ORGANIZAÇÕES, SISTEMAS E MÉTODOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Julio Morais - CESF Manaus – AM / 2003

Conceito “É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.” Djalma de Oliveira

Conceito “São documentos elaborados dentro de um empresa com a finalidade de uniformizar procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividade.” Antônio Cury

Requisitos Básicos Necessidade real da empresa; Redação simples, clara e eficiente; Ter índice e sumário; Ter instruções suficientes; Ser distribuído a todos que dele necessitam; Flexibilidade; Processo contínuo de revisão, atualização e distribuição

Vantagens do Uso de Manuais Importante fonte de informação; Facilita a efetivação das normas e procedimentos institucionais; Fixa critérios e padrões, uniformiza terminologia; Evita discussões e equívocos formais; Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários; Instrumento efetivo de consulta; Restringe a improvisação; Revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos existentes.

Desvantagens dos Manuais Não é solução para todos os problemas organizacionais; Quando mal elaborado traz inconvenientes para o funcionamento normal da empresa; O custo pode ser elevado (custo x benefício); Pouco flexível; Só incluem aspectos formais da empresa; Um freio para a iniciativa e criatividade; Uma linguagem prolixa pode tornar seu uso prejudicado e difícil.

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS De organização; Normas e Procedimentos; Políticas e Diretrizes; Instruções especializadas; Do empregado; Finalidade Múltipla

Manual de Organização Estabelecer as unidades administrativas; Identificar como a empresa está organizada; Estabelecer os níveis de autoridade e responsabilidade; Base para avaliação do plano organizacional

Conteúdo do MDO Objetivos Gerais e setoriais; Organograma Geral; Relação das principais funções; Relação de linha e assessoria; Grau de autoridade.

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Veicular instruções corretas aos executores; Proporcionar a execução uniforme dos serviços; Facilitar a coordenação das atividades das diversas unidades Facilitar o treinamento

Anexos (tabelas, figuras e reproduções) CONTEÚDO DO MNP Normas Procedimentos Formulários Fluxogramas Anexos (tabelas, figuras e reproduções)

MANUAL DE POLITICAS Criar condições para um adequado nível de delegação; Facilitar a concentração de esforços, visando os objetivos gerais; Melhor avaliação do plano organizacional;

CONTEÚDO DO MP Políticas de Tecnologia; Políticas de Marketing Políticas de Logística; Políticas de Recursos Humanos Políticas de Produção Políticas de Finanças

M. INSTRUÇÃO ESPECIALIZADA Facilitar treinamento a um determinado grupo de profissional; Guia de consulta para um grupo de profissional.

CONTEÚDO DO MIE Objetivos básicos; Informações sobre o cargo; Relação das tarefas básicas; Instruções básicas para execução das tarefas; Instruções básicas para avaliação das tarefas; Instruções de conduta de comportamento para o cargo.

MANUAL DO EMPREGADO Propiciar rápido entendimento referente a empresa; Propiciar bom clima; Explicitar direitos e deveres; Facilitar o treinamento do novo empregado

CONTEÚDO DO ME Atividades da empresa; Histórico da empresa; Objetivos gerais da empresa; Regime de incentivo; Direitos e obrigações do empregado; Normas de comportamento básicos; Serviços que a empresa presta aos empregados

MANUAL DE FINALIDADE MULTIPLA Informar os empregados sobre variados assuntos da empresa; Servir para o treinamento e de avaliação do plano organizacional.

CONTEÚDO DO MFM Título; Índice; Prefácio; Histórico da empresa; Políticas gerais; Aspectos básicos da organização; Unidades organizacionais da empresa; Regulamento Interno; Observações Gerais sobre direitos e deveres

ESTRUTURA DO MANUAL Índice Numérico; Apresentação; Instrução para uso; Conteúdo básico Apêndice; Glossário; Índice temático; Bibliografia.

FASES DE ELABORAÇÃO Definição do objetivo; Escolha dos responsáveis; Análise preliminar; Planejamento; Levantamento da empresa; Elaboração propriamente dita; Distribuição;instrução aos usuários; Acompanhamento do uso.

PROCESSO DE ATUALIZAÇÃO REVISÃO – é uma nova impressão das folhas corrigidas. As folhas revistas substituem as de números correspondentes. REEMISSÃO – é uma nova edição completa do corpo, que substitui a publicação original e inclui todas as revisões. Ocorre sempre que as revisões afetarem 2/3 da publicação anterior. CANCELAMENTO – Ocorre com a publicação da folha de cancelamento.

Lista de controle, contendo as seguintes questões: AVALIAÇÃO DOS MANUAIS Lista de controle, contendo as seguintes questões: Qual a opinião dos usuários? O título do Manual é adequado? É de fácil leitura? Encadernação adequada? Em que casos é consultado? Contém índice temático? Está bem ordenado? Facilita a localização? O sistema de codificação é adequado?

AVALIAÇÃO DOS MANUAIS Está sempre atualizado? A diagramação é adequada? Existe glossário, ele é suficiente? Existe numero suficiente de exemplares? Suas dimensões permitem fácil manuseio? O que é feito com as normas substituídas? Foram previstos espaços em branco para inclusão de novos parágrafos?

TÉCNICAS DE REDAÇÃO Ao citar unidades, cargos instrumentos de comunicação, iniciar com letra maiúscula; Após a denominação das unidades e formulários utilizar sigla ou abreviatura; Codificar os anexos em algarismo romanos, na seqüência que aparecer no texto; Apresentar as informações na seqüência lógica; Facilitar as revisões e atualizações; Linguagem acessível a quem realmente necessita; Atender aos questionamentos: - O QUE / QUANDO / ONDE / QUEM / COMO / POR QUE ?

MANUAL DE PROCEDIMENTOS INSTRUÇÕES OPERACIONAIS REGISTROS DA QUALIDADE ISO 9000 MANUAL DA QUALIDADE MANUAL DE PROCEDIMENTOS INSTRUÇÕES OPERACIONAIS REGISTROS DA QUALIDADE