GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE T.I DISCIPLINA GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE T.I Prof. Eliane Primeiro semestre de 2013

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Processo de definição do Escopo Tem como objetivo elaborar e documentar a estratégia para o desenvolvimento do trabalho (escopo) que irá gerar o produto do projeto; Consiste em desenvolver uma declaração escrita do escopo que será entregue ao cliente (interno ou externo), incluindo os critérios usados para verificar se o projeto foi completado com sucesso, assim como a estratégia de condução do projeto para a entrega do escopo definido; É importante a validação desde processo, para não despender esforço e, portanto, recursos físicos, detalhando um escopo que pode não ter sido bem entendido.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Os componentes do processo de definição do escopo ENTRADAS Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) Documentação do escopo do cliente TÉCNICAS E FERRAMENTAS Análise de produtos Identificação de alternativas Opinião especializada SAÍDAS Declaração do Escopo

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Entradas para o processo de definir o escopo Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) É o principal resultado do processo de desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto. Documentação do escopo do cliente (requisitos dos stakeholders) Descreve os produtos, serviços e resultados que irão conduzir ao(s) objetivo(s) final(is) do projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de definir o escopo Análise de produtos Para a definição do trabalho (escopo), é importante ter um bom entendimento dos produtos e serviços que serão entregues pelo projeto; A evolução tecnológica dos produtos tem exigido das equipes um esforço constante no estudo de novas tecnologias, de forma a obter vantagens competitivas na execução do projeto e/ou no produto que será gerado; A análise de produtos inclui técnicas, como: decomposição do produto, análise de sistemas, engenharia de sistemas, engenharia de valor, análise de valor e análise funcional.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de definir o escopo Identificação de alternativas Quanto maior for a complexidade do produto, maior será o leque de alternativas para a sua geração. Alguns exemplos de alternativas são nas áreas de: Tecnologia da informação: para desenvolver um sistema de informação, pode-se utilizar o modelo tradicional ou em espiral; Construção Naval: pode-se construir todo o navio em único estaleiro ou optar por utilizar vários estaleiros fazendo seções do navio para depois ser concluída a montagem final; Telecomunicações: as peças para a montagem de uma antena podem vir em blocos pré-montados em algum outro local ou ser totalmente montadas no lugar em que a antena será erguida.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de definir o escopo Identificação de alternativas Principais técnicas para levantar possíveis alternativas de realização: Brainstorming ou “tempestade de idéias”: consiste em uma técnica grupal de pensamento divergente para a produção de uma grande quantidade de idéias. Brainstorming estruturado: as pessoas manifestam-se segundo uma ordem preestabelecida; Brainstorming não-estruturado: as pessoas podem expressar suas idéias à medida que elas vão ocorrendo, sem necessidade de aguardar a sua vez.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de definir o escopo Opinião especializada É fundamental obter o suporte de especialistas durante o processo de seleção de alternativas dentro de um projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de definir o escopo Declaração do Escopo do projeto (Scope Statement) Fornece a documentação que servirá de base para a tomada de decisões e para a confirmação ou desenvolvimento de um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas (stakeholders) A Declaração deve conter: Escopo do cliente (requisitos) Durante o processo de coleta dos requisitos, são obtidas informações adicionais acerca do produto, as quais geram a documentação do escopo do cliente.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de definir o escopo Declaração do Escopo do projeto (Scope Statement) Principais entregas do projeto É uma lista dos principais deliverables do projeto que serão entregues ao cliente. Limites do projeto (escopo não incluído) É importante ser listado o escopo que não está incluído no projeto. A imposição do limite é muito importante.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de definir o escopo Declaração do Escopo do projeto (Scope Statement) Critérios de aceite do projeto São critérios quantificáveis que devem ser alcançados pelo projeto para que ele seja considerado um sucesso. Principais estratégias para a condução do projeto A equipe de gerenciamento do projeto deve estabelecer critérios consistentes e lógicos de avaliação, que irão possibilitar o processo de priorização e seleção de alternativas; Podem ser utilizadas na comparação de alternativas: menor prazo de execução, melhor desempenho do produto, menor custo, maior taxa interna de retorno, menor prazo para retorno de investimento etc.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de definir o escopo Declaração do Escopo do projeto (Scope Statement) Restrições e premissas (Hipóteses) As restrições e premissas podem ser, além das estabelecidas no Project Charter, as definidas durante o processo de definição de escopo; Esse documento pode conter: Ligações com outros projetos; principais stakeholders e suas influências; expectativas ou necessidades dos stakeholders; cronograma básicos do projeto; riscos iniciais identificados; estimativas iniciais de custo;

