Roteiro para elaboração de projetos

Elaboração do Projeto Prepare o projeto – Faça um plano básico com as definições preliminares de escopo (meta), prazo e custo. Mobilize os recursos – Detalhe o plano básico e adquira os recursos necessários para realizar as atividades. Realize as atividades – Execute o plano e controle o projeto do ponto de vista do desempenho técnico, das atividades e do custo. Encerre o projeto – Apresente o produto, faça os balanços, desmobilize os recursos. Prepare-se para um novo ciclo de vida.

A redação do Projeto Planejamento – análise da situação – diagnóstico para identificar o problema; estuda-se a problemática e analisa-se os atores envolvidos; Elaboração – formulação dos objetivos (metas); definição da estratégia de intervenção,;indicação das atividades e das ações; proposições de resultados; identificam-se e elaboram-se estratégias para diminuir os fatores de risco; Implementação – realizar os objetivos, as atividades de monitoramento e a avaliação contínua; Avaliação – avalia-se para rever os objetivos, as atividades e os resultados.

Elaborando o Projeto

Planejamento Realizar um Diagnóstico - coletar dados, selecionar, organizar e analisar as informações disponíveis sobre a situação. Diagnóstico: mapeamento da situação e do local, entrevistas com pessoas chaves, reuniões em grupos, pesquisa documental, oficinas de análise da problemática a partir de dados e informações levantados. – Delimitação do problema e a descrição de sua situação inicial (onde estamos – realidade atual). Estabelecer metas, objetivos (aonde queremos chegar). - Identificação das causas do problemas >>>> projetar possíveis soluções.

Planejamento (cont.) Para analisar o problema é preciso conhecer e estruturar – o problema central; as causas; os efeitos e conseqüências provocados pelo problema. Ex.: Árvore de Problemas Problema – causas (raízes)– efeitos e conseqüências. Análise dos atores (indivíduos, grupos, instituições) que tem algo a perder ou a ganhar com o projeto. - Atores diretamente envolvidos – beneficiários (diretos). - Atores indiretamente envolvidos – pessoas que atuam no mesmo contexto no qual o projeto é desenvolvido.

Planejamento (cont.) Análise – levantamento: dos prováveis benefícios ou prejuízos do projeto; dos recursos (financeiros, humanos, materiais); outros interesses (contribuição ou risco dos envolvidos quanto à viabilidade dos atores envolvidos no projeto). Aprovação – é necessária a aprovação e autorização para se prosseguir com o projeto.

Elaboração do projeto ELABORAÇÃO A que situação se pretende chegar com o projeto? Que resultados se espera obter com o projeto? Que atividades serão realizadas para alcançar os resultados do projeto? Objetivo geral – missão, aponta os impactos (resultados) a serem atingidos. Ex.: Maior produtividade no setor de caldeiraria da empresa XX, da cidade Y.

Exemplo de Objetivo Geral O projeto ZZZ pretende contribuir de forma significativa para a reestruturação do setor de caldeiraria, visando aumento de produtividade da empresa XX, da cidade YY.

Elaboração (cont.) Objetivo do projeto – mudança que o projeto pretende alcançar. Para que será implementado. Quais os resultados esperados. Quem serão os beneficiados, como e por que.

Elaboração (cont.) Justificativa Fundamentar a importância da iniciativa do projeto. Deve conter: O problema a ser resolvido ou amenizado; As causas e consequências do problema; O total aproximado de beneficiários; A exemplificação de outros projetos da área, mostrando a contribuição específica do projeto.

Antecedentes e origem do projeto Como surgiu o projeto? Quem tomou a iniciativa? Qual a associação do projeto com a instituição na qual ele será implantado?

Elaboração (cont.) Objetivo(s) do projeto É sua razão de ser e sua finalidade; Indica os benefícios para os beneficiários a serem alcançados; Restringir a um ou dois objetivos-chave. Ex. Adequar melhor a estrutura física do setor de caldeiraria; Aprimorar os recursos humanos do setor de caldeiraria.

Elaboração (cont.) Resultados do projeto (o que se espera alcançar) – definidos a partir dos objetivos, do diagnóstico, do problema central, da análise da relação causa e efeito. Ex.: Curto prazo: Adequação do espaço físico; aquisição de equipamentos (maquinários); qualificação de recursos humanos (capacitações); Médio prazo: resultados mais eficientes; aumento na produtividade. Longo prazo: concretização do que foi projetado.

