Avaliação de Desempenho Três tipos de abordagem: Financeira Por departamentos Por procedimentos administrativos

Avaliação de Desempenho Abordagem Financeira Vantagens: Objetividade e clareza, por avaliar o desempenho em termos de lucratividade e retorno sobre o capital investido Fácil aplicação, quando a contabilidade é bem organizada É de grande utilidade não só para os administradores, com também para os investidores e analistas de mercado

Avaliação de Desempenho Abordagem Financeira Desvantagens: Lentidão e atraso, pois as medidas são feitas após a ocorrência dos fatos Revela sintomas e não as causas Instabilidade na credibilidade, pois os índices refletem o passado e não necessariamente o momento presente da avaliação

Avaliação de Desempenho Abordagem por Departamentos Vantagens: Método ordenado e normativo que induz o envolvimento dos funcionários na análise da forma de trabalho Estimula o envolvimento entre os funcionários, o que gera novas idéias

Avaliação de Desempenho Abordagem por Departamentos Desvantagens: Provoca uma rigidez na separação dos departamentos Não envolve análises globais da empresa como um todo, mas apenas de cada divisão: comercial; administrativo-financeiro; industrial

Avaliação de Desempenho Abordagem por Processos Administrativos Envolve análise de planejamento, controle, organização, assessoria e lideranças Foco no equilíbrio organizacional, de modo a verificar se há um desnível entre investimentos em produção e marketing, por exemplo

Avaliação de Desempenho Classes de Problemas Há cinco classes gerais de problemas que podem ser detectados nas empresas através das avaliações de desempenho: econômicos; financeiros; dados de gestão; comportamentais e de clima organizacional

Avaliação de Desempenho Classes de Problemas Econômicos: preços em desacordo com o mercado, falta de competitividade, prejuízos operacionais Financeiros: falta de capital de giro, atrasos em pagamentos, altos níveis de endividamento

Avaliação de Desempenho Classes de Problemas Dados de gestão: falhas no acompanhamento do desempenho da empresa, no atendimento ao cliente, nos prazos de entrega Comportamentais: quadros de gestão desorientados, brigas internas, falta de coordenação dos esforços

Avaliação de Desempenho Classes de Problemas Clima organizacional: qualidade do ambiente de cooperação, visão que os funcionários têm da empresa, nível de comprometimento dos mesmos

Avaliação de Desempenho Gestão de Materiais Os gerentes de materiais devem fazer as seguintes perguntas: Qual o desempenho atual? Qual deveria ser? O que é satisfatório e o que não é? Que ações corretivas são necessárias? Quem é o responsável? Quando deverá ser corrigido? Como acompanhar as correções?

Avaliação de Desempenho Gestão de Materiais Como os gerentes de materiais acreditam que são avaliados: Medida de Desempenho Percentagem de Importância Níveis de estoque 87% Entrega nos prazos 80% Falta de estoques 71% Custo das compras 69% Custo de distribuição e transporte 53% Custo de armazenagem 29% Reclamação de clientes 27% Rentabilidade 20% Custos de produção 7% Outros 16%

Gestão de Estoques O gerente de materiais é o responsável pelo sucesso ou fracasso operacional de sua área Ele pode delegar tarefas, responsabilidades e autoridade, mas não a responsabilidade geral sobre o sucesso ou fracasso da área como um todo Por isso deve estar sempre bem informado a respeito da situação nas divisões e seções da área

Gestão de Estoques O controle que deve exercer é o acompanhamento do progresso efetivo da área com relação aos objetivos e metas estipulados no planejamento Como há muitas pessoas, tarefas, processos e materiais envolvidos, o gerente deve selecionar os alvos de seu controle, com base no impacto sobre o resultado final

Diretrizes do Controle de Estoques Gestão de Estoques Diretrizes do Controle de Estoques coordenação dos setores envolvidos na compra, recebimento, teste, aprovação, estocagem e pagamento a fornecedores centralização das compras sob a direção de um especialista, com rotinas de procedimento bem claras e definidas utilização de cotações que possibilitem a maior redução de preços possível na aquisição de suprimentos criação de um sistema de conferência em que todas as operações de compra e consumo sejam verificadas e aprovadas

Diretrizes do Controle de Estoques Gestão de Estoques Diretrizes do Controle de Estoques estocagem de todos os materiais em locais previamente designados, e sujeitos a supervisão direta sistema de inventário rotativo que possibilite, a qualquer momento, conhecero valor de cada item e o total dos materiais em estoque determinação de limites (mínimos e máximos) para cada item do estoque sistema de controle de estoque, com fornecimentos através de requisição dos setores conforme as quantidades pedidas e no tempo devido