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de definir o escopo Declaração do Escopo do projeto (Scope Statement) Restrições e premissas (Hipóteses) Esse documento pode conter: necessidade inicial de recursos físicos (pessoas, equipamentos, materiais etc.); organização inicial da equipe do projeto e de seus componentes; relatórios de acompanhamento que devem ser enviados ao patrocinador; responsabilidades do cliente; obrigações dos gerentes funcionais; fatores críticos para o sucesso do projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS O processo de criar a estrutura analítica do projeto (EAP) O conceito de EAP É a ferramenta utilizada para o detalhamento do escopo; Após elaborada e aprovada, passa a ser a base de referência do escopo do projeto; Outros nomes para a EAP: Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT); Estrutura da Divisão do Trabalho (EDT); Estrutura da Decomposição em Tarefas (EDT); Estrutura da Divisão em Tarefas (EDT); Plano Estruturado do Projeto (PEP).

Representação da EAP como uma lista identada MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Introdução A EAP não é um conceito novo; Existem registros de sua nomenclatura desde o início da década de 1960; A EAP representada como uma lista identada; Representação da EAP como uma lista identada 1 Projeto computador 1.1 Documentação 1.2 Computador Pessoal 1.2.1 Estrutura 1.2.2 Placa Mãe 1.2.3 Disco Rígido 1.2.4 Fonte 1.2.5 Montagem 1.3 Teste sistema 1.4 Sistema operacional 1.5 Gerenciamento do projeto

Gerenciamento do projeto MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Introdução Representação gráfica da EAP PROJETO COMPUTADOR Documentação Computador pessoal Sistema operacional Gerenciamento do projeto Teste sistema Estrutura Placa-mãe Disco rígido Fonte Montagem

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Introdução A EAP, portanto: Decompõe o escopo do projeto; Pode apresentar o processo do ciclo de vida do projeto; É a base para o estabelecimento de todos os esforços; É uma entrada importante para os esforços de gerenciamento de riscos; Dá suporte à atribuição de responsabilidade para a execução e coordenação do trabalho do projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Introdução A importância da EAP Explicitada pelo PMBOK como “entrada” para 11 processos de gerência de projetos: Seis processos de planejamento; Um de execução; Três de controle; Um de encerramento.

Os componentes do processo de criação da EAP MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Introdução Os componentes do processo de criação da EAP ENTRADAS Declaração do Escopo Informações históricas Documentação do escopo do cliente Modelos de EAP Outras saídas do Planejamento TÉCNICAS E FERRAMENTAS Decomposição SAÍDAS Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Dicionário da EAP Atualizações de documentos do projeto

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Entradas para o processo de criar a EAP Declaração do Escopo; Informações históricas; Documentação do escopo do cliente (requisitos dos stakeholders); Modelos de Estrutura Analítica do Projeto (EAP templates); Outras saídas do planejamento: Área de Riscos; Área de Aquisições; Área de Custos;

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Entradas para o processo de criar a EAP Área de Tempo; Área de Qualidade; Área de Recursos Humanos; Área de Comunicações; Área de Integração.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP Decomposição: Consiste em ir detalhando (decompondo) as entregas (deliverables) em componentes menores até que estejam num nível de detalhe que permite o gerenciamento do trabalho do projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP Criação de uma EAP utilizando a técnica top-down (de cima para baixa) no projeto de uma bicicleta: Colocar no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto: PROJETO BICICLETA