Elaboração (cont.) Atividades – operacionalização dos objetivos do projeto. Exemplos: Elaborar projeto de adequação do espaço físico (ampliação); Pesquisar novos equipamentos (maquinários, vestimentas); Realizar cotação de preços, formas de pagamento, tempo de entrega; Rever quadro de funcionários (demissão, admissão); Contratar profissionais para realizar capacitações.

Elaboração (cont.) Metodologia – descrever, passo a passo, em sequência lógica, como se realizará o projeto. Explicitar e justificar: 1 - a estratégia de ação, associando Atividades – Resultados – Objetivos do Projeto e Objetivo Geral; 2 – os procedimentos e a sequência lógica das ações; 3 – demais informações que se fizerem necessárias.

Elaboração (cont.) Premissas ou fatores de risco Indicam as condições externas que afetam o desenvolvimento do projeto e estão fora do controle direto de quem o implementa. Exemplos: - Fatores climáticos; - Atraso na entrega de equipamentos; - Morosidade quanto ao financiamento.

Elaboração (cont.) Programação Organização do trabalho e formas de atuação e recursos: Indicar a responsabilidade de cada setor (pessoa) envolvida no projeto; Indicar e justificar todos os recursos necessários ao projeto (infra-estrutura, equipamentos, recursos humanos (próprios e externos). Especificar as formas de contribuição própria (contrapartida). Cronograma – calendário de execução das atividades.

Cronograma de atividades Meses de 2012 Atividades 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Diagnósticos X Elab. Projeto Aprovação Financiamento Contratação profissionais Adequação estrutura física Adequação recursos humanos Monitoramento e Avaliação Relatório final

Elaboração (cont.) Viabilidade: - Técnica – indicar a garantia de equipe técnica qualificada para implementar o projeto. - Econômico-financeira – indicar a garantia de acessos aos recursos até o final do projeto. - Dimensão ambiental – indicar a preocupação com a preservação do meio ambiente. - Dimensão jurídica – indicar a preocupação em manter a legalidade quanto às alterações provocadas pelo projeto. - Capacidade Institucional de gestão – indicar a garantia de capacidade da instituição em implantar e administrar o projeto. - Localização e engenharia – indicar garantia de local adequado para a implantação do projeto.

Monitoramento e Avaliação (M&A) Maneira de controlar a implementação do projeto; O M&A do projeto é a observação e a revisão constante das informações, análises e hipóteses nas quais o projeto se baseia, a partir de: - mudanças na realidade concreta ao longo da execução; - evolução do próprio projeto; - do avanço da reflexão e do aprendizado individual e coletivo.

Monitoramento e Avaliação (M&A) Equipe executora – responsável pelo controle e análise e, nas decisões sobre o projeto; Manter fluxo regular de informações para o público interno da(s) organização(ões) envolvida(s) – realizações de reuniões específicas, pesquisas de opinião; Analise do sistema de M&A das instituições envolvidas – deve estar adequado (transparência, credibilidade); Indicar os responsáveis pelas atividades (quem toma decisões, as competências específicas) – clareza.

Sistema de Monitoramento e Avaliação Descrever como o projeto será gerenciado – indicar os Indicadores e seus Meios de Verificação; Indicadores: Instrumentos que indicam as mudanças ocorridas na realidade que nos interessa. É um padrão que nos ajuda a medir, avaliar ou demonstrar variações em alguma dimensão da realidade, importante para os objetivos do projeto. Fornecem evidências concretas do andamento das Atividades, do alcance dos Resultados e da realização dos Objetivos do projeto.

Sistema de Monitoramento e Avaliação Tipos de indicadores: Quantitativos – são capazes de expressar variações quantificáveis, utilizando-se para isso, unidades de medida, tais como: número de pessoas, percentuais, volume de recursos, etc. Qualitativos – expressam variáveis ou dimensões que não podem ser expressas apenas com números, tais como: participação, valores e atitudes, liderança, etc. Para cada resultado que se pretende avaliar pode existir mais de um indicador. Ex.:

R E S U L T A D O Atividades Indicadores Meios de verificação Realização de capacitação para equipe de determinado setor da empresa. Número de participantes Diário de classe Número aulas e de atividades realizadas Registro das aulas. Relatório das atividades. Nível de desempenho dos participantes Questionários e dinâmicas de avaliação aplicados durante e no final do curso. Percepção da equipe técnica.

