FLUXOGRAMAS

Introdução Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:

........ Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.

CONCEITO Fluxograma é: Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

ASPECTOS PRINCIPAIS Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.

VANTAGENS Aumenta a competência e influência de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos

DESVANTAGENS Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas; Não apresentam a organização de dados e estruturas de entrada e saída;

Análise pelo Fluxograma O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Como a fase está sendo executada?

TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA VERTICAL É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos; Maior clareza de apresentação; e Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

Ex. de Fluxograma Vertical

TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados. .........

TIPOS DE FLUXOGRAMA ......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

Símbolos - Descritivo Operação Retângulo É usado para mostrar uma atividade de qualquer natureza Movimento/ transporte Seta grossa Use uma seta grossa para indicar movimento da saída entre localidades Ponto de decisão Losango É usado em um ponto do processo em que a decisão deve ser tomada Inspeção Círculo grande É usado para indicar que o fluxo do processo é interrompido para que a qualidade da saída possa ser avaliada

Símbolos - Descritivo Documento impresso Retângulo com fundo ondulado É usado para mostrar quando a saída de uma atividade inclui informações registradas em papel Espera Retângulo de lados arredondados É usado quando um item ou pessoa precisa esperar, ou quando um item é colocado num estoque temporário Armazenagem Triângulo É usado quando existir uma condição de armazenagem sob controle e uma ordem ou requisição seja necessária para remover o item para a atividade programada a seguir

Símbolos - Descritivo Anotação Retângulo aberto É usado para informações adicionais pertinentes ao símbolo ao qual está ligado Sentido de fluxo Seta É usado para indicar a sentido e a seqüência das fases do processo Transmissão Seta interrompida É usado para identificar a ocorrência de transmissão instantânea de informação

Símbolos - Descritivo Conexão Circulo pequeno É usado, com letras ou números inseridos, no final do fluxograma, para indicar que a saída daquela parte do fluxograma será usada como entrada em outro fluxograma Limites Círculo alongado É usado para indicar o início e o fim do processo. Normalmente as palavras Partida ou Início e Pare ou Fim são inscritas no símbolo

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. Seus aspectos básicos são: - É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; - Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional; e - Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

Exemplo...

Símbolos do fluxograma global ou de colunas

POR QUE FLUXOGRAMAS ? A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.

POR QUE FLUXOGRAMAS ? Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.

Conclusão Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.

Conclusão .................A maior parte das companhias falham em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.