Gerência de Projetos de TI 3. Partes Interessadas Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Partes Interessadas Grupo de Processo Processo Iniciação Identificar as Partes Interessadas Planejamento Planejar a Gestão de Partes Interessadas Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas Monitoramento Controlar o Engajamento das Partes Interessadas

Da resistência ao entusiasmo!?

Identificar as partes interessadas

Identificar as partes interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Análise das partes interessadas Opinião especializada Reuniões Registro das partes interessadas Missão: Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses, influência e impacto no sucesso do projeto Documentos de aquisição: Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores relevantes Fatores ambientais da empresa: Cultura e estrutura organizacional da empresa Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor Ativos de processos organizacionais: Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores

Análise das partes interessadas Identificar todos os interessados Levantar informações relevantes Normalmente feito através de entrevistas 1ª etapa Identificar influências e impactos Ranquear e definir estratégia de abordagem Normalmente, usa gráficos ou tabelas de interesse x influência 2ª etapa Avaliar padrões de reação e/ou resposta Planejar como influenciá-los Mitigar os potenciais impactos negativos 3ª etapa

Identificar as partes - detalhes Técnicas: Opinião especializada: Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos anteriores, etc. Saídas: Registro das partes interessadas: Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto Avaliação: interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc. Envolvido Posição na Organização Papel no Projeto Nível de Interesse Nível de Influência Fulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Beltrano Coordenador Cliente Médio Cicrano

Exemplos de questões 1) Qual combinação abaixo de partes interessadas normalmente representa maior risco de problemas? A. Apoiador, com alto interesse e alto poder B. Apoiador, com alto interesse e baixo poder C. Neutro, com alto interesse e alto poder D. Neutro, com alto interesse e baixo poder 2) Qual das afirmações a seguir MELHOR descreve como as partes interessadas estão envolvidas em um projeto? A. Elas determinam o cronograma, as entregas e os requisitos do projeto B. Elas ajudam a determinar restrições e entregas dos produtos do projeto C. Elas determinam as necessidades e as restrições de recursos no projeto D. Elas ajudam a fornecer premissas, a EAP e os planos de gerenciamento

Planejar a gestão de partes interessadas

Planejar a gestão de partes interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Registro de partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinião especializada (consultoria) Reuniões Técnicas analíticas Plano de gestão das partes interessadas Documentos de projeto atualizados (cronograma e registro de partes interessadas) Missão: Desenvolver estratégias para gestão eficiente do engajamento das Partes Interessadas, com base em suas necessidades, interesses e impacto Envolve criar e manter relacionamentos com as Partes Interessadas Plano de Gestão do Projeto: Construído em paralelo com os demais planos de gestão do projeto Opinião especializada: Ajudam a decidir o nível de engajamento necessário das Parte Interessadas

Planejar a gestão de partes interessadas - técnicas Técnicas Analíticas: Identificar como o projeto é afetado pela Parte Interessada e planejar formas de engajá-la e gerenciar suas expectativas para atingir os objetivos O engajamento pode se classificado em: Inconsciente: Não sabe o impacto nem o potencial do projeto Resistente: Sabe do impacto e do potencial, mas resiste às mudanças Neutro: Sabe do impacto e do potencial, mas não resiste nem apoia Apoia: Sabe do impacto e do potencial, apoia as mudanças Entusiasta: Sabe do impacto e do potencial, engajado e busca o sucesso Classifique o engajamento atual e o desejado

Planejar a gestão de partes interessadas - saídas Plano de Gestão das Partes Interessadas: Matriz de engajamento atual e desejado, escopo, relações, padrões de reação, requisitos de comunicação, frequência, métodos de atualização e refinamento do planejamento, etc. Envolvido Posição na Organização Papel no Projeto Nível de Interesse Influência Engajamento Atual Necessário Estratégia Fulano Presidente Patrocinador Baixo Alto Inconsciente Entusiasta Dupla abordagem Beltrano Diretor Cliente Médio Resistente Apoiador Cicrano Gerente Neutro Mostrar benefícios Fulano II Supervisor Usuário Chave n/a Beltrano II Analista Usuário

Exemplos de questões 3) O plano de gestão das partes interessadas é feito para: A. Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto B. Definir o nível de influência e de interesse das partes interessadas C. Registrar as reclamações e os feedbacks das partes interessadas D. Identificar o tipo de engajamento atual e desejado das partes interessadas e planejar como sair de um e chegar no outro 4) Um gerente de projetos quer transformar engajamento inadequados em apoio. Em ordem, quais tipos de engajamento o gerente de projetos deve tratar primeiro? A. Neutro, inconsciente e apoiador B. Neutro, inconsciente e resistente C. Entusiasta, neutro e apoiador D. Neutro, apoiador e entusiasta

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Gerenciar o engajamento das partes interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão das partes interessadas Plano de gestão das comunicações Registro de mudanças Ativos de processos organizacionais Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento Registro de questões Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de partes interessadas) Ativos de processos atualizado Missão: Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas Esclarecer e solucionar as questões identificadas Habilidades interpessoais: Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças Habilidades de gestão: Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação

Gerenciar o engajamento das partes interessadas Registro de questões: Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas Solicitações de mudanças: Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações) Plano de gestão do projeto: Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc. Documentos do projeto atualizado: Registro de partes interessadas Ativos de processos atualizado: Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

Exemplos de questões 5) Na gestão do engajamento das partes interessadas os gerente de projetos deve: A. Ficar atento as expectativas delas durante negociações e comunicações B. Observar as preocupações delas antes que ocorram problemas C. Registrar e tratar todas as preocupações e problemas delas D. Todas as alternativas acima devem ser empreendidas neste processo 6) Qual dos itens abaixo não é uma entrada do processo gerenciar o engajamento de partes interessadas? A. O plano que diz como o engajamento das pessoas deve ser tratado B. A base de conhecimento de gestão de projetos da empresa C. O plano que diz como o projeto deve ser gerenciado D. O documento que registra as mudanças já solicitadas no projeto

Controlar o engajamento das partes interessadas

Controlar o engajamento das partes interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Registro de questões Dados de desempenho do trabalho Documentos do projeto Sistemas de gestão de informações Opinião especializada Reuniões Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (registro de partes interessadas e registro de questões) Ativos de processos organizacionais atualizado Missão: Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas Documentos do projeto: Entradas: cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas, questões e mudanças Saídas: registros de partes interessadas e de questões

Controlar o engajamento das partes interessadas - saídas Informações de desempenho do trabalho: Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações Solicitações de mudanças: Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas Plano de gestão do projeto atualizado: Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão do Projeto Ativos de processos organizacionais atualizado: Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios, apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos de lições aprendidas

Exemplos de questões 7) Todas opções a seguir são saídas do Controlar o engajamento das partes interessadas, EXCETO: A. Informações de desempenho do trabalho do projeto B. Registro de partes interessadas e de questões C. Manter as partes interessadas com o engajamento necessário D. Plano de gestão das partes interessadas 8) Todas as alternativas abaixo podem ajudar a controlar o engajamento das partes interessadas, EXCETO: A. Programação de férias das pessoas de sua equipe B. Preocupações e problemas apontados pelas partes interessadas C. Dados sobre o andamento previsto e realizado do projeto D. Cronogramas e comunicações do projeto

Obrigado!