Diretrizes do Controle de Estoques Gestão de Estoques Diretrizes do Controle de Estoques sistema de controle que demonstre o custo de materiais em cada estágio, desde a matéria-prima até os produtos acabados emissão regular de relatórios de materiais comprados, entregues, saldos, itens obsoletos, devoluções a fornecedores e outras informações necessárias para uma boa avaliação do desempenho

Regras para Política de Estoques Gestão de Estoques Regras para Política de Estoques Minimização dos estoques de produtos acabados Busca de parcerias com fornecedores Classificação dos materiais pelo método ABC Padronização de peças e equipamentos Dimensionamento do estoque mínimo

Informações para Controle de Estoques Recebimento de Materiais Conferência das condições gerais e quantidade do material recebido, de acordo com o pedido Os conferentes podem trabalhar com uma via integral do pedido, uma via sem as quantidades ou às cegas, dependendo da política da empresa A cada recebimento é emitido um relatório com descrição do material, quantidade e outras informações pertinentes

Informações para Controle de Estoques Inspeção de Recebimento Tarefa do Controle de Qualidade, que faz uma verificação completa e precisa dos materiais recebidos, de acordo com as especificações predeterminadas Por ser uma tarefa demorada e custosa, as inspeções são feitas por amostragem, seguindo determinadas regras Em caso de rejeição, o setor de compras é informado, e este informa o fornecedor, procurando-se então uma solução

Registros para Controle de Estoques Saída de Materiais Exemplo de procedimento de requisição de material: duas vias de requisição de materiais são entregues no Almoxarifado, que entrega o material e dá baixa na ficha de estoque, arquivando a 2a via a 1a via é enviada à Contabilidade para lançamento na ficha de registro de materiais de cada item da requisição essa mesma cópia da requisição irá apropriar o custo do departamento requisitante, ou a ordem de produção ou uma conta de gastos para absorver o custo do material esta via servirá para elaboração do resumo das saídas de materiais do período Não devemos esquecer que existem sistemas integrados que lançam on line as requisições

Registros para Controle de Estoques Apropriação dos Materiais Todos os materiais usados na produção são entregues com uso de requisições Para que o custo do material requisitado seja corretamente contabilizado, a requisição deve conter o setor que fez a requisição, centro de custo, quantidade, custo unitário e total A apropriação é feita através da leitura, classificação e acumulação das requisições, de acordo com a destinação desses materiais

Índices para Controle de Estoques Custo Total do Estoque CT = custo total anual Q = lotes de compra I = custo de manutenção do estoque P = custo unitário do item D = demanda anual prevista B = custo da emissão de pedidos de compra

Índices para Controle de Estoques rotatividade do estoque – matérias-primas RMP = rotação do estoque de matérias-primas CMP = consumo de matérias-primas no período E = estoque

Índices para Controle de Estoques Prazo médio de reposição – matérias-primas PMR = prazo médio de reposição das matérias-primas T = dias do período

Índices para Controle de Estoques rotatividade do estoque – produtos acabados RPA = rotação do estoque de produtos acabados CPV = custo dos produtos vendidos EPA = estoque dos produtos acabados

Índices para Controle de Estoques Prazo médio de reposição – produtos acabados PMR = prazo médio de reposição dos PA T = dias do período

Índices para Controle de Estoques rotatividade dos pagamentos aos fornecedores RPF = rotação dos pagamentos a fornecedores CT = compras totais faturadas no período CD = compras totais a dinheiro no período SF = saldo das contas com fornecedores

Índices para Controle de Estoques Prazo médio de pagamento aos fornecedores PMP = prazo médio de pagamento aos fornecedores

Índices para controle de estoques obsolescência

Horas paradas por falta de material Índices para controle de estoques Horas paradas por falta de material

Índices para Controle de Estoques Apresentação gráfica

Índices para Controle de Estoques Apresentação gráfica

Índices para Controle de Estoques Apresentação gráfica

Índices para Controle de Estoques Apresentação gráfica

Índices para Controle de Estoques Apresentação gráfica

Gestão de Compras Objetivos básicos da função compra: obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de produção coordenar esse fluxo com um mínimo de investimento sem que afete a operacionalidade da empresa Comprar aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade procurar sempre os melhores interesses da empresa através de negociações justas e honradas

Gestão de Compras Divisões básicas no gerenciamento das compras: quanto ao pedido de compras quanto ao valor de compras quanto ao fornecedor quanto à coleta de preços quanto à eficácia geral

