6º Encontro de Coordenação do PNAM Resultados do 5º. Encontro de Coordenação do PNAFM – Santa Luzia – MG – Outubro 2005

Objetivos do 5º Encontro de Coordenação do PNAFM Mobilizar e coordenar a ação dos municípios; Sensibilizar os novos integrantes das Equipes dos Projetos; Disseminar as melhores praticas de Gestão; Identificar as: Oportunidades de aperfeiçoamento do Programa; Oportunidades para o aperfeiçoamento da gestão fiscal dos municípios; e Deficiências e dificuldades de implementação dos Projetos.

Metodogia Utilizada Aprendizado e construção coletiva de soluções: Apresentação das melhores praticas e busca de soluções para as dificuldades na implementação do projetos; Construtivismo: Diagnóstico das dificuldades e construção das soluções pelo próprio grupo em rodadas sucessivas (estações cibernéticas); Participativa: Os grupos de participantes visitaram todos os temas propiciando o aprendizado e a construção coletiva.

Temas das Estações Cibernéticas Liderança e Comprometimento Aquisições e Licitações Execução do Projeto Monitoramento dos Resultados Auditoria

Liderança e Comprometimento Diagnóstico Mudanças na gestão => mudanças nas UEM Baixo comprometimento dos gestores Déficits de capacitação dos membros das UEM Baixo envolvimento do corpo de servidores

Liderança e Comprometimento Proposições A UCP deve identificar e prestar assistência às prefeituras com problemas de liderança na implementação do projeto; A UCP deve adotar mecanismos para motivar dirigentes e servidores quanto a importância garantir a efetividade na aplicação dos recursos do programa.

Liderança e Comprometimento Ações em Andamento Alteração do ROP 2/3 dos coordenadores da UEM devem ser do quadro efetivo; A UEM não pode ser coordenada por consultor externo; Melhoria da redação deixando claro que a gratificação aos membros da UEM pode ser reconhecida com contrapartida não financeira (Administração do Projeto).

Liderança e Comprometimento Ações em Andamento Contratação de 13 consultores para reforçar equipe da UCP (missões e trabalhos técnicos); Contratação de 10 servidores para reforçar equipes da UCP (05 na área técnica; 02 na área financeira e 03 na área administrativa);

Execução do Projeto Diagnóstico Demora na liberação de recursos para o Fundo Rotativo; Demora no atendimento dos questionamentos à UCP Descompasso nos investimentos em capacitação Falta de Apoio dos Gestores Municipais Necessidade de aprimoramento dos instrumentos de acompanhamento financeiro dos projetos. Indefinição do prazo limite para execução dos projetos, em função da prorrogação do prazo de desembolso do PNAFM;

Execução do Projeto Proposições Normalizar o fluxo de adiantamentos do Tesouro Nacional; Aumentar o Limite do Fundo Rotativo; Rever as regras de formação e de recomposição do Fundo Rotativo; Atualizar do SIAPM diariamente (CAIXA); Manter o CRP em dia (Municípios) Compor as UEM com técnicos das diversas áreas contemplados pelo projeto

Execução do Projeto Proposições Aumentar as equipes da UCP e da CAIXA dedicadas ao atendimento aos municípios; Criar canal de comunicação para o compartilhamento de experiências entre os municípios (melhores práticas) Conscientizar aos novos gestores de que o PNAFM não é uma simples operação de crédito: apoio técnico e financeiro para a melhoria da gestão administrativa e fiscal dos municípios;

Execução do Projeto Proposições Elaborar de planos estratégicos de capacitação, prevendo que as capacitações ocorram quando da implantação das novas rotinas e processos. Disponibilizar termos de referência básicos, para serem adaptados de acordo com a necessidade de capacitação de cada município. Realizar investimentos na melhoria do SIAPM como instrumento de acompanhamento financeiro do PANFM

Execução do Projeto Ações em Andamento Alteração do ROP Alteração do Limite para 20% do Financiamento Alteração do Limite para recomposição para 70% de utilização dos recursos antecipados Novas liberações ao município não adimplente com prestação de contas até atingir o limite do fundo rotativo (em estudo). Definição de regras para revisão de projeto e prorrogação de contratos de Subempréstimo. Inclusão de novas alternativas para comprovação de Outros Investimentos Prorrogação do prazo de execução do subempréstimo até 31/12/2008(*) (*) O prazo para antecipação ao fundo rotativo é até 30/06/2008, Última JG até 30/09/2008 e Último Pedido de Reembolso até 30/09/2008

Execução do Projeto Ações em Andamento Priorização das liberações de recursos para o PNAFM junto ao Tesouro Nacional; Revisão da estrutura administrativa da UCP; Revisão dos processos de análise de editais e de pedidos de desembolso; Contratação de novos servidores e consultores para a UCP (Em andamento); Criação de um sistema integrado de planilhas para o acompanhamento financeiro do Projeto, enquanto se realiza os investimentos no SIAPM;

Execução do Projeto Ações em Andamento Criação de missões de Arranque (em estudo) Melhoria e simplificação de formulários usados pelas UEM Treinamento dos técnicos da CAIXA em conjunto com os das UEM (atualização diária do SIAPM); Reformulação dos sites do PNAFM e do PNAFE; Criação do site da UCP com área para compartilhamento de experiências pelos municípios. Programação especial para gestores (prefeitos, secretários e procuradores) nos encontros de coordenação.

