Práticas de Apoio à Gestão Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares

Benchmarking

O que é É a busca das melhores práticas que conduzem ao desempenho superior. É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante.

Conceito É uma técnica que consiste em acompanhar processos de organizações concorrentes ou não, que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas. É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva.

Conceito O benchmarking consiste na busca das melhores práticas da administração, como forma de ganhar vantagens competitivas. Utiliza-se de pontos de referências ao invés de criar algo novo.

Conceito Implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados. Qualquer organização, pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte pode utilizar o Benchmarking para entender e melhorar os seus processos.

Conceito O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande junto às equipes.

O que é É um processo gerencial permanente, que requer: atualização constante, a análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões.

O que é A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, “copiar” modelos de outras empresas significa “economizar” tempo e trabalho. Por definição, as “cópias” nunca serão iguais. Sempre haverá ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a “evolução” da idéia original.

Tipos Benchmarking Competitivo Se caracteriza por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. É o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a facilitar dados que estão ligados diretamente com sua atividade à concorrência.

Tipos Benchmarking Interno A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização em unidades diferentes Tem como vantagens a facilidade para se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização pessoal interno. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.

Tipos Benchmarking Genérico É baseado em um processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e serem mais verdadeiras.

Processo O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases: Planejamento Coleta de Dados Análise Adaptação Implementação

Processo Mas a metodologia, mais detalhada apresenta as seguintes etapas: Identificar os marcos de referência Identificar empresas comparativas Definir método e coletar os dados Determinar a lacuna de desempenho Projetar níveis de desempenho futuro Comunicar descoberta dos marcos de referência e obter aceitação Estabelecer metas funcionais Desenvolver plano de ação Implementar ações específicas e monitorar progresso Recalibrar marcos de referência

O que é, e o que não é Benchmarking é... Um processo contínuo Uma investigação que fornece informações valiosas Um processo de aprendizagem Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que requer disciplina Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo

O que é, e o que não é Benchmarking não é... Um evento isolado Uma investigação que fornece respostas simples e “receitas” Cópia, imitação Rápido e fácil Mais um modismo da administração

Matriz SWOT

Análise Ambiental – Matriz SWOT A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois estes são justamente os pontos a serem analisados.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades Uma das partes da análise SWOT é o estudo do ambiente externo à organização em busca de ameças e oportunidades. Trata-se da análise daquilo que está sempre fora do controle das empresas, mas que é importante de se conhecer e monitorar.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades Entre as forças a serem consideras estão os fatores: Demográficos, Econômicos, Históricos, Políticos, Sociais, Tecnológicos, Sindicais, Legais, Etc...

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades As ameaças e oportunidades sempre afetam de forma homogênea todas as organizações que concorrem num mesmo mercado-alvo. Contudo as organizações que perceberem as mudanças e tiverem agilidade para se adaptarem, serão aquelas que melhor proveito tirarão das oportunidades e menor dano das ameaças.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Ameaças e oportunidades Esta análise deve levar em conta não somente as tendências que afetam a organização, mas também a probabilidade desta tendências tornarem-se eventos reais. Desnecessário dizer que deve-se dar maior atenção às tendências com maior probabilidade de acontecer, para assim evitar as ameaças reais e explorar as oportunidades da melhor maneira possível.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Forças e Fraquezas A outra parte da análise SWOT ,trata dos pontos fortes e fracos da organização, ou seja de seu ambiente interno. Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais e quando percebemos um ponto fraco devemos agir para corrigí-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Forças e Fraquezas Costuma-se classificá-la como: força importante, força sem importância, neutralidade, fraqueza importante ou fraqueza sem importância.

Análise Ambiental – Matriz SWOT: Forças e Fraquezas Como a organização raramente pode investir em todas as áreas ao mesmo tempo, os itens fraquezas importantes e forças importantes devem ser priorizados ao se traçar estratégias e receber orçamento.