Guia de Treinamento Fusion ECM Suite - GED

Roteiro Conceitos Introdução ao GED Conceitos de Negócio Modelagem Estrutura de Pastas Criação de Documentos Tipos de Documentos Assuntos Modelos

Introdução ao GED

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Como gerenciar e integrar aos sistemas de gestão as informações contidas em documentos de textos, planilhas, apresentações, relatórios de ERP, arquivos físicos, mídias e outros?

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de métodos que permite: gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital.

Fusion GED - Características Multi-plataforma Suporte a qualquer tipo de arquivo Mecanismo de pesquisa através de palavras-chave, números, assuntos, etc. Assinatura digital padrão ICP-Brasil Notificações por e-mail Políticas de acesso definidas por grupos de usuários e tipos de documentos Fluxo de criação, editoração, versão e revisão, modelados de acordo com o negócio (controle do ciclo de vida da informação) Categorização de documentos 6

Fusion GED - Características Redução de custos com papel, impressão e distribuição Agilidade no processo de recuperação de informações Informações acessíveis com segurança Controle das informações disponibilizadas Dinamismo para alteração de fluxos de informações Competitividade devido a respostas mais rápidas Aumento da integração e colaboração interorganizacional Garantia da autenticidade das informações 7

Conceitos de Negócio

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Meta-dados Sua finalidade é documentar e organizar de forma estruturada os dados das organizações com o objetivo de minimizar duplicação de esforços e facilitar a manutenção dos dados Os meta-dados visam cumprir a função básica de prover informação sobre o documento digital; alimentando os processos de gestão, recuperação e reprodução São fundamentais para a redução dos riscos e o aumento das chances de sobrevivência da informação digital

Meta-dados Padrões de Mercado: Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) - Dados sobre documentos eletrônicos Government Information Locator Service (GILS) - Informações governamentais Federal Data Geographic Committee (FGDC) - Descrição de dados geoespaciais Machine Readable Card (MARC) - Catalogação bibliográfica Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus

Meta-dados Dublin Core Como a maioria dos objetos na Internet está em forma de documentos, o objetivo principal do Dublin Core é identificar e definir um conjunto contendo o mínimo de elementos capazes de descrever “Objetos do Tipo Documento” Alguns Elementos do Dublin Core: Assunto: Área de conhecimento ao qual o trabalho pertence Título: É definido como o nome do objeto Autor: Responsável pelo conteúdo intelectual do trabalho Data

Divisão da Gestão Documental O GED é dividido em três fases: 1. Ontologia: Trata da organização documental 1.1 Taxonomia: Pode ser definida como uma forma de classificação de uma estrutura baseada em uma hierarquia 1.1.1 Tipologia: Trata-se da distinção entre as variadas formas e conteúdos dos documentos existentes. Por exemplo: Contrato de Locação de Imóvel, Ata de Reunião da CIPA, Ordem de Serviço, Desenho Técnico, entre outros

1. Ontologia A ontologia não é uma estrutura hierárquica, mas sim associativa Agrega entidades de acordo com as suas relações e atributos já preestabelecidos Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, a ontologia as horizontaliza Está voltada para o sentido das relações 14

1.1 Taxonomia A Taxonomia é utilizada dentro do produto Fusion na função de Pastas Dentro do menu Documentos>Lista de Documentos é possível criar e visualizar a estrutura de pastas do Fusion Adicionar Pasta: Permite a criação de uma nova pasta Editar: Permite editar as configurações de uma pasta já criada Remover Pasta: Permite a remoção de pastas

1.1.1 Tipologia A Tipologia é utilizada dentro do produto Fusion na função Tipos de Documentos Dentro do menu Documentos>Gestão de Documentos é possível criar e visualizar os tipos de documentos existentes na organização Novo: Permite a criação de um novo Tipo de Documento Pesquisar: Permite filtrar/pesquisar entre os Tipos de Documentos cadastrados Remover: Permite remover um Tipo de Documento do Fusion Exportar para Excel: Permite exportar a lista de Tipos de Documentos para uma planilha Excel