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP 2. Colocar no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto: PROJETO BICICLETA Concepção Pesquisa Protótipo Homologação Projeto

Gerenciamento do projeto MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP 3. Acrescentar no segundo nível à esquerda um elemento ao gerenciamento do projeto e à direita um elemento para o encerramento do projeto: PROJETO BICICLETA Concepção Pesquisa Protótipo Homologação Projeto fechamento Gerenciamento do projeto Ver imagem Completa scan001

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Técnicas e ferramentas para o processo de criar a EAP 4. Identificar as entregas necessárias para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase (ou outra forma de decomposição citada no item 2); Para cada entrega, verificar se as estimativas de custo e tempo, assim como identificação de riscos e a atribuição de responsabilidade para a execução do proposto, podem ser desenvolvidas nesse nível de detalhe; Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto possa ser completado.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP A profundidade da EAP depende do tamanho e da complexidade do projeto e da necessidade de detalhamento para o seu gerenciamento; O dicionário EAP como o documento que define e/ou descreve cada pacote de trabalho da EAP (work package); Um dicionário de EAP deve incluir informações, tais como: Número de identificação na EAP; Escopo; Tempo; Custos;

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP RH; Riscos; Qualidade; Comunicações; Aquisições.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP As informações contidas na descrição (especificação) do produto de um pacote de trabalho; Os tipos de especificações: Especificações de projeto (desenho); Especificações de desempenho; Especificações funcionais.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP Exemplo de pacote de trabalho: PACOTE DE TRABALHO DESCRIÇÃO Welcome Event Evento de boas-vindas para conferencistas que chegam um dia antes do início da conferência. Consistirá em um coquetel oferecido no próprio hotel do evento, a cerca de cem pessoas, com duração de duas horas. O bufê, cardápio e bebidas devem ser aprovados pelo Departamento de Marketing.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP A Declaração de trabalho (Statement of Work – SOW): forma cuidadosa de especificação de um pacote de trabalho a ser contratado; O debate na área de Aquisições a respeito do SOW; O SOW deve ser claro completo e conciso; A Declaração de objetivos (Statement of Objectives – SOO): refere-se à compra de um item que representa um problema a ser resolvido; As atualizações de documentos do projeto.

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Exemplo de EAP Projeto de uma festa de quinze anos Festa de 15 anos 1.2 Preparação do evento 1.2.1 Reunião para seleção de tema, data e local 1.2.2 Lista de convidados 1.2.3 Definição do limite de orçamento 1.2.4 Contratação de materiais e serviços 1.2.5 Ensaio da valsa 1.2.6 Roupa para a família e damas 1.2.7 Divulgação 1.2.7.1 Convites 1.2.7.2 Entrega de convites 1.2.7.3 Nota na imprensa

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP Exemplo de EAP 1.3 Festa 1.3.1 Local 1.3.1.1 Salão 1.3.1.2 Toldos 1.3.1.3 Iluminação 1.3.1.4 Decoração 1.3.1.4.1 Decoração do salão 1.3.1.4.2 Decoração das mesas 1.3.2 Bufê 1.3.3 Música 1.3.4 Cerimonial

MONTAGEM DE ESCOPO DE PROJETOS Saídas do processo de criar a EAP Exemplo de EAP 1.3.5 Serviços de apoio 1.3.5.1 Orador 1.3.5.2 Fotografia 1.3.5.3 Filmagem 1.3.5.4 Segurança 1.3.5.5 Transporte 1.3.5.6 Limpeza 1.4 Finalização do evento 1.4.1 Pagamento de contas 1.4.2 Cartões de agradecimento 1.4.3 Entrega de cartões de agradecimento 1.4.4 Relatório do evento