R E S U L T A D O Atividades Indicadores Meios de verificação Ações de divulgação de determinado evento Meios de divulgação utilizados Materiais produzidos Eficácia dos meios de divulgação Retorno dos contatos realizados. Número de participantes no evento. Fortalecimento da participação da equipe Mudanças de atitudes/novas iniciativas Registros de iniciativas realizadas Envolvimento dos participantes nas atividades coletivas Participação em atividades não obrigatórias

Os indicadores Quanto ao Objetivo Geral do projeto – Indicadores de Impacto – medir após a conclusão do projeto. Indicam os benefícios mais amplos e de mais longo prazo gerados pela realização dos Objetivos do Projeto. Ex.: Estima-se: Aumento na produtividade no setor de pelo menos 70% em 3 meses; Atendimento de pelo menos 70% das crianças da região na creche.

Os indicadores Quanto ao Objetivo da Proposta – Indicadores de Efetividade – medir após a conclusão do projeto Indicam os efeitos que o uso dos Resultados pelos benefícios geraram. Indicam mudanças na qualidade de vida, no comportamento e em atitudes e/ou na forma de funcionamento das organizações. Ex.: Estima-se: Satisfação de pelo 80% dos funcionários do setor por terem sido realocados em outras atividades; Manutenção de pelo menos 90% das crianças matriculadas na creche.

Os indicadores Quanto aos Resultados – Indicadores de Desempenho – medir ao final do projeto Dão evidências (sinais) de que os Resultados imediatos foram alcançados. É necessário especificar quais as situações, serviços ou produtos concretos o projeto precisa gerar como condição para produzir os efeitos esperados (Objetivos do Projeto). Ex.: Estima-se: Espaço físico – pelo menos 90% dos instrumentos foram adquiridos em 4 meses; Adequação dos recursos humanos – pelos menos 80% dos membros da equipe foram alocados em atividades compatíveis com sua habilidade.

Os indicadores Quanto às Atividades e Recursos – Indicadores Operacionais – medir ao longo do projeto. Indicam se os recursos previstos (financeiros, materiais e humanos) foram disponibilizados na quantidade, forma e tempo adequados à realização das Atividades. Ex.: Estima-se que: Pelo menos 80% das atividades aconteceram dentro do cronograma; Pelo menos 70% das atividades foram realizadas com qualidade alta e não mais do que 30% com qualidade satisfatória; Pelo menos 80% do recurso necessário foi adquirido por meio de financiamento.

Elaboração (cont.) Orçamento – recursos necessários (humanos, materiais, financeiros). Todas as atividades a serem realizadas devem estar muito bem descritas – cálculo dos recursos necessários para realizá-las; Determinar recursos humanos, materiais, financeiros; Prever os recursos da instituição (contrapartida) e o que será financiado; Associar os recursos a serem gastos com o cronograma.

RECURSOS HUMANOS Eq. Técnica Carga horária semanal Meses Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) 1 Engenheiro 30 horas 12 2.000,00 24.000,00 1 Arquiteto SUBTOTAL 4.000,00 48.000,00 Encargos 20% salário XXXXXX Impostos 14,5% salário TOTAL 1

RECURSOS MATERIAIS Recursos necessários Descrição Quant. Valor Unitário Valor Total Material de escritório Material de construção Alimentação Transporte Equipamentos SUBTOTAL Impostos 14,5% do valor total TOTAL 2 XXX XXXXX

TOTAL 1+2 XXXXXXXXXX Contrapartida da instituição TOTAL GERAL

Elaboração (cont.) Análise da coerência geral do projeto Diagnóstico do “problema a ser solucionado” – completo e confiável (base sólida ao desenho do projeto); Recursos, Atividades, Resultados, Objetivo Geral e Objetivo do Projeto – corretos e completos; Condições de implantação do projeto – são reais, são possíveis; Fatores de risco – são aceitáveis; Probabilidade de êxito é favorável; Há viabilidade (econômica, técnica, política, jurídica, ambiental). Os benefícios (resultados gerados) justificam os recursos a serem consumidos no projeto (análise do custo-benefício.