Taxonomia x Tipologia Conceitos utilizados em conjunto no Fusion, que geram a diferenciação e a organização dos diversos documentos da organização A busca e localização dos documentos é facilitada, e elimina-se o armazenamento de documentos de uma mesma tipologia em diferentes pastas do repositório O relacionamento pode ser executado de duas formas: Ao adicionar uma Nova Pasta Ao adicionar um novo Tipo de Documento

Modelagem

Modelagem Estrutura de Pastas Criação de Documentos Tipos de Documentos Assuntos Modelos

Estrutura de Pastas Para criar uma nova pasta, clica-se em Documentos>Lista de Documentos. Seleciona-se o nível da estrutura desejada e clica-se em Adicionar Pasta: 20

Estrutura de Pastas A seguinte tela é visualizada: Insere-se o nome da pasta e definem-se quais os Tipos de Documentos que serão permitidos publicar no item Tipos Permitidos Ao clicar em Adicionar é visualizada a lista dos tipos de documentos cadastrados no Fusion 21

Criação de Documentos Para criar um documento deve-se clicar em Documentos>Lista de Documentos Seleciona-se a pasta na qual o documento será publicado:

Criação de Documentos Após selecionada a pasta de publicação, seleciona-se o Tipo de Documento a ser criado

Ao clicar em Novo a seguinte tela é visualizada: Criação de Documentos Ao clicar em Novo a seguinte tela é visualizada:

Criação de Documentos Título: Informar o título do documento. Código: Código de identificação do documento Arquivo: Arquivo do documento, exemplo: "teste.doc". Palavras-chave: Informar uma palavra-chave para o documento a ser criado. Controle de Acesso: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o documento conforme detalhado anteriormente

Criação de Documentos Assuntos: Para inserir Assuntos clique em Adicionar ainda em Criação de Documentos Ao adicionar assuntos é possível Pesquisar, Exportar para Excel, +Adicionar e Retornar, conforme imagem abaixo:

Tipos de Documentos Para criar um novo Tipo de Documento, clica-se em: Documentos > Gestão de Tipos de Documentos Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada: 27

Tipos de Documentos Para inserir um novo Tipo de Documento são necessárias as seguintes informações: Nome: Nome do tipo de documento Título: Informar o título do tipo de documento. Este título será mostrado na lista de documentos Permitir inserção manual: Este campo deve ser assinalado para indicar se o tipo de documento permitirá que os dados sejam cadastrados manualmente Ícone (16x16): Possibilita selecionar um ícone para identificar o tipo de documento Campos: Lista em que se cadastra, altera e exclui os campos que irão compor o tipo de documento

Tipos de Documentos Controle de Acesso por Tipo: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o tipo Ao selecionar controle de acesso são necessárias configurações específicas: Permissão Padrão: Define a permissão que deve ser aplicada para todos os usuários, papéis e grupos que não tiverem alguma regra definida na lista de exceções. Nota: As opções Permitir ou Herdar se referem a todas as operações que podem ser realizadas com o objeto Exceções: Permite cadastrar regras específicas para determinado grupo, papel ou usuário que deve ter um tratamento diferente da permissão padrão

Tipos de Documentos A seguir são demonstradas as informações solicitadas ao cadastrar uma exceção: As exceções podem ser criadas para um Usuário, Papel ou Grupo

Tipos de Documentos Abstrato: Indica que o tipo de documento é abstrato, servindo apenas como um conjunto de definições. Caso seja abstrato, este tipo terá que ser pai de outro para ser utilizado Adapter de Customização: Permite referenciar algum programa específico para ser executado no momento de criação de um novo documento Pastas: Permite selecionar em quais das pastas existentes na Lista de Documentos este tipo de documento poderá ser criado

Tipos de Documentos Versionado: Se marcado sim, os documentos publicados no tipo documental em questão terão controle de versão. Sendo gerado histórico das versões anteriores. Permitir Manter Versão Corrente: Caso seja habilitado “Sim” é possível ao alterar um documento, manter o mesmo número de versão da versão corrente. 32