Monitoramento de Resultados Diagnóstico Excesso de relatórios prejudicando a execução do projeto; Necessidade de revisão dos indicadores de execução e de impacto; Controle do atendimento às recomendações das Missões; Definição de critérios para benchmarking.

Monitoramento de Resultados Proposições Simplificar os relatórios de acompanhamento; Autorizar a prorrogação dos contratos de subempréstimo até 31/12/2008; Rever os indicadores de execução e de impacto dos Projetos Estabelecer maior tempo de resposta para as recomendações das missões; Dar maior agilidade na comunicação das recomendações das missões às UEM.

Monitoramento de Resultados Proposições Disponibilizar um portal para divulgação dos dados de cada município e juntamente com os melhores padrões de desempenho; Definir os padrões de desempenho de acordo com a região e o porte dos municípios.

Monitoramento de Resultados Ações em andamento Fusão, simplificação e automatização da elaboração dos relatórios de acompanhamento; Alteração da periodicidade de apresentação do relatório dos indicadores de impacto; Reformulação das missões e acompanhamento e avaliação (fases de preparação da missão, de realização da missão e de apresentação do relatório).

Aquisições e Licitações Diagnóstico Necessidade de reavaliação da obrigatoriedade de contratação de seguro para os bens adquiridos pelo Projeto; Dificuldades na contratação das Capacitações; Excesso de recursos nos processos licitatórios destinados à aquisição de equipamentos de informática; Prazo excessivo para a obtenção da Não Objeção da UCP/BID; Dificuldades na utilização da Pré-qualificação 334/2002.

Aquisições e Licitações Diagnóstico Demanda de revisão dos procedimentos de aquisição para contemplar as regras de utilização do pregão eletrônico e do registro de preço Carência de estratégia para capacitação dos técnicos municipais Necessidade de definição pela UCP/BID da data da taxa de cambio que deve servir de base para a obrigatoriedade de Licitação Pública Internacional. Carência de técnicos municipais capacitados para a elaboração dos termos de referência para aquisições do projeto.

Aquisições e Licitações Proposições Contratar, por meio da UCP, apólice única para os bens do programa; Utilizar o seguro geral da prefeitura; Desobrigar os municípios de contratar seguros dos bens móveis e equipamentos; Disponibilizar banco de dados com modelos de especificações e de termos de referência utilizados com sucesso por outras prefeituras, especialmente para a contratação de capacitação; Realizar convênios com universidades para o desenho e realização de treinamentos;

Aquisições e Licitações Proposições Criar grupo para elaborar e disponibilizar especificações atualizadas de equipamentos às prefeituras; Utilizar a cooperação técnica do PNUD na realização das licitações; Viabilizar a pré-qualificação de um número maior de empresas da região da prefeitura; Definição em conjunto com o BID da data da taxa de cambio para enquadramento das aquisições que necessitam de LPI Revisar as normas e procedimentos de aquisição para incluir o pregão eletrônico e o registro de preços;

Aquisições e Licitações Proposições Ampliar a assistência técnica da UCP: Na realização dos processos licitatórios; Na sensibilização e envolvimento das autoridades municipais Na definição de indicadores para avaliação do progresso alcançado com a implementação do programa.

Aquisições e Licitações Ações em Andamento Transferência para a Coordenação Técnica da UCP da atribuição de analisar os editais das aquisições dos municípios, combinada com a contratação de mais servidores para a UCP; Previsão da realização de treinamentos específicos em procedimentos de aquisição. Previsão de realização de processo seletivo para contratação de consultar a revisão dos modelos de editais disponibilizados pela UCP, bem como da revisão do respectivo manual de procedimento. Realização de pré-qualificação para substituir a de nº 334/2002; Na nova pré-qualificação as empresas poderão solicitar habilitação a qualquer tempo (a avaliação será trimestral).

Auditoria Diagnóstico O tempo dedicado à visita de campo dos auditores é insuficiente; O foco da auditoria é punitivo; O foco desejado para a auditoria é o educativo. Necessidade de: Aprimoramento do controle do atendimento das recomendações da auditoria; Divulgação das recomendações mais freqüentes; Divulgação das causas mais freqüentes das glosas.

Auditoria Proposições Solicitar maior parceria dos órgãos de controle para que as auditorias: Passem a ter o foco educativo; Seja dedicado maior tempo à visita de campo Seja concedido maior tempo para preparação dos documentos necessários. Informatizar o controle do atendimento das recomendações da auditoria, visando: Maior agilidade na comunicação das recomendações às UEM; Possibilitar o tratamento estatístico das recomendações mais freqüentes e das causas mais freqüentes de glosas. Melhorar a capacitação das UEM para que as glosas sejam evitadas.

Auditoria Ações em Andamento Encaminhamento à CGU de solicitação no sentido de: Mudar o foco das auditorias para educativo; Aprimorar o mecanismo de comunicação das recomendações às UEM; Melhorar a estrutura dos relatórios para facilitar a pesquisa das recomendações por município. Contratação de consultores para apoiar a UCP no controle do atendimento das recomendações da auditoria