licitatório Atividades procedimentadas: 1 (uma) – Analise da conformidade da realização do procedimento CONTROLADORIA INTERNA Procedimento

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos À Superintendência de Orçamento e Compras. 3. APLICAÇÃO Constituição Federal de 1988, Lei 8666/93, LC 101/00, Lei 10520/02, Lei nº 4.320/64 e demais legislações pertinentes. 2. REFERÊNCIAS Garantir a legalidade formal e material da execução orçamentária. 1. OBJETIVO 00 -Controladoria Interna Elaborado por: Data de elaboração: Versão do procedimento Nº da revisãoDepartamento/Divisã o/Seção Órgão/ Unidade Nome do procedimento: Analise da conformidade da realização do procedimento

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos ASCOM Processo de Comunicação interna por meio da intranet

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição do processo – não existia Conhecimento mais aprofundado do processo Definição de pontos de melhoria a partir da análise do fluxograma ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Conhecer o número de acessos às notícias Determinar prazos para a produção de matérias ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição de regras para a execução das atividades Atribuição de responsabilidade ao executores do processo Sistematização de um arquivo de notícias ASCOM Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Tempo médio gasto para a produção de matéria Situação atual: Até 2 dias para a divulgação Meta prevista: Divulgação feita no mesmo dia ASCOM Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Porcentagem de acesso às notícias (page view) em relação à quantidade de funcionários Situação atual: número estimado em 60 acessos (4%), mas ainda não conhecido Meta prevista: Ao menos 500 acessos (33%) ASCOM Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para definir critérios de veiculação de matérias na intranet do MP-GO Atividades procedimentadas: todas ASCOM Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos DEA Processo de Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Despersonificação do processo; Definição das etapas e das responsabilidades; Identificações de tarefas críticas para maior controle do processo; DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Criação de check-lists para vistoria das diversas etapas da obra; Definição de regras para controle e arquivamento dos documentos do processo; DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição do limite aceitável de atraso no cronograma da obra sem justificativas; DEA Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual de serviços executados em relação aos serviços previstos no cronograma contratual Situação atual: 50% Meta prevista: 80% DEA Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Obra: Construção da Sede da Promotoria de Uruaçu

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Obra: Construção da Sede da Promotoria de Valparaíso

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Acompanhamento e Controle das Obras nas Sedes do MP-GO Atividades procedimentadas: todas DEA Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SUFIN Processo de Folha de Pagamento

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Definição do layout para recebimento de arquivos de consignações; Criação do Demonstrativo de Pagamento Modelo, explicando cada rubrica; SUFIN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Criação do Formulário Perguntas e Respostas para sanar dúvidas frequentes. Divulgação da validade do Demonstrativo de Pagamento online e da ferramenta do validador; SUFIN Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Quantidade de atendimentos para esclarecimentos sobre o Demonstrativo de Pagamento. Situação atual: Média de 35 atendimentos no período de 2 dias. Meta prevista: Máximo 10 atendimentos. SUFIN Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Gerar Demonstrativo de Pagamento Atividades procedimentadas: Gerar Demonstrativo de Pagamento SUFIN Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SGOC Processo de solicitação de bens e serviços

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Adequação das etapas do procedimento das solicitações de compras Definição e formalização do fluxo processual de solicitação SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Análise e desenvolvimento do novo sistema de Gestão Orçamentária, a ser implementado no início do ano Desenvolvimento da primeira versão do Manual de Solicitações de Bens e Serviços SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Criação dos formulários padronizados para solicitação de bens e serviços comuns e complexos Aumento da eficiência da gestão do tempo de execução do processo, através do controle por etapas SGOC Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual de solicitações encaminhadas à SGOC adequadas ao novo padrão de solicitações Situação atual: levantamento até 30/11/09 Meta prevista: definição até 30/11/09 SGOC Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Solicitação de Bens e Serviços Atividades procedimentadas: todas SGOC Procedimento

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos SINFO Procedimento de Atendimento ao Usuário de 1º Nível

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos A definição do processo de Atendimento ao Usuário que nunca existiu Facilidade e agilidade na abertura dos chamados Agilidade na identificação do problema reclamado SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Identificação das relações de cada Departamento com o Depto de Atendimento Celeridade no encaminhamento do chamado para a área responsável Garantia da propriedade do atendimento até o seu encerramento SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Concentração das informações em um único lugar Nivelamento técnico entre todos os colaboradores Redução do tempo de atendimento SINFO Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Chamados solucionados em até 2 (duas) horas por telefone. Situação atual: 40,18% (16,7/dia) Meta prevista: 60,0% em 2 (dois) meses SINFO Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual de servidores treinados por produtos e serviços Situação atual: não aferido Meta prevista: 40% em 4 (quatro) meses SINFO Indicadores

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Procedimento para Atendimento ao Usuário de 1º Nível ao Usuário de Informática. Atividades procedimentadas: Todas do 1º Nível SINFO Procedimento

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos EPO 08 – FORMULÁRIO PARA ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS Página 1 de 7 Versão 01 Nome do procedimento: PROCEDIMENTO DE ATENDIMENTO DE 1º NÍVEL UnidadeDepartamentoNº. da revisãoVersão do ProcedimentoElaborado por: Wilker Bueno Data de elaboração: 21/08/2009 Superintendência de Informática Departamento de Atendimento ao Usuário 0001 Objetivo Demonstrar a padronização do Procedimento de Atendimento de 1º Nível, orientar o colaborador sobre o fluxo a ser tomado para atender a solicitação e prestar serviços qualificados que atendam aos requisitos dos usuários. Referências Manual da Qualidade Procedimento de Controle de Documentos NBR ISO 9000:2005 – Fundamentos e Vocabulários NBR ISO 9001:2008 – Requisitos NBR ISO 9004:2000 – Diretrizes para Melhorias de Desempenho Aplicação À Superintendência de Informática e a todos os usuários de TI do MP-GO.

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Sup. de Administração Processo de Solicitação de Bens Permanentes

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Transferência das atividades de especificação de bens permanentes e controle de solicitações para a área de Patrimônio Padronização do processo de solicitação de bens permanentes Sup. de Administração Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Instituição de lista padrão de bens permanentes rotineiramente adquiridos pelo MPGO (necessita de aprovação) Sup. de Administração Pontos de melhoria e inovações identificados com o mapeamento do processo:

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Percentual solicitações (ofícios) de bens permanentes entregues no prazo para Promotorias do interior. Situação atual: 60 % das solicitações entregues em um prazo médio de 60 dias Meta prevista: 65% das solicitações do interior atendidas em um prazo de 50 dias Sup. de Administração Indicador

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos Nome: Solicitação de bens permanentes Recebimento de bens permanentes Atividades procedimentadas: As duas mais críticas Sup. de Administração Procedimentos

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GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos OBJETIVOS DOS WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA);

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos OBJETIVOS DOS WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos; Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos APRESENTAÇÃO AO PGJ Dia 10/09 Horário: 8:30 h Auditório Participação da Equipe Assessora Entrega dos procedimentos elaborados ao PGJ e à Equipe Assessora Entrega dos certificados

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos DIRETÓRIO WIKIMP Título da pasta: ROTINAS DO MP-GO Procedimentos Instruções de trabalho Formulários Fluxogramas

GESTÃO POR PROCESSOS MINISTÉRIO PÚBLICO DE GOIÁS Workshop Melhoria de Processos O empenho, o compromisso, o esforço e a dedicação fazem dos participantes deste trabalho um grupo de verdadeiros vitoriosos. A vocês, campeões, um muito obrigado e nossos sinceros parabéns!!!