Tipos de Documentos Aprovação: Se marcado sim, são habilitadas as configurações de aprovação. Neste caso os documentos quando publicados serão remetidos a um fluxo de aprovação para deliberação quanto a publicação. 33

Tipos de Documentos Tipo de Aprovação: Pode ser Padrão ou Customizada. Padrão: Utiliza o processo padrão de Aprovação de Documentos do Fusion. Os aprovadores serão os informados na lista de usuários “Aprovadores”. Customizado: Deve ser criado um processo específico para controle das aprovações de documentos. Os aprovadores serão definidos no E-form específico do processo customizado. Tipo de Atribuição: Pode ser Consenso ou Alçada. Consenso: As tarefas de aprovação serão geradas em paralelo quando existir mais de um aprovador. Ou seja, todos os usuários informados como aprovadores receberão as atividades de aprovação assim que o documento for submetido a análise. Através das configurações de consenso é possível configurar um valor ou um percentual de aprovação necessário para liberar o documento. Alçada: As tarefas de aprovação serão geradas de acordo com a sequência de usuários informada. O primeiro usuário recebe a tarefa e caso este aprove o segundo é acionado. Caso o primeiro usuário reprove, os demais não são acionados. 34

Tipos de Documentos Configurações do Visualizador Universal: Permite configurar características do visualizador quando necessário a utilização do mesmo. Visualizador CAD: Se marcado “Sim” no momento de abertura do documento será instalado o visualizador de arquivos do CAD. Gerar Cache ao Publicar: Se marcado “Sim” no momento da publicação o Fusion já converterá o documento para uma imagem e deixará o documento pronto para uso. Caso seja informado não este procedimento será realizado no primeiro acesso ao documento. 35

Tipos de Documentos Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse. Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo. Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação. 36

Tipos de Documentos Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse. Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo. Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação. Notificar Aviso de Expiração: Se marcado sim permite configurar um período antes da expiração para notificação do prazo de expiração. 37

Tipos de Documentos Modelo Padrão: Permite selecionar o modelo (caso aplicável) para este tipo de documento, assim cada novo documento deste tipo já virá com o modelo sugerido Tipo Pai: Permite escolher um tipo de documento pai, de onde este tipo irá herdar as propriedades e atributos

4. Gestão de Assuntos Todo Tipo de Documento criado é também um “Assunto”. Para criar um novo Assunto, clica-se em: Documentos > Gestão de Assuntos. Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada: Nome: Informa-se um nome para o Assunto. Descrição: Pode-se adicionar uma descrição para o Assunto. Usuários/Papéis/Grupos: Campo do tipo lista para adicionar quais usuários, papéis ou grupos de usuários que deverão ser notificados quando publicado um documento no assunto em questão.

4. Assuntos de Interesse Para marcar os Assuntos de Interesse clica-se em: Documentos > Assuntos de Interesse, e a seguinte tela é visualizada: Seleciona-se os assuntos de interesse e clica-se no botão “Salvar”. Desta forma quando da publicação de documentos dentro dos assuntos selecionados o usuário receberá uma notificação por e-mail. Importante: O usuário não será notificado caso não possua permissão de leitura no documento publicado.

5. Gestão de Modelos Para criar um novo Modelo, clica-se em: Documentos > Gestão de Modelos. Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada:

5. Gestão de Modelos Código: Campo para informar o código do modelo. Vem preenchido como uma sugestão sendo possível alterar. Título: Campo para informar um título ao modelo. Descrição: Campo para informar uma descrição ao modelo. Arquivo de Modelo: Caso seja informado “Não” o campo “Arquivo” é desabilitado e é habilitado o campo “Adapter” para chamada de uma Classe Java que fará a criação do modelo. Arquivo: Campo para vincular o arquivo que servirá de modelo. Tipo de Documento: Campo para vincular o modelo a algum Tipo de Documento já criado. Controle de Acesso: Possível configurar uma permissão de acesso ao modelo em questão.