Palestra Inteligenciamento e a Busca Corporativa Da documentação eletrônica aos acervos em papel Salvatore Bruno – Capital Login

AGENDA 1. Panorama ECM 2. Busca Corporativa 3. Fronteira tecnológica 4. Desafio 5. Proposta 6. Como funciona 7. Aplicação legado 8. Aplicação mercado corporativo

Desafios do Gerenciamento de Conteúdo Corporativo 20% dos dados das empresas são estruturados 80% não-estruturados Volume de dados cresce a uma taxa anual de36% Dados não estruturados estão crescendo e se espalhando pela empresa Source: Doculabs

Desafios do Gerenciamento de Conteúdo Corporativo Analistas de mercado estimam que 30% do tempo de funcionários que trabalham com informação é gasto com a procura* Instituições financeiras de grande porte perdem até US$1.5B em processos por não conseguir reunir os documentos necessários Um banco Turco perdia 16 dias para processar manualmente formulários de adesão ao cartão de crédito da instituição** * New World of Work – Microsoft whitepaper ** Microsoft case study

Panorama ECM Capturar Guardar Entregar Gerenciar Preservar Enterprise Content Management – ECM consiste em tecnologias e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, guardar, preservar e entregar conteúdo Através da Empresa Capturar Guardar Entregar Gerenciar Preservar

Panorama ECM ECM não é novo Existe um “GAP” entre o que é possível e o que está acontecendo As implantações de ECM tem um histórico de não atender as expectativas dos clientes Baixo índice de adoção – resistência do usuário Falta de foco na necessidade de adaptar/mudar o processo de trabalho Imaturidade na gestão da mudança A conservative failure rate estimate of ECM technologies within large organizations is 50% Source: Doculabs 27% of ECM users are highly disappointed in their ECM implementations Source : Jupiter Research

Panorama ECM Todos os componentes citados abaixo são vitais para uma solução de ECM unificada. O que varia é a participação de cada componente no projeto, Integração Evolução Funcionalidade Usabilidade Gerenciamento O peso de cada componente varia de acordo com as necessidades do cliente

Busca Corporativa Informação = conhecimento + pessoas Quando você precisa de informação pública, você já sabe onde procurar: internet E quando você precisa de informação no seu computador ou na rede você gostaria de dispor dos mesmos recursos? Sua empresa já levantou a quantidade de informação que precisa acessar diariamente? Os profissionais tem tempo suficiente para procurar por esta informação? Como a empresa organiza toda a informação encontrada? Como a empresa administra o fato de não encontrar a informação desejada?

Custos associados a incapacidade de encontrar a informação desejada The Cost of Ineffective Search in the Workspace # of Searches/Day Professional Workers 20 Structured Task Workers 18 Average Hours a Week Spent Searching 9.5 Annual Cost of an Inability to find Information $5.3 Million * *per 1,000 knowledge workers Sources Verus - Windows Live Enterprise Search, Dec 2006; IDC - Content Technologies Study, 2004–2005; Forrester - The Forrester Wave™: Enterprise Search Platforms, Q2 2006 (38335), June 13, 2006

Fronteira Tecnológica O que nos interessa é a informação. Portanto a questão é: Onde está a informação? PDF, DOC, XLS, etc. Imagem, vídeo, som Banco de dados, CRM, ERP, etc. Diferentes fontes de dados em diversas plataformas tecnológicas

Fronteira Tecnológica E a informação que está em papel? Legado em papel Informação nova que é gerada em papel Se cogitou o fim do papel como meio de transporte da informação. O que se verificou foi um aumento na demanda por papel

Desafio Os aplicativos de ECM de mercado utilizam índices para indexar a informação que está em papel Os índices contém apenas parte de conteúdo, ou seja parte da informação Como discutido anteriormente, o desafio da busca é encontrar o que de fato se procura de forma rápida e precisa

Proposta OFERTA DE VALOR Oferecer uma solução que atenda a necessidade de recuperar a informação contida no documento em papel digitalizado de forma rápida e confiável INTELIGENCIAMENTO Utilização dos engenhos e componentes inteligentes de reconhecimento Extração da informação à partir de um banco de imagens Busca e recuperação da Imagem da página original

Modelo convencional via metadados Buscar os arquivos que contêm a palavra “processo” Módulo de Busca Resultado da Busca Recupera os arquivos que tem a palavra “processo” no seu conteúdo ou no índice da imagem .DOC .XLS .PDF Item 2 .JPG .TIF .HTML Ignora todo conteúdo do documento digitalizado

Modelo com Inteligenciamento Buscar os arquivos que contêm a palavra “processo” Módulo de Busca Resultado da Busca Recupera os arquivos que tem a palavra “processo” no seu conteúdo ou no conteúdo da imagem .DOC .XLS .PDF Itens 3,5,12 .JPG .TIF .HTML Não IGNORA conteúdo do documento digitalizado