Elaboração (cont.) Plano Operacional Apresentação detalhada dos principais elementos do projeto; Instrumento de orientação e controle cotidiano do projeto; Pode ser subdividido em períodos específicos de tempo e/ou de atividades; Controle das etapas do projeto.

Plano Operacional (Abril-Junho 2012) Projeto .......................................... Plano Operacional (Abril-Junho 2012) Resultado No. 01: .................................... No. Atividades Ações Prazo Responsável Recursos Obs. Resultado No. 02: .....................................

Escrevendo o Projeto

Roteiro do Projeto Capa - Título do Projeto (sugestivo, interessante). - Nome, sigla e logomarca da instituição. - Data da proposta. Resumo (apresentação, introdução) – salientar os elementos mais importantes. Dados da Instituição - Informações institucionais: nome, endereço, CNPJ, diretoria, dados bancários, inscrição em Conselhos, etc. - Breve histórico da instituição. - Missão da instituição.

Roteiro do projeto Justificativa - Fundamentar a importância do projeto; - Demonstrar a existência de um “problema” a ser resolvido, suas causas e consequências; - Caracterizar os benefícios do projeto (materiais, pessoais, etc.) - Indicar projetos semelhantes e suas contribuições. Antecedentes e origem do projeto - Descrever a forma como o projeto surgiu, quem tomou a iniciativa. Relacionar o projeto com a instituição. Objetivo Geral - Indicar o objetivo maior que direciona o projeto. Objetivo do Projeto - É a razão de ser e a finalidade do projeto. Indica os benefícios a serem alcançados, a partir da produção de certos resultados.

Roteiro do Projeto Resultados - Especificar resultados e metas concretas, materiais ou não; - Indicar resultados segundo os prazos de realização (curto, médio, longo). Atividades - descrever as atividades a serem realizadas para produzir cada um dos resultados indicados. Seguir as fases ou períodos do cronograma. Metodologia - explicar e justificar as ações adotadas, os procedimentos e lógicas das ações. Premissas e fatores de risco - indicar fatores externos que poderão afetar o projeto; - indicar as iniciativas a serem tomadas para minimizar.

Roteiro do Projeto Organização do trabalho e forma de atuação - descrever os procedimentos, rotinas e formas de organização do projeto; - indicar a responsabilidade de cada setor. Recursos humanos e materiais necessários - indicar e justificar os recursos necessários (infra-estrutura, equipamentos, recursos humanos, assessoria e assistência técnica externa). Cronograma - calendário de execução das atividades – desde o planejamento até a conclusão.

Roteiro do Projeto Viabilidade - Técnica – garantia de equipe técnica qualificada para implementar o projeto. - Econômico-financeira – garantia de acessos aos recursos até o final do projeto. - Dimensão ambiental – preocupação com a preservação do meio ambiente. - Dimensão jurídica – preocupação em manter a legalidade quanto às alterações provocadas pelo projeto. - Capacidade Institucional de gestão – garantia de capacidade da instituição em implantar e administrar o projeto. - Localização e engenharia – garantia de local adequado para a implantação do projeto.

Roteiro do Projeto Sistema de Avaliação e Monitoramento - Indicar os procedimentos de avaliação e monitoramento – reuniões específicas; responsabilidades por tarefas; forma de coletas e registros de dados. Orçamento e Financiamento - Apresentar o orçamento completo e detalhado do projeto – todos os custos (financiáveis ou não); - Indicar as fontes de receita; - Prever gastos com imprevistos (fatores de risco) – 5%; - Indicar claramente o montante de recursos necessários. - Apresentar recursos próprios do projeto; - Nunca solicitar o total do orçamento – sempre estimar gasto maior.

Roteiro do projeto Anexos - Anexar toda documentação que ofereceu suporte para a realização do projeto: - Marco Lógico – Tabela que apresenta sinteticamente a metodologia de elaboração, análise e gestão do projeto. - Plano Operacional – apresentar o Plano Operacional para o primeiro ano/período do projeto. - Diagnóstico – anexar a parte mais importante do diagnóstico e seus procedimentos metodológicos; - Informações adicionais sobre a empresa.

Referência ARMANI, Domingos. Como elaborar projetos?: guia prático para elaboração e gestão de projetos sociais. Porto Alegre: Tomo Editorial, 2004.