Projeto Condição de Pagamento Suprimentos Projeto Condição de Pagamento 2013 1

Projeto Condição de Pagamento Definição do Processo e Procedimentos Operacionais

Objetivo: Este projeto visa melhorar o planejamento do fluxo de caixa das Empresas Rodobens, agrupando os pagamentos à fornecedores em datas específicas indicadas pelas áreas de negócios. Datas de vencimentos: 05 / 15 e 25 de cada mês.

Procedimento Operacional: Foi criada uma transação no SAP (ZMM0037) o qual servirá para parametrizar as Empresas e datas de vencimentos das faturas emitidas em determinada faixa de dias do mês de competência. O responsável pela manutenção desta tabela será o setor de Contas a Pagar. Uma vez negociado com o fornecedor e parametrizada nesta tabela as novas datas para pagamento, o comprador responsável ao criar o pedido de compras no sistema deverá inserir a condição de pagamento criada para este fim. Dessa forma quando o Recebimento fiscal (MIRO) for executado, a data de pagamento será automaticamente indicada conforme tabela de Parâmetros para Condição de Pagamento Especial (Ver print de tela abaixo):

Procedimento Operacional: Transação ZMM0037

Procedimento Operacional: PEDIDO – VISÃO Remessa/Fatura dos dados de cabeçalho Condição de pagamento “CPAE – Condição de Pagamento Automatica Especial”

Procedimento Operacional: MIRO – VISÃO Dds.Básicos Emissão da N.F.

Procedimento Operacional: MIRO – VISÃO Pagamento Vencimento da N.F.

Procedimento Operacional: Condições para o funcionamento do processo Negociação com os fornecedores A forma de pagamento aos fornecedores deverá ser por depósito bancário; Nos casos em que possam ocorrer vantagens substanciais em relação ao preço em uma negociação, suprimentos poderá utilizar outra condição de pagamento que difere da regra descrita anteriormente;

Procedimento Operacional: Condições para o funcionamento do processo Recebimento Físico (MIGO) O Recebimento Físico (MIGO) deverá ser registrado no sistema em até 02 dias úteis após o recebimento da Nota Fiscal, caso contrário poderá ser caracterizada como um pagamento emergencial; (não poderá haver engavetamento de Notas Fiscais); Ao realizar a MIGO o usuário responsável deverá conferir atentamente o documento fiscal com o pedido de compras, se identificado que trata-se deste acordo especial através da condição de pagamento inserida no pedido, o usuário deverá inserir a data correta na DMS;

Procedimento Operacional: Condições para o funcionamento do processo Recebimento Fiscal (MIRO) Caso o pedido esteja com a condição de pagamento especial, a equipe da MIRO não conseguirá efetuar qualquer alteração nos dados de lançamento, incluindo alteração na condição inserida e vencimento. Portanto, se a data de vencimento estiver no passado a MIGO será estornada com o motivo: 29 DT VENC NO PASSADO (CONTATAR COMPRADOR)”, e o pedido de compras deverá ser analisado e modificado pelo comprador responsável; Os analistas responsáveis pela MIRO deverão ficar atentos ao inserir a data de emissão da nota fiscal, para não haver erro de digitação; Caso o dia para vencimento não atenda o mínimo de 05 (cindo) dias úteis solicitado pelo contas a pagar e não seja apontado como emergencial pela AEN a migo será estornada com o motivo: “30 Dt.Venc.Fora do Prazo-Contatar Comprador”, e o pedido de compras deverá ser analisado e modificado pelo comprador responsável;

Procedimento Operacional: Condições para o funcionamento do processo Recebimento Fiscal (MIRO) As notas fiscais de serviço e materiais com obrigações fiscais por parte de Rodobens, poderão ser emitidas até o dia 20 do mês de competência e deverão ser lançadas até a data corte estipulada pelo Fiscal; Caso contrário a MIGO será estornada com o motivo: “05 DATA INVÁLIDA PARA DOCUMENTO”, sendo necessária a re-emissão para o próximo mês subsequente, com o vencimento a contar da nova data de emissão;

Benefícios - Tendência a reduzir os pagamentos emergenciais e/ou por atraso aos fornecedores, pois teremos como monitorar os motivos dos estornos para ação corretiva junto a AEN; - Redução de multas fiscais; - Redução de notas fiscais paradas nas AENs; - Concentração de pagamento em datas especificas possibilitando um melhor planejamento do fluxo de caixa; - Acompanhamento do processo através de relatórios.