EXTRAÇÃO DA INFORMAÇÃO A imagem é adquirida e.. … Tratada para eliminar os “ruidos”, então …. … Usando tecnicas de ICR e OCR, extraimos… Os problemas do transito de Recife são crô- cos e o mOtorista recifense, na sua maioria, não a- credita mais na boa vontade dos orgãos respomsá- veis por sua disciplinação em querer "acertar os pontelros". Isto foi o que ficou revelado por uma pesqui- sa realizada com motoristas de taxis amadores. "Os problemas que agora agravam o transito do Re- cife podiam ter sldo evitados há mais tempo, "Se interesses de classes dominantes não tivessem pre- valecido, no passado e na atuaUdade" disse Rami- ro Fernando Gonçalves profissional Liberal … Obtendo, assim, um texto, que poderá ser lido e por palavras chaves, recuperar a informação nele contida… … O texto em sua primeira versão, que será tratado… … Usando tecnicas, para definir o seu contexto…

CASE LEGADO Digitalização, inteligenciamento e recuperação da informação de todo o acervo do diário de Pernambuco Acervo disponibilizado na WEB

Redução de passivo trabalhista de empresas tomadoras de serviço Case Corporativo Documentos antigos Contratos Notas fiscais Manuais Atas Documentos internos Guias de pagamento ... Redução de passivo trabalhista de empresas tomadoras de serviço

Risco: conceito multidimensional Risco de Mercado Risco Legal Risco Operacional Risco de Crédito

Cenário da empresa tomadora Supply Chain Monitora Qualidade dos Fornecedores Acompanha saúde financeira dos Fornecedores Acompanha Capacidade de Continuidade dos Fornecedores Controle do Pagamento das Obrigações Trabalhistas por Parte dos Fornecedores Acompanhamento de Processos Trabalhistas (jurídico) Processos Trabalhistas representam na média entre 12% e 15% dos funcionários terceirizados Financeiro Provisão para passivo trabalhista conforme estatística Provisão para Passivo Trabalhista (Responsabilidade Solidária/Subsidiária) Risco no Pagamento em duplicidade (fornecedores e reclamantes)

Cenário da empresa tomadora RISCO Processos Trabalhistas - Todo processo trabalhista pode afetar a empresa tomadora da mão de obra. Vejamos entendimento do TST “Mesmo não havendo qualquer ilegalidade na contratação de interposta empresa, a tomadora de serviços responderá de forma subsidiária pelo inadimplemento da prestadora com relação ao cumprimento das obrigações trabalhistas. Essa responsabilidade decorre da culpa in eligendo e in vigilando, ou seja, se a tomadora de serviços não escolher uma prestadora de serviços idônea, ou mesmo não fiscalizar o correto pagamento dos empregados da prestadora de serviços, poderá ser condenada, de forma subsidiária, em eventual reclamação trabalhista” GESTÃO Necessidade de Controle de Grande Volume de Informações É necessário verificar a documentação que comprova o pagamento em dia dos funcionários e das despesas acessórias da folha de pagamento como Guias de FGTS, INSS, etc.

Cenário da empresa tomadora CUSTOS INDIRETOS Pessoas para acompanhamento das ações nos Tribunais Tempo dos profissionais Custos acessórios Desgaste dos profissionais envolvidos Fora do CORE BUSINESS da empresa

POSSÍVEIS CENÁRIOS Como a gestão é feita no cenário atual Sem nenhum controle das guias trabalhistas Funcionários acionam a empresa na justiça do trabalho Valor médio das causas trabalhistas para um profissional com 12 meses de contrato chega a 5 vezes o valor do salário em carteira A empresa potencializa os valores reclamados por indisponibilidade de comprovar pagamentos já efetuados. Pagamento em duplicidade Com controle manual Pessoas na gestão da documentação trabalhista (recebimento, conferência, guarda, recuperação) Levando em consideração que nem sempre é possível recuperar toda a documentação e a justiça do trabalho penaliza o tomador com o ônus da prova, os custos associados são fracamente minimizados quando comparados com a situação sem nenhum controle das guias trabalhistas

OPORTUNIDADE Outsourcing integrado a ferramenta de gestão e recuperação Outsourcing Software para gestão do fluxo dos documentos Software para digitalização, inteligenciamento e recuperação dos documentos Monitoramento contínuo das ações trabalhistas Atuar de maneira preventiva e vigilante minimiza o impacto da responsabilidade subsidiária Além do caráter preventivo, a boa e correta guarda da documentação poupa um tempo precioso na preparação de defesas.

OPORTUNIDADE Prestadora Tomadora Empresa de Guarda Digitalização Guias Digitalização D.O 1010 Tomadora Inteligenciamento Indexação Monitora Alertas * Processo Guias Busca BD Acompanhamento Argumentos de Busca Imagens e localização física das guias

Obrigado! Salvatore Bruno salvatoreb@capitallogin.com (11) 3834-2211 (11) 8439-3631