Pedido de compra - quantidade Gestão de Compras Pedido de compra - quantidade Análise das quantidades de pedidos realizados em determinado período Apuração das Solicitações de Compra e da proporção transformada em Pedido de Compra São deduzidas as importações e os pedidos cancelados

Pedido de compra - quantidade Gestão de Compras Pedido de compra - quantidade

Pedido de Compra – colocação de pedido Gestão de Compras Pedido de Compra – colocação de pedido São separadas as compras feitas por coleta de preços das que são feitas a dinheiro Controle dos pedidos que estão há mais de um período predeterminado para serem colocados Apuração dos tempos médios das compras por coleta de preços e a dinheiro

Pedido de compra – colocação de pedido Gestão de Compras Pedido de compra – colocação de pedido

Pedido de compra – pedidos de compra em aberto Gestão de Compras Pedido de compra – pedidos de compra em aberto São quantificados os pedidos de compra que ainda não foram atendidos, separando-se aqueles que estão atrasados dos que estão dentro do prazo As quantidades também são expressas em percentagens

Pedido de compra – colocação de pedido Gestão de Compras Pedido de compra – colocação de pedido

Valor da compra – valor total Gestão de Compras Valor da compra – valor total São quantificados o valor total das compras do mês ou de outro período e o número de compras, este através da soma das quantidades de compras a dinheiro e por coleta de preços

Valor da compra – valor total Gestão de Compras Valor da compra – valor total

Valor da compra – compras a dinheiro Gestão de Compras Valor da compra – compras a dinheiro Acompanhamento das compras a vista, através da quantificação do valor total e do número desse tipo de compra em determinado período

valor da compra – compras a dinheiro Gestão de Compras valor da compra – compras a dinheiro

Fornecedores – índice de qualidade Gestão de Compras Fornecedores – índice de qualidade Dentre os diversos fatores que diferenciam os fornecedores, como preço, prazo de entrega e pagamento, a qualidade é o único que o comprador não pode analisar diretamente, dependendo de inspeção técnica. Relação entre a quantidade de itens rejeitados e a quantidade total fornecida do item Medida básica da performance de cada fornecedor

Fornecedores – índice de qualidade Gestão de Compras Fornecedores – índice de qualidade

Fornecedores – eficiência Gestão de Compras Fornecedores – eficiência Uma das dificuldades do setor de compras, é a ocorrência de consultas não respondidas, devido ao desinteresse do fornecedor, dificuldades de comunicação, escolha equivocada de potenciais fornecedores, entre outros Um índice de eficiência é obtido através da proporção de propostas conseguidas em relação ao total de consultas realizadas

fornecedores – eficiência Gestão de Compras fornecedores – eficiência

Coleta de preços – quantidade Gestão de Compras Coleta de preços – quantidade Quantificação do total de coletas abertas no período, coletas em processo de cotação e as canceladas São consideradas canceladas aquelas que terminaram em compras a dinheiro, em importações ou que realmente foram canceladas

Coleta de preços – quantidade Gestão de Compras Coleta de preços – quantidade

Coleta de preços – tempo de compra através das coletas Gestão de Compras Coleta de preços – tempo de compra através das coletas Acompanhamento do tempo na contratação dos fornecedores para execução de serviços ou fornecimento de material Verificação do atraso nas coletas pendentes Em geral calcula-se o tempo médio através da média aritmética dos processos dos últimos 6 meses

Coleta de preços – tempo de compra através das coletas Gestão de Compras Coleta de preços – tempo de compra através das coletas

Coleta de preços – média de propostas Gestão de Compras Coleta de preços – média de propostas Acompanhamento da eficiência dos fornecedores em função do número de propostas recebidas para cada coleta de preços emitida O gráfico exibe a média de propostas e o total de coletas

Coleta de preços – média de propostas Gestão de Compras Coleta de preços – média de propostas

Gestão de Compras Eficácia Geral O grande número de variáveis na área de compras dificulta o estabelecimento de procedimentos-padrão para análise da eficácia Dois tipos de medidas: as relativas à administração departamental e as relativas às compras propriamente ditas A seguir serão mostradas algumas medidas específicas da função compras

eficácia geral – custo do pedido de compra Gestão de Compras eficácia geral – custo do pedido de compra Envolve todas as despesas na operação do departamento, como salários, viagens, telefone e outras O total é dividido pelo número de pedidos realizados

eficácia geral – compras de emergência Gestão de Compras eficácia geral – compras de emergência As compras de emergência ocorrem devido falhas na programação ou imprevistos, e são mais custosas que as compras programadas O índice de compras de emergência (ICE) é a proporção de compras de emergência sobre as compras totais, em quantidade de pedidos

