Documentos Digitais Aula 12

Requisitos para Aquisição de Soluções Informáticas Verifica-se más práticas no que toca a esco- lha e aquisição de aplicações (software) para gestão de documentos, na medida em que normalmente se opta por uma maior aproximação no produto e não nas necessi- dades da organização.

Na maioria dos casos os responsáveis pelos arquivos são normalmente excluídos das equipes criadas para escolher e adqui- rir uma aplicação de Gestão Documental. No mercado há muita publicidade enganosa que apenas apresentam uma pequena par- cela dos requisitos obrigatórios de um Sis- tema Eletrônico de Gestão de Arquivos.

Tipos de Requisitos:  Funcionais: descrevem os serviços que o sistema deve oferecer e como o sistema deve reagir;  Não funcionais: restrições, segurança, fiabilidade, disponi- bilidade, normas. Se a Gestão Documental garante:  Controle de vida dos documentos;  Racionalização de processos e controle dos documentos;  Aumento da eficiência e eficácia da organização através de controle, circulação, eliminação e armazenamento de documentos;  Racionalização da recuperação;  Garantia da produção e manutenção da integridade e autenticidade do documento. As soluções informáticas de Gestão de documen- to devem assegurar esses elementos.

Aspecto importante é saber aquilo que se pretende adquirir e o que um determinado produto dispõe para oferecer. Elementos a se ter em conta na aquisição de soluções informáticas: 1.Constituição de uma equipe com diversas com- petências (inserção do arquivista); 2.Elaboração de requisitos;

3.Análise do mercado; 4.Construção de ferramentas de suporte (plano de classificação, tabela de tempo- ralidade, esquemas de metadados, es- truturas de controles e privilégios de se- gurança); 5.Definir funções de utilizador (usuários e administradores); 6.Requisição de apresentação; 7.Interoperabilidade.

Interoperabilidade Numa perspectiva interorganizacional, pre- tende-se que as organizações integrem e partilhem entre si serviços ou apenas infor- mação, de forma a aumentar a celeridade e eficácia dos processos, mediante a sua prévia análise e reestruturação.

No entanto torna-se claro que para estes objetivos se realizarem é forçoso que as or- ganizações interatuem, ou seja, “conver- sem” entre si recorrendo, claro, a mediação tecnológica Para esse “diálogo” (entre homem e máqui- na e entre máquinas) efetivamente se verifi- car é indispensável haver interoperabilida- de (possibilidade de interface).

É a capacidade das organizações e pes- soas interagirem entre si compreendendo a informação transmiti- da e recebida de for- ma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada.

A interoperabilidade implica vários níveis de intervenção:  Ao nível macro-organizacional, no que se refere à coop- tação política e social dos colaboradores para novas for- mas de trabalhar, de interrelacionamento e de ligações com o cliente.  Ao nível micro-organizacional no que respeita à redefini- ção e processos que devem ser repensados numa pers- pectiva interorganizacional.  Ao nível tecnológico em que é necessário que equipa- mentos e software comuniquem entre si e se compreen- dam de forma integrada com vista à satisfação global de necessidades, internas e externas, pressentidas ou solicitadas.  Ao nível da informação transmitida ou trocada entre os atores envolvidos. Neste aspecto, dois fatores são cruciais: a estrutura da informação transmitida, ou seja a sua sintaxe e significado dessa mesma informação, ou seja, a sua semântica.

Uma pessoa – não importa quem- se vê numa cidade desconhecida – não interessa qual – e que pretende alimentar-se. Ao interpelar qualquer transeunte desta cidade este indivíduo fácil e rapi- damente obterá informação abundante e porme- norizada dos locais onde poderá obter um serviço que lhe permitirá satisfazer essa necessidade. Ao exprimir em linguagem perceptível para ambas as partes um determinado desejo o indivíduo obteve um conjunto de respostas que lhe permitiram com precisão e rapidez saber de imediato onde se dirigir para satisfazer a sua necessidade. Este é o nível metafórico da interoperabilidade.

A interoperabilidade equivale à capacidade de recursos de informação, sejam eles ex- clusivos de uma organização ou partilhados por várias organizações ao nível da respon- sabilidade de criação, serem reconhecidos, identificados e manipulados através de atri- butos que são coletivamente aceitos e interpretados. A existência de um conjunto de elementos (metadados) comuns a todos os recursos permite o reconhecimento ime- diato, mediante a observação desses ele- mentos, da natureza e tipo de recurso existente.