Arquivos Pernamentes Aula 6

Elaboração do Plano de Classificação Atividades Levantamento da evolução institucional da entidade produtora (dimensão histórica, administrativa e de produção documental – instituições fechadas ou não) Identificação preliminar da documentação a arranjar. Estudo institucional das entidades produto-ras do material detectado.

1ª Aproximação Tanto a classificação quando a ordenação estão a serviço da organização dos documen-tos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas. O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor, deixando clara as ligações entre os documen-tos. A classificação é antes de tudo lógica: a partir da análise do organismo produtor de documen-tos são criadas categorias ou níveis de classi-ficação.

CLASSIFICAÇÃO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO (FUNCIONAL)

Atividade de campo: Levantamento das atribuições legais e ativida-des executadas (formulário para levantamento de dados - 1) Identificação dos documentos de arquivo (for-mulário 2) Compreender o contexto de produção de um documento de arquivo exige conhecer a história do organismo produtor abordando-a na perspectiva funcional (funções ativida-des) ou na perspectiva estrutural do orga-nismo produtor.

Formulário I (Exemplo) Organização: Setor: Competências: Amparo Legal das Competências: Atividades: Produz: (documentos) Recebe: (documentos) Entrevistado: Entrevistador: Data da Entrevista:

Formulário II (Exemplo) Setor: Competências: Atividades: Documentos Produzidos / Recebidos Prazos de Guarda no setor: Vias: Trâmite: Formas de pesquisa: Indicação para eliminação ou guarda permanente.

1º Nível: a mais vasta unidade arquivística Níveis de classificação: correspondem aos conjuntos formados a partir das divisões operadas no interior do conjunto documen-tal. 1º Nível Funções, Sub-funções 2º Nível Atividades 3º Nível Documento (simples, compostos) 1º Nível: a mais vasta unidade arquivística 2º Nível: unidade arquivística constituída do- cumentos da mesma tipologia 3º Nível: a menor unidade arquivística.

Então, função é entendida como: Qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coleti-va pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjuntos de operações coordena-das, tais como subfunções, procedimentos operacio-nais, atividades, tarefas ou transações (CIA, 2008, p.13). Por consequência, atividade é: Tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma das suas funções. Pode haver várias atividades associadas a cada função. Em certos casos, algumas atividades podem ocorrer sob diferentes fun-ções. Atividades abraçam transações que, por seu tur-no, produzem documentos.

Exemplo: A classificação é geralmente traduzida em um plano que representa a secções e as subsecções de maneira codificadas. Secção Departamento Financeiro Subsecção: Contabilidade Tesouraria Subsecção: Contabilidade Série Tipológica Notas de empenho Comprovantes de pagamentos Registro diário de caixa etc.

Abordagem Estrutural: Abordagem Funcional: Tradicionalmente mais aceita, porém leva a um maior número de pro-blemas (mudanças constantes da estrutu-ra); Apresentação de todas as partes da Empresa Abordagem Funcional: garante ao Plano a capacidade de assimilar a dinâmica de estrutu-ração e reestruturação dos órgãos, uma vez que as funções, subfun-ções e atividades per-manecem praticamente inalteradas com o de-correr do tempo, enqua-nto que as estruturas são freqüentemente al-teradas. Desconforto de alguns funcionários por não vi-sualizar seu setor.

CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL Identificação de 7 grandes FUNÇÕES: 01 Organização Administrativa 02 Comunicação Institucional 03 Gestão de Recursos Humanos 04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais 05 Gestão Orçamentária e Financeira 06 Gestão de Documentos e Informações 07 Gestão de Atividades Complementares 14

01 Organização Administrativa (FUNÇÃO) SUBFUNÇÕES 01.01 Ordenamento jurídico 01.02 Planejamento das ações de governo e controle dos serviços 01.03 Apoio à administração pública 15

02 Comunicação Institucional (FUNÇÃO) SUBFUNÇÕES 02.01 Assessoria de Imprensa 02.02 Cerimonial 02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais 02.04 Propaganda e marketing 02.05 Produção editorial 16

03 Gestão de Recursos Humanos (Função) SUBFUNÇÕES 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos 03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos 03.03 Expediente de pessoal 03.04 Controle da freqüência 03.05 Pagamento de pessoal 03.06 Segurança e medicina do trabalho 03.07 Promoção do desenvolvimento social de funcionários e servidores 03.08 Coordenação das atividades de convivência infantil 17

04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais (FUNÇÃO) SUBFUNÇÕES 04.01 Controle de compras e serviços 04.02 Controle de bens patrimoniais 04.03 Controle de almoxarifado 04.04 Controle do patrimônio imobiliário 04.05 Controle de transportes interno 18

05 Gestão Orçamentária e Financeira (FUNÇÃO) SUBFUNÇÕES 05.01 Planejamento orçamentário 05.02 Execução orçamentária e financeira 19

06 Gestão de Documentos e Informações (FUNÇÃO) SUBFUNÇÕES 06.01 Comunicação administrativa 06.02 Gestão de tecnologia da informação 20

07 Gestão de Atividades Complementares (FUNÇÃO) Não há SUBFUNÇÃO ATIVIDADES 07.00.01 Recepção e controle de portaria 07.00.02 Vigilância do edifício, das instalações e equipamentos 07.00.03 Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos equipamentos 07.00.04 Execução de serviços de copa 07.00.05 Execução de serviços de reprografia 07.00.06 Execução de serviços de gráfica 07.00.07 Execução de serviços de telecomunicações 21

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos Documentos: 04.01.01.01 Contratos 04.01.01.02 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos 04.01.01.03 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos 04.01.01.04  Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação 04.01.01.05 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos 04.01.01.06 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação 04.01.01.07 Relação de licitações por modalidade 22