eficácia geral – controle de poupanças obtidas Gestão de Compras eficácia geral – controle de poupanças obtidas A poupança é todo ganho financeiro conseguido pelo comprador em suas negociações Exemplos: descontos sobre o menor preço da coleta; substituição de materiais ou embalagens, redução em custo de transporte, entre outros

eficácia geral – controle de poupanças obtidas Gestão de Compras eficácia geral – controle de poupanças obtidas

eficácia geral – controle por comprador Gestão de Compras eficácia geral – controle por comprador A supervisão do trabalho dos compradores é realizada pelo chefe de compras ou gerente de materiais É mostrado a seguir um exemplo de relatório de controle por comprador de um departamento que faz compras para três fábricas, F1, F2 e F3, sendo: SC1 = solicitação de compra recebida SC2 = solicitação de compra em processamento PC1 = pedidos com valores inferiores a $ 50.000

Análise da Eficácia Geral Gestão de Compras Análise da Eficácia Geral Através de relatório que expõe uma visão completa do departamento de compras, por seções ou por compradores Serve como base para estipulação dos objetivos e metas, bem como seu acompanhamento, em relação ao que é realizado É importante comparar os índices realizados com índices-alvo estabelecidos no planejamento da área

Análise da Eficácia Geral Gestão de Compras Análise da Eficácia Geral

Negociações Processo de planejamento, revisão e análise, em que partes distintas procuram um acordo e compromissos aceitáveis São utilizados como instrumentos de negociação conferências, discussões e barganhas As decisões tomadas pelas partes em consenso transformam-se em cláusulas contratuais

Objetivos do comprador Negociações Objetivos do comprador obter um preço satisfatório e razoável obter do fornecedor o cumprimento dos prazos e condições contratuais convencer o fornecedor a dar a máxima cooperação desenvolver uma saudável e continuada relação amistosa com os fornecedores competentes

Processo de negociação Negociações Processo de negociação Inicia-se com a solicitação de propostas feita aos fornecedores e é seguida pela preparação do comprador para a discussão das propostas apresentadas Nessa preparação, o comprador deve avaliar suas limitações, fraquezas e virtudes, assim como as dos fornecedores envolvidos

Barganha do fornecedor Negociações Barganha do fornecedor Fatores principais Interesse do fornecedor pelo contrato Certeza do fornecedor na obtenção do contrato Tempo disponível para negociar

Barganha do fornecedor – interesse pelo contrato Negociações Barganha do fornecedor – interesse pelo contrato O comprador pode sentir o interesse do fornecedor através da freqüência com que o mesmo estabelece contatos e das condições gerais do mercado Ambientes de crescimento econômico oferecem muitas oportunidades de negócio e o interesse em cada negociação diminui; por outro lado, em ambientes de recessão, as oportunidades são escassas e cada negociação passa a ter grande importância, diminuindo seu poder de barganha

Barganha do fornecedor – certeza no contrato Negociações Barganha do fornecedor – certeza no contrato Quanto maior o grau de certeza dos fornecedores em relação à competitividade de seus preços e qualidade de seus produtos ou serviços, maior será seu poder de barganha, pois sabe que o comprador não terá melhores alternativas no mercado A posição das empresas para negociar é fortalecida quando há uma política clara estabelecendo que somente seu departamento de compra pode discutir cláusulas contratuais com os fornecedores

Barganha do fornecedor – tempo disponível Negociações Barganha do fornecedor – tempo disponível Quanto maior a urgência do comprador em concluir a negociação, maior o poder de barganha do fornecedor, visto que o comprador terá pouco tempo para analisar e discutir as propostas dos fornecedores

Negociações Barganha do comprador Fatores principais Quantidade de fornecedores Adequação das análises de custos e preço Eficiência na preparação da negociação

Barganha do comprador – quantidade de fornecedores Negociações Barganha do comprador – quantidade de fornecedores A competição fortalece a posição do comprador O comprador tem mais elementos para análise do mercado e referência no estabelecimento de seus objetivos

Barganha do comprador – adequação das análises Negociações Barganha do comprador – adequação das análises É responsabilidade do comprador um conhecimento completo da análise de custos e preços Essa análise torna-se vital nos casos de contratos que envolvem parcelas da capacidade de produção dos fornecedores, especialmente para produtos acabados

Barganha do comprador – eficiência na preparação Negociações Barganha do comprador – eficiência na preparação Requisitos: Conhecimento completo do objeto da negociação Análise de todos os detalhes das propostas entregues Conhecimento sobre as condições do mercado em questão Análise dos pontos fortes e fracos de ambas as partes Passar para a outra parte confiança no próprio preparo