Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Equipe Professor: Hermano Perrelli Alunos: Bruna van der Linden Leandro Luiz Mendes de Amorim Suzana Sampaio

Imagine um mundo... Em que os documentos importantes estejam sempre a alcance de suas mãos. Sem falhas. Sempre. Imagine a informação sendo entregue onde e quando você necessitar. Simples. Neste mundo não existem fronteiras de tempo e espaço. É o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Histórico Há vinte anos se iniciou o resgate aos documentos dos arquivos empilhados nos porões das organizações e a colocação dos mesmos na linha de frente da batalha pela competitividade. Nos dias atuais as descobertas de tecnologias imprescindíveis como ERP, CRM, e-Business e WorkFlow, conseguiram incrementar ainda mais a quantidade de documentos e o gerenciamento torna-se vital.

Histórico do processamento Eletrônico de Informações GED de A a Z – Don Avedon

Utilização do GED As primeiras aplicações dos sistemas de imagem ocorreram na área governamental e nos ramos bancários e de seguros. Contudo, hoje as aplicações na indústria, engenharia, serviços de informação, transportes e medicina são muitas e vários outros setores estão sendo atingidos.

Estatística Nos últimos cinco anos, a quantidade de informações geradas foi equivalente aos 50 anos anteriores. Segundo diferentes resultados, este número duplicará novamente nos próximos 24 meses.

Estatística 95% das informações, nos EUA, estavam em papel em 1990 92%, de um volume muito maior de informações estarão em papel em 2001. Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos Em média faz-se 19 cópias de cada documento Gasta-se R$500,00 para recriar cada documento perdido. Fonte: CENADEM

Principais finalidade do GED - Resolver problemas comuns associados à acumulação de papéis, ocupação desnecessária de espaços bem como os custos decorrentes da localização de documentos; O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento; Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa.

E que problemas são estes ? Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos Desorganização Perda de prazo Falta de segurança Descentralização Dificuldade na localização dos documentos Dificuldade no acesso simultâneo aos documentos Saúde Peso desnecessário nas estruturas prediais.

Tecnologias OCR – Reconhecimento óptico de caracteres Reconhece fontes padronizadas, utiliza-se de nível de certeza (confidence level)

OCR Scanner OCR Papel Index

Tecnologias WORKFLOW (Fluxo de Trabalho) - Gerencia de fluxo de trabalho de forma pró-ativa - Cópia digital trafegando pela rede - É possível acompanhar aonde se encontra o processo dentro de seu fluxo de trabalho - Ganho de tempo - Confiança no processo - O fluxo pode ser paralelo, seqüencial ou adjunto - É integrador de sistemas e tecnologias.

Fluxo de Trabalho Malote Boy Boy Arquivista Boy

Fluxo de trabalho com Workflow > n

Tecnologias KNOWLEDGE MANAGEMENT (Gestão do conhecimento) É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias de forma corporativa. ECM (Enterprise content management) Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa. CRM – Custumer Relationship Provider  É um conceito que implica em mudança nos processos e na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente e atendê-lo melhor.

Tecnologias ASP – Application Service Provider É nome que se dá a terceirização pela internet, um provedor de aplicações. ERP – Enterprise resource Planning Planejamento de recursos empresariais é um conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de uma empresa. e-business

@ Documentos na Internet Internet Web browser de Documentos Firewall Servidor de Documentos Internet

Arquivamento e recuperação

Arquivamento e recuperação (Document Imaging)

Arquivamento e recuperação (Document Imaging e Document Management) Imagem Word / Excel Pasta do Cliente Fax E-mail

Aplicações Documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento. Por exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros; Pastas contendo vários tipos de informações que precisem ser examinadas simultaneamente por vários usuários; Quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo: serviços e clientes; Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de engenharia.

Metodologia de Projeto Descoberta Construção Levantamento Projeto Análise

Metodologia de Projeto Fazer um trabalho cultural de implantação do GED - Familiaridade com o ambiente - Aderência à forma de trabalho - Definição de metas e objetivos com mini-cursos e treinamento. Definir qual o scanner e monitor ideal para maior produtividade; Qual a banda de rede necessária? Quais as tecnologias que vamos utilizar? Montar matematicamente quanto vamos gastar.

Metodologia de Projeto O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e custo.

Metodologia de Projeto Preparação dos documentos - Inclui a higienização dos documentos, reconstrução dos documentos danificados, exclusão de grampos e clips. Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização com scanner de mesa. Indexação - É o relacionamento de cada documento digitalizado com suas chaves de recuperação.

Benefícios Tangíveis Intangíveis Economia de Atividades Produtividade Economia de Espaço de armazenamento Eliminação de retorno, melhorando o atendimento ao cliente. Economia de Xerox, cópias Melhoria de Processamento Economia de Equipamentos Proteção contra catástrofes Economia Xerox, cópia Redução de custos com novos escritórios, depósitos e equipamentos. Menor necessidade de recursos de distribuição (malote, boys, Sedex) Melhor controle dos documentos

Conclusões O processamento da imagem gera grande impacto nas atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação do cliente é importante; Com o processamento da imagem estas empresas e organizações passam a contar com importante aliado na tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento e redução de custos operacionais. Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando tecnologia para isto; Ligações mais fortes com os clientes; Integrar múltiplos talentos Aplicações e